Groothandel
Inkoop

Inkoop voor groothandels

Inkoop voor groothandels vereisen unieke functies. Groothandels moeten met een breed scala aan producten komen en zo efficiënt mogelijk handelen.

Niet altijd een gemakkelijke taak, rekening houdend met het feit dat alle goederen altijd beschikbaar moeten zijn, maar tegelijkertijd de prijzen van de concurrenten moeten worden gehandhaafd. ERP-systemen ondersteunen inkoop op dit moment met tal van verschillende functies. 

Benadrukt moet worden hoe het systeem dit ondersteunt, welke voordelen er kunnen worden behaald en waarom een groothandel zoveel beter werken met een bijbehorend planningssysteem voor ondernemingen. Maar laten we eerst beginnen met een conceptuele classificatie.

Definitie – inkoop voor groothandels 

De oorspronkelijke functie van inkoop vanuit een zakelijk perspectief gaat terug naar het leveren van goederen en diensten die nodig zijn voor het productieproces, of alleen voor handelsbedrijven de handelsfunctie en die niet door de handel zelf kunnen worden geproduceerd. In toenemende mate worden echter verreikende strategische taken opgenomen in de term inkoop.

In het conceptuele onderscheid met materiaalbeheer en inkoop beschrijft inkoop echter in eerste instantie het operationele proces van inkoop zelf. Aan de andere kant begint inkoop eerder door middel van consumptieplanning, planning van de levertijd of levering van opslagcapaciteiten en logistiek. Inkoop en levering gaan echter hand in hand in de operationele structuren van vandaag en worden meestal collectief bekeken.

Er is meestal een onderscheid tussen strategische en operationele inkoop. Eerstgenoemde houdt zich primair bezig met de planning en controle van materiaalkostenontwikkeling, inkoopmarktonderzoek of het koopgedrag van concurrenten, terwijl operationele inkoop zich bezighoudt met het beheer van prijzen en voorwaarden, de beoordeling en vergelijking van aanbiedingen of het ontwerp en de jaarrekening van Deals met leveranciers.

Definitie - Wat is een ERP-systeem?

Om te begrijpen hoe een ERP-systeem groothandelaren kan helpen bij inkoop en levering, is het de moeite waard om te kijken naar de algemene werking van dergelijke applicaties. Enterprise Resource Planning (ERP) verwijst in het algemeen naar de ondernemerstaak om optimaal gebruik te maken van alle beschikbare middelen in de onderneming. De middelen die worden bedoeld zijn, naast de werkelijke goederen, ook de arbeid van de werknemers of bijvoorbeeld opslagcapaciteit.

Een ERP-systeem is een zakelijke softwaretoepassing waarin alle gegevens die in een bedrijf worden verzameld, op een centrale locatie worden opgeslagen. Dit levert verschillende voordelen op. Enerzijds maakt de gecentraliseerde opslag en de bijbehorende algemene toegang tot deze gegevens het bedrijf transparanter en anderzijds kunnen veel verschillende bedrijfsprocessen met elkaar worden gekoppeld en geautomatiseerd. Uiteindelijk profiteren alle afdelingen hiervan, omdat deze verbindingen een nieuw optimalisatiepotentieel creëren. In dit artikel willen we de voordelen van het gebruik van een ERP-systeem nader bekijken om de concrete voordelen en de verschillende mogelijkheden te schetsen.

Inkopen met de ERP

Zoals eerder vermeld, is het altijd een evenwichtsoefening voor elke retailer om de juiste levering in voldoende hoeveelheid voor de klanten te leveren, terwijl de opslag- en inkoopkosten zo efficiënt mogelijk worden gemaakt. ERP-systemen ondersteunen de inkoop en import van goederen en helpen knelpunten bij levering en goederenoverschotten te voorkomen. Met de software kan aankopen aanzienlijk gerichter worden gemaakt, wat uiteindelijk kosten en middelen bespaart die elders kunnen worden gebruikt.

Vraagafhankelijke berekening

Een volledige voorraad is meestal alleen zinvol als de daarin aanwezige goederen ook op een berekend tijdstip kunnen worden doorverkocht. Anders wordt belangrijke opslagruimte geblokkeerd, wat uiteindelijk de breedte en diepte van het bereik in het bedrijf belemmert. ERP-systemen hebben functies die bestellingen en importen berekenen op basis van verkopen en vragen. Bij het verkopen van seizoensproducten kunnen systemen bijvoorbeeld nauwkeurig bepalen wanneer en welke hoeveelheid van dat product op voorraad moet zijn. Tegelijkertijd kan het systeem wijzen op trends die zijn gebaseerd op historische verkoopcijfers en kan het dagelijks aandacht vragen voor schommelingen.

Bestel suggesties via het ERP-systeem

Het ERP-systeem kan gerichte ordersuggesties doen voor aankopen wanneer bepaalde gevallen zich voordoen. Op basis van oververkoop, leveringstermijnen en minimale voorraadonderruns, kan het systeem automatisch specifieke ordervoorstellen maken die vervolgens door medewerkers kunnen worden beoordeeld. Stel dat een dealer ventilatoren distribueert. In een bijzonder hete zomer neemt de vraag hiernaar enorm toe. Het ERP-systeem herkent deze trend direct en kan een bijbehorend ordervoorstel indienen. Zelfs als orders schaars zijn, wordt dit erkend en vloeit dit over in het voorstel. Dit vermindert de hoeveelheid werk die nodig is om te kopen aanzienlijk en biedt een goede basis voor beslissingen op dit punt.

Leveranciersbeheer met ERP

Leveringsrelaties zijn de bouten en moeren voor elke handelsonderneming. Een vlotte goederenhandel staat en valt met de leveranciersrelaties. Een ERP-systeem kan helpen bij het beheren van leverdata of bijvoorbeeld herinneringen sturen voor leveringen. U hebt alle leveringen en bestellingen op een centraal platform en kunt de respectieve leveringsstatus live volgen. Evenzo kunnen leveranciers individueel worden geëvalueerd en geprefereerd. Dit garandeert dat bestellingen altijd bij de voorkeursleverancier worden geplaatst, tenzij andere leveranciers hun voorwaarden hebben gewijzigd. Vervolgens kan het systeem hier direct over informeren en passende aanbevelingen voor actie formuleren.

EDI in inkoop

Niet elke leverancier gebruikt dezelfde software, daarom moet een ERP-systeem overeenkomstige interfaces hebben met andere systemen. Met elektronische gegevensuitwisseling (EDI) is de probleemloze overdracht van de ene software naar de andere probleemloos mogelijk, waardoor het eenvoudig en gemakkelijk is om elektronische bonnen uit te wisselen. De EDI-methodiek is al goed ingeburgerd in de handel, zodat de gegevensoverdracht tussen handelsbedrijven zo gemakkelijk mogelijk is, zelfs als twee volledig verschillende systemen in de respectieve bedrijven worden gebruikt.

Directe transacties en transacties van derden

De afwikkeling van directe transacties en transacties van derden speelt een beslissende rol in handelsbedrijven. Het verband tussen verkoop- en inkoopprocessen moet op elkaar inwerken, wat steeds complexer wordt, vooral in grotere retailbedrijven met een toenemende activiteit. ERP-systemen helpen om de verschillende zakelijke transacties optimaal te beheren. Als een artikel niet door zijn eigen magazijn gaat, maar rechtstreeks van de fabrikant naar de klant, spreekt men meestal van de directe of externe onderneming. Fabrikanten van de goederen verzenden ze vervolgens rechtstreeks naar de klanten van de detailhandel, wat betekent dat rekening moet worden gehouden met enkele factoren, zoals facturering of een neutrale doos.

Veel meer functies

ERP-systemen hebben een aantal andere functies die grootandels helpen inkopen. Door de inkoop te combineren met vele andere afdelingen en gebieden in het bedrijf, worden op veel plaatsen geoptimaliseerde processen gecreëerd, die op sommige plaatsen middelen vrijmaken. Dat is zowat elke bron die elders winstgevend kan worden besteed en geeft het bedrijf een voorsprong op andere concurrenten.

Er zijn verschillende ERP-oplossingen op de markt, met name voor groothandels, die bedrijven helpen hun eigen bedrijfsprocessen efficiënter te ontwerpen. Uiteindelijk hangt de aard van het bedrijf altijd af van wat het ERP-systeem moet doen. Daarom moet u van tevoren informeren welke processen de basis vormen voor uw eigen bedrijf en of een bijbehorend systeem deze in kaart kan brengen.

zakelijke dienstverlening

12 componenten van elke planning

Uitgebreide ERP-ondersteunde planning vergemakkelijkt het projectwerk voor bedrijven aanzienlijk. Meer informatie vind je hier.

Lees verder
zakelijke dienstverlening

De 5 stappen van projectmanagement in zakelijke dienstverlening

We laten u zien hoe ERP-systemen een revolutie teweegbrengen in projectmanagement in zakelijke dienstverlening. Profiteer nu van de verschillende voordelen.

Lees verder