Groothandel
Financiële boekhouding

Financiële boekhouding

Finance en boekhouding zijn centrale modules in een ERP-systeem. Ook voor de groothandel zijn deze van elementair belang.

De groothandel leeft van de aankoop en verkoop van vele verschillende goederen. Daardoor moeten tal van boekingen gebeuren, facturen opgesteld, betaald en gecontroleerd worden, rekening houdend met de vereisten. Tegelijkertijd moet men een correcte boekhouding garanderen, waarbij geen enkele post verloren mag gaan. Om dit te kunnen realiseren, beschikken ERP-systemen zelfs reeds bij hun standaardversies over finance modules, waardoor men de geldstromen correct kan afbeelden en opstellen.

De voordelen van finance modules

Dergelijke modules helpen ondernemingen om hogere winstmarges te genereren en de eigen groei beter te plannen, voorspellingen te doen, en consequent de tijd- en budgetframes bij projecten te monitoren. Daarnaast beschikken ze over speciale functies voor het opvolgen van vorderingen en schulden.
ERP-systemen met een finance module maken het mogelijk om verschillende factureringsmodellen op te stellen, én beschikken over functies voor multi-firma en multi-valuta projecten. Ze helpen bij het exact opstellen van facturen en het beheren van een efficiënte boekhouding. Dit verkort de procedures en verbetert de cashflow.

We bespreken graag de belangrijkste functionaliteiten van een finance module binnen een ERP-systeem voor de groothandel, de bijhorende voordelen en de diverse mogelijkheden tot automatisatie.

Boekhouding van de lonen

Medewerkers werken tegen betaling. Een boekhoudingsysteem beschikt over diverse functies die de taken verbonden met de boekhouding van lonen snel en binnen de bepaalde deadlines uitvoeren.

Routinetaken worden daarbij aanzienlijk ingekort en geautomatiseerd. Dat leidt tot lagere procedurekosten en maakt het gehele proces aanzienlijk korter. De belangrijkste gegevens inzake lonen worden automatisch geactualiseerd aan de hand van updates van onder andere ziekenkassen.

Dergelijke modules kan men ook gebruiken om reeds afgesloten uitbetalingsperiodes opnieuw te berekenen. Dat gebeurt allemaal via eenvoudige en gebruiksvriendelijke dashboards en via slechts enkele clicks. Het systeem verwerkt alle persoonsgegevens in real time. Via een eenvoudige muisklik kan men kant-en-klare formulieren oproepen en versturen.

Financial accounting

Zoals reeds vermeld, worden de inkomende en uitgaande geldstromen gestuurd en wordt de basis gelegd voor een balansboekhouding. Een deel van de finance boekhouding in een EPR-systeem voor de groothandel omvat de functies voor een efficiënt debiteurenbeheer. Men kan veel tijd besparen en het foutenquota aanzienlijk verlagen dankzij de automatisering van het geldverkeer in het binnen- en buitenland en het uitvoeren van boekingen. 

Routinetaken worden door medewerkers vaak met minder oplettendheid uitgevoerd, wat kan resulteren in fouten op verschillende vlakken. In de boekhouding zijn dergelijke fouten echter dramatisch. Daarom zijn automatische processen op dit vlak enorm zinvol. Tal van manuele opdrachten kunnen overgenomen worden door het systeem. Zo beschikken heel wat systemen reeds over functies om het intelligent verwerken van bijvoorbeeld bankafschriften. 

Even belangrijk voor ondernemingen in de groothandel is het hebben van een voorspelbaar liquiditeitsverloop en een functionerende risicosturing. Deze vormen de basis voor het voldoen aan belangrijke wettelijke voorschriften, sjablonen en criteria.

Tenslotte kan men de boekhouding dankzij speciale functies ook controleren op de consistentie van de gegevens en hun logische samenhang. Het systeem ondersteunt ook vele andere wettelijke vereisten, zodat de onderneming steeds zeker in orde is. Hierdoor komen ontelbare ressources op verschillende plaatsen vrij, die op andere manieren winstgevend kunnen ingezet worden.

Kostenberekening

ERP-systemen voor de groothandel dekken naast de klassieke functies voor kostenberekeningen ook al die van een operationele controlling. Zo kunnen bijvoorbeeld simulaties gemaakt worden om plannen aan te passen en voorbeeldberekeningen te maken, die het management efficiënt ondersteunen bij het maken van beslissingen. 

Zo kan het management bij alle beslissingen beroep doen op valide en transparante gegevens, in plaats van zich aan grote risico’s te wagen of al te vaak te moeten gokken. Artikel- en klantenresultaten kan men integreren in de winst- of verliesrekening van de onderneming. Het systeem ondersteunt hierbij met verschillende functies, zodat men een holistische kostenberekening eenvoudig kan implementeren.

Boekhouding vaste activa

Naast alle omlopende producten moeten ook de vast activa binnen een onderneming opgenomen worden in de boekhouding. De functies binnen de finance module in een ERP-systeem zorgen voor een transparant en gemakkelijk overzicht van alle beschikbare vaste activa in de onderneming. Daarnaast kan het systeem met verschillende afschrijvingsfuncties tegelijkertijd werken, rekening houdend met de wettelijke vereisten.

Simulaties van deze verschillende afschrijvingsmethodes, inclusief de potentiële effecten van de methodes op de onderneming, zorgen ervoor dat men steeds de best mogelijke methode kan selecteren.

Integratie of Stand-Alone?

Op de markt bevinden zich ook diverse Stand-Alone oplossingen voor de finance accounting en boekhouding. De voordelen van modules die geïntegreerd zijn in het ERP-systeem liggen echter voor de hand. De gegevens, die reeds verwerkt zijn in het systeem, kunnen op verschillende manieren geëvalueerd en gebruikt worden.

Dubbele invoer wordt volledig uitgesloten wanneer alle gegevens éénmalig en correct ingevoerd worden in het ERP-systeem. Hierdoor werken alle afdelingen met dezelfde valide data. Zo kan men bijvoorbeeld statistieken genereren en evalueren. Bovendien vereenvoudigt de dagdagelijkse arbeid dankzij de uniforme modules, aangezien men geen extra processen moet aanleren in andere systemen met andere designs.

Tenslotte biedt boekhouding met een ERP-systeem ontelbaar veel voordelen. Voor het weergeven van alle beschikbare ressources binnen de onderneming, zowel financieel, materieel, of ook het personeel, is zo’n module onmisbaar. Processen worden geoptimaliseerd, gebundeld en over verschillende afdelingen heen geautomatiseerd. Dat maakt de volledige onderneming slimmer en maakt ze klaar voor de toekomst.

Het e-commerce gedeelte zal in de toekomst ook in de groothandel een onderscheidende rol spelen. Zo kan een ERP-systeem bijvoorbeeld webshops meteen integreren. Wanneer een bestelling binnenkomt via zo’n platform, kan deze meteen doorgegeven worden aan de boekhouding en automatisch verwerkt worden. De vervolgprocessen worden op deze manier geautomatiseerd.

Ondernemingen die plannen hebben om een nieuw ERP-systeem in te zetten, moeten ook aandacht besteden aan de overeenkomstige interfaces met externe systemen, zoals bijvoorbeeld DATEV. Zo kunnen documenten en boekingen direct naar de belastingen gestuurd worden, zonder dat er een meerkost of extra inspanning ontstaat. 

De belangrijkste hardwarevereisten voor on-premises ERP

Voor on-premises ERP-software zijn bepaalde technische vereisten vereist. Je kunt er hier over lezen.

Lees verder

On-premises vs. Cloud: verschillen in de ERP-implementatie

Op deze punten verschilt lokale ERP-software van cloudgebaseerde systemen als het gaat om implementatie.

Lees verder