Groothandel
Financiële boekhouding

Financiële boekhouding

Finance en boekhouding zijn centrale modules in een ERP-systeem. Ook voor de groothandel zijn deze van elementair belang.

De groothandel leeft van de aankoop en verkoop van vele verschillende goederen. Daardoor moeten tal van boekingen gebeuren, facturen opgesteld, betaald en gecontroleerd worden, rekening houdend met de vereisten. Tegelijkertijd moet men een correcte boekhouding garanderen, waarbij geen enkele post verloren mag gaan. Om dit te kunnen realiseren, beschikken ERP-systemen zelfs reeds bij hun standaardversies over finance modules, waardoor men de geldstromen correct kan afbeelden en opstellen.

De voordelen van finance modules

Dergelijke modules helpen ondernemingen om hogere winstmarges te genereren en de eigen groei beter te plannen, voorspellingen te doen, en consequent de tijd- en budgetframes bij projecten te monitoren. Daarnaast beschikken ze over speciale functies voor het opvolgen van vorderingen en schulden.
ERP-systemen met een finance module maken het mogelijk om verschillende factureringsmodellen op te stellen, én beschikken over functies voor multi-firma en multi-valuta projecten. Ze helpen bij het exact opstellen van facturen en het beheren van een efficiënte boekhouding. Dit verkort de procedures en verbetert de cashflow.

We bespreken graag de belangrijkste functionaliteiten van een finance module binnen een ERP-systeem voor de groothandel, de bijhorende voordelen en de diverse mogelijkheden tot automatisatie.

Boekhouding van de lonen

Medewerkers werken tegen betaling. Een boekhoudingsysteem beschikt over diverse functies die de taken verbonden met de boekhouding van lonen snel en binnen de bepaalde deadlines uitvoeren.

Routinetaken worden daarbij aanzienlijk ingekort en geautomatiseerd. Dat leidt tot lagere procedurekosten en maakt het gehele proces aanzienlijk korter. De belangrijkste gegevens inzake lonen worden automatisch geactualiseerd aan de hand van updates van onder andere ziekenkassen.

Dergelijke modules kan men ook gebruiken om reeds afgesloten uitbetalingsperiodes opnieuw te berekenen. Dat gebeurt allemaal via eenvoudige en gebruiksvriendelijke dashboards en via slechts enkele clicks. Het systeem verwerkt alle persoonsgegevens in real time. Via een eenvoudige muisklik kan men kant-en-klare formulieren oproepen en versturen.

Financial accounting

Zoals reeds vermeld, worden de inkomende en uitgaande geldstromen gestuurd en wordt de basis gelegd voor een balansboekhouding. Een deel van de finance boekhouding in een EPR-systeem voor de groothandel omvat de functies voor een efficiënt debiteurenbeheer. Men kan veel tijd besparen en het foutenquota aanzienlijk verlagen dankzij de automatisering van het geldverkeer in het binnen- en buitenland en het uitvoeren van boekingen. 

Routinetaken worden door medewerkers vaak met minder oplettendheid uitgevoerd, wat kan resulteren in fouten op verschillende vlakken. In de boekhouding zijn dergelijke fouten echter dramatisch. Daarom zijn automatische processen op dit vlak enorm zinvol. Tal van manuele opdrachten kunnen overgenomen worden door het systeem. Zo beschikken heel wat systemen reeds over functies om het intelligent verwerken van bijvoorbeeld bankafschriften. 

Even belangrijk voor ondernemingen in de groothandel is het hebben van een voorspelbaar liquiditeitsverloop en een functionerende risicosturing. Deze vormen de basis voor het voldoen aan belangrijke wettelijke voorschriften, sjablonen en criteria.

Tenslotte kan men de boekhouding dankzij speciale functies ook controleren op de consistentie van de gegevens en hun logische samenhang. Het systeem ondersteunt ook vele andere wettelijke vereisten, zodat de onderneming steeds zeker in orde is. Hierdoor komen ontelbare ressources op verschillende plaatsen vrij, die op andere manieren winstgevend kunnen ingezet worden.

Kostenberekening

ERP-systemen voor de groothandel dekken naast de klassieke functies voor kostenberekeningen ook al die van een operationele controlling. Zo kunnen bijvoorbeeld simulaties gemaakt worden om plannen aan te passen en voorbeeldberekeningen te maken, die het management efficiënt ondersteunen bij het maken van beslissingen. 

Zo kan het management bij alle beslissingen beroep doen op valide en transparante gegevens, in plaats van zich aan grote risico’s te wagen of al te vaak te moeten gokken. Artikel- en klantenresultaten kan men integreren in de winst- of verliesrekening van de onderneming. Het systeem ondersteunt hierbij met verschillende functies, zodat men een holistische kostenberekening eenvoudig kan implementeren.

Boekhouding vaste activa

Naast alle omlopende producten moeten ook de vast activa binnen een onderneming opgenomen worden in de boekhouding. De functies binnen de finance module in een ERP-systeem zorgen voor een transparant en gemakkelijk overzicht van alle beschikbare vaste activa in de onderneming. Daarnaast kan het systeem met verschillende afschrijvingsfuncties tegelijkertijd werken, rekening houdend met de wettelijke vereisten.

Simulaties van deze verschillende afschrijvingsmethodes, inclusief de potentiële effecten van de methodes op de onderneming, zorgen ervoor dat men steeds de best mogelijke methode kan selecteren.

Integratie of Stand-Alone?

Op de markt bevinden zich ook diverse Stand-Alone oplossingen voor de finance accounting en boekhouding. De voordelen van modules die geïntegreerd zijn in het ERP-systeem liggen echter voor de hand. De gegevens, die reeds verwerkt zijn in het systeem, kunnen op verschillende manieren geëvalueerd en gebruikt worden.

Dubbele invoer wordt volledig uitgesloten wanneer alle gegevens éénmalig en correct ingevoerd worden in het ERP-systeem. Hierdoor werken alle afdelingen met dezelfde valide data. Zo kan men bijvoorbeeld statistieken genereren en evalueren. Bovendien vereenvoudigt de dagdagelijkse arbeid dankzij de uniforme modules, aangezien men geen extra processen moet aanleren in andere systemen met andere designs.

Tenslotte biedt boekhouding met een ERP-systeem ontelbaar veel voordelen. Voor het weergeven van alle beschikbare ressources binnen de onderneming, zowel financieel, materieel, of ook het personeel, is zo’n module onmisbaar. Processen worden geoptimaliseerd, gebundeld en over verschillende afdelingen heen geautomatiseerd. Dat maakt de volledige onderneming slimmer en maakt ze klaar voor de toekomst.

Het e-commerce gedeelte zal in de toekomst ook in de groothandel een onderscheidende rol spelen. Zo kan een ERP-systeem bijvoorbeeld webshops meteen integreren. Wanneer een bestelling binnenkomt via zo’n platform, kan deze meteen doorgegeven worden aan de boekhouding en automatisch verwerkt worden. De vervolgprocessen worden op deze manier geautomatiseerd.

Ondernemingen die plannen hebben om een nieuw ERP-systeem in te zetten, moeten ook aandacht besteden aan de overeenkomstige interfaces met externe systemen, zoals bijvoorbeeld DATEV. Zo kunnen documenten en boekingen direct naar de belastingen gestuurd worden, zonder dat er een meerkost of extra inspanning ontstaat. 

Start uw ERP selectie

Ontdek welke ERP systemen het beste passen bij uw onderneming

In welke sector bent u actief?

Waarom dit belangrijk is bij uw ERP selectie:Bij uw selectie is het belangrijk om met uw sector rekening te houden. Een ERP systeem moet perfect aansluiten bij uw bedrijfsprocessen. Deze processen verschillen per branche. Zo werkt een groothandel bijvoorbeeld anders dan een bouwbedrijf en heeft dus andere ERP functionaliteiten nodig.

Hoe worden uw productieorders gepland?

In welke productiegroottes produceert u?

In wat voor soort bouw bent u gespecialiseerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 1/2)

Werkt uw organisatie op projectbasis?
Werkt u vaak met veel verschillende partijen?
Beheert uw organisatie vastgoed?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 2/2)

Doet u veel aan onderhoud?
Wilt u ook bedrijfsmiddelen kunnen inplannen?
Wenst u urenregistratie van uw medewerkers?

Wat voor soort retailer bent u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Hoeveel fysieke verkooppunten heeft u?
Aan wat voor soort klanten levert u?
Importeert u ook goederen?
Exporteert u ook goederen?

Wat voor soort dienstverlener bent u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Is urenregistratie belangrijk voor u?
Werkt u tegen uurtarief en/of vaste tarieven?
Is HRM een belangrijk onderdeel binnen uw bedrijf?
Werkt uw organisatie op projectbasis?
Levert u meestal aan bedrijven of consumenten?

Wat voor soort onderwijs geeft u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 1/2)

Hebben uw klanten een lidmaatschap bij u?
Wilt u het systeem ook gebruiken voor cursistenregistratie?
Wilt u het systeem ook gebruiken voor HRM?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 2/2)

Geeft u ook les op afstand?
Werkt u met roosters en locatieplanning?
Dient het ERP systeem gekoppeld te worden met andere pakketten?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Is urenregistratie belangrijk voor u?
Werkt u tegen uurtarief en/of vaste tarieven?
Is HRM een belangrijk onderdeel binnen uw bedrijf?
Werkt uw organisatie op projectbasis?
Levert u meestal aan bedrijven of consumenten?

In wat voor soort zorg bent u gespecialiseerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Wilt u het ERP systeem ook gebruiken voor cliëntenregistratie?
Biedt uw organisatie overnachtingen aan?
Dient het ERP systeem gekoppeld te worden met andere pakketten?
Namelijk:
Verleent u zorg op locatie?

In wat voor soort handel bent u gespecialiseerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Heeft u een webshop die moet worden geïntegreerd?
Hoeveel fysieke winkels met point-of-sale heeft u?
Importeert u ook goederen?
Exporteert u ook goederen?
Aan wat voor soort klanten levert u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Is urenregistratie belangrijk voor u?
Werkt u tegen uurtarief en/of vaste tarieven?
Is HRM een belangrijk onderdeel binnen uw bedrijf?
Werkt uw organisatie op projectbasis?
Levert u meestal aan bedrijven of consumenten?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 1/2)

Wilt u dat het ERP systeem klaar is voor het IoT (Internet of Things)?
Wenst u een koppeling met belangrijke leveranciers als de Technische Unie en Rexel?
Pleegt u ook onderhoudswerkzaamheden?
Moeten werkbonnen mobiel kunnen ingevoerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 2/2)

Moet het systeem offline kunnen worden geraadpleegd?
Moet u machines op afstand kunnen monitoren?
Werkt u ook op projectbasis?
Moet u koelmiddelen registreren?

Wat voor soort nutsbedrijf heeft u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Werkt uw organisatie op projectbasis?
Werkt u met veel verschillende partijen?
Beheert uw organisatie vastgoed?
Doet u veel aan onderhoud?
Wenst u urenregistratie van uw medewerkers?

Overheid en NGO’s

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Werkt u projectmatig?
Wenst u een ledenadministratie?
Dient het ERP systeem gekoppeld te worden met andere pakketten?
Namelijk:
Moet het ERP systeem mobiel beschikbaar zijn?

Wat voor logistieke diensten biedt u aan?

Organiseert u ladingen op de volgende wijze?

Groupage/Deelpartijen (LTL)
Groupage/deelpartijen die in een hub gebundeld worden voor meerdere opdrachtgevers
FTL
Volle ladingen voor meerdere opdrachtgevers
Dedicated Logistics
Vervoer voor één opdrachtgever

Organiseert u ladingen op de volgende wijze?

Heeft u een eigen wagenpark?
Moeten goederen gekoeld worden vervoerd?
Importeert u artikelen?
Exporteert u ook artikelen?

Hoe ziet uw productieproces eruit?

In wat voor soort productie bent u gespecialiseerd?

Hoe worden uw productieorders gepland?

In welke productiegroottes produceert u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Doet u regelmatig onderhoud?
Werkt u met Service Level Agreements?
Dient het ERP systeem te koppelen met andere programma’s?
Werkt u op projectbasis?
Wenst u uren te registreren in het systeem?

Voer het aantal medewerkers en gebruikers in

medewerker(s)
gebruiker(s)

Vragen over uw organisatie

Heeft uw organisatie meerdere vestigingen?
Hoeveel magazijnen heeft u?
Werkt u multi-currency?
Opereert u internationaal?
Is de hoofdvestiging gevestigd in Nederland?
ERP leveranciers zoeken...
systemen gevonden

Vul het formulier in en ontvang vrijblijvend informatie over de 7 meest geschikte leveranciers

Wij hebben uw aanvraag goed ontvangen

  • Op basis van de door u ingevulde informatie gaat onze consultant vrijblijvend aan de slag
  • Onze consultant maakt een selectie uit de gevonden ERP leveranciers die het best passen bij uw onderneming
  • U ontvangt gratis een shortlist met informatie over de 7 meest geschikte leveranciers
  • Bij vragen of onduidelijkheden neemt hij mogelijk contact met u op
Bekijk longlist
Selectie opnieuw starten

Optimaliseer het WMS met ERP en beperk emissies

U hier lezen over de impact die geoptimaliseerd magazijnbeheer kan hebben op de CO2-voetafdruk van een bedrijf.

Lees verder

Duurzame textiel industrie met ERP software

U hier lezen hoe bedrijven in de industrie processen duurzamer kunnen maken en hun imago kunnen verbeteren door middel van ERP-software. 

Lees verder

Duurzame SCM met ERP-software

Lees hier hoe u de duurzaamheid van uw supply chain waarborgt met een geschikte ERP-software.

Lees verder