Groothandel
Document management

Document management

In de hedendaagse bedrijven gaan talloze documenten rond. DMS-systemen worden gebruikt om overzicht te houden.

In dit artikel willen we verduidelijken waarom een documentbeheersysteem (DMS) vandaag de dag onmisbaar is en hoe het groothandels kan helpen. We onderzoeken ook de vraag waarom een bijbehorend DMS deel moet uitmaken van een ERP-systeem of er op zijn minst mee moet zijn verbonden. Maar laten we ons eerst concentreren op een conceptuele classificatie.

Definitie - Wat is DMS?

DMS staat voor Document Management System en beschrijft bedrijfssoftware waarmee gebruikers alle documenten in een bedrijf beter kunnen beheren en organiseren. Dit geldt voornamelijk voor alle digitale gegevens en bestanden. Papieren documenten die door een bedrijf worden ontvangen, worden eenvoudig gescand met de juiste scanners en hun inhoud kan door het systeem worden herkend en correct worden toegewezen.

Dit brengt ons direct tot een van de kernfuncties van een DMS - de toewijzing van de juiste opslaglocatie. Een DMS neemt in principe de taak op zich om alle documenten op een zodanige manier op te slaan dat ze voor de gebruiker gemakkelijker te vinden zijn en op een auditveilige manier worden opgeslagen. Met behulp van een sleutelwoorden kan elk document snel worden gevonden door elke geautoriseerde medewerker in slechts één gemeenschappelijke database met behulp van geschikte zoekfuncties.

Documentbeheersystemen worden vaak geïntegreerd in een ERP-systeem zodat het echt alle documenten van een bedrijf kan samenvoegen, of het wordt geïmplementeerd als een geïsoleerde oplossing en verbonden met het bestaande ERP-systeem. In ieder geval moet men bij het selecteren van een overeenkomstig systeem op een dergelijke interface met het ERP-systeem letten.

Definitie - Wat is een ERP-systeem?

Enterprise resource planning of ERP in het kort beschrijft de uitdaging van een bedrijf om alle beschikbare middelen zo optimaal mogelijk te gebruiken. Naast grondstoffen, goederen of zelfs productiemachines en -systemen, kunnen middelen ook personeel zijn, d.w.z. de werktijden van de werknemers. Dit allemaal samenbrengen is een moeilijke taak, vooral in grotere bedrijven.

Om deze reden worden al enkele jaren zogenaamde ERP-systemen gebruikt. Deze helpen bij het vertegenwoordigen, stroomlijnen, samenvoegen of zelfs automatiseren van alle bedrijfsprocessen die in een bedrijf draaien. Alle bronnen worden toegewezen aan een centrale opslaglocatie en kunnen door alle procesdeelnemers worden bekeken met toegangsautorisatie. Dit garandeert dat aan de ene kant iedereen met hetzelfde informatieniveau werkt, wat het aantal fouten op zich vermindert, en aan de andere kant dat deze processen veel sneller kunnen worden voltooid.

Zoals in het begin al vermeld, worden DMS-systemen vaak opgenomen in de standaardversies van ERP-systemen. Er zijn verschillende branche specifieke ERP-oplossingen op de markt, inclusief voor de groothandel. In het volgende willen we ons wijden aan de functies van documentbeheer in ERP-systemen, met name voor de groothandel, en hun concrete voordelen benadrukken.

Automatiseer processen

Terugkerende routinetaken kunnen eenvoudig worden geautomatiseerd met een documentbeheersysteem. Aan de ene kant ontlast dit uw eigen personeel en vermindert het foutenpercentage bij deze triviale taken aanzienlijk. Gebruikers kunnen zelf de juiste automatisering configureren.

Een overeenkomstige procedure kan bijvoorbeeld worden opgeslagen wanneer de factuur wordt ontvangen. Als de factuur bijvoorbeeld per e-mail wordt ontvangen, kan deze direct worden gecontroleerd en aan het overeenkomstige artikel worden toegewezen. Hiervoor hoeft de mail niet langer te worden doorgestuurd, het systeem slaat de factuur rechtstreeks op in de database, waar deze nu beschikbaar is voor geautoriseerde medewerkers.
Veel van deze automatiseringsprocessen zijn denkbaar, afhankelijk van de behoeften van het betreffende bedrijf. Het potentieel dat een DMS heeft binnen het ERP-systeem is enorm. Niet alleen kan de distributie naar de respectieve verantwoordelijke werknemer gemakkelijker worden geregeld, de verwerking van een document en de doorzending naar de volgende positie kan ook gemakkelijk worden geautomatiseerd, zodat processen holistisch worden versneld.

Kennisdatabase met de DMS

In een bedrijf is er een onvoorstelbare hoeveelheid kennis, die echter meestal exclusief is en daarom verborgen is voor volgende of andere werknemers. Op dit moment gaat een extreem hoog potentieel verloren en gaat voor altijd verloren telkens wanneer een werknemer het bedrijf verlaat. Een goed onderbouwde kennisdatabase kan hierbij helpen. In wereldwijde concurrentie is knowhow van werknemers het belangrijkste pluspunt en wordt het een beslissend concurrentievoordeel.

Van alle gegevens kan systematisch een back-up worden gemaakt en beheerd met het DMS, zodat elke medewerker op elk moment en op elke plaats toegang heeft tot alle relevante informatie en deze kan gebruiken voor de huidige processen.
Een zoekopdracht in de volledige tekst kan worden gebruikt om sleutelwoorden te zoeken en het systeem stelt vervolgens alle relevante documenten direct beschikbaar. De documenten worden gemakkelijk opgeslagen en automatisch gearchiveerd. Als een document wordt bewerkt, worden verschillende versies van dit document geproduceerd zodat alle wijzigingen later zonder duplicaten kunnen worden getraceerd.

Gestructureerd aanvraagproces

Er wordt geadverteerd voor een nieuwe taak en talloze toepassingen met tientallen bijlagen worden in verschillende bestandsindelingen ontvangen. Je verliest snel dingen uit het oog. Als er echter tegelijkertijd meerdere functies worden geadverteerd, is het vrijwel onmogelijk om recht te doen aan elke aanvraag. Het DMS biedt hiervoor ook tal van functies.

Het veel eenvoudiger proces binnen het systeem wordt van kracht wanneer een nieuwe taak is vereist. Een werknemer registreert de behoefte aan een baan. Dit wordt dan door de verantwoordelijke instantie gecontroleerd en dienovereenkomstig afgewezen of goedgekeurd. Vervolgens wordt automatisch een vacature gegenereerd, in welk geval alleen de respectieve voorwaarden moeten worden ingevoerd en vervolgens automatisch op de relevante portals en uw eigen website worden gepubliceerd.

Als een aanvraag vervolgens wordt ontvangen, kan deze eenvoudig worden beoordeeld door de verantwoordelijke medewerkers. Zodra iedereen zijn stem heeft uitgebracht, kan een aanvrager eenvoudig worden uitgenodigd, ook in de vorm van een automatische e-mail. De respectieve status van een aanvrager wordt duidelijk vastgelegd in een tijdlijn en vordert altijd wanneer de aanvrager het volgende niveau heeft bereikt.
Als dit wordt stopgezet, kan de arbeidsovereenkomst ook worden gemaakt en verzonden met een klik van een muis met behulp van de eerder overeengekomen voorwaarden. Passende medewerker-ID-kaarten kunnen dan ook direct worden geproduceerd en afgedrukt. Er wordt dan ook een bijbehorend personeelsbestand gemaakt waarin de gegevens rechtstreeks uit de toepassing kunnen worden gehaald.

Overige functies

Naast gestructureerd applicatiebeheer, revisiebestendige archivering en de automatisering van verschillende processen, bieden DMS-systemen een verscheidenheid aan andere functies. Van contractbeheer tot goed onderbouwde klantbestanden tot het invoeren van documenten, de mogelijkheden zijn bijna onbeperkt.

Elk document dat binnenkomt in het bedrijf, wordt daar gegenereerd of kan worden gebruikt door het DMS. Processen zijn slanker, foutenpercentages zijn verlaagd, werknemers zijn bevrijd van routinetaken. Bovendien worden enorme kosten bespaard als u bedenkt dat naast de loutere afdrukkosten voor inkt en papier, ook de stationaire archieven verouderd raken.

Groothandel

Contact management

Wat kan een geïntegreerd contactenbeheer in het ERP-systeem doen voor een groothandel?

Lees verder
Groothandel

Controlling

Hoe kan men de problemen van de groothandel minimaliseren op het vlak van controlling dankzij adequate ERP-software?

Lees verder