Groothandel
Controlling

Controlling

Hoe kan men de problemen van de groothandel minimaliseren op het vlak van controlling dankzij adequate ERP-software?

Afhankelijk van de sector staat een groothandel voor diverse uitdagingen. De meeste hebben echter één ding gemeenschappelijk: ze willen in veel gevallen hun resources efficiënt inzetten. Wanneer het gaat om het inzetten van bedrijfsrelevante resources komt in deze tijden van digitale transformatie snel een ERP-systeem in beeld. In welke mate de grootste behoefte aan optimalisatie bestaat, en hoe een adequaat ERP-systeem hierbij kan helpen op het vlak van controlling, leest u hieronder.

Duidelijke behoefte aan optimalisatie van controlling

Een vakstudie definieert duidelijk de actuele problemen van de groothandel op het vlak van financing en controlling. Van de textielindustrie tot de elektrogroothandel: in praktisch elke branche is er behoefte aan optimalisatie.

Een derde van de technische groothandel, bijvoorbeeld ondernemingen actief in de sectoren machines, elektro of bouwmaterialen, heeft duidelijke tekorten en problemen met onder andere hun budgetplanning en zakelijke transacties. Indien deze bedrijven aangesloten zijn bij een groep, valt het werkelijke aandeel zelfs nog hoger uit. 

In de textielgroothandel zijn eerder winstbeheer en risicobeheer de grote problemen. Een vijfde van de bedrijven actief in deze sector rapporteren dergelijke problemen. Het winst- en risicobeheer van investeringen, de liquiditeit en de budgetplanning vormen vaak het zorgenkind van groothandels actief in de sectoren elektronica, IT, communicatie- en entertainmenttechnologie. 

Financiële problemen vermijden met een ERP-systeem

Wanneer er zich problemen voordoen op het vlak van finance en controlling, is het noodzakelijk om acuut op te treden. Afhankelijk van hoe ernstig of systematisch deze problemen zijn, kunnen ze in het ergste geval leiden tot betaalproblemen, of erger. Resources worden steeds schaarser, en ook het nodige personeel kan niet steeds gefinancierd worden. Het concurrentievoordeel fluctueert en de onderneming loopt het gevaar om grote verliezen te lijden. 
Om dergelijke scenario’s te vermijden, moet men de oorzaak van het probleem systematisch aanpakken. Dit is mogelijk binnen het ERP-systeem met de module Controlling en de beschikbare kerncijfers. Over welke kerncijfers het gaat, en wat deze precies betekenen, bespreken we hieronder gedetailleerder.

Betalingsgedrag van klanten in het ERP-systeem

Zelfs het beste product kan de omzet niet garanderen wanneer er vertragingen optreden bij de betalingen door klanten. Dit is vooral voordelig op het vlak van inkomsten- en risicobeheer. Vele ERP-systemen maken het mogelijk voor accountants op het betaalgedrag van een specifieke klant gedurende een bepaalde periode te raadplegen. Sommige systemen stellen ook een visuele presentatie van de ontwikkelingen ter beschikking. 

Daarnaast is het ook mogelijk om doelgericht te filteren naar openstaande rekeningen en deze bijvoorbeeld te sorteren volgens de prioriteit. Dit helpt accountants bij het efficiënt uitsturen van betaalherinneringen en klanten gericht te ondersteunen. Werd de rekening vergeten en wordt ze hoogstwaarschijnlijk in de komende dagen betaald, of is de betalingsachterstand eerder te wijten aan een effectief liquiditeitsprobleem? 

Een andere prestatie-indicator die men in kaart kan brengen met een ERP-systeem, is bijvoorbeeld de gerichte vergelijking van de werkelijke stock en het target. 

Verkoopcijfers in het ERP-systeem

Er zijn verschillende verkoopcijfers die men kan hanteren als zogenaamde Key Performance Indicator (afgekort KPI). Deze kan men in de Controlling module van het ERP-systeem continue calculeren en opvolgen. Zo is het mogelijk om vroegtijdig naar de oorzaak van een probleem te zoeken, zodra één of meerdere kerncijfers onder een bepaald target vallen. Men maakt een onderscheid tussen financiële en niet-financiële kerncijfers.

Contributiemarges in het ERP-systeem

Bij de contributiemarge gaat het om een financieel kerncijfer dat men kan weergeven en analyseren in het ERP-systeem. De contributiemarge geeft weer hoeveel een onderneming op een bepaald product verdient. Dit is relevant om mogelijk potentieel en kansen vroegtijdig te herkennen. Wanneer een onderneming op een bepaald product geen geld verdient, omdat de productiekosten bijvoorbeeld te duur geworden zijn, kan het voordelig zijn om dit product uit het assortiment te halen. Uiteraard zijn hier uitzonderingen (bijvoorbeeld quota van strategisch belangrijke klanten voor nicheproducten), maar de contributiemarge geeft een eerste goede indicatie weer. Een voorbeeld van een niet-financieel kerncijfer is het aantal nieuw verworven klanten.

Verkoopcijfers doelgericht analyseren in het ERP-systeem

Traditionele analyses van kerncijfers heeft meestal betrekking op resultaatgerichte factoren, zoals financiële kerncijfers. Aangezien ook bijvoorbeeld het aantal nieuw verworven klanten over een bepaalde tijd zinvol kan zijn, hoe succesvol de implementatie van een nieuwe marketingstrategie was, … voorziet een ERP-systeem een ‘Balanced Scorecard’ om ook analyses van niet-financiële kerncijfers mogelijk te maken.

De Balanced Scorecard als planningstool in het ERP-systeem

In de klassieke vorm bestaat de Balanced Scorecard uit 4 perspectieven: een financieel perspectief, een klantenperspectief, het ontwikkelingsperspectief en het interne procesperspectief. Door deze vier perspectieven creëert de Balanced Scorecard een handige tool voor de interne controlling. 

Idealiter geeft de scorecard niet enkel weer hoe succesvol de groothandel tot nu toe is, maar geeft ze ook uitsluitsel over hoe waarschijnlijk het is dat deze ontwikkelingen zich voortzetten in de toekomst. Zo ontstaat er een praktische plannings- en controllingtool die diverse kerncijfers en indicatoren hierin opneemt. Overzichtelijkheid is daarbij van centraal belang. Men moet erop letten dat alle relevante kerncijfers weergegeven worden, maar anderzijds ook niet te veel perspectieven getoond worden. 

Gegevensverwerkingsprocessen in het ERP-systeem – OLAP

Een andere mogelijkheid om in het ERP-systeem een overzicht te verkrijgen van de relatie tussen verschillende kerncijfers, is de zogenaamde Online Analytical Processing (of kortweg OLAP). OLAP is een multidimensionale oplossing om gegevens te analyseren. Factoren worden op 3 dimensies tegenover elkaar gesteld in een kubus – de zogenaamde OLAP kubus. Zo kan men bijvoorbeeld de omzet van een product in mei vergelijken met die van in juni, en tegelijk nog de omzet van een ander product in juni daar tegenover plaatsen. We kunnen concluderen dat ERP-systemen, indien ze met hun volledig potentieel gebruikt worden, onmisbaar zijn voor controlling in de groothandel.

zakelijke dienstverlening

Hoe ERP-systemen de facturering van zakelijke diensten verbeteren

ERP-systemen maken het dagelijkse zakenleven voor bedrijven gemakkelijker. Hier vindt u meer informatie over facturering op basis van software.

Lees verder
zakelijke dienstverlening

Automatiseer efficiƫnte tijdregistratie met ERP

Nauwkeurige tijdregistratie is van cruciaal belang, vooral voor zakelijke diensten. We laten u zien hoe ERP-systemen kunnen helpen.

Lees verder