Groothandel
Contact management

Contact management

Wat kan een geïntegreerd contactenbeheer in het ERP-systeem doen voor een groothandel?

Volgens prognoses zal de collectieve jaaromzet van groothandels in Duitsland tegen 2023 tot boven 1,4 biljoen Euro groeien. In 2013 gaven de statistieken nog een waarde van 1,15 biljoen Euro weer. Mocht deze prognose inderdaad plaatsvinden, gaat het om een groei van bijna 300 miljard in een tijdspanne van tien jaren.

In Nederland heeft de groothandel procentueel gezien een nog grotere groei gekend. Vanuit economisch oogpunt draagt de groothandel bij om de transactiekosten in de gehele keten te reduceren. Het algemene belang voor de Europese economie valt niet te ontkennen.

Uitdagingen voor de groothandel – ERP-systeemvereisten

Aangezien de groothandel steeds rechtstreeks bij de producenten aankoopt, bevinden zij zich over het algemeen vaak in een positie van zeer hoge voorraden. Ze overbruggen het tijdverschil tussen de productie en de behoefte van de eindgebruikers. Dit brengt hoge voorraadrisico’s en kapitaalverplichtingen met zich mee. Daarom is het voor de groothandel belangrijk om steeds over een toereikende hoge liquiditeit te beschikken.

Daar komt nog bij dat de groothandel de gevolgen van het internettijdperk ondervindt. Net zoals bij de detailhandel, hangt de toekomst van een onderneming vooral af van hoe ze hier mee omgaan: verzetten ze zich tegen deze ontwikkeling, of zien ze het eerder als een kans. We weten intussen dat het internet en de digitalisering nieuwe afzetmogelijkheden genereert. Zo kunnen ook groothandelaars hun goederen via het internet aanbieden. Dankzij de juiste ERP-integratie kan men ook gaan focussen op specifieke klanten.

Contactenbeheer hangt af van de klantenstructuur

Bij groothandels kan men een onderscheid maken in twee soorten verdelingen van volume: de verkoopgroothandel en de aankoopgroothandel. Bij de verkoopgroothandel worden grote hoeveelheden van slecht enkele producenten aangekocht, en verkoopt men kleine hoeveelheden producten aan tal van verschillende klanten. Zo benut het productiebedrijf het potentieel ten volle. De klanten van de groothandel kunnen meestal steeds een grotere of kleinere hoeveelheid aankopen wanneer nodig.

De aankoopgroothandel koopt kleine hoeveelheden van tal van producenten aan, en verkoopt deze aan slechts enkele grote klanten door.
Afhankelijk van de volumeverdeling bezit een groothandel een klantenbestand bestaande uit ofwel enkele grote klanten, die vanzelfsprekend grote hoeveelheden afnemen, ofwel vele kleinere klanten, die uiteraard kleinere hoeveelheden aankopen. Dit verschil bepaalt de vereisten voor een adequaat contactenbeheer. 

CRM-integratie in het bestaande ERP-systeem

Steeds meer ondernemingen, waaronder ook groothandelaars, zetten in op een CRM-systeem om de gezamenlijke klantspecifieke processen uit te werken. Het contactenbeheer zelf is uiteindelijk een onderdeel van het CRM-systeem. Maar waarom volstaat een ERP-systeem niet, wat in principe alle gezamenlijke processen omvat? ERP-systemen omvatten in de regel enkel de klassieke back office. Dat betekent dat een ERP-systeem, over het algemeen, enkel geschikt is voor een efficiënte procesontwikkeling, maar niet voor de verkoop zelf. Zo zijn klanten bijvoorbeeld pas geïntegreerd in het ERP-systeem nadat een eerste transactie plaatsvond. Potentiële klanten bevinden zich uitsluitend in het CRM-systeem. Ook de geschiedenis van alle contacten met een specifieke klant vindt men meestal niet in het ERP-systeem zelf, maar enkel in het CRM-systeem.

Om hiervoor een holistische oplossing te vinden, gaat men in de richting van ERP-CRM-integratie. Dankzij deze interface gebeurt de gegevensoverdracht efficiënter, vermijdt men gegevenssilo’s, kan men processen stroomlijnen en ressources besparen. Welke concrete rol speelt contactenbeheer in een CRM-systeem, en hoe kunnen groothandelaars hiervan gebruik maken om zich voor te bereiden op de huidige economische uitdagingen?

CRM in het ERP-systeem: statistische en dynamische gegevens

Het belangrijkste verschil tussen het volledige CRM-systeem en het contactenbeheer, wat een onderdeel is van het CRM, is de manier waarop gegevens verwerkt en gebruikt worden. Het contactenbeheer zelf omvat uitsluitend de statische klantengegevens, zoals adresgegevens en klantspecifieke basisgegevens.

Het CRM-systeem gebruikt onder andere het contactenbeheer als onderdeel om dynamische gegevensverwerking mogelijk te maken en de info te verwerken in het volledige proces.

Op deze manier krijgen de statische contactgegevens van het contactenbeheer een dynamische rol binnen het CRM-systeem, of breder gezien, het ERP-systeem. Zo weet het systeem of het om een potentiële klant, een klant of een lead gaat, en in welk stadium het contact zich precies bevindt.

Focus bepalen in het ERP-systeem

Zowel de verkoopgroothandel als de aankoopgroothandel kunnen gebruik maken van de focusprofilering van hun klanten. Zo kan een ERP-systeem bijvoorbeeld aanduiden welke klanten binnen een bepaalde tijdspanne de grootste of kleinste hoeveelheden goederen afgenomen hebben. Vele systemen maken het mogelijk om bij het statistische contact zelf verschillende attributen en filtercriteria toe te voegen. Zo kan het handig zijn om in het klantenbeheer zelf overzichtelijk te kunnen zien hoe relevant een specifieke klant is ten opzichte van de gegenereerde omzet. 

Op basis daarvan kan men verdere, strategische beslissingen nemen, zoals bijvoorbeeld op het vlak van klantenservice. Vooral voor de verkoopgroothandel is het belangrijk om individuele klanten adequaat te ondersteunen en tijdig te reageren op klachten, omdat een enkele klant procentueel gezien reeds een grote invloed kan hebben op de totale omzet.

Maar ook voor de aankoopgroothandel is de relevantie van contactenbeheer in het ERP-systeem niet te onderschatten. Dankzij analysetools kan men veranderingen en trends bij klanten en in de markt tijdig herkennen.

Zo kan het contactenbeheer, dat uiteindelijk slechts een klein onderdeel van een CRM-systeem is, binnen een volledig ERP-systeem ervoor zorgen dat de groothandel correct prioriteiten bepaalt, en daardoor uiteindelijk concurrentievoordeel kan realiseren.

Discrete productie

Wat mobiele ERP voor uw bedrijf kan betekenen

Waarom u als bedrijf op het gebied van discrete productie moet vertrouwen op een mobiele ERP.

Lees verder
Discrete productie

Uw boekhouding automatiseren met behulp van ERP

Hoe dekken ERP-systemen voor discrete productie de speciale vereisten voor boekhouding?

Lees verder