Wat is een CAFM-systeem?

Steeds vaker wordt Computer Aided Facility Management (CAFM) ingezet om facilitaire managementprocessen in kaart te brengen. Wij vertellen u hier meer over.

CAFM-software ondersteunt processen en procedures op het gebied van Facility Management. In deze blog willen wij hier dieper op ingaan en kijken we onder andere naar de relevante functies en voordelen. Eerst moeten we echter 'Facility Management' en 'Computer Aided Facility Management' definiëren.

Inhoudsopgave

• Wat is Facility Management?
  • Taken en doelen
• Wat is Computer Aided Facility Management?
  • De rol van Computer Aided Facility Management
  • Kenmerken van CAFM-software
• Eenvoudig beheren dankzij CAFM-software

Wat is Facility Management?

Facility Management verwijst naar het beheer van gebouwen of onroerend goed, inclusief de daarbij behorende faciliteiten en technische systemen. In het Nederlands gebruiken we ook vaak de termen 'vastgoedbeheer' of 'gebouwbeheer'.

Taken en doelen

Het doel van Facility Management valt voornamelijk samen te vatten onder de volgende pijlers:

• Het waarborgen van de juridisch conforme werking van systemen en gebouwen
• Verlagen van de exploitatie- en beheerkosten
• Het garanderen van de kwaliteit van gebouwen en systemen, ook op de lange termijn
• Het behouden en vergroten van de waarde van de faciliteiten
• Zorgen voor flexibiliteit van de vaste kosten
• Borgen van de technische beschikbaarheid van systemen

Wat is Computer Aided Facility Management?

In het tijdperk van digitalisering zijn softwareoplossingen in veel facetten van het (bedrijfs-)leven bijna onmisbaar geworden. Van kunstmatige intelligentie, tot genetwerkte productiemachines: het belang van kwalitatieve technologische ontwikkelingen wordt alsmaar groter. Het is dan ook geen verrassing dat Computer Aided Facility Management zo populair is in haar eigen vakgebied.

De rol van Computer Aided Facility Management

De naam verklapt het eigenlijk al: CAFM doet in essentie hetzelfde als 'gewoon' Facility Management, alleen wordt het in dit geval door een computer gedaan. In andere woorden, het is een computerprogramma/softwareoplossing, bestaand uit een interface met bijbehorende database. De belangrijkste focus ligt op het ondersteunen van werkprocessen en het verstrekken van informatie over de verschillende faciliteiten die in beheer van de gebruiker zijn.

CAFM-systemen, ook wel CAFM-software of -applicaties genoemd, zijn zowel lokaal als in de cloud te installeren. Hierdoor is er voor ieder eisenprofiel wel een passend systeem te vinden.

Kenmerken van CAFM-software

Naast het verstrekken van informatie worden CAFM-applicaties ook gebruikt om complete facilitaire processen in kaart te brengen.

Zo kan een gebouwgebruiker bijvoorbeeld een defect melden en slaat het systeem dit meteen op als openstaande reparatieopdracht. Dit wordt vervolgens direct doorgestuurd naar de betreffende afdeling en kan daar worden verwerkt. Openstaande opdrachten kunnen op elk moment in realtime worden bekeken en bewerkt. Eenmaal voltooid kan het systeem ook direct een notificatie naar de melder sturen, zodat hij/zij weet dat het probleem verholpen is.

Een andere handige functionaliteit van een CAFM-systeem is dat het gekoppeld kan worden aan externe systemen zoals het e-mailprogramma dat u gebruikt.

Eenvoudig beheren dankzij CAFM-software

Er zijn talloze voordelen verbonden aan het gebruik van een CAFM-systeem, de processen die onderdeel uitmaken van het Facility Management kunnen hierdoor overzichtelijk in kaart worden gebracht. Bedrijven krijgen dankzij CAFM een alomvattende, centrale oplossing waarmee ze de processen aan kunnen sturen.

De inzet van een CAFM-systeem zorgt ervoor dat u niet alles meerdere keren hoeft te doen, de data is immers te allen tijde beschikbaar voor de betrokkenen. De administratieve rompslomp en de daaraan verbonden kosten worden zo geminimaliseerd en de beschikbare middelen kunnen doelgerichter en effectiever worden ingezet.