Stroomlijn uw inkoopprocessen door middel van efficiënt SRM

Alles over de definitie, voordelen en toepassingsmogelijkheden van Supplier Relationship Management.

Dankzij de globale digitalisering is efficiënt Supply Chain Management (SCM) er absoluut niet eenvoudiger op geworden. Er zijn talloze bedrijven betrokken bij een supply chain, en men moet de potentiële risico’s die het met zich meebrengt voor proberen te blijven. Eén van de beste manieren om niet alleen de concurrent, maar ook eventuele knelpunten in de toeleveringsketen voor te kunnen blijven, is door middel van weldoordacht SRM. 

Inhoudsopgave

• Wat is Supplier Relationship Management (SRM)?
• De voordelen van SRM
  • Risicomanagement
  • Verbeterde transparantie en communicatie
  • Kostenverminderingen
• De uitdagingen van SRM
• E-procurement
• SRM: een stappenplan
  • Segmentatie van het leveranciersbestand
  • Strategie
  • Continue monitoring
• SRM, SCM en ERP

Wat is Supplier Relationship Management (SRM)?

Het voornaamste gedachtegoed van SRM, in het Nederlands ook wel bekend als leveranciersrelatiebeheer, is de systematische benadering van alle processen rondom de leveranciers van het bedrijf. Er wordt dus systematisch in kaart gebracht tot welke leveranciers men toegang heeft, en deze worden tegen elkaar afgewogen op basis van prijs, kwaliteit, betrouwbaarheid, snelheid, enzovoorts. 

Een goede samenwerking

Ieder bedrijf heeft baat bij het onderhouden van een goede relatie met zijn leveranciers. Zij zijn immers degenen die voor een groot deel bijdragen aan het uiteindelijke succes: zonder leverancier is er immers geen product. Er kan dus gesteld worden dat men gedeeltelijk afhankelijk is van zijn leveranciers, en dat een goede samenwerking funest is.

Er moet daarom ook kritisch gekeken worden naar de kwaliteit van een leverancier. Zijn zij in staat om snel, transparant maar ook niet geheel onbelangrijk: tegen een goede prijs uw product te produceren en leveren? Supplier Relationship Management helpt bij de beantwoording van deze vraag. 

De voordelen van SRM

Gelukkig hoeft de goede samenwerking niet alleen maar vanuit u te komen: SRM gaat om het opbouwen van een wederzijdse, strategische relatie waarvan beide partijen optimaal kunnen profiteren. Laten we de voordelen van een strategische aanpak van SRM eens op een rijtje zetten:

Risicomanagement

Risicomanagement is een cruciaal onderdeel van het beheer van iedere supply chain. Een bedrijf moet zo veel mogelijk voorbereid zijn op (potentiële) risico’s. Als één onderdeel van de supply chain om wat voor reden dan ook wegvalt, moet de organisatie kunnen vertrouwen op de band met zijn leverancier om dit gat in te kunnen vullen. 

Verbeterde transparantie en communicatie

Transparantie en communicatie zijn wellicht de twee belangrijkste bouwstenen van een goede relatie. Als het op SRM aankomt, dan is het van cruciaal belang om elkaar op de hoogte te houden van relevante ontwikkelingen. Des te beter uw leverancier weet wat er speelt en wat u bezighoudt, des te efficiënter zij op deze behoeften kunnen inspelen.

Aan het einde van de dag zijn we ook allemaal maar mensen: als u ervoor zorgt dat uw leveranciers u aardig en prettig in de omgang vinden, is de kans groot dat zij bereid zijn om speciaal voor u een stapje extra te zetten.  

Kostenverminderingen

Hoe mooi we het ook allemaal kunnen verwoorden: aan het einde van de dag draait SRM om het besparen van geld. Goed leveranciersmanagement draait om het kiezen van de juiste partners, partners met een goede prijs-kwaliteitverhouding. Des te meer uw onderlinge relatie groeit, des te gunstiger de prijs vaak zal zijn. Zij zullen u namelijk ook als een waardevolle partner beschouwen en zullen vaak speciaal voor u een gunstige prijs hanteren. 

De uitdagingen van SRM

Er valt weinig in te brengen tegen de voordelen van Supplier Relationship Management. Toch kent het zijn eigen unieke uitdagingen, maar welk proces heeft dat niet? Zolang u in staat bent om deze uitdagingen vroegtijdig te signaleren, zal u deze ongetwijfeld kunnen overkomen. Wij zetten ze in ieder geval voor u op een rij.

Verschillende interesses

Hoe fijn het ook kan zijn om een betekenisvolle relatie op te bouwen: niet iedere leverancier zit hier specifiek op te wachten. Het bestaansrecht van een organisatie is diens vermogen om geld te verdienen, en de eigen winstgevendheid is daarom voor iedere organisatie prio nummer 1. 

Het zal dus ook niet altijd lukken om een diepgaande relatie met een leverancier op te bouwen. Het is dan ook belangrijk om uzelf af te vragen: is dat ook daadwerkelijk de tijd en moeite waard? Als u één keer per maand een bestelling van honderd euro doet, dan is het antwoord waarschijnlijk nee. Zou het antwoord op die vraag een volmondige ‘ja’ moeten zijn, dan is het toepassen van SRM de perfecte manier om aan deze relatie te werken. 

Met welke leverancier(s) gaan we aan de slag?

Wie op zoek is naar een leverancier van een specifiek product of een bepaalde dienst, heeft vaak meer dan genoeg keuzemogelijkheid. De vraag is alleen: met wie gaat u in zee? Of misschien kiest u er wel voor om met meerdere partijen samen te werken? Dit is vaak één van de voornaamste uitdagingen van Supplier Relationship Management. 

Kiezen voor een specifieke leverancier

Bedrijven kunnen ervoor kiezen om met één specifieke leverancier aan de slag te gaan. Het grote voordeel hiervan is dat u veel bij hen inkoopt en weet wat u van de kwaliteit kan verwachten. Tegelijkertijd ontwikkelt u zich hierdoor tot een cruciale klant van uw leverancier, en zullen ze u sneller tegemoet willen komen, bijvoorbeeld via gepersonaliseerde aanbiedingen. 

Het nadeel van deze strategie is vervolgens dat u nagenoeg afhankelijk bent van deze ene leverancier. Als zij ergens in de supply chain tegen een probleem aanlopen en hierdoor tijdelijk geen producten kunnen leveren, dan zit u vervolgens ook met lege handen. 

Twee of meerdere leveranciers

Men kan hierdoor ook besluiten om hun producten bij verschillende leveranciers in te kopen. Hierdoor verkleint men namelijk de kans op het eerder geschetste probleem. Zo zal een supermarkt hun producten altijd bij verschillende leveranciers inkopen; heeft de ene melkproducent een probleem, dan kunnen klanten nog steeds een pak melk van een ander merk halen. 

Waar het vervolgens bij deze strategie weer aan schort, is de mogelijkheid om een intensieve relatie met de leverancier op te bouwen. U zet namelijk op meerdere leveranciers in en kan simpelweg niet altijd even veel aandacht aan iedereen geven. 

Het is dus van cruciaal belang om hier als organisatie een goede balans in te vinden. Natuurlijk spelen factoren als prijs en kwaliteit hierin ook een rol van onschatbare waarde.

E-procurement

E-procurement is een cruciaal onderdeel van effectief SRM. Het gaat namelijk over de manier waarop inkoopprocessen elektronisch worden geautomatiseerd. Bedrijven krijgen hierdoor meer grip op het proces, omdat aanvragen, bestellingen en de registratie van leveringen volledig worden geautomatiseerd.

Menselijke inbreng is hierdoor minimaal vereist, waardoor het gehele proces niet alleen minder middelen (lees: tijd en geld) kost, maar het ook nog eens minder foutgevoelig wordt. E-procurement is wel voornamelijk geschikt voor grote bedrijven of overheden. 

SRM: een stappenplan

Hoewel veel organisaties het uiteindelijk op hun eigen manier zullen inrichten, zijn de volgende stappen doorgaans een cruciaal onderdeel van een efficiënt SRM-proces. Vaak wordt dit stappenplan samengesteld en uitgevoerd door de daarvoor aangewezen Supply Chain Manager. 

(1) Segmentatie van het leveranciersbestand

SRM valt en staat bij de kennis die u van uw beoogde leveranciers heeft. Wie zijn ze, wat doen ze, wat zijn hun unieke kwaliteiten en misschien nog wel het belangrijkste: wat kosten ze? Het kan vaak helpen om leveranciers te categoriseren. Wat deze categorieën zijn, verschilt vaak per organisatie. Dat wordt namelijk bepaald door hetgeen waaraan u waarde hecht. 

U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om leveranciers te categoriseren op basis van een bepaalde kwaliteit, zoals de gemiddelde levertijd van het product. Maar categorisering kan ook op basis van prijs, kwaliteit of branche worden gedaan. Hoe dan ook: in de eerste fase draait het erom om een duidelijk beeld van de beschikbare leveranciers te hebben. Dit is namelijk het fundament voor uw uiteindelijke keuze. 

(2) Het vaststellen van de strategie

Supplier Relationship Management draait voor een groot deel om de strategie waarvoor u kiest. U wilt gaan voor een ideaal scenario waarin u in zee gaat met een goedkope leverancier, die snel producten van hoge kwaliteit kan leveren. Maar we weten allemaal dat dit in werkelijkheid niet altijd mogelijk zal zijn. 

En dus is het tijd voor een strategie. Stel dat leverancier #1 het beste product heeft. Fijn, maar ze zijn tegelijkertijd het duurst. Leverancier #2 verkoopt het product tegen een aardige prijs, maar de kwaliteit is minder en de organisatie is aan de kleine kant: zullen zij wel in staat zijn om aan uw (groeiende) vraag te voldoen? Dan is er tot slot nog leverancier #3, maar die hebben binnen uw branche een slechte reputatie. De producten zijn van goede kwaliteit en goedkoop, maar de reviews op het internet liegen niet: de levering laat nog weleens te wensen over. 

Dus, wat doet u nu? Gaat u proberen om leverancier #1 te overtuigen om hun prijzen speciaal voor u te verlagen in ruil voor loyaliteit, gaat u met leverancier #2 aan tafel om te kijken hoe zij hun product naar uw wensen kunnen verbeteren, of gaat u toch de gok wagen met leverancier #3? 

Het belang van menselijk contact

Het is cruciaal om in dit proces te kunnen vertrouwen op ervaren medewerkers, die deze uitdagingen als geen ander aan weten te gaan. Eigenlijk is dit een beetje de sales-fase: u moet aan tafel met potentiële leveranciers en gaat proberen om samen met hen tot een oplossing te komen, die voor beide partijen werkt. En dat is nu net dat stukje menselijk contact: met wie heeft u een klik en belangrijker nog, in wie gaat u uw vertrouwen stoppen?

(3) Continue monitoring

Als u uiteindelijk voor één of meerdere leveranciers heeft kunnen kiezen, dan is het einde nog altijd niet in zicht. Dat zal het eigenlijk nooit zijn, want goed SRM is als ‘the circle of life’: u moet continu bezig zijn met het verzamelen van informatie. Van welke leverancier kunnen wij het meeste profiteren? 

Daarom is het belangrijk om alle voortgang nauwkeurig te monitoren. Ga regelmatig met leveranciers om tafel en bespreek prijzen, en houd nauwlettend in de gaten of alle afspraken ook daadwerkelijk worden nageleefd. Om dit ook daadwerkelijk te kunnen doen, kan men tegenwoordig gelukkig volop vertrouwen op geschikte bedrijfssoftware. 

SRM, SCM en ERP

Effectief Supplier Relationship Management is in de meeste gevallen pas mogelijk wanneer men gebruikmaakt van passende bedrijfssoftware. Ter ondersteuning van SRM moeten bedrijven daarom eigenlijk over software voor Supply Chain Management (SCM) en Enterprise Resource Planning (ERP) beschikken. In dit geval is SCM-software een module van het overkoepelende ERP-systeem. 

Het grote voordeel van deze combinatie is dat bedrijfsbrede informatie hierdoor in real-time gedeeld kan worden en voor alle betrokkenen inzichtelijk is. Voor de medewerkers die verantwoordelijk zijn voor SRM is het van cruciaal belang dat ze kunnen beschikken over actuele, relevante data. Zo moet men bijvoorbeeld weten of en hoeveel budget er is om aan een bepaalde leverancier uit te geven. 

Deze informatie kan men vervolgens uit het ERP-systeem ophalen, of er kan gezorgd worden dat deze data automatisch naar de SCM-omgeving wordt doorgesluisd. Daarnaast fungeren de systemen tevens als archief, waardoor men te allen tijde kan zien welke afspraken er in het verleden zijn gemaakt, bijvoorbeeld over de prijzen van een bepaalde leverancier.

Een oplossing die bij u past

Steeds meer bedrijven kiezen tegenwoordig voor een op maat gemaakte, branchespecifieke softwareoplossing. Dit kan ook alleen maar worden aangeraden, een leverancier met kennis van uw sector weet namelijk als geen ander hoe het u kan ondersteunen. Ze zijn immers bekend met de alledaagse uitdagingen van uw branche. 

De zoektocht naar een nieuw softwaresysteem begint echter altijd bij uzelf. Waarom heeft u het systeem nodig en welke rol moet het gaan vervullen? Pas als deze en overige vragen zijn beantwoord, is het tijd om de markt te gaan verkennen, zodat u aan de slag kan gaan met de optimalisatie van uw Supplier Relationship Management. 

Bron

Oracle NetSuite: ‘What is Supplier Relationship Management (SRM)?’ - 22 december 2022.