Wat is EDI? Een definitie, de voordelen en functie in ERP

Logistieke- en supply chain-processen kunnen aanzienlijk worden geoptimaliseerd via Electronic Data Interchange, ook wel bekend als EDI.

Supply chains strekken zich steeds meer uit tot mondiaal niveau. De gevolgen van de corona pandemie en de daarmee gepaard gaande beperkingen hebben aangetoond welke uitdagingen dit met zich mee kan brengen. Om knelpunten in het Supply Chain Management te voorkomen, is transparante communicatie tussen alle schakels in de supply chain vereist. 

Dit is waar Electronic Data Interchange (EDI) om de hoek komt kijken. In dit artikel zullen we hier dieper op ingaan en belichten we tevens de interactie met Enterprise Resource Planning.

Inhoudsopgave

• EDI: de betekenis
• Voordelen van Electronic Data Interchange
• EDI en ERP
• EDI-standaarden
• Conclusie

EDI: de betekenis

Electronic Data Interchange verwijst naar de uitwisseling van bedrijfsrelevante documenten en gegevens tussen zakenpartners. In het Nederlands is het begrip wellicht beter bekend als ‘elektronische gegevensuitwisseling’. 

Uitwisseling van informatie en documenten

De informatie wordt verzonden in de vorm van gestructureerde gegevens, dus er is geen handmatige tussenkomst vereist. De uitgewisselde documenten zijn doorgaans facturen, bestellingen of leveringsbonnen. Meer informatie over documentuitwisseling en -beheer kunt u terugvinden op de DMS-onderwerp pagina. 

Automatisering

Het elimineren van handmatige taken kent een doorslaggevend voordeel: EDI vergemakkelijkt de overdracht en communicatie van gegevens. Het proces wordt namelijk geautomatiseerd. Dit bespaart niet alleen tijd, maar zorgt er ook voor dat het document direct bij de ontvanger terechtkomt. Hierdoor kunnen de bedrijfsprocessen sneller worden afgehandeld en vergroot het de transparantie binnen de supply chain.

Voordelen van Electronic Data Interchange

De mondialisering heeft ervoor gezorgd dat supply chains zich vaak ook buiten de landsgrenzen bevinden. Moderne toeleveringsketens zijn vaak zeer complex en bestaan uit allerlei externe betrokkenen. 

Uitwisseling van realtime informatie

Het belang van snelle en duidelijke communicatie lijkt dus duidelijk. Als zich bij een bepaalde leverancier bijvoorbeeld problemen voordoen, kan men snel schakelen en de goederen bijvoorbeeld bij een ander bestellen. Dit is echter enkel mogelijk als men tijdig wordt geïnformeerd.

Transparantie

Transparantie in de communicatie is cruciaal voor een gestroomlijnde supply chain. Een gebrek aan transparantie kan bijvoorbeeld zorgen voor het Bullwhip Effect. Dit fenomeen, voor sommigen wellicht beter bekend als het opslingereffect, treedt op als er grote schommelingen zijn in de vraag van de klant, en de bestellingen die u bij de leverancier plaatst.

Het is meestal het gevolg van communicatieproblemen, maar kan tevens afhankelijk zijn van andere factoren zoals prijsschommelingen of 'hamstergedrag' bij de klanten. Het zorgt er uiteindelijk voor dat u te veel, of juist te weinig voorraad heeft. Dit kan ernstige gevolgen hebben, zeker op financieel vlak.

EDI en ERP

EDI-software is dus cruciaal om de logistieke processen zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Electronic Data Interchange-software is daarom ook doorgaans onderdeel van een overkoepelend Enterprise Resource Planning (ERP)-systeem. Het ERP-systeem houdt zich namelijk bezig met het verzamelen en centraliseren van belangrijke bedrijfsgegevens en -processen, en de EDI-software is verantwoordelijk voor het delen van deze data. Het fungeert als ware als de uitlaatklep richting alle betrokkenen, intern en extern. 

EDI-standaarden

Er bestaan al enige tijd uniforme, internationale standaarden voor elektronische datatransmissie. Als organisatie is het belangrijk dat u hier zo veel mogelijk van op de hoogte bent. Het bekendste voorbeeld hiervan is de zogeheten EDIFACT-standaard.

EDIFACT is de standaard die wordt gehanteerd door de Verenigde Naties. De afkorting staat voor ‘Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport’. In het Nederlands ook wel te verstaan als: ‘Elektronische gegevensuitwisseling voor administratie, handel en transport’. 

Tegenwoordig vormt deze standaard, samen met een aantal andere, de basis voor informatieuitwisseling die verder gaat dan bepaalde industrieën en landen. Om dit mogelijk te maken, wordt ieder EDIFACT-bericht voorzien van een uniforme afkorting, bestaande uit zes cijfers.

Conclusie

Er kan gesteld worden dat Electronic Data Interchange cruciaal is in dit digitale tijdperk. Leden van mondiale supply chains kunnen hierdoor in realtime informatie met elkaar uitwisselen, zodat potentiële problemen snel worden geïdentificeerd en opgelost.