ERP-software voor bedrijven in het openbaar vervoer

Lees hier hoe ERP-software bedrijven in het openbaar vervoer kunnen ondersteunen.

Chauffeurs die rijden en te maken hebben met personeelszaken, roosterplanners, de bussen die onderhoud nodig hebben, allemaal zaken waar een bedrijf rekening mee moet houden. Het is veel werk, waarschijnlijk allemaal zaken die via een digitale werkwijze en bedrijfsprocessen geregeld worden. Dankzij ERP-software kunnen zaken zoals deze vergemakkelijkt worden. Wij leggen u graag uit hoe dit werkt.

Inhoudsopgave

• Wat is ERP?
• Voordelen
• Modules
• Conclusie

Wat is ERP?

Een ERP systeem is een systeem dat zorgt voor een hogere productiviteit binnen uw organisatie, doordat veel processen binnen dit informatie- en managementsysteem geautomatiseerd kunnen worden. Geen enkele organisatie is hetzelfde. Een vervoersbedrijf is geen horecabedrijf. Dat is ook de reden dat ERP-software zo veel van elkaar verschilt per sector. Bovendien kan ieder systeem worden ingericht met modules die de verschillende afdelingen kunnen ondersteunen, zoals WMS en DMS. Deze modules bestaan weer per softwarepakket uit verschillende functionaliteiten. Het vinden van de ERP aanbieder die de juiste software kan leveren is daarom ook zo belangrijk.

Voordelen

ERP-software brengt verschillende voordelen en functionaliteiten met zich mee. Geen enkel ERP-pakket is gelijk. Afhankelijk van het bedrijf wordt er toegevoegde waarde gecreëerd op de volgende gebieden:

De automatisering van terugkerende activiteiten

Een ERP-systeem automatiseert veel eenvoudige en terugkerende werkzaamheden. Door deze toegevoegde waarde blijft er meer tijd over voor medewerkers om andere zaken te regelen.

Een centrale database

Binnen een ERP-systeem wordt alle data van het bedrijf wordt samengevoegd tot een centrale database. Op deze manier wordt de samenwerking tussen afdelingen beter en wordt informatie beter gedeeld. Dit zorgt voor transparantie en minder fouten.

Real-time gegevens

Met ERP profiteert men van real-time gegevens waardoor iedere werknemer op elk moment van de dag inzicht heeft in de meest recente data. Dit zorgt voor een hogere productiviteit aan het einde van de dag.

Digitale veiligheid

Door alle gegevens in het bedrijf te centraliseren, wordt het gemakkelijker om deze op slechts één plek te beschermen. Anders zou dit op veel verschillende plaatsen afzonderlijk moeten worden beveiligd, wat een enorme inspanning zou betekenen.

Rapportages

Alle bedrijfsprocessen van een bedrijf worden gemonitord en geanalyseerd. Rapporten met de resultaten van deze analyses kunnen met een druk op de knop automatisch worden aangemaakt en dienen als basis voor besluitvorming.

Modules

Onder ERP-software kunnen dus zoals hierboven beschreven meerdere modules hangen. Twee modules die voor de vervoersbranche van toegevoegde waarde zijn, zijn WMS en DMS. Deze lichten wij graag voor u uit. Er moet bij vermeld worden dat niet een volledig lijst is van mogelijkheden.

Wat is WMS?

Een magazijnbeheersysteem (WMS) is een software-oplossing die inzicht biedt in de volledige voorraad van een bedrijf en supply chain-processen beheert.

Met oplossingen voor magazijnbeheer kunnen organisaties bovendien hun bezettingsgraad van arbeid en ruimten en de investeringen in apparatuur maximaliseren door het resourcegebruik en de materiaalstromen te coördineren en te verbeteren. Specifiek zijn WMS-systemen ontworpen om te voldoen aan de behoeften van een volledige supply chain, inclusief distributie, productie, activa-intensieve en dienstverlenende bedrijven.

DMS

Volgens de definitie is DMS een Document Management Systeem dat helpt bij de verwerking en de opslag van allerlei documenten. Het heeft als doel om alle documenten in een bedrijf te digitaliseren en op een wijze alle documenten te archiveren dat ze op elke moment eenvoudig te vinden zijn.

Daarbij zorgt DMS-software voor een groot aantal functies om documenten te maken en te coördineren, te bewerken en ook te controleren en te versturen. Daardoor worden de bedrijfsprocessen in de onderneming op een overzichtelijke manier vereenvoudigd en geoptimaliseerd, wat zorgt voor transparantie. Met behulp van een gedetailleerde zoekfunctie kunnen gebruikers de documenten op elk moment van de dag gemakkelijk vinden, omdat deze een eenduidige tag meekrijgen en zo opgeslagen worden. Dat gebeurt al direct bij het openen of creëren van het bewuste document. Of het nu gaat om rekeningen, e-mails, alles kun je centraal verwerken en archiveren. Daarnaast beschikken DMS-systemen over functies waarmee je documenten kunt volgen. Zodat elke daartoe gemachtigde medewerker altijd over de actuele status van bijvoorbeeld een rekening kan beschikken en uit kan zoeken wie er mee bezig is en wanneer de betaaldatum verloopt.

Conclusie: ERP-software kan bedrijfsprocessen vermakkelijken

Voor vervoersbedrijven kan ERP-software bedrijfsprocessen vergemakkelijken. Roosters kunnen makkelijker worden aangepast, worden gedeeld met de financiële afdeling die het loon betalen en de administratie weet er ook meteen vanaf. Met een DMS-module wordt alles ook meteen gedocumenteerd, wat resulteert in een makkelijker verwerking van gegevens. Het is daardoor ook bijvoorbeeld makkelijker om jaaropgaves te maken voor de medewerkers elk jaar. Hierdoor blijft er meer tijd over voor belangrijkere zaken. Zo zijn er nog meer voordelen op te noemen. Voor meer informatie over ERP kunt u naar onze ‘website’.