Alles wat u moet weten over een ATS-systeem

Recruitment is één van de belangrijkste bouwstenen van een organisatie: daarom maken steeds meer HR-professionals gebruik van een ATS-systeem.

Steeds meer organisaties investeren in allerlei vormen van bedrijfssoftware om de alledaagse processen en werkzaamheden zo efficiënt mogelijk in te richten. De afdeling Human Resource Management (HRM) vormt hierin geen uitzondering op de regel. 

Het werven van nieuw personeel is cruciaal voor het succes van een organisatie: de werknemers zijn immers degenen die ervoor zorgen dat de visie en doelstellingen van het bedrijf behaald kunnen worden. Investeren in de juiste mensen is dan ook van cruciaal belang. 

Tegelijkertijd is het ook een zeer tijdrovend proces. De gemiddelde HR-professional/recruiter beschikt al over een enorm uitgebreid takenpakket, dus het is niet gek dat men doorgaans iedere mogelijkheid aangrijpt om tijdrovende taken zo efficiënt mogelijk in te kunnen richten. In dit artikel kijken wij naar de manier waarop een Applicant Tracking System (ATS) het leven van de recruiter wat eenvoudiger kan maken. 

Inhoudsopgave

• Wat is een ATS-systeem?
• De toegevoegde waarde van een Applicant Tracking System
• De digitalisering van HRM

Wat is een ATS-systeem?

ATS is de afkorting van de term ‘Applicant Tracking System’. Het is echter niet de enige benaming van het systeem, voor sommigen is de software wellicht beter bekend als: recruitmentsysteem, werving en selectie-software of een sollicitanten-/kandidaatvolgsysteem. De S in de afkorting ATS staat technisch gezien al voor het woord ‘systeem’, maar toch wordt de term ATS-systeem doorgaans het meest gebruikt. 

ATS-software wordt gebruikt om het wervingsproces en de interacties met (potentiële) kandidaten te beheren en, waar mogelijk, te automatiseren. Het doel is om het werving- en selectieproces efficiënter in te richten, voor zowel de recruiter als de kandidaat. 

De toegevoegde waarde van een Applicant Tracking System

Een Applicant Tracking Systeem (ATS) kan van cruciale waarde zijn voor organisaties die veel verschillende vacatures open hebben staan, en dagelijks tientallen of wie weet wel honderden sollicitaties moeten verwerken. Het is in dat geval geen makkelijke taak om de communicatie richting alle kandidaten bij te houden, en de kans op fouten neemt in dat geval toe. 

Administratieve ondersteuning

Het ATS-systeem ondersteunt door bepaalde administratieve taken van de recruiter over te nemen. Zo is het in staat om de juiste kandidaten geautomatiseerde berichten te sturen, bijvoorbeeld over de huidige status van hun sollicitatie. Iedereen vindt het immers prettig om te weten waar hij of zij aan toe is, en zo voorkomt u dat ze het te lang vinden duren en op zoek gaan naar iets anders, waar ze wel snel reactie op ontvangen. 

Een andere nuttige functie van het systeem is dat het een interne database aanmaakt, waarin men eenvoudig en overzichtelijk toegang heeft tot alle sollicitaties: van de reactie op de vacature, tot aan het gesprek waarin men het contract ondertekent. Een ATS kan daarnaast ook cv’s toetsen, potentiële talenten in kaart brengen en openstaande vacatures op job boards plaatsen. 

Rapportages en analyses

We werken tegenwoordig in een wereld die wordt gedreven door data. Wie duidelijk inzicht heeft in zijn processen en de daaruit voortkomende resultaten, heeft goud in handen. Zij weten immers als geen ander wat ze vervolgens kunnen doen om deze processen nog efficiënter in te kunnen richten. 

Het ATS-systeem kan automatisch rapportages en overzichten van de eerder genoemde processen creëren. Hierdoor kan u bijvoorbeeld precies inzien hoeveel reacties iedere vacature ontvangt, wat het slagingspercentage van het eventuele assessment is en welk percentage kandidaten bijvoorbeeld wordt uitgenodigd voor een tweede gesprek. Deze inzichten zijn extreem waardevol, omdat men aan de hand van deze data kan werken aan het stroomlijnen van het recruitmentproces. 

De digitalisering van HRM

De digitalisering van de meest uiteenlopende bedrijfsgebieden is in de afgelopen jaren niet onopgemerkt gebleven. Daar waar men voorheen vertrouwde op software-applicaties als Word en Excel, waartoe iedereen doorgaans toegang heeft, is men veel meer in gaan zien dat een goed bedrijfssoftware-systeem het dagelijks werkleven aanzienlijk kan vereenvoudigen. 

Dat het bedrijfsgebied Human Resource Management hierin geen uitzondering is, blijkt dus wel uit het gebruik van recruitment-software zoals een ATS-systeem of software voor algemeen Human Resource Management. 

Een goed begin is het halve werk

Daarmee is het echter niet gezegd dat iedere recruiter of HR-professional maar zonder gedegen vooronderzoek op zoek moet gaan naar een softwaresysteem. Zoals wij vaker herhalen is het ook in dit geval van cruciaal belang om uzelf af te vragen: op welke manier moet het ATS-systeem onze dagelijkse werkzaamheden gaan ondersteunen?

Als u het systeem bijvoorbeeld gaat implementeren, maar niet tot in de puntjes hebt gedefinieerd in welke fasen kandidaten bepaalde geautomatiseerde berichten moeten ontvangen, dan gaat het al snel mis. Het corrigeren hiervan kost vervolgens meer tijd dan dat het gebruik van het systeem heeft opgeleverd. 

Softwareontwikkelaars kunnen de systemen doorgaans bijna op maat afstemmen op de behoeften van een klant. Breng van tevoren dus goed in kaart aan welke functionaliteiten u behoefte heeft en achterhaal of de leverancier hieraan kan voldoen. Zo zorgt u dat u het meeste kan halen uit het systeem en dat het feilloos aansluit op de behoeften van uw organisatie. 

Gerelateerd: “3 manieren waarop uw HR-afdeling kan profiteren van AI”