E-facturatie vanaf 2030 verplicht: wat betekent dit voor ERP-systemen?

Vanaf 1 juli 2030 wil het kabinet e-facturatie verplicht stellen voor zakelijke transacties. Wat betekent dit voor ERP-systemen en financiële administratie?

Vanaf 1 juli 2030 moeten Nederlandse bedrijven volgens de plannen van het kabinet overstappen op e-facturatie voor zakelijke transacties. De verplichting gaat niet alleen gelden voor grensoverschrijdende transacties binnen de Europese Unie, maar ook voor transacties tussen bedrijven binnen Nederland. Voor organisaties die facturen vanuit hun ERP-systeem, boekhoudpakket of andere financiële software versturen, betekent dit dat de inrichting van de financiële administratie mogelijk moet worden aangepast.

De maatregel komt voort uit de Europese richtlijn VAT in the Digital Age (ViDA). Het doel daarvan is om btw-rapportage verder te digitaliseren, administratieve processen te automatiseren en belastingfraude beter te kunnen bestrijden. Het Nederlandse wetsvoorstel moet de komende periode nog verder worden uitgewerkt.

In het kort

• Het kabinet wil e-facturatie vanaf 1 juli 2030 verplicht maken.
• De verplichting geldt voor zowel internationale als binnenlandse B2B-transacties.
• Nederlandse bedrijven binnen de kleineondernemersregeling worden volgens het huidige voorstel uitgezonderd.
• Voor binnenlandse transacties moet digitale rapportage vanaf 1 juli 2031 verplicht worden.
• Bedrijven moeten controleren of hun ERP-systeem, boekhoudsoftware of facturatiesoftware elektronische facturen kan verwerken.
• De verandering raakt vooral processen rond verkoop, inkoop, boekhouding, btw en financiële administratie.

Wat verandert er vanaf 1 juli 2030?

Een gewone digitale factuur is niet automatisch hetzelfde als een elektronische factuur. Een pdf die per e-mail wordt verstuurd is bijvoorbeeld digitaal, maar bevat niet noodzakelijk de gestructureerde gegevens die nodig zijn om de factuur automatisch van het ene systeem naar het andere te verwerken.

Bij elektronisch factureren worden factuurgegevens in een gestructureerd formaat uitgewisseld. Daardoor kan software de gegevens automatisch inlezen en verwerken. Handmatige invoer van factuurregels kan daarmee grotendeels worden voorkomen.

Vanaf juli 2030 moeten grensoverschrijdende B2B-transacties binnen de EU volgens dezelfde digitale werkwijze worden gerapporteerd. Nederland wil die verplichting ook toepassen op binnenlandse zakelijke transacties. Het kabinet verwacht dat dit uiteindelijk kan zorgen voor minder administratieve lasten en verdere automatisering van facturatieprocessen.

Waarom raakt e-facturatie ook het ERP-systeem?

Een Enterprise Resource Planning-systeem (ERP) verbindt verschillende bedrijfsprocessen binnen één centrale omgeving. Denk bijvoorbeeld aan verkoop, inkoop, voorraad, productie en de financiële administratie. 

Facturatie ontstaat vaak direct uit andere ERP-processen. Een verkooporder kan bijvoorbeeld leiden tot een levering, waarna automatisch een factuur wordt aangemaakt. Aan de inkoopkant kunnen ontvangen facturen worden gekoppeld aan bestellingen, leveranciers en betalingen. Daardoor raakt ERP facturatie veel meer onderdelen van een organisatie dan alleen de boekhouding.

Wanneer e-facturatie verplicht wordt, moet het systeem deze gestructureerde gegevens correct kunnen aanmaken, ontvangen, controleren en verwerken. Organisaties die hun facturen nu nog grotendeels als pdf genereren of handmatig inboeken, moeten daarom mogelijk hun processen aanpassen.

Deze ERP-processen kunnen worden geraakt

De invoering van verplichte e-facturatie raakt verschillende processen binnen een ERP-omgeving:

• Verkoop: uitgaande facturen moeten in het juiste elektronische formaat kunnen worden aangemaakt en verzonden.
• Inkoop: ontvangen e-facturen moeten automatisch aan leveranciers en inkooporders kunnen worden gekoppeld.
• Financiële administratie: factuurgegevens moeten correct worden verwerkt in grootboek, btw-administratie en rapportages.
• Debiteurenbeheer: betalingen en openstaande posten moeten aan de juiste elektronische facturen worden gekoppeld.
• Crediteurenbeheer: inkomende facturen kunnen automatisch worden gecontroleerd en klaargezet voor goedkeuring.
• Rapportage: gegevens uit facturen worden belangrijker voor digitale btw-rapportages richting de Belastingdienst.

Juist doordat deze processen met elkaar samenhangen, kan een ERP-systeem een centrale rol spelen bij de overgang naar e-facturatie.

Automatisch facturen verwerken in plaats van overtypen

Een van de belangrijkste voordelen van een e factuur is dat gegevens niet telkens opnieuw handmatig hoeven te worden ingevoerd. Wanneer leverancier en afnemer gebruikmaken van compatibele systemen, kan de factuur rechtstreeks van het ene softwaresysteem naar het andere worden verzonden.

Voor een organisatie met veel inkoopfacturen kan dat bijvoorbeeld betekenen dat gegevens zoals leverancier, factuurnummer, btw-bedrag en totaalbedrag automatisch beschikbaar komen in de financiële administratie. Het ERP-systeem kan deze informatie vervolgens koppelen aan bestaande gegevens.

Dat kan niet alleen tijd besparen, maar ook invoerfouten verminderen. De Rijksoverheid wijst er daarnaast op dat eerder onderzoek een kostenbesparing per verzonden en ontvangen factuur laat zien.

Welke rol speelt Peppol?

Bij e-facturatie wordt vaak gebruikgemaakt van Peppol. Dit is een infrastructuur waarmee organisaties gestandaardiseerde elektronische documenten kunnen uitwisselen. Peppol wordt bijvoorbeeld al gebruikt voor e-facturatie richting overheidsorganisaties.

Een ERP-systeem hoeft niet noodzakelijk zelf rechtstreeks onderdeel te zijn van het Peppol-netwerk. Vaak wordt een koppeling gebruikt met een gespecialiseerde dienstverlener of facturatie software die de elektronische uitwisseling verzorgt.

Voor organisaties is het daarom belangrijk om te controleren hoe hun huidige software met Peppol facturatie omgaat. Zeker bij oudere ERP-systemen of maatwerkoplossingen kan hiervoor een aanvullende koppeling of softwaremodule nodig zijn.

E-facturatie is niet nieuw voor de overheid

Voor een deel van de Nederlandse markt is elektronische facturatie al langer gebruikelijk. Decentrale overheden moeten sinds 2019 e-facturen van leveranciers kunnen ontvangen en verwerken. De overheid stimuleert daarnaast al jaren het gebruik van gestandaardiseerde elektronische facturen.

De verplichting vanaf 2030 zorgt er vooral voor dat e-facturatie veel breder wordt toegepast in het bedrijfsleven. Daarmee verandert het van een functionaliteit die sommige organisaties vrijwillig gebruiken naar een proces waar vrijwel iedere B2B-organisatie rekening mee moet houden.

Ook digitale btw-rapportage verandert

De plannen gaan verder dan alleen het versturen van elektronische facturen. Vanaf juli 2030 moeten grensoverschrijdende zakelijke transacties digitaal en per transactie worden gerapporteerd. Voor Nederlandse binnenlandse transacties wil het kabinet deze rapportage vanaf 1 juli 2031 verplicht stellen.

Dat maakt betrouwbare gegevens in de ERP financiële administratie nog belangrijker. Wanneer gegevens vanuit verkoop, inkoop en facturatie automatisch worden gebruikt voor fiscale rapportages, moeten deze informatie en processen goed op elkaar aansluiten.

ERP-systemen kunnen hier een voordeel hebben ten opzichte van losse applicaties. Wanneer facturatie, boekhouding en andere processen binnen dezelfde omgeving zijn geïntegreerd, hoeven gegevens minder vaak tussen verschillende systemen te worden overgezet.

Niet ieder bedrijf valt onder de verplichting

Het kabinet wil een uitzondering maken voor Nederlandse bedrijven die gebruikmaken van de kleineondernemersregeling. Dit betreft ondernemingen met een omzet van maximaal €20.000 per kalenderjaar. Deze groep zou ook na juli 2030 worden vrijgesteld van zowel e-facturatie als de nieuwe rapportageverplichtingen.

Voor veel andere bedrijven geldt dat zij zich wel moeten voorbereiden. Het wetsvoorstel is echter nog niet definitief. Het kabinet wil het voorstel eerst verder uitwerken en verwacht het voor de zomer van 2027 bij de Tweede Kamer in te dienen.

Wat moeten ERP-gebruikers nu al controleren?

2030 lijkt nog ver weg, maar voor organisaties met complexe ERP-omgevingen kan een technische verandering meerdere jaren voorbereiding vragen. Zeker wanneer maatwerk, koppelingen of oudere software worden gebruikt.

Bedrijven kunnen daarom alvast nagaan of hun huidige ERP- of administratieve software ondersteuning biedt voor gestructureerde elektronische facturen. Daarnaast is het verstandig om te controleren hoe inkomende en uitgaande facturen nu door de organisatie bewegen en op welke momenten medewerkers nog handmatige acties uitvoeren.

Ook bij een toekomstige ERP-selectie wordt e-facturatie daarmee een relevanter criterium. Ondersteuning voor elektronische facturen, Peppol, automatische factuurverwerking en fiscale rapportage kan straks een belangrijker onderdeel worden van de eisen aan financiële software.

E-facturatie maakt financiële integratie belangrijker

De nieuwe verplichting draait uiteindelijk niet alleen om het vervangen van een pdf-factuur door een ander bestandsformaat. Facturatie wordt steeds meer onderdeel van een volledig digitaal proces waarin ERP-systemen, leveranciers, klanten en de Belastingdienst gegevens automatisch met elkaar uitwisselen.

Voor organisaties die al werken met geïntegreerde ERP-processen kan de overgang daardoor relatief klein zijn. Bedrijven met veel handmatige administratie of losse systemen krijgen mogelijk meer werk. De periode tot 2030 biedt de mogelijkheid om facturatie en financiële processen daarop voor te bereiden.

Voor ERP-systemen betekent de ontwikkeling vooral dat integratie belangrijker wordt. Een factuur is niet langer alleen het eindproduct van de administratie, maar steeds meer een gestructureerde gegevensstroom die direct verbonden is met verkoop, inkoop, boekhouding en rapportage.

Bron

Computable en Rijksoverheid, september 2026