De verschillende soorten softwareprogramma's voor uw bedrijf

Er zijn talloze softwareprogramma's voor bedrijven. Welke heb je echt nodig en welke zijn overbodig?

De softwaremarkt zit vol met verschillende oplossingen voor bedrijven. Boekhoudprogramma's, projectmanagementtools, CRM-systemen of documentbeheersoftware. Ten tweede worden honderden verschillende softwareprogramma's tegelijkertijd gebruikt in bedrijven. 

In de regel worden deze dan los van elkaar bediend. Hierdoor ontstaan er door het hele bedrijf talloze datasilo's en worden de eigen processen onnodig opgeblazen en niet efficiënt. We laten u zien welke applicaties u nodig heeft, hoe u deze kunt harmoniseren en hoe u uiteindelijk meer resourcebesparende en efficiënte processen kunt bereiken. 

Inhoudsopgave

• Softwareprogramma's
• CRM
• DMS
• Project management
• Boekhoudsoftware
• WMS
• ERP

Softwareprogramma's voor bedrijven

In bijna elk bedrijf worden softwareprogramma's gebruikt. Van e-mailprogramma's en software voor financiële boekhouding tot complexe PPS-systemen in productiebedrijven. Er zijn talloze mogelijkheden voor het digitaliseren van bedrijven waarbij elke onderneming specifieke eisen heeft voor zijn software. 

Soms worden tegenwoordig enkele honderden oplossingen tegelijkertijd gebruikt in bedrijven. Deze staan dan meestal op zichzelf. Gegevens die in deze programma's worden verwerkt, blijven exclusief en zijn alleen beschikbaar binnen het betreffende softwareprogramma. Hierdoor ontstaan datasilo's die de individuele processen in een bedrijf onnodig compliceren en verlengen. 

De gegevens moeten vervolgens handmatig worden geëxporteerd vanuit de respectieve programma's en geïmporteerd in andere toepassingen. Hoe dit te voorkomen, verduidelijken we in de loop van dit artikel. Laten we eerst eens kijken naar enkele belangrijke softwareprogramma's die in zowat elk bedrijf worden gebruikt.

Customer Relationship Management (CRM)

Een CRM ondersteunt bedrijven bij het verzorgen van hun klanten. Hiervoor wordt voor elke klant  een apart klantenbestand aangemaakt, waarin alle gegevens over de klanten worden opgeslagen. Alle actoren die bij het bedrijf betrokken zijn, hebben  hier dan  toegang toe. Voor de klantenservice heeft dit als voordeel dat ze snel kunnen reageren op alle aspecten van een klant. 

Je hebt direct toegang tot het dossier van de klant en ziet zo direct wat er laatst met de klant is besproken, of er openstaande facturen zijn of dat de klant ergens over heeft geklaagd. Dit verkort het gesprek aanzienlijk, wat aan de ene kant capaciteiten bespaart en aan de andere kant de klanten tegemoet komt. 

Marketing en sales profiteren ook van gecentraliseerde klantgegevens. Als deze worden geëvalueerd, kunnen doelgroepen veel scherper worden geïdentificeerd. Op deze manier kunt u individueler reageren op uw eigen klanten zonder extra moeite te doen. Integendeel, het systeem biedt tal van automatiseringen binnen de processen met verschillende > functies. 

Document Management Systeem (DMS)

Met een DMS organiseren bedrijven al hun documenten, die worden ontvangen, geproduceerd en verzonden. Voor dit doel worden alle rondrennen opgeslagen in een duidelijk gedefinieerde mappenstructuur op een centrale database. Elk document is beschikbaar in slechts één geldige versie. 

Alle geautoriseerde medewerkers hebben er toegang toe en kunnen zo betrouwbaarder en sneller informatie met elkaar delen. Het systeem archiveert ook alle documenten op een auditbestendige manier in overeenstemming met de wettelijke vereisten en beschermt ze tegen onbedoelde verwijderingen of wijzigingen. 

Zoekfuncties zorgen voor een snelle vindbaarheid van alle documenten. Zet de stap naar een papierloos kantoor met een DMS. Alle gegevens worden beschikbaar gesteld in de centrale database, waardoor kopieën en afdrukken voor de distributie ervan volledig overbodig zijn. 

Project management software

Veel bedrijven werken tegenwoordig projectmatig. Met project management software kunnen projecten worden berekend, gepland en uitgevoerd. Individuele projectstappen kunnen worden onderverdeeld in nog kleinere secties en worden toegewezen aan specifieke werknemers. Op overzichtelijke dashboards kan de voortgang van elk procesonderdeel worden gemonitord. 

Alle benodigde resources kunnen ook worden gepland voor de afzonderlijke projectsecties en werknemers kunnen hun werkuren tot op de minuut volgen. Het systeem waarschuwt als het budget van het project op een gegeven moment uit de hand dreigt te lopen. Dan kunnen er snel nacalculaties worden gemaakt om het project als geheel niet in gevaar te brengen. 

Boekhoudsoftware

Een boekhoudsoftware ondersteunt bedrijven niet alleen bij de voorbereidende boekhouding, maar biedt ook verschillende functies voor facturering en controle. In dit softwareprogramma worden alle geldstromen binnen het bedrijf en buiten haar grenzen vastgelegd en verwerkt. 

Het systeem biedt talloze functies die dagelijkse processen enorm ondersteunen. Hierdoor zijn uw eigen medewerkers verlost van vervelende dagelijkse taken en kunnen ze zich toeleggen op meer creatieve processen en taken. 

Warehouse Management Systeem (WMS)

Alle materialen worden digitaal in kaart gebracht in een warehouse management systeem. Op deze manier is het altijd mogelijk om precies te zien hoeveel eenheden van een bepaald artikel op voorraad zijn, voor welke processen ze gepland staan en waar ze precies worden opgeslagen. Het systeem waarschuwt in een vroeg stadium wanneer een bepaald artikel de kritieke hoeveelheid bereikt en kan een overeenkomstige nabestelling initiëren. 

Alle goederenstromen kunnen in het WMS worden weergegeven en kunnen zo transparant worden getraceerd. Zo kan het magazijn aanzienlijk worden ontlast en kunnen eerder gebonden capaciteiten worden vrijgegeven. Deze kunnen dan winstgevend elders worden binnengebracht zonder het risico te lopen in productieopstoppingen te komen omdat materialen niet op voorraad zijn. 

Enterprise Resource Planning (ERP)

Vaak staan alle bovengenoemde systemen op zichzelf. Met ERP-software is dit precies wat wordt omzeild. Dit verbindt alle afzonderlijke applicaties met elkaar en maakt zo communicatie of gegevensuitwisseling tussen de afzonderlijke applicaties mogelijk. EEN ERP-software heeft een modulaire opbouw. 

Elke module vertegenwoordigt een specifiek verantwoordelijkheidsgebied in het bedrijf en behandelt het aan de softwarekant. Alle modules zijn met elkaar verbonden via een centrale database. De ERP-software dient als een gemeenschappelijk platform voor alle applicaties.  Afhankelijk van de behoeften van een bedrijf bestaat een ERP-software uit al die modules die nodig zijn om de eigen processen af te dekken. 

Het grote voordeel van een ERP-software komt voort uit de mogelijkheid om processen bedrijfsbreed te automatiseren en dus veel slanker in te richten. De handmatige overdracht van gegevens is niet langer nodig en veel automatiseringen kunnen dagelijkse taken overnemen. 

Er zijn dan ook tal van ERP-systemen op de markt die speciaal zijn aangepast aan de behoeften van bepaalde industrieën en bedrijven. Om het juiste softwareprogramma voor uw eigen doeleinden te vinden, moet u zich eerst bewust worden van de vereisten die u aan dergelijke ERP-software hebt. 

Conclusie: ERP-systeem combineert softwareprogramma's van alle soorten

Bedrijven werken vaak met meerdere softwareprogramma's tegelijkertijd. Deze staan op zichzelf en maken de processen over het algemeen inefficiënt. ERP-software combineert de verschillende softwareprogramma's in slechts één applicatie en maakt zo de weg vrij voor afdelingsoverstijgende en lean processen waarmee op alle niveaus middelen kunnen worden bespaard. 

Wel is het belangrijk dat de gekozen ERP-software perfect aansluit bij uw eigen bedrijf en de processen volledig digitaal in kaart kan brengen. Gebruik onze vergelijkingstool en vind vandaag nog de perfecte ERR-oplossing voor uw bedrijf.