ERP-advies vragen: aan wie en waar moet je op letten?

Ervaringen van andere bedrijven kunnen je ERP-selectie een stuk makkelijker maken. Maar goed ERP-advies geeft richting, het bepaalt niet welk systeem je moet kiezen.

Een nieuw ERP-systeem kies je niet iedere dag. Het is daarom logisch om tijdens je zoektocht advies te vragen aan collega's, andere ondernemers of bedrijven uit dezelfde sector. Hun ervaringen kunnen je laten zien waar je zelf nog niet aan hebt gedacht.

Toch is een ERP-systeem dat bij een ander bedrijf goed werkt niet automatisch de beste keuze voor jouw organisatie. Bedrijfsprocessen, gebruikers, koppelingen en eisen kunnen zelfs binnen dezelfde sector sterk verschillen.

Gebruik ERP-advies daarom vooral om betere vragen te stellen en je eigen selectie scherper te maken.

Vraag ERP-advies aan bedrijven met vergelijkbare processen

Ervaringen van andere bedrijven kunnen tijdens een ERP-selectie veel waarde hebben, vooral wanneer die organisaties qua sector, omvang en processen op jouw bedrijf lijken. Zij kunnen vertellen hoe het systeem in de praktijk werkt, hoe de implementatie is verlopen en tegen welke beperkingen ze zijn aangelopen.

Vraag daarbij niet alleen of iemand tevreden is met het ERP-systeem, maar probeer vooral te achterhalen waarom het bij die organisatie wel of niet goed werkt. Interessante onderwerpen om naar te vragen zijn bijvoorbeeld:

• de reden waarom voor dit ERP-systeem is gekozen;
• onderdelen die in de praktijk beter of juist minder goed werken;
• functies die achteraf bleken te ontbreken;
• de hoeveelheid maatwerk of extra koppelingen;
• het verloop van de implementatie;
• de ondersteuning vanuit de ERP-leverancier.

Hoe meer de situatie van het andere bedrijf lijkt op die van jouw organisatie, hoe beter je kunt inschatten welke ervaringen ook voor jouw ERP-selectie relevant zijn. Een positieve ervaring zegt namelijk vooral iets wanneer de processen en eisen enigszins overeenkomen met die van jouw bedrijf.

Kijk verder dan alleen positieve ERP-ervaringen

Een enthousiaste referentie is waardevol, maar vertelt slechts één verhaal.

Stel dat een andere groothandel erg tevreden is met zijn ERP-software. Misschien gebruikt dat bedrijf één magazijn terwijl jij er vijf hebt. Of worden daar nauwelijks artikelen samengesteld terwijl dat bij jouw organisatie een dagelijks proces is.

Zelfs binnen dezelfde branche kunnen de eisen dus behoorlijk verschillen.

Vraag bij ERP-ervaringen daarom niet alleen of iemand tevreden is, maar vooral waarom. Pas wanneer je begrijpt welke werkzaamheden en eisen achter die ervaring zitten, kun je bepalen hoeveel waarde het advies voor jouw situatie heeft.

Vraag ERP-referenties aan de leverancier

Heb je een of meerdere ERP-leveranciers op het oog? Vraag dan ook naar relevante referenties.

Een goede referentie lijkt zoveel mogelijk op jouw situatie. Alleen dezelfde sector is daarvoor niet altijd voldoende. Kijk bijvoorbeeld ook naar:

• bedrijfsgrootte;
• aantal ERP-gebruikers;
• processen die worden ondersteund;
• aantal vestigingen of magazijnen;
• benodigde koppelingen;
• omvang en complexiteit van de implementatie.

Vraag vervolgens of je met een bestaande klant kunt spreken.

Probeer daarbij verder te gaan dan de standaardvraag of iemand tevreden is. Vraag bijvoorbeeld welke problemen tijdens de implementatie ontstonden, hoeveel interne tijd nodig was en wat het bedrijf met de kennis van nu anders zou aanpakken.

Zo krijg je een beter beeld van zowel het ERP-systeem als de leverancier erachter.

Advies van een ERP-leverancier

Ook een ERP-leverancier kan waardevol advies geven. De leverancier kent het eigen systeem goed en kan daardoor snel aangeven welke mogelijkheden aansluiten op jouw eisen en processen.

Houd er wel rekening mee dat een leverancier vanzelfsprekend vanuit zijn eigen ERP-oplossing kijkt. Gebruik zo'n gesprek daarom vooral om te achterhalen wat het systeem wel en niet kan.

Vraag bijvoorbeeld hoe bepaalde processen worden ondersteund, welke functionaliteiten standaard beschikbaar zijn, waar maatwerk nodig is en welke koppelingen mogelijk zijn. Laat belangrijke onderdelen tijdens een demo ook daadwerkelijk zien.

Vergelijk je meerdere ERP-leveranciers? Leg dan zoveel mogelijk dezelfde eisen en praktijksituaties voor. Zo worden verschillen tussen systemen een stuk duidelijker.

Wanneer kan een onafhankelijke ERP-adviseur helpen?

Een ERP-adviseur kan interessant zijn wanneer je zelf onvoldoende kennis of capaciteit hebt om een selectie te begeleiden.

Een onafhankelijke adviseur kan bijvoorbeeld helpen bij:

• het analyseren van bedrijfsprocessen;
• het opstellen van eisen en wensen;
• het bepalen welke ERP-oplossingen relevant zijn;
• het beoordelen van offertes en demonstraties;
• het voorbereiden van gesprekken met leveranciers;
• het begeleiden van de selectie of implementatie.

Controleer wel hoe onafhankelijk de adviseur daadwerkelijk werkt. Vraag bijvoorbeeld of er commerciële afspraken bestaan met bepaalde ERP-leveranciers en op basis waarvan systemen worden meegenomen of uitgesloten.

Ook bij onafhankelijk ERP-advies blijft de uiteindelijke keuze namelijk van jouw organisatie.

Ook online reviews en AI zijn slechts een startpunt

ERP-advies komt tegenwoordig niet alleen meer van collega's en leveranciers. Reviews, vergelijkingssites en AI-tools kunnen helpen bij je eerste oriëntatie.

Daarvoor geldt eigenlijk hetzelfde als bij een advies van een bekende: gebruik de informatie als input, niet als eindbeslissing.

Een online review vertelt meestal niet of het bedrijf dezelfde processen heeft als jij. En een AI-tool kan alleen beoordelen op basis van de informatie die je invoert en waarover het beschikt.

Gebruik zulke hulpmiddelen daarom vooral om:

• mogelijke oplossingen te ontdekken;
• selectiecriteria te verzamelen;
• vragen voor leveranciers voor te bereiden;
• verschillen tussen systemen verder te onderzoeken.

Laat uiteindelijk altijd zien hoe een ERP-oplossing jouw eigen processen ondersteunt.

Gebruik ERP-advies als onderdeel van je eigen vergelijking

ERP-advies kan helpen om sneller zicht te krijgen op systemen, leveranciers en aandachtspunten die voor jouw organisatie relevant zijn. Ervaringen van andere bedrijven geven vaak extra context over de implementatie, het dagelijks gebruik en de samenwerking met een leverancier, terwijl gesprekken met leveranciers juist meer duidelijkheid geven over functionaliteiten en technische mogelijkheden.

Baseer je keuze alleen niet op één ervaring of aanbeveling. Vergelijk altijd meerdere systemen en kijk daarbij naar je eigen processen, eisen, budget en groeiplannen. Een ERP-oplossing die goed werkt bij een ander bedrijf hoeft namelijk niet automatisch dezelfde voordelen voor jouw organisatie te bieden.

Benieuwd welke ERP-oplossingen bij jouw organisatie passen? Vergelijk ERP-systemen voor jouw bedrijf en ontdek welke leveranciers aansluiten op je wensen en eisen.

Veelgestelde vragen over ERP-advies

Aan wie kan ik ERP-advies vragen?

Vraag advies aan vergelijkbare bedrijven, bestaande gebruikers van ERP-software, leveranciers en eventueel een onafhankelijke ERP-adviseur. Door meerdere bronnen te combineren krijg je een completer beeld.

Is advies van een andere ERP-gebruiker betrouwbaar?

De ervaring kan waardevol zijn, maar hoeft niet volledig op jouw situatie van toepassing te zijn. Vergelijk daarom onder andere processen, bedrijfsgrootte, functionaliteiten en gebruikte koppelingen.

Welke vragen stel ik aan een ERP-referentie?

Vraag niet alleen of iemand tevreden is. Vraag ook wat tegenviel, welke functies ontbreken, hoe de implementatie verliep, hoeveel maatwerk nodig was en of het bedrijf opnieuw dezelfde keuze zou maken.

Wanneer heb ik een ERP-adviseur nodig?

Een ERP-adviseur kan helpen wanneer je intern onvoldoende ervaring of capaciteit hebt om processen te analyseren, eisen op te stellen en leveranciers objectief te vergelijken.

Wat is onafhankelijk ERP-advies?

Bij onafhankelijk ERP-advies hoort de adviseur niet vanuit het commerciële belang van één specifieke softwareleverancier te adviseren. Controleer altijd welke relaties of afspraken een adviseur met leveranciers heeft.