Geld besparen op inkoop met procurement software

Moderne procurement software vergemakkelijkt het gehele inkoopproces in de bouw. Ontdek hoe ook u uw inkoopprocessen kunt optimaliseren.

In de praktijk wordt inkoop vaak gelijkgesteld met procurement. In feite moet hier een onderscheid worden gemaakt, omdat inkoop slechts een onderdeel is van het gehele inkoopsysteem.

Inhoud

• Procurement in de bouw
• Elektronische inkoop in de bouw
• Open, semi-open en gesloten systemen voor inkoop
• Operatief versus strategische inkoop
• Strategische selectie leveranciers
• Verdere voordelen voor strategische inkoop
• Voordelen van een ERP-systeem voor operationele inkoop
• Bepaling van behoeften en inventarisbeheer met behulp van ERP
• Efficiënt bestellen in ERP
• Goederenontvangst en betalingsverwerking in ERP voor de bouw
• De rol van supply chain management
• Conclusie: ERP-systemen maken inkoop aanzienlijk eenvoudiger

Procurement in de bouw

Procurement is een bedrijfsproces. Dit proces omvat alle maatregelen om het bedrijf te voorzien van;

• goederen
• bedrijfsmiddelen
• grond, hulp- en bedrijfsstoffen
• leverancier onderdelen
• diensten
• personeel
• informatie
• kapitaal.

Deze middelen moeten op het juiste moment en op de juiste plaats in de juiste kwaliteit en kwantiteit beschikbaar worden gesteld. Als u dit proces nu doorverwijst naar bouwbedrijven, is het een kwestie van die middelen ter beschikking stellen voor de realisatie van een bouwproject.

Focus op materiaal en arbeidsmiddelen

Opgemerkt moet worden dat het aanbod van kapitaal en werknemers volgens de definitie ondergeschikt is aan inkoop. In de praktijk vallen deze gebieden echter niet onder dit toepassingsgebied. Voor dit doel worden meestal afzonderlijke gebieden ingesteld, zoals personeel, financiën of facility management.
Op dit punt willen we echter specifiek ingaan op het taakgebied van inkoop.

Elektronische inkoop in de bouw

Elektronische inkoop omvat de inkoop van goederen, goederen of diensten via internet en andere informatie- en communicatiesystemen, zoals een ERP-systeem.

Vooral grote bedrijven of bedrijven met een overeenkomstig uitgebreide inkoopomgeving maken vaak gebruik van deze methode. Verschillende bouwbedrijven gebruiken ook ERP-systemen om hun inkoop te verwerken.

Open, semi-open en gesloten systemen voor inkoop

Op het gebied van elektronische aanbesteding moet onderscheid worden gemaakt tussen open, semi-open en gesloten systemen.

Open systemen

Open systemen worden voornamelijk gebruikt bij het omgaan met zogenaamde indirecte goederen. In tegenstelling tot materiële goederen zijn dit bijvoorbeeld bepaalde diensten. Het systeem van de provider is meestal asynchroon verbonden met het systeem van de klant via internet.

De gegevensuitwisseling vindt vervolgens plaats op basis van productcatalogi die door de aanbieder op gezette tijden worden verstrekt. Aangezien inkoop in de bouw voornamelijk over de inkoop van directe goederen gaat, worden open systemen zelden gebruikt.

Halfopen systemen

Semi-open systemen worden vaak gebruikt door groothandels die een groot aantal klanten moeten bedienen. Ze worden meestal geïntegreerd in het interne netwerk van de groothandel of leverancier.

Aan de klantzijde zijn meestal twee verschillende opties of interfaces beschikbaar.

Er is meestal een interface die de klant kan gebruiken om verbinding te maken met zijn eigen systeem. Hiervoor worden bijvoorbeeld Java-toepassingen gebruikt.

Aan de andere kant biedt de provider meestal een standaardinterface die in de browser wordt uitgevoerd. Met deze interface kunnen klanten bijvoorbeeld bestellingen plaatsen of de huidige status van hun levering volgen.

Gesloten systemen

In een gesloten systeem zijn de twee systemen (die van de klant en die van de aanbieder) direct met elkaar verbonden. In termen van technische implementatie is dit meestal geen eenvoudige onderneming, omdat er geschikte interfaces moeten worden gemaakt. Als de ERP-systemen compatibel zijn, is de verbinding eenvoudiger te implementeren.

De gegevensoverdracht vindt meestal plaats via VPN (Virtual Private Network). Bovendien is de platform-neutrale beschrijvingstaal XML (Extensible Markup Language) gebruikelijk. Vanwege de relatief hoge opstartkosten van een gesloten systeem, loont dit type systeem alleen als een overeenkomstig hoog inkoopniveau tussen de twee partijen plaatsvindt.

Voordelen van elektronische aanbesteding in de bouw

Ongeacht welk systeem wordt gebruikt, er zijn verschillende voordelen van elektronische aanbesteding voor de bouw:

• besparing proceskosten
• minder tijd nodig
• vermindering van transmissiefouten
• snellere informatie-uitwisseling met geautomatiseerd bestelproces
• grotere transparantie, bijvoorbeeld met betrekking tot de leveringsstatus etc.
• geïntegreerde functies voor facturering maken verwerking eenvoudiger
• geautomatiseerde, klant specifieke kortingssystemen
• functies voor statische evaluatie en documentatie voor toekomstige beslissingen over bedrijfsstrategieën

De exacte plaats waar deze worden gebruikt, wordt later in meer detail vermeld. Concreet willen we eerst het inkoopproces zelf aanpakken, omdat ERP-systemen verschillende aspecten van inkoop op andere manieren kunnen ondersteunen.

ERP-systemen zijn voordelig vanuit zowel operationeel als strategisch oogpunt voor inkoop in de bouw.

Operatief versus strategische inkoop in de bouw

Om deze reden moet eerst een duidelijk onderscheid worden gemaakt tussen operationele en strategische inkoop.

Operationele inkoop

Inkoop (in de bouwsector maar ook in andere industrieën) is meestal een gedefinieerd bedrijfsproces.

De inkoop van een bepaald artikel wordt gestart in de materiaalplanning. Dit activeert vervolgens een bestelaanvraag. De bestelling zelf bevat niet alleen het gewenste artikel in de gewenste hoeveelheid, maar ook de gewenste levertijd en plaats.

Strategische inkoop in aanbouw

Het strategische aspect van inkoop houdt zich bezig met hoe het moet worden gedaan. De vragen met betrekking tot strategische inkoop omvatten bijvoorbeeld de keuze van een geschikte leverancier of bijbehorende prijsonderhandelingen. Maar beslissingen nemen of kopen zijn ook strategisch van aard.

Relevantie van strategische inkoop in de bouw

In principe worden hier langetermijnbeslissingen genomen die van invloed zijn op dagelijkse, operationele inkoop. Strategische aanbestedingen zijn ook bijzonder belangrijk in de bouw, omdat het risico op insolventie in deze sector aanzienlijk groter is dan in andere.

De bouwsector: prijsconcurrentie en lage winstmarges

De reden hiervoor is het relatief lage rendement op de omzet in combinatie met de hoge prijsconcurrentie in de industrie. Prijsconcurrentie wordt verder verergerd door de noodzaak om medewerkers en machines permanent te gebruiken.

Om deze reden concentreren veel bouwbedrijven zich op het verwerven van nieuwe orders en verwaarlozen mogelijke optimalisatie van inkoop en berekening. Vooral deze optimalisatie zou de winstmarges van bouwbedrijven aanzienlijk kunnen verhogen.

Dit maakt duidelijk dat strategische inkoop een enorm belangrijk maar ook onafhankelijk verantwoordelijkheidsgebied is. Dienovereenkomstig moeten operationele en strategische inkoop ook als afzonderlijke categorieën worden beschouwd met betrekking tot de voordelen van een ERP-systeem.

Strategische selectie leveranciers

Als onderdeel van het leveranciersselectieproces wordt een geschikte leverancier geselecteerd voor de uitvoering van bepaalde inkooporders met behulp van vooraf gedefinieerde selectiecriteria. Een strategische selectie van leveranciers is een belangrijke voorwaarde voor de winstgevendheid van het bouwbedrijf.

Vergelijk bestaande providers

In het ERP-systeem kan de leverancierselectie worden geïmplementeerd via leveranciers- of bronbeheer. Dit geeft aan tegen welke prijs en in welke levertijd een artikel van een leverancier is verkregen. Alle bestaande leveranciers kunnen met elkaar worden vergeleken op basis van de algemene voorwaarden (zoals budget of urgentie van de bestelling).

Leveranciersbeoordelingen

Verschillende systemen bieden de mogelijkheid van leveranciersevaluatie. Hoe deze functie of module gedetailleerd is gestructureerd, varieert tussen verschillende ERP-systemen.

Gewoonlijk wordt een kerncijfer of een puntwaarde berekend uit verschillende factoren die in het ERP-systeem worden gehandhaafd en die kunnen worden gebruikt om leveranciers te vergelijken. Een leverancier wordt geëvalueerd op basis van zijn contacthistorie en houd onder meer rekening met de volgende aspecten:

• prijswijzigingen
• veranderingen in levertijden
• aantal klachten
• frequentie van kwaliteitsgebreken
• frequentie van verkeerde aflevering van hoeveelheden

Externe ingang

Sommige ERP-systemen hebben extra functies met betrekking tot de integratie van extra gegevens. Geïntegreerde online databases kunnen bijvoorbeeld prijzen en levertijden vergelijken van aanbieders met wie er geen contact is.

Op deze manier kan een geschikt ERP-systeem bouwbedrijven helpen de juiste leverancier te vinden.

Voordelen voor strategische inkoop

Naast voordelen voor strategische leverancierselectie, kan een ERP-systeem in de bouw vele andere strategische voordelen opleveren:

• optimalisatie van levertijden
• kostenreductie door wereldwijde inkoop
• kostenstructuuranalyse
• duurzame vermindering van indirecte kosten
• efficiënte planning en aanvraag van aanbiedingen
• optimalisatie van de leveranciersstructuur.

Maar er zijn ook verschillende voordelen voor operationele inkoop.

Voordelen van een ERP-systeem voor operationele inkoop

Het operationele inkoopproces kan worden onderverdeeld in acht basiscomponenten:

• de behoefteanalyse
• het inventarisbeheer
• de goedkeuring van het budget
• selectie van leveranciers
• de bestelling
• orderbewaking
• inkomende goederen
• betalingsverwerking.

Bepaling van eisen en inventarisbeheer met behulp van ERP

Als onderdeel van de behoefteanalyse wordt bepaald welke goederen op welk tijdstip in welke hoeveelheid nodig zijn. In een bouwbedrijf kan de behoefte ontstaan

• bouwmaterialen
• hulpbouwmaterialen (stoffen die niet in de fysieke structuur terechtkomen maar die nodig zijn voor de bouw)
• operationele materialen (brandstof, smeermiddelen, enz.)
• gereedschap
• externe services.

Moderne ERP-systemen kunnen de vereisten berekenen rekening houdend met verschillende berekeningsmethoden. Ongeacht of analytisch, synthetisch, deterministisch of enig ander type vereistenplanning wordt gebruikt, nemen ERP-systemen overwegend onafhankelijk de overeenkomstige berekening over.

Voorraadbeheer in de bouw

De inventariscontrole kan ook efficiënter worden uitgevoerd met behulp van een geschikt ERP-systeem. Intelligente ERP-systemen hebben een zeer efficiënt magazijnbeheersysteem dat, naast de beschikbare hoeveelheid, in één oogopslag de exacte positie van een specifiek artikel weergeeft. Vooraf gedefinieerde projecten met bijbehorende materiaalbehoeften kunnen via het systeem automatisch worden vergeleken met de huidige voorraadniveaus.

Goedkeuring van het budget in de bouw

Budgetgoedkeuring is meestal gebaseerd op een beslissing in controlling. Door een centraal ERP-systeem te gebruiken, werken alle medewerkers met dezelfde waarden en kunnen wijzigingen snel via het systeem communiceren. Op deze manier ontvangt de inkoopafdeling budgetgoedkeuring zodra een overeenkomstige beslissing is genomen.

Leveranciersselectie

Onder andere op basis van het budget moet nu een geschikte leverancier worden gevonden. Dit proces wordt vergemakkelijkt in het ERP-systeem door middel van de functies die al eerder zijn besproken.

Efficiënt bestellen in ERP 

ERP-systemen bieden een overzicht van alle lopende bestellingen. Deze kunnen meestal worden gefilterd volgens verschillende criteria. Alle open, niet-bevestigde, verzonden of geannuleerde bestellingen kunnen bijvoorbeeld op een gerichte manier worden weergegeven.

Orderbewaking

Het verwerken van bestellingen is bijzonder efficiënt als er een overeenkomstige verbinding is met het systeem van de leverancier. Op deze manier wordt transparantie gecreëerd binnen het gehele bestelproces. Als bijvoorbeeld een leverdatum is overschreden, kan het systeem na een bepaalde periode automatisch overeenkomstige herinneringen sturen naar de verantwoordelijke leverancier.

Bouwvergunningen

Afhankelijk van de structuur van het bouwbedrijf is het mogelijk dat een gewenste bestelling eerst moet worden goedgekeurd door een geautoriseerde supervisor. De betreffende medewerker kan via het systeem binnen enkele seconden de status van deze goedkeuring achterhalen.

Goederenontvangst en betalingsverwerking

ERP-systemen kunnen goederenontvangst versnellen door middel van talloze functies. Deze omvatten bijvoorbeeld:

• directe invoer van de hoeveelheden voor alle open posities (van de respectieve leverancier)
• snelle invoeging van de resterende open hoeveelheden (voor gedeeltelijke leveringen)
• magazijnallocatie
• geautomatiseerd afdrukken van etiketten.

Betalingsverwerking

Het verwerken van de betaling aan de betreffende leverancier is ook veel eenvoudiger met het ERP-systeem.

Het handmatig toewijzen van inkomende betalingen is meestal een zeer tijdrovend proces. Moderne ERP-systemen kunnen inkomende betalingen automatisch toewijzen. Het vereist slechts een korte, handmatige controle.

Verschillende betaalmethoden zijn meestal gestandaardiseerd als opties geïntegreerd in het systeem. Op deze manier kan het bouwbedrijf zich ook aanpassen aan de eisen van de betreffende leverancier.

De rol van supply chain management

Supply chain management beschrijft het opzetten of beheren van geïntegreerde logistieke ketens gedurende het gehele waardecreatieproces. Tegenwoordig zijn supply chains navenant complex en internationaal georiënteerd vanwege de toenemende globalisering.

Uiteindelijk maakt inkoop ook functioneel deel uit van het holistische supply chain management.

De rol van ERP-systemen in moderne supply chains

De rol van geïntegreerde ERP-systemen, die efficiënte gegevens- en informatie-uitwisseling tussen leverancier en ontvanger mogelijk maken, wordt duidelijk door de bedrijfsoverschrijdende aard van supply chain management.

Verschijnselen zoals het zweepeffect - ook bekend als het bullwhip-effect - kunnen aantoonbaar worden verminderd door informatie-uitwisseling tussen bedrijven transparanter te maken.

Conclusie: ERP-systemen maken inkoop in de bouw aanzienlijk eenvoudiger

Het wordt duidelijk dat moderne ERP-systemen een groot aantal voordelen voor inkoop kunnen opleveren. U kunt bijvoorbeeld helpen om inkoopkosten permanent te verlagen door passende strategische beslissingen. Dit is met name voordelig in de zeer competitieve bouwsector.

Bij operationele inkoop maken ERP-systemen het dagelijks leven voor veel werknemers eenvoudiger. Een efficiënte weergave van processen en extra automatisering bespaart waardevolle middelen die elders winstgevend kunnen worden gebruikt.