Efficiënter ontwikkelen in de bouw met BIM en DMS

Bij ieder bouwproject hebben alle partijen er baat bij dat het zo snel, voordelig en efficiënt mogelijk voltooid kan worden. De combinatie tussen BIM en DMS maakt dit mogelijk.

Gedurende de gehele levenscyclus van een bouwproject is het voor ontwikkelaars en andere belanghebbenden van cruciaal belang om deze complexe projecten succesvol af te ronden. ERP-, BIM- en DMS-software kunnen daar perfect ondersteuning bij bieden en hier zullen wij in deze blog dieper op ingaan.

Inhoudsopgave

• Wat is BIM?
• Document Management Systeem
• Interactie BIM en DMS
  • Het verleden
  • Het heden
• Conclusie: integratie BIM en DMS in uw ERP-systeem is een must

Wat is BIM?

Building Information Modeling, ofwel BIM, is een geavanceerde module voor het ontwerpen, bouwen en beheren van gebouwen. De module is tot leven gebracht om de samenwerking tussen alle betrokken projectpartners te optimaliseren (Syntess.nl, 2023).

Het systeem maakt gebruik van 3D-modellen, in plaats van een 2D-variant. Het verwerken van een BIM-module in uw ERP-systeem brengt de volgende voordelen met zich mee:

• Het systeem voorziet u van gedetailleerde informatie over fysieke en functionele aspecten van een gebouw. Het biedt dus de mogelijkheid om het project vanuit alle mogelijke hoeken te bekijken.
• De module voorziet u van inzichten wat betreft materialen, processen, systemen en onderdelen. Zo weet u altijd wat de huidige stand van zaken is.
• De samenwerking gedurende het verloop van het bouwproject is nog nooit zo eenvoudig en efficiënt geweest. De module biedt namelijk de mogelijkheid om virtueel op afstand met elkaar samen te werken. Een goede samenwerking zorgt ervoor dat er minder fouten gemaakt worden, men soepeler met elkaar tot besluiten kan komen en dus ook samen de kosten kunnen drukken (Businessbox, 2023).

Document Management Systeem

Een Document Management Systeem, ook wel DMS genoemd, is een module binnen uw ERP-systeem die ondersteuning biedt bij het verzamelen en beheren van allerlei soorten documenten. Bladeren door mappen om dat ene document te vinden is niet alleen tijdrovend en dus kostbaar, maar bovenal helemaal niet meer nodig als u beschikt over een DMS-module.

Het systeem stelt u en uw medewerkers in staat om eenvoudig documenten op te slaan, te bewerken en te raadplegen. Niet alleen helpt dit bij het bevorderen van de productiviteit en het stroomlijnen van processen binnen uw organisatie, ook vanuit veiligheidsperspectief is het ontzettend belangrijk om uw documenten op een centrale plek op te slaan. U bent daarnaast de baas over deze opslaglocatie en kan bepalen wie wel of niet toegang heeft tot de documenten.

In een sector als de bouw waarin heel veel met strakke deadlines wordt gewerkt, is het dankzij de DMS-module mogelijk om nooit meer een deadline over het hoofd te zien. Het biedt namelijk de mogelijkheid om documenten op deadline te sorteren en geeft u reminders over documenten waarvan de verstrijkingstermijn nadert.

Als u benieuwd bent naar wat een Document Management Systeem verder voor u kan betekenen, klik dan hier om alles te lezen over een DMS.

Interactie BIM en DMS

Van beide modules is het inmiddels dus duidelijk van welk cruciaal belang ze kunnen zijn om uw alledaagse processen te helpen stroomlijnen. Het mooie aan dit soort systemen is dat velen uitstekend met elkaar samengaan, zo ook een BIM en DMS.

Het verleden

Slechts een paar jaar geleden was het gebruik van een Building Information Modeling-systeem lang nog niet zo vanzelfsprekend en eenvoudig. Het grootste obstakel destijds was dat verschillende externe partijen allemaal in hetzelfde systeem toegang moesten hebben tot de relevante documenten. Bouwprojecten kennen altijd talloze partners en partijen, dus het was erg veel werk om alle betrokkenen te voorzien van de juiste rechten.

Daarnaast was er nog niet altijd de mogelijkheid tot vlotte communicatie binnen het systeem zelf, dus het hele proces was ontzettend tijdrovend. Doordat men steeds vaker BIM en DMS ging combineren, zijn deze obstakels een 'thing of the past'.

Het heden

De ontwikkeling van beide modules en vooral de mogelijkheid om ze met elkaar te koppelen heeft nieuwe deuren geopend die van cruciale waarde kunnen zijn tijdens de gehele levenscyclus van een bouwproject. Wij zetten de voordelen van de combinatie tussen BIM en DMS voor u op een rij:

• Opgeslagen documenten kunnen worden bewerkt door daartoe bevoegde leden en iedereen heeft inzicht in de verschillende versies die hierdoor ontstaan. Hierdoor kan iedereen ten alle tijden inzicht krijgen in de totstandkoming en ontwikkeling van dat document. Dit is vooral ontzettend handig wanneer niet iedereen in hetzelfde team zit.
• Veel DMS-modules hebben de mogelijkheid om te koppelen met mobiele apparaten. Zo kan iedereen, ongeacht van de locatie, bij de verzamelplaats van documenten. Dus ook op de bouwplaats zelf.
• Een andere functionaliteit van een Document Management Systeem is dat deelnemers feedback en overige opmerkingen achter kunnen laten. Op deze manier kan iedereen zijn of haar zegje doen en komt het document als team-effort tot stand.
• Er zijn inmiddels al een handvol DMS-systemen die speciaal zijn ingericht op de combinatie met BIM-projecten. Ze beschikken veelal over dezelfde tools waardoor beide applicaties naadloos op elkaar aan kunnen sluiten (Roy van der Velden, BIMlink.com, 29.08.2022).

Conclusie: integratie BIM en DMS in uw ERP-systeem is een must

Al met al is het dus bijna een must om uw BIM-project te koppelen aan een DMS-module als u wilt dat alles zo soepel mogelijk verloopt. Iedereen kan op ieder gegeven moment, locatie en tijdstip toegang krijgen tot relevante documenten. Daarnaast kunnen zij wijzigingen aanbrengen, bewerkingen inzien, reacties achterlaten en alle verschillende versies bekijken.

Of u nu in hetzelfde team zit, of als twee externe partijen samenwerkt aan het bouwproject: BIM, ERP en DMS helpen u het project tot een succesvol einde te begeleiden.