Casestudy: Coeck - Organi

Waarom Coeck, een van de grootste en duurzaamste betonfabrikanten van Nederland, kiest voor Ordas van Organi.

Dertig ton materiaal leveren, kan een hele uitdaging zijn. Als je dan bedenkt dat die 30 ton slechts één van de vele dagelijkse zendingen is en je weet hoe complex mondiale bestelprocedures, het produceren, volgen, uitvoeren, beheren en leveren van die zendingen is, dan krijg je een idee van de uitdagingen waarmee Coeck wordt geconfronteerd.

Inhoudsopgave

• Over Coeck
• Organi: het juiste product, de juist verkoper
• Flexibiliteit als grote troef
• ERP als motor van het bedrijf
• Geïntegreerd systeem
• Optimale samenwerking

Over Coeck

Coeck is dé specialist in bouwmaterialen. Het familiebedrijf uit Niel vervaardigt sinds 1929 de meest uiteenlopende betonproducten (betonblokken, klinkers, tegels, bloembakken, …) en is uitgegroeid tot een van de grootste en duurzaamste betonfabrikanten van ons land. Daarnaast distribueert Coeck via bouwstofhandelaren, tegelhandels, en doe hetzelfzaken een uitgebreid assortiment ruwbouw- en afwerkingsproducten, van bakstenen, natuursteen en keramische tegels tot isolatie, gipsplaten en wandtegels.

Van bij haar ontstaan begon Coeck met het toepassen van de informatietechnologie (IT) om haar bedrijfsactiviteiten te optimaliseren en om zoveel mogelijk succes te boeken. Twintig jaar geleden bracht de onderneming een Enterprise Resource Planning (ERP)-oplossing ten uitvoer op een mainframe-platform, en al die jaren is Coeck deze applicatie verder blijven customizen om aan haar veranderende behoeften tegemoet te komen.

Mettertijd echter werd de toepassing te star om de groeiende handel van Coeck te ondersteunen. Als snelgroeiende onderneming die over de hele wereld zaken doet, waren de behoeften van Coeck duidelijk haar historisch gegroeide systeem boven het hoofd gegroeid. De onderneming besloot op zoek te gaan naar een externe oplossing die haar bedrijfsactiviteiten zou optimaliseren, haar efficiëntie drastisch zou verhogen en de onderneming in staat zou stellen de juiste producten op het juiste moment naar de juiste klanten te verzenden, om de klantentevredenheid te verzekeren en om een concurrentievoordeel te behouden.

Organi: het juiste product, de juiste verkoper

In haar zoektocht naar een nieuw systeem beoordeelde Coeck zeven verschillende oplossingen. De onderneming had een uitgebreide lijst met criteria: Coeck wilde een volledig geïntegreerd systeem dat volledige controle gaf over de orders van de klanten, een geïntegreerde CRM-applicatie, de beschikbaarheid van een digitaal archief, een geïntegreerd BI-tool voor rapportering en analyse, en volledige integratie met Microsoft Office producten. Het nieuwe systeem moest ook zorgen voor een snelle en accurate levering van de producten aan de klanten, voor een inventariscontrole om aan de vereisten van de klanten te voldoen en voor de tijdige productie van materialen.

Na een grondig evaluatieproces koos Coeck voor een ERP-applicatie van Organi, namelijk ORDAS, een partner van Progress, gebaseerd op de volledigheid van de oplossing en de bewezen ervaring van Organi met dergelijke opstellingen. “Organi begreep ons bedrijf en wat er nodig was om ons succes te handhaven. Zij hadden een bewezen ervaring met soortgelijke projecten en een industriespecifieke knowhow. En het systeem kon al onze bedrijfsprocessen ondersteunen”, legt Raf Verstrepen, Marketing & IT Director voor Coeck uit.

Flexibiliteit als grote troef

“Flexibiliteit, stabiliteit, snelheid en weinig onderhoud waren belangrijke vereisten voor ons nieuwe systeem”, legt Verstrepen uit. “Ons onderliggend Progress® OpenEdge® platform is deze verwachtingen nagekomen. En de flexibiliteit van ons systeem biedt ons de bedrijfsalertheid om snel en gemakkelijk te reageren op veranderingen in de markt."

Bovendien biedt het systeem zelf de functionaliteit waarvoor Coeck eerder een beroep deed op talloze standalone systemen, met inbegrip van CRM, EDI, BI en digitale archivering. Een ander waardevol tool dat door het Organisysteem wordt aangeboden, is de volledig automatische bijwerking van de catalogus. Coeck kan nu zijn prijslijst online posten voor zijn kopers en hen zelfs in staat stellen om hun eigen catalogi te genereren voor gebruik in hun showrooms of door hun verkopers.

Met de elektronische archiveringsmogelijkheid van Organi scant de bouwonderneming elk inkomend document en archiveert automatisch elk uitgaand document, wat zorgt voor uiterst kostbare en gemakkelijk toegankelijke registraties en de mogelijkheid om elke communicatielijn indien nodig snel te volgen. Met de robuuste rapportering van het systeem kan Coeck informatie in verband met alle inkomende materialen en de 80.000 orders die ze jaarlijks verwerkt gemakkelijk volgen en er zich toegang toe verschaffen.

ERP als motor van het bedrijf

Sinds ze het ERP-systeem van Organi heeftgeïmplementeerd, heeft Coeck enorme baten gerealiseerd in al haar activiteiten. Met een volledig geïntegreerd en geautomatiseerd systeem als motor van haar activiteiten is de toegang tot informatie beduidend toegenomen en is de informatiestroom in de verschillende afdelingen drastisch verbeterd. Elke vestiging heeft nu toegang tot dezelfde logistieke, product- en inventarisinformatie. Het management van Coeck kan zich nu met één muisklik toegang verschaffen tot veelomvattende, realtime informatie. Deze bedrijfskritieke en tijdige informatie helpt de onderneming om haar inventaris te optimaliseren, verliezen te beperken en de klantentevredenheid te verbeteren door de juiste producten beschikbaar te maken op de plaats waar en het tijdstip waarop de klanten ze nodig hebben.

“De omschakeling verliep uitstekend. We hadden geluk dat Organi de kennis en knowhow heeft om dergelijke snelle en naadloze opstelling te ondersteunen.”

Geïntegreerd systeem

Het volledig geïntegreerde, state-of-the-art systeem van Coeck verzekert ook dat recent bijgewerkte prijzen beschikbaar zijn. Deze functionaliteit heeft een aanzienlijk gunstig effect gehad op het vermogen van de organisatie om haar kosten en inkomsten te voorspellen en te beheren. Bijvoorbeeld, op twee jaar tijd ging Coeck elk jaar van nul tot 2.000 containers uit Azië invoeren. Het vermogen om de schommelingen van de verzendingsprijzen in de markt in real-time te kennen, is zeer belangrijk voor Coeck en beïnvloedt de koopprijzen van de onderneming.

Nauwkeurigere, geautomatiseerde prijscontroles kunnen de onderneming in staat stellen om te profiteren van opportuniteiten, haar risico minimaliseren en rechtstreeks bijdragen tot de bottom line van de vennootschap. Het systeem heeft de onderneming ook geholpen om de orderpicking- en de registratieprocessen die verbonden zijn met de verschillende eenheden te verbeteren en het mogelijk te maken om alle informatie in de organisatie naar de bevoegde afdelingen te laten doorstromen.

Optimale samenwerking

Veel van het succes van dit project kan worden toegeschreven aan de samenwerkingsrelatie tussen Coeck en Organi. Vanaf het prille begin had Coeck een zeer duidelijk beeld van de verwachtingen van een applicatie en van een partner, en Organi had de juiste oplossing en industriespecifieke ervaring om aan dat beeld van Coeck te voldoen.

“Het partnerschap met een leverancier die onze business echt begrijpt en die aanhoudend ondersteuning en functionaliteit aanbiedt, was een sleutelelement voor het bereiken van onze doelstellingen”, verklaart Raf Verstrepen