Met het juiste ERP-systeem beheert u het hele bouwproces

Een branchespecifiek ERP-systeem voor de bouw kan het beheer veel eenvoudiger maken. Je kunt hier lezen hoe.

Veel mensen associëren de term 'administratie' vaak met 'overbureaucratisering' en lange wachttijden. Er zijn tal van vooroordelen tegen het openbaar bestuur en de autoriteiten in het algemeen. In feite heeft de operationele administratie in bedrijven een niet te onderschatten status.

De concurrentie in de bouwsector is hevig, omdat er nog steeds geen evenwicht is tussen vraag en aanbod. De winstgevendheid van een bouwbedrijf ligt doorgaans tussen één en vier procent.

Bovendien ontbreekt het in veel gevallen aan een consistente controle op project- en bedrijfsniveau. Daarom willen we nader bekijken hoe een efficiëntere administratie met een ERP-systeem voor de bouw de bedrijfskwaliteit van bouwbedrijven aanzienlijk kan verbeteren.

Inhoud

Wat is een ERP-systeem?

De verantwoordelijkheden van de administratie

1 - De organisatie in de bouw

2 - Financiën en boekhouding met een ERP voor de bouw

3 - Personeelbeheer in de bouw

4 - Het grote belang van efficiënt vastgoedbeheer in de bouw

Conclusie: blijf concurrerend met het ERP-systeem

Wat is een ERP-systeem?

ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Dit is de ondernemende taak om alle bedrijfsrelevante middelen in de juiste hoeveelheid en kwaliteit op het juiste moment op de juiste plaats beschikbaar te stellen.

Een ERP-systeem maakt daarom de softwarematige oplossing voor deze taak mogelijk. Alle bedrijfsprocessen worden in kaart gebracht in het systeem en kunnen dienovereenkomstig worden geoptimaliseerd of zelfs geautomatiseerd.

Het ERP-systeem fungeert als een centrale database met alle bedrijfsrelevante informatie. Hierdoor worden datasilo's vermeden en werken alle medewerkers met de juiste toegangsrechten met dezelfde data. Dit voorkomt fouten en leidt tot een efficiëntere interdepartementale informatie-uitwisseling binnen het hele bedrijf.

De verantwoordelijkheden van de administratie

Commerciële administratie is een van de basisfuncties van elk zakelijk evenement. Het doel van de administratie is te zorgen voor een soepele werking door voor het hele bedrijf te zorgen.

De administratie bestaat over het algemeen uit vier basisgebieden van verantwoordelijkheid:

1. De organisatie
2. De financiële sector en boekhouding
3. Personeelsmanagement
4. Het beheer van onroerend goed.

Dit is ook het geval in de bouw. Financieel en boekhouding zijn strikt genomen afzonderlijke verantwoordelijkheidsgebieden. Door de duidelijke verbinding - ook binnen het ERP-systeem - worden ze voor deze doeleinden als één geheel beschouwd.

Hieronder willen we daarom deze basistaken en hun specifieke branche specifieke uitdagingen nader bekijken.

1 - De organisatie in de bouw

De organisatie in de bouw heeft een specialiteit die eigen is aan de branche: het grote belang van de projectorganisatie. Bij bedrijven die vooral met serieproductie bezig zijn, is de projectorganisatie doorgaans van verwaarloosbare waarde. Voor bouwbedrijven maakt projectorganisatie echter deel uit van het dagelijks leven.

Een project is een tijdelijk bedrijf

Uiteindelijk is een project niets meer dan een tijdelijk bedrijf. Daarom vereist elk project ook een projectorganisatie die duidelijk hiërarchieën, communicatiekanalen en structuren definieert.

Daarnaast moeten bouwbedrijven vaak meerdere van deze 'bedrijven ook tijd' parallel coördineren. De behoefte aan duidelijk gedefinieerde structuren die transparantie tussen projecten garanderen, is dienovereenkomstig groot.

Doelstellingen van de projectorganisatie in aanbouw

De projectorganisatie neemt een aantal taken op zich, waarvan de doelstellingen hieronder worden samengevat:

• Duidelijke taakverdeling door het definiëren van functies en rollen
• Creëer korte, transparante communicatiekanalen
• Een basis leggen voor projectcommunicatie en de volledige informatiestroom
• Regulering van de samenwerking van alle betrokken actoren

Een ERP-systeem voor de bouw kan bouwbedrijven helpen om deze doelen gemakkelijk te bereiken.

Projectorganisatie met het ERP-systeem

In de beginfase van elk project wordt de projectorganisatie aangemaakt. Allereerst moeten alle vereiste projectrollen worden gedefinieerd. Zodra alle rollen met mensen zijn gevuld, kunnen er in het ERP-systeem bijbehorende rol specifieke profielen worden aangemaakt. Elke medewerker krijgt alle vereiste toegangsrechten op basis van zijn rol.

Dit heeft ook als voordeel dat er een bijbehorende transparantie ontstaat over de rollen. Elke projectdeelnemer kan op elk moment in het systeem zien met welke medewerker hij contact moet opnemen, bijvoorbeeld bij een korte termijn verandering.

Projectrapportage met het ERP-systeem

Naast rollen moeten ook rapportagestructuren en besluitvormingsprocessen worden gedefinieerd. Rapportage is erg belangrijk in de bouw. Daarnaast verzekert het bouwbedrijf zich met volledige documentatie van alle uitgevoerde stappen.

ERP-systemen voor de bouw vergemakkelijken de continue door software ondersteunde documentatie van de huidige projectvoortgang en eventuele afwijkingen in het projectproces. Het systeem kan automatisch regelmatige grafische vergelijkingen van doel- en werkelijke waarden weergeven. Sommige systemen maken het mogelijk om overeenkomstige documenten te exporteren en bijvoorbeeld door te sturen naar de klant.

Het op ERP gebaseerde projectrapport moet in wezen de volgende informatie bevatten:

• Activiteiten sinds het laatste rapport
• Worden deadlines gehaald?
• Welke problemen ben je tegengekomen? Waar zijn beslissingen nodig?

Veel ERP-systemen die speciaal zijn ontworpen voor projectwerk hebben functies waarmee de status grafisch kan worden weergegeven. Zo hebben alle betrokkenen in één oogopslag een goed overzicht van de status van het project. Zo is het gebruik van een eenvoudig verkeerslichtsysteem gebruikelijk.

2 - Financiën en boekhouding met een ERP voor de bouw

De financiële sector houdt zich bezig met investeringen, financiering en liquiditeit in de particuliere sector. Deze gebieden vallen meestal binnen het ERP-systeem in de controlemodule. Op dit punt moet ervoor worden gezorgd dat alle voorwaarden voor een winstgevende verwerking van alle processen aanwezig zijn.

Tussentijdse berekeningen

Een continue projectberekening is erg belangrijk. Als mogelijke extra kosten vroegtijdig worden geïdentificeerd, kunnen indien nodig elders aanpassingen worden gedaan. Dit betekent dat de totale kosten niet significant worden gewijzigd. Dit minimaliseert het risico dat u een transactie verliest.

Gelijktijdige projectberekening in het ERP-systeem

ERP-software voor constructie is ingesteld voor doorlopende projectberekening. Bouwbedrijven hebben te allen tijde een overzicht van alle budgetten, contributiemarges en prijzen in het systeem. Bovendien bieden corresponderende ERP-systemen meestal verschillende opties voor eindtotalen of berekeningen van toeslagen bij het maken van de servicespecificatie.

Relevante, voorgedefinieerde kengetallen kunnen ook automatisch door het systeem worden berekend. Op deze manier heeft controlling te allen tijde een nauwkeurig overzicht van alle relevante factoren en kan indien nodig direct ingrijpen.

Op deze manier kunnen ERP-systemen bouwbedrijven helpen hun winstgevendheid duurzaam te vergroten.

Procesoptimalisatie in boekhouding via ERP-systeem

Een geschikt branche specifiek ERP-systeem kan de boekhoudprocessen aanzienlijk optimaliseren.

Processen van bouw specifieke ERP-software zijn ingericht voor projectwerk. Dienovereenkomstig kunnen meestal afzonderlijke projectrekeningen worden aangemaakt. Op deze manier hebben controlerende medewerkers te allen tijde een nauwkeurig overzicht van alle lopende projecten.

Alle project specifieke inkomende betalingen van klanten en vorderingen van leveranciers worden weergegeven in de projectrekeningen. In de boekhouding kunnen vervolgens met een paar klikken projectrekeningen aan het betreffende kostenobject worden toegewezen.

Verlichting in de dagelijkse praktijk met het juiste ERP-systeem

Bouwspecifieke ERP-systemen hebben functies die bouwbedrijven kunnen ontlasten in hun dagelijkse werkzaamheden. Mogelijke functies worden hieronder vermeld als voorbeelden:

• Als een factuur niet volledig is betaald, maakt het systeem automatisch openstaande posten
• Beheer van aanbetalingen en termijnen in boekhouding
• Efficiënt OK-beheer

3 - Personeelbeheer in de bouw

Hoe groter het bouwbedrijf, hoe meer werknemers worden aangenomen en hoe complexer de gehele personeelsadministratie. Personeelsbeheer omvat alle administratieve taken in het personeelsbeheer.

HR-management in ERP

Het doel van succesvol personeelsbeheer is een efficiënte personeelsplanning en een doelgericht gebruik van beschikbaar personeel. De capaciteit moet optimaal worden benut zonder dat werknemers op zoek gaan naar werk op de ene plek terwijl een andere ruimte overbelast is.

In de bouw is het belangrijk om medewerkers specifiek in te zetten voor bijbehorende projecten. Geschikte ERP-systemen kunnen de personeelsbehoeften van verschillende projecten voorspellen of bijbehorende prognoses maken. Een efficiënte bepaling van de personeelsbehoeften heeft verschillende voordelen:

• Productiviteit verhogen
• Transparantie over personeelsbehoeften
• Optimalisatie van personeelskosten
• De resulterende toename van het concurrentievermogen

ERP-systemen voor de bouw kunnen echter ook op operationeel niveau helpen. Tijdregistratie is bijvoorbeeld een uitdaging voor veel bouwbedrijven.

Passende ERP-oplossingen maken het ook mogelijk mobiel werk direct vanaf de bouwplaats vast te leggen. Idealiter worden de tijdregistratiegegevens vervolgens rechtstreeks in het salarisprogramma geïmporteerd.

4 - De hoge prioriteit van efficiënt vastgoedbeheer in de bouw

De afdeling vastgoedbeheer houdt zich bezig met alle administratieve taken met betrekking tot materiaalbeheer.

Wanbeheer van apparatuur, materialen of apparatuur kan in de bouwsector zeer kostbaar zijn. Daarnaast kunnen er vertragingen ontstaan ​​door een verkeerde planning, wat ook resulteert in bijbehorende vervolgkosten. Vastgoedbeheer is daarom erg belangrijk in de bouw.

ERP-software voor bouwbedrijven maakt het voor medewerkers makkelijker om overzicht te houden op het gebied van vastgoedbeheer. Passende software combineert vaak logistiek, inkoop en verkoop in een overzichtelijk platform. De vloot moet ook worden beheerd, vooral in de bouwsector.

Daarnaast kunnen voornamelijk commerciële informatie, technische details of opmerkingen en monitoringinformatie in het systeem worden opgeslagen. Deze kunnen vervolgens worden bekeken en beheerd in de root van het apparaatbeheer.

ERP als centrale database

Holistische ERP-systemen vergemakkelijken de interactie van verschillende verantwoordelijkheidsgebieden. Zo kunnen gegevens uit materiaal- en apparaatbeheer direct worden overgezet naar cost accounting.

Een naadloze uitwisseling van gegevens tussen de administratiemodules en financiële administratie, verkoop en het inkomende factuurboek betekent dat de bestelling en goederenontvangst automatisch worden vergeleken.

Live locatie zorgt voor transparantie

Sommige ERP-systemen hebben ook gestandaardiseerde functies waarmee voertuigen in real-time kunnen worden gelokaliseerd. Veel moderne systemen gaan nog een stap verder. Zo kunnen bouwplaatsen digitaal worden nagemaakt.

Op basis van deze gegevens berekent het ERP-systeem vervolgens automatisch de uren dat het voertuig waarschijnlijk in gebruik zal zijn. Op deze manier kunnen ook de afgelegde kilometers vooraf worden bepaald.

Conclusie: blijf concurrerend met het ERP-systeem

ERP-systemen voor de bouw hebben gestandaardiseerde functies die bouwbedrijven aanzienlijk kunnen ontlasten in hun dagelijkse werkzaamheden.

Een bijbehorend systeem kan administratieve processen optimaliseren en automatiseren. Een ERP-systeem kan bouwbedrijven helpen concurrerend te blijven en hun winstgevendheid te vergroten.