4 onmisbare functies bij facturering

Als het gaat om facturering, kan een ERP-systeem vele processen automatiseren. We laten u zien wat ze zijn en hoe u ervan kunt profiteren.

Bijna elk bedrijf moet facturen schrijven en rekeningen voorbereiden. Vooral in de boekhouding kunnen veel triviale en tijdrovende taken eenvoudig worden geautomatiseerd. Naadloze facturering en de bijbehorende transparante facturering geeft bedrijven de zekerheid om vrij en flexibel te kunnen werken.

ERP-systemen hebben verschillende opties voor het implementeren van dergelijke automatisering. Vooral op het gebied van facturering kunnen veel routinetaken worden geautomatiseerd, wat niet in het minst ook het foutenpercentage aanzienlijk kan verlagen.

In dit artikel laten we u drie van de belangrijkste functies van ERP-systemen op het gebied van facturering zien en verduidelijken hoe met name bouwbedrijven hiervan kunnen profiteren. Maar laten we eerst de belangrijkste termen bekijken.

Wat is een ERP-systeem? - Een definitie

Een Enterprise Resource Planning (ERP) -systeem is een softwareoplossing waarmee bedrijven de beschikbare middelen optimaal en op de best mogelijke manier kunnen gebruiken. Dergelijke bronnen kunnen zijn:

• materiaal / grondstoffen
• voertuigen / machines
• gereedschap
• onroerend goed
• financiële middelen
• personeel

Het is daarom essentieel om alle items voor het onderliggende bedrijfsproces te gebruiken en te coördineren, zodat ze zo efficiënt en zo specifiek mogelijk bijdragen aan succes. ERP-systemen koppelen alle bedrijfsprocessen aan een centrale database en combineren ze.

Op deze manier kunnen verschillende processen op sommige plaatsen worden gebundeld en geautomatiseerd. Door alle gegevens op één plaats op te slaan, worden afdelings- en bedrijfsgrenzen verbroken en worden gegevenssilo's afgebroken. Dit maakt nieuwe slankere en vooral transparantere processen op alle niveaus mogelijk.

Dus ook in de boekhouding. Vervelende en tijdrovende taken, zoals facturering, vinden hier elke dag plaats. Hoe deze kunnen worden geautomatiseerd en geoptimaliseerd door ERP-systemen zal verderop worden behandeld. Maar daarvoor nog een conceptuele indeling vooraf.

Wat is facturering? Een definitie

De term facturering beschrijft het proces waarin een klant wordt gefactureerd voor een specifieke service of product. Voor dit doel wordt een factuur gecreëerd met de afzonderlijke artikelen en een totaalbedrag. Dit omvat ook:

• naam en adres van het bedrijf en de ontvanger van de dienst
• bedrijfsbelastingnummer
• datum van afgifte
• factuurnummer
• omvang van de dienstverlening
• tijd van levering
• omzetbelasting
• verwijzing naar bewaartermijn / tegoed

Als het gaat om facturering of facturering, wordt een onderscheid gemaakt tussen pre-facturering en post-facturering

Pre-facturering

Bedrijven nemen graag hun toevlucht tot pre-facturering, met name voor standaardleveringen van goederen, zoals elektrische goederen, voedsel of textiel.

De factuur wordt rechtstreeks aangemaakt en dient als checklist voor het picken. Een voordeel van pre-facturering is dat de factuur rechtstreeks en samen met de levering wordt verzonden.

Post-facturering

Voor grotere en uitgebreidere bestellingen, zoals in de bouwsector, is post-facturering vereist. Hier is het vaak niet eenvoudig om voor of tijdens de orderverwerking te creëren. In het geval van bouwprojecten kan vooraf niet duidelijk worden bepaald welke materialen en hoeveel uren werk in een specifieke volgorde moeten worden verwerkt. Latere facturering zorgt ervoor dat alle artikelen worden overgedragen naar de factuur.

Facturering met het ERP-systeem

Zoals in het begin vermeld, bieden ERP-systemen verschillende opties om de facturering aanzienlijk te vereenvoudigen. De basis hiervoor is echter de verbinding met het ERP-systeem en dat met een klantrelatiebeheersysteem. Beide maken deel uit van een uitgebreid ERP-systeem, en niet zonder reden.

We willen nu kijken naar 4 onmisbare en ongelooflijk praktische tools voor facturering binnen een ERP-systeem. Als u vandaag nog steeds uw facturen handmatig produceert, zult u zeker versteld staan van de voordelen die een elektronische oplossing te bieden heeft. Eerst en vooral kan een ERP kosten en tijd besparen en het foutenpercentage enorm verlagen.

1. Tijd factureren

Een belangrijk item bij projecten in de bouw is werktijd. Het moet precies worden bijgehouden hoeveel tijd er is besteedt aan een bouwproject. Transparantie is alles: met mobiele urenregistratie software kunnen werknemers hun werktijden eenvoudig invoeren via de app en toewijzen aan een specifiek project.

Het bouwbedrijf weet dus precies hoeveel werktijd aan de klant moet worden gefactureerd. Omdat werktijden echter niet dezelfde werktijden zijn en niet elke medewerker hetzelfde tarief heeft, gebruikt het ERP-systeem eenvoudig de gegevens uit het personeelsdossier en kan vervolgens het exacte aantal uren berekenen.

2. Automatische boekhouding

Als materialen of werkuren worden toegewezen aan een specifiek project, kunnen de respectieve artikelen direct worden overgezet naar een overeenkomstige factuur. Op deze manier houden zowel klanten als bouwbedrijven de kosten in de gaten en kunt u tijdig reageren als het budget op een bepaald moment wordt bereikt.

Tussentijdse facturen kan ook eenvoudig op deze manier worden aangemaakt. Materiaal kan worden opgesplitst in gedeeltelijke bijdragen en werkuren kunnen ook worden toegeschreven aan bouwfasen. Op het einde kan met een simpele druk op de knop een algemene factuur worden aangemaakt met een gedetailleerde lijst van alle artikelen.

3. Ontwerpsjablonen en gepersonaliseerde facturen

Ondanks alle automatisering kunnen facturen ook eenvoudig worden gepersonaliseerd. U kunt eenvoudig bijbehorende ontwerpsjablonen in het systeem opslaan en voor elke factuur gebruiken. Het kan nu echter ook zijn dat bij het plaatsen van de bestelling speciale voorwaarden zijn overeengekomen.

Hiermee moet ook rekening worden gehouden bij het factureren. Er kunnen bijvoorbeeld kortingen op bepaalde materialen zijn of kortingen op vooruitbetalingen zijn ook denkbaar. Deze kunnen ook gemakkelijk worden toegevoegd. Het systeem past vervolgens de factuur aan volgens de afspraken.

4. Veilige opslag van facturen

Naast het juridisch conform opstellen van facturen, helpen ERP-systemen ook bij het herzien van facturen tegen revisie. Om te voldoen aan de wettelijke vereisten ten aanzien van het belastingkantoor, moeten facturen gedurende een bepaalde periode worden bewaard.

Documentbeheermodules binnen ERP-systemen slaan ze niet alleen veilig op maar beschermen ze ook tegen onbedoelde verwijdering. Bovendien kan het systeem de documenten opnieuw herinneren voordat de deadline is verstreken en ze indien nodig verwijderen.

Conclusie - meer dan alleen facturen maken

Met een ERP-systeem kan de boekhouding van elk bedrijf worden gedigitaliseerd. Dit is waar vervelende gestandaardiseerde taken het dagelijks leven verschrikkelijk maken. Deze kunnen echter eenvoudig worden geautomatiseerd, wat enerzijds de werknemers ontlast en ook het foutenpercentage kan verlagen.

Naast de hier vermelde voordelen, bieden ERP-systemen veel meer voordelen in facturering. Op deze manier kunnen de meest uiteenlopende soorten facturen worden gemaakt, zoals collectieve facturen, budgetrekeningen of EDI-facturen. De gegevens kunnen ook gemakkelijk worden doorgegeven aan de financiële boekhouding en na berekening.

Aannemers die hun facturen nog steeds handmatig doen, verspillen ongelooflijk veel tijd en energie op de verkeerde plaats. ERP-systemen maken facturering ongelooflijk eenvoudig en transparant.