ERP kleine bedrijven

Wat hebben kleine bedrijven aan een ERP?

Veel kleine bedrijven zijn van mening dat een ERP systeem niet voor hun is weggelegd. Vaak berust deze conclusie op misvattingen over het aanbod van ERP. Maar waar moet u nu op letten als klein bedrijf?

Het klopt dat ERP software niet voor iedere organisatie evenveel oplevert. Toch hebben veel bedrijven verkeerde ideeën over het nut van een ERP. Dergelijke organisaties concluderen te snel dat een ERP systeem voor hen geen waarde heeft, en proberen het nog een tijdje zonder. Veel kleinere bedrijven vinden een ERP niet geschikt voor de eigen organisatie.

Opvallend vaak hebben zij daar dezelfde redenen voor:
  • Een ERP is te gecompliceerd
  • Mijn organisatie is te klein voor een ERP
  • Mijn bedrijfsvoering heeft geen ERP nodig
  • De implementatie van een ERP is te duur

Vaak is dat een gemiste kans, want de tijden zijn veranderd. Ook kleinere organisaties kunnen tegenwoordig relatief eenvoudig een ERP implementeren. Vooral de introductie van cloud gebaseerde systemen heeft ERP voor het kleine bedrijven een stuk bereikbaarder gemaakt.

Hoe kiezen kleine bedrijven het juiste ERP systeem?

Net als grotere bedrijven doen ook kleinere bedrijven er verstandig aan eerst kritisch bij zichzelf te rade te gaan wat een ERP moet bewerkstelligen. Veel kleinere organisaties hechten meer waarde aan flexibiliteit dan aan controle. De logische verklaring daarvoor is dat in kleinere bedrijven een werknemer in de regel meer rollen vervult en taken heeft dan in een grotere onderneming. In een eenvoudige webshop bijvoorbeeld, handelt de eigenaar klantcontacten af, doet prijsaanpassingen, plaatst bestellingen en werkt de administratie bij. Doet hij al dit soort handelingen (voortaan) in een ERP, dan is het niet handig om voortdurend te moeten schakelen tussen een groot aantal verschillende modules.

Welke ERP features zijn voor kleinere bedrijven vooral belangrijk?

Kleinere bedrijven vinden vooral deze eigenschappen van ERP belangrijk:

  • Implementatiegemak
  • Zelfondersteuning: geen in-house IT support nodig
  • Zo weinig mogelijk training
  • Gebruiksgemak
  • Kostenvoordelig
  • Modulaire opbouw
  • Gemakkelijk zelf aanpasbaar

Natuurlijk zien grotere ondernemingen deze voordelen ook graag terug in hun ERP. Echter, als een organisatie focust op lage kosten en gebruiksvriendelijkheid, dan kan dat ten koste gaan van andere features. Goedkopere systemen hebben bijvoorbeeld minder uitgebreide functionaliteiten, of meer beperkte rapportagemogelijkheden.

Cloud of on-premises?

Bij de selectie van een ERP systeem is het onder meer van belang een keuze te maken tussen een ERP on-premises en een ERP 'in de cloud': op internet. On-premises betekent dat het ERP systeem wordt geïnstalleerd op de eigen hardware. Draait een ERP in de cloud, dan is het geïnstalleerd op de servers van de leverancier. Er is dan altijd een goede internetverbinding nodig om het ERP te kunnen gebruiken.

On-premises ERP systemen zijn meestal uitgebreider en beter aanpasbaar. Ook hebt u meer controle over dergelijke ERP systemen. Een voordeel van cloud ERP systemen is dat minder in-house IT support nodig is, dat zulke systemen makkelijker te implementeren zijn en dat de initiële investering een stuk lager is. Wel bent u maandelijks meer kwijt aan licentiekosten dan met een on-premises implementatie. Hoewel er ook on-premises systemen op de markt zijn die speciaal zijn ontworpen voor het MKB, kiezen kleinere gebruikers meestal voor een cloud oplossing.

Open source ERP?

Wellicht hebt u wel eens gehoord van 'open source': een gratis alternatief voor commerciële systemen. Een waarschuwing is hier op z'n plek, want open source is niet per definitie gratis. Open source betekent dat de code waarop het ERP systeem is gebaseerd vrij beschikbaar is voor iedereen die ermee wil programmeren. Dit in tegenstelling tot 'gesloten ERP systemen', waarvan de broncode alleen beschikbaar is voor een select aantal bevoegden.

De broncode van een open source ERP systeem is vrij beschikbaar en kan door iedereen worden gebruikt om zelf ERP modules of aanpassingen te programmeren. Dit vergt echter veel programmeerwerk, uitgevoerd door dure programmeurs. Ook de (vaak uitstekende) modules en functionaliteiten die al eerder werden ontwikkeld op basis van open source software, zijn meestal niet gratis. Ze zijn het product van commerciële partijen, die 'gewoon' een prijs vragen voor hun noeste arbeid.

Juist omdat kleinere bedrijven niet eindeloos aan een ERP kunnen sleutelen, is een volledig open source ERP niet altijd de juiste oplossing. Een tussenoplossing voor wie een kostenvoordelige variant zoekt, is een ERP systeem waarvan al een 'basisversie' bestaat, die gratis kan worden gebruikt. Soms is zelfs helemaal geen programmeerwerk nodig, en hebt u in eerste aanleg een min of meer gratis ERP systeem. Meestal bent u dan wel beperkt als het gaat om het aantal functionaliteiten, en vooral als het gaat om support. Denk daarom niet te gemakkelijk over 'gratis' systemen.

Nieuwe blog artikelen

Het ERP implementatie plan

Een checklist voor het hele traject van de implementatie van uw nieuwe ERP systeem.

Lees verder

Voorkom dat je ERP implementatie mislukt

Een ERP implementatie mislukt vaak door onnodige fouten te maken. Ontdek hoe je deze fouten voorkomt en een succesvolle implementatie tegemoet gaat.

Lees verder