aspecten van ERP

De aspecten van ERP waar men nog wel eens overheen kijkt

Vaak is het wel duidelijk wat je van een ERP systeem mag verwachten. Er zijn echter een aantal aspecten die wat lastiger in kaart te brengen zijn.

De belangrijkste voordelen van Enterprise Resource Planning (ERP) zijn over het algemeen wel bekend. Het automatiseren van routine handelingen, het integreren van belangrijke functies en het aan elkaar koppelen van verschillende afdelingen, plus het centraal vastleggen van alle data zijn zaken die je bij een succesvolle selectie van een ERP systeem mag verwachten.

In de meeste gevallen is het wel duidelijk wat je van de ERP systemen, die tegenwoordig beschikbaar zijn, mag verwachten. Met andere woorden de ERP systemen zullen goed voorzien zijn van modules als finance / boekhouden, sales management, voorraad beheer, CRM, rapportages mogelijkheden (BI), etc. met andere woorden voor de meeste functies zijn er wel voldoende oplossingen ingebouwd.

Er zijn echter een aantal aspecten die wat lastiger in kaart te brengen zijn en te kwantificeren zijn. Hierbij gaat het om de “softe factoren”. Deze zijn echter ook van groot belang als het gaat om  een nieuw ERP systeem goed geaccepteerd te krijgen.

1: User experience (UX), gebruiksvriendelijkheid

Hoe de medewerkers het gebruik van de ERP systeem ervaren, hoewel dit een subjectieve indruk is, is van groot belang. De gebruikersvriendelijkheid is uiteindelijk net zo belangrijk als hoe de functies van het systeem aansluiten bij de eisen die een bedrijf aan het systeem stelt. Dit is omdat zelfs het beste en meest compleet uitgevoerde systeem uiteindelijk een slechte investering zal blijken te zijn, wanneer de gebruikers het verwarrend vinden in het gebruik, of wanneer het te lang duurt om het gebruik te doorgronden, of men zelfs weigert het systeem te gebruiken.

Maar hoe beoordeel je zoiets subjectiefs als gebruiksvriendelijkheid. Dat bereik je door een verstandig gekozen projectteam samen te stellen. Niet een team dat uit één of twee mensen bestaat, maar het moet van de belangrijke afdelingen, die het systeem gaan gebruiken, vertegenwoordigers in zich hebben.

Behalve dat je deze vertegenwoordigers wilt kennen in het vastleggen van de requirements, wil je ze ook betrekken bij het vergelijken van de systemen. Een bepaalde gebruikservaring mag u gebruiksvriendelijk overkomen, of misschien de IT manager, maar iemand van de boekhouding, de sales of de logistiek kan daar heel anders naar kijken.

Mensen zijn er tegenwoordig aan gewend om allerlei apps en websites te gebruiken om dingen eenvoudiger te maken in hun leven. De meesten verwachten dit ook op hun werkplek. Het kan dus zijn, dat ze hun geduld verliezen wanneer ze met een systeem moeten werken, dat minder snel te leren is. Onthoud hierbij, dat de meesten niet hoeven te weten hoe ze een systeem moeten configureren of opzetten, ze willen gewoon hun taak snel en makkelijk kunnen uit voeren. Wanneer ze niet op de juiste plek in het systeem uitkomen, willen ze met een eenvoudig swipe of click kunnen vinden wat ze zoeken.

Steeds meer spenderen ERP software leveranciers hun ontwikkeltijd aan de gebruikservaring. We verwachten dat deze trend zich zal doorzetten, waardoor steeds meer ERP systemen aan de verwachtingen op dat vlak zullen voldoen.

2: Schaalbaarheid

De meest bedrijven hopen te gaan groeien en verwachten dat het ERP systeem hen hierin zal ondersteunen.  Je mag van een ERP systeem verwachten dat ze een levensduur hebben van 2-3 jaar voordat er een grote upgrade nodig is. Er kan in zo een periode veel gebeuren.

De meeste moderne ERP systemen bieden schaalbaarheid, dat wil zeggen dat ze een groeiend aantal gebruikers en behoeften aankan. Maar zoals met de meeste dingen gaat schaalbaarheid met extra kosten gepaard. Wanneer je je leverancier vraagt om 20 extra licenties aan te sluiten, dan is het redelijk om er vanuit te gaan dat dit extra kosten met zich meebrengt. Tijdens de aankoop onderhandelingen is het verstandig om al over de schaalbaarheid te praten. Vraag hoe men hier mee omgaat, en wat voor kosten men hiervoor in rekening brengt.

Soms is er ook extra hardware nodig. Dat is minder belangrijk indien er voor een cloud systeem is gekozen, maar dan is de beschikbaarheid van voldoende breedbandverbinding weer belangrijk. Voor een klein bedrijf mag dat niet zo belangrijk lijken, maar voor bedrijven met een paar honderd gebruikers of meer, wordt dat wel van belang.

3: Support van de leverancier

Hoewel dit meer over de mensen gaat die de software leveren, dan de software zelf, is het te belangrijk om niet naar te kijken. Dit onderwerp zit een beetje tussen subjectief (zoals gebruiksvriendelijkheid) en meetbaar (zoals schaalbaarheid) in. Maar b.v. de gemiddelde tijd die een leverancier nodig heeft om een service ticket op te lossen is een meetbaar iets en kan dus een indicatie zijn van de kwaliteit van de leverancier. Maar over het algemeen is het moeilijk om een getal te plakken op de kwaliteit en de snelheid van de support, het is echter wel belangrijk voor de tevredenheid over het systeem.
Of een ERP leverancier achter zijn product staat en graag de relatie met zijn klant goed wil houden, de after sale, is van groot belang in de bepaling of het systeem aan uw verwachting voldoet en een goede return on investment (ROI) geeft.

Je zou kunnen zeggen dat de kwaliteit van de leverancier nu belangrijker is dan 5 of 10 jaar geleden. Dat is omdat de cloud oplossingen nu gemeengoed zijn geworden. Toen de meeste ERP systemen on premise (in huis) draaiden, werd de support meestal geleverd door eigen IT mensen of door extern ingehuurde consultants. Nu er steeds meer in de cloud gewerkt wordt echter, wordt support steeds meer met behulp van online chat applicaties en telefoon geleverd.

Maar hoe kan je nu bepalen of de kwaliteit van een support afdeling van de leverancier voldoende is. Het beste is om met andere klanten van deze leverancier te praten, die de ervaring al hebben. Vraag dan ook altijd naar een lijst met referenties. Liefst moeten daar ook bedrijven bij zitten uit je eigen branche en je eigen omvang. Benader deze mensen en vergaar zoveel mogelijk informatie, alleen een opmerking dat het allemaal wel OK is, is niet voldoende. Probeer er wat meer gedetailleerde informatie uit te krijgen.

Lees meer over:
Voordelen Nadelen
Leverancier van de maand

Infor Blending LIMS

Alle laboratoriuminformatie op één plek, consistent en efficiënt laboratoriumbeheer.

Lees verder
Leverancier van de maand

Mobiel boeken en picken met Infor Blending

Om de logistieke afhandeling van klantorders te optimaliseren, biedt Infor een efficiënte uitbreiding voor Infor Blending: Mobiel Boeken (Mobile Posting).

Lees verder