ERP expert
Mat Afbouw

Casestudy: Mat Afbouw

Waarom dit afbouwbedrijf gespecialiseerd in metal stud systemen kiest voor Herke BouwVision van Herke ICT Group.

Bedrijf Mat Afbouw
Sector Bouw
Medewerkers / Gebruikers 180 medewerkers / 10 gebruikers
Werkzaamheden Afbouwbedrijf gespecialiseerd in metal stud systemen met innovatieve oplossingen voor brand, geluid, akoestiek, logistiek, inbraak- en kogelwering en naadloze (akoestische) klimaatplafonds.
Bijzonderheden Excelleert landelijk in het realiseren van complexe afbouwprojecten.
Kiest voor Herke BouwVision van Herke ICT Group

Case: wat is de situatie?

De financiële software waar Mat Afbouw mee werkte was verouderd en niet gebruiksvriendelijk. Voor de afbouw volgden er bovendien geen updates meer, dus besloot men op zoek te gaan naar een nieuwe, moderne ERP-oplossing. 
Mat Afbouw is actief op drie focusgebieden: veiligheid, comfort/akoestiek en afbouw. Vanuit Zaltbommel realiseert het bedrijf de afbouw op complexe nieuwbouw en renovatieprojecten. Met eigen vrachtwagens worden de (prefab) panelen vervoerd vanaf de werkplaats naar de 40-50 gelijktijdig lopende projecten in het land. Een mooi bedrijf met grootse ambities: Mat Afbouw wil het beste en meest innovatieve Metal Stud bedrijf van Nederland zijn.

Eisen: waar moet het ERP systeem aan voldoen?

Mat Afbouw oriënteerde zich op een ERP-systeem, dat wel aansluit bij de (af)bouw-branche en dat ook nog eens eenvoudig in het gebruik is. Waar apps op aangesloten kunnen worden en waar ze zelf rapportages in kunnen maken.

Tijdens een speeddate vanuit de branchevereniging kwam Mat Afbouw in contact met verschillende aanbieders van ERP-software. Vier partijen werden uitgenodigd voor een nadere kennismaking. Twee leveranciers bleven over voor een demo specifiek gericht op de bedrijfsprocessen. De op Microsoft Dynamics gebaseerde ERP-oplossing van Herke ICT Group bleek het beste aan te sluiten bij de eisen en wensen van Mat Afbouw.

Resultaat: wat heeft de implementatie opgeleverd?

Voor de ingebruikname van BouwVision is door Mat Afbouw bewust gekozen voor een korte en snelle implementatie. Dat is heel praktisch aangepakt; eerst de zaken implementeren die essentieel zijn voor de continuïteit van het bedrijf. Daarna werden de overige processen aangepakt. Door het project bij aanvang sterk af te bakenen, duurt de vervolgfase uiteraard langer. 

Goede tip van Mat Afbouw: “Focus vooral op de onderdelen waar je risico loopt. Voor ons is materiaal niet zo belangrijk, dus daar besteden we later aandacht aan. Arbeid moet wel vanaf dag 1 optimaal ingericht zijn, want daar verliezen we soms op.”

Bij Mat Afbouw is gestart met het implementeren van de administratie en het goedkeuren van inkopen. Daarna hebben ze zelf rapportages opgezet voor het wekelijks overleg met de projectleiders. Op basis van kengetallen wordt gekeken of het onderhanden werk op schema ligt en wat het verwachte resultaat per project is. Daarnaast beschikt de directie nu over real time rapportages betreffende debiteuren/crediteuren, verlies/winst, balans en andere kengetallen.
BouwVision is nu alweer even in gebruik. Welke voordelen ondervindt Mat Afbouw van werken met Herke BouwVision?

  1. Zelf rapportages maken. Mat Afbouw gebruikt hiervoor Jet Reports. Een consultant van Herke ICT Group heeft ze op weg geholpen; nu kan men grotendeels zelf nieuwe rapportages opzetten en uitbouwen. Ze kunnen op elk moment de actuele cijfers uitdraaien en verwerken in Excel.
  2. Beschikken nu over een digitaal archief. Facturen hoeven niet meer afgedrukt en in ordners bewaard te worden.
  3. Integratie van factuurscanning. Dit vindt volledig in BouwVision plaats, inclusief diverse goedkeuringsflows. Met 100 goed te keuren facturen per week werkt dit wel zo overzichtelijk. 

Ervaring: hoe verliep de samenwerking met Herke ICT Group? 

De medewerkers van Mat Afbouw zijn in een vroeg stadium al meegenomen in waarom er nieuwe software moest komen. Per afdeling zijn kerngebruikers gevraagd hun expertise in te brengen bij het finetunen van de inrichting van de nieuwe oplossing. Tijdens de implementatie was de interne projectleider in de lead, bijgestaan door experts van de verschillende afdelingen bij Mat Afbouw. Een projectleider van Herke ICT Group stuurde de consultants aan en overlegde regelmatig met de interne projectleider over de voortgang.

Tijdens de livegang zijn de gebruikers getraind door consultants van Herke ICT Group. Vanaf het moment dat BouwVision live ging, stond de interne projectleider klaar om vragen van collega’s op te pakken en op te lossen. Hij had speciaal daarvoor tijd vrijgemaakt in zijn agenda. Zo behaalde Mat Afbouw direct quick-wins voor de gebruikers, die uiteraard op een andere manier moesten werken dan ze gewend waren.

Toekomst: wat staat er nog op de planning? 

Een ERP-implementatie is een zware investering voor je bedrijf, niet alleen financieel, vergeet vooral ook de tijd die je mensen erin moeten steken niet. Het resultaat is oké en qua budget zijn ze binnen de perken gebleven. Dat is op zich al een mooie prestatie, aldus Mat Afbouw. 

Als ondernemer ben je angstig voor maatwerk, dus koos Mat Afbouw voor standaard software voor de bouw: BouwVision van Herke ICT Group. Deze Microsoft partner heeft al 20 jaar ervaring met ERP implementaties bij bedrijven in de bouw.  

Met Jet Reports kan Mat Afbouw nu vrijwel alle rapporten die ze willen zelf bouwen. De focus voor de komende tijd dan ook op het optimaliseren van de management rapportages uit BouwVision.

Dit artikel is geschreven door ERP expert:

 

Esther Wouters

Herke ICT Group

Senior Online Marketeer
   

ERP-software voor ZZP'ers, freelancers en eenmanszaken

Geen enkel bedrijf is te klein voor een ERP-software. Hier leest u welke functies ERP-software voor zelfstandigen moet hebben.

Lees verder
Oriƫntatie

Hoe lang kan ik mijn nieuwe ERP-software gebruiken?

Zo zorgt u ervoor dat u zo lang mogelijk gebruik kunt maken van uw ERP-software.

Lees verder