De zeven belangrijkste functies van schoolsoftware

Gezien het enorme personeelstekort waarmee de onderwijssector kampt is het van cruciaal belang de processen zo veel mogelijk te optimaliseren en te stroomlijnen. Wij brengen de zeven belangrijkste functies van schoolsoftware die hieraan bij kunnen dragen in kaart.

Uiteraard is het tekort aan leraren een dieper liggend probleem dat op de lange termijn structureel aangepakt moet worden, maar tot die tijd proberen wij u zoveel mogelijk handvatten mee te geven om op andere manieren de werkdruk te verminderen. Zo wierpen wij eerder al een blik op de inzet van kunstmatige intelligentie in het klaslokaal. In deze blog zullen wij ons gaan richten op de belangrijkste functies die uw schoolsoftware/ERP-systeem zou moeten bezitten. 

Inhoudsopgave

• 1. Masterdatabeheer
• 2. Human Resource Management (HRM)
• 3. Roosterapplicaties
• 4. Cijferbeheer
• 5. Documentenbeheer (DMS)
• 6. Klassenagenda/digitale omgeving
• 7. Ruimte- en gebouwbeheer

1. Masterdatabeheer

Master Data Management is het proces dat wordt gebruikt om masterdata te beheren. Dit zijn alle niet-transactionele gegevens binnen de organisatie, denk hierbij dus aan de gegevens van leerlingen en ouders. Door de gegevens overzichtelijk in kaart te brengen kan er beter gerapporteerd worden, wat op zijn beurt beter inzichtelijk maakt waarin de school bijvoorbeeld kan verbeteren (Implementator.nl, 2023). 

2. Human Resource Management (HRM)

Deze welbekende module is onmisbaar voor personeelsadministratie en -beheer. Deze applicatie helpt het stroomlijnen en automatiseren van veel taken, waardoor voor de medewerkers meer tijd overblijft om te investeren in het verbeteren van de kwaliteit van andere processen. Klik hier om meer te lezen over Human Resource Management.

3. Roosterapplicaties

Ook deze applicatie heeft weinig introductie en uitleg nodig. Het rooster vormt het raamwerk van alles eromheen, zonder degelijke software om de roosters goed kloppend te maken zal het een zware klus worden om de processen soepel te laten verlopen.

4. Cijferbeheer

Wederom een applicatie voor één van de centrale taken van onderwijsinstellingen. Wellicht iets meer op een middelbare school/vervolgopleiding dan op een basisschool, maar desalniettemin moet iedere onderwijsinstelling in het bezit zijn van een applicatie voor cijferbeheer. De omgeving moet eenvoudig en handig zijn in gebruik, gebruikers moeten alle mogelijke gegevens makkelijk en snel in kunnen zien. De populairste module in ons land hiervoor is Magister. 

5. Documentenbeheer (DMS)

Een Document Management Systeem (DMS) helpt met het centraliseren en beheren van alle soorten documenten binnen uw organisatie. Formulieren met leerlinggegevens, klassenlijsten, cijferlijsten, leermodules en certificaten kunnen allemaal overzichtelijk opgeslagen worden. Daarnaast kan het systeem ook ondersteunen met het onthouden van bewaartermijnen voor documenten die u slechts voor bepaalde tijd in uw systeem mag bewaren. Lees hier meer over de DMS-module. 

6. Klassenagenda/digitale omgeving

Een ontzettend handige applicatie in de dagelijkse omgang met collega’s en in het geval van docenten, met uw klas. Het kan fungeren als een plek waarin informatie gedeeld kan worden, denk hierbij aan huiswerk, aan- en afwezigheid, mededelingen, etc. Op deze manier weet u zeker dat alle betrokkenen worden geïnformeerd, wanneer iedereen lid is van de digitale omgeving. 

7. Ruimte- en gebouwbeheer

Het beheer van lokalen en gebouwen is eveneens een belangrijk aspect voor een school. Er moet goed in kaart gebracht worden welke lokalen op welke tijdstippen beschikbaar zijn om dubbele bezettingen te voorkomen. Lokalen hebben misschien verschillende groottes, waar de ene klas wel in kan maar de andere niet. Daarnaast is het ook handig om deze applicatie in te zetten om onderhoud aan lokalen of gebouwen te kunnen melden.