Past een on-premises ERP bij mijn bedrijf?

Of een lokale ERP-oplossing geschikt is voor uw bedrijf, hangt af van veel verschillende factoren. We laten je zien welke.

Iedereen die overweegt een nieuw ERP-systeem in zijn bedrijf te introduceren, staat voor de opgave om de randvoorwaarden voor het project te definiëren, die niet onderschat mogen worden. Er moeten veel belangrijke beslissingen worden genomen die bepalend zijn voor het latere succes van het project en het algehele succes van het bedrijf.

Een van deze beslissingen moet worden genomen met betrekking tot het licentiemodel van de ERP-oplossing. Op dit punt willen we onderzoeken wat het betekent om lokale ERP-software op te zetten, wat de speciale kenmerken van dit model zijn en voor wie het het meest geschikt is.
Daarvoor kijken we naar de algemene functionaliteit van ERP-software om beter te begrijpen wat de specifieke kenmerken van lokale oplossingen zijn.

Inhoudsopgave

• Wat is ERP - Een betekenis
• Technische structuur van ERP-software
• Wat is on-premises? - Een betekenis
• Voordelen van on-premises ERP
• Voor wie zijn on-premises ERP-systemen geschikt?
• Conclusie: Lokale ERP voor bijna iedereen

Wat is ERP - Een definitie

ERP staat voor Enterprise Resource Planning, wat betekent dat een bedrijf de taak heeft om de beschikbare middelen zo optimaal mogelijk in te zetten. Alle middelen moeten zo worden gepland voor de bedrijfsprocessen dat verspilling en bottlenecks kunnen worden vermeden.

Dit vereist een uitgebreide en holistische planning, controle en monitoring van alle processen die in het bedrijf plaatsvinden. Centraal hierbij staat de levering van alle processen met de juiste hoeveelheid middelen op het juiste moment in de juiste kwaliteit. Met middelen worden alle middelen bedoeld die het bedrijf begrijpt om zijn eigen bedrijfsprocessen te vervullen, waaronder:

Gereedschap (werkmaterialen, etc.)
Machines (productiesystemen, robots, etc.)
Wagenpark (vrachtwagens, bedrijfswagens, etc.)
Personeel (werknemers, uitzendkrachten, etc.)
Financiële middelen (bankactiva, deposito's enz.)
Vastgoed (werkplaatsen, kantoorgebouwen, etc.)

Zonder de juiste tools is dit een bijna onmogelijke taak. Dit is waar ERP-softwaresystemen in het spel komen. Deze systemen brengen alle bedrijfsprocessen digitaal in kaart en brengen de data samen in een centrale database. Op deze manier werken alle actoren met dezelfde data, wat op zich leidt tot snellere en veiligere processen.

Technische structuur van ERP-software

De meeste ERP-systemen zijn opgebouwd uit verschillende modules, die elk een specifiek verantwoordelijkheidsgebied binnen het bedrijf bestrijken. Deze modules zijn inhoudelijk met elkaar verbonden en maken zo communicatie tussen verschillende afdelingen mogelijk. 

Een bedrijf heeft niet per se alle modules nodig in zijn ERP-oplossing. Andere bedrijven hebben daarentegen andere functies nodig om hun eigen processen optimaal in kaart te kunnen brengen. Naast de functionaliteit van de software is ook het onderliggende licentiemodel doorslaggevend.

Cloud, lokaal of hybride?

De manier waarop een ERP-systeem zijn weg vindt naar uw eigen bedrijf, speelt een doorslaggevende rol. In wezen zijn hier de afgelopen jaren vier verschillende modellen opgedoken.

• Lokale ERP-systemen (on-premise)
• Cloud ERP-systemen (software-as-a-service)
• Hybride ERP-systemen (deels cloud, deels on-premise)
• Gehoste ERP-systemen (gehuurde servers)

Op dit punt willen we intensiever omgaan met de eerste variant die hier wordt genoemd, de on-premise ERP-softwareoplossingen. Laten we dus eens kijken naar dit licentiemodel en duidelijk maken of lokale ERP-systemen ook voor uw bedrijf een geldige variant kunnen zijn.

Wat is on-premises? - Een definitie

Met de Engelse term On-Premises een licentiemodel voor computerprogramma's die op servers zijn gebaseerd. Vertaald betekent on-premise zoiets als in uw eigen pand. Dit heeft betrekking op de servers en hun locatie. In dit geval op de eigen server van het bedrijf.

Andere betalingsmodellen

Daarentegen zijn er ook andere licentiemodellen waarbij de servers worden beheerd door derden en het bedrijf alleen licenties boekt om ze te gebruiken. Bijvoorbeeld met cloud ERP-systemen. Hierbij wordt de software en de opslagcapaciteit bij een aanbieder opgehaald en maandelijks betaald.

Volledig eigenaarschap van de ERP-oplossing

Lokale ERP-systemen worden daarentegen volledig gekocht bij de betreffende provider en op hun eigen servers geïnstalleerd. De software is volledig van jou en je kunt het aanpassen en herschrijven zoals je wilt. U bent echter als enige verantwoordelijk voor het onderhouden en onderhouden van het systeem.

Voordelen van on-premises ERP

Het grootste voordeel van lokale ERP-oplossingen is ongetwijfeld het grote aanpassingsvermogen van deze oplossingen. Als een bedrijf zeer complexe processen heeft die niet eenvoudig aan een softwareoplossing kunnen worden aangepast, moet de software zich daaraan aanpassen. Met name bedrijven met eigen productiefaciliteiten maken op dit moment vaak gebruik van lokale ERP-software.

Gegevensbescherming en gegevensbeveiliging

Maar veel bedrijven geven ook de voorkeur aan een lokale variant om redenen van databeveiliging en databescherming. In tegenstelling tot andere modellen blijven de data in eigen huis, zodat er beter voor kan worden gezorgd dat geen derde partij er toegang toe heeft.

Onafhankelijkheid van de aanbieder

Een ander voordeel is de onafhankelijkheid van de betreffende aanbieder. In de cloud ben je alleen afhankelijk van de hosting van de betreffende provider. Als er geen updates meer worden uitgevoerd, wordt u soms gedwongen het systeem te wijzigen. Bij lokale ERP-systemen is de afhankelijkheid niet zo groot.

Offline blijven werken

U heeft de mogelijkheid om het systeem naar wens in te richten en u hoeft niet te wachten op updates van de provider. Ook als het om het netwerk gaat, ben je niet afhankelijk van internet. Als de aanbieder problemen heeft, kun je normaal blijven werken met een lokale ERP-oplossing, terwijl online ERP-systemen grotendeels verlamd zijn.

Voor wie zijn on-premise ERP-systemen geschikt?

Vroeger was er geen alternatief voor lokale ERP-systemen. Met de komst van de cloud hebben voor het eerst ook veel kleinere bedrijven de mogelijkheid om met een klein budget te profiteren van de voordelen van een ERP-oplossing. Het vooroordeel dat ERP-systemen alleen voor grote bedrijven zijn, stamt uit deze tijd.

ERP-systemen zijn geëvolueerd

Maar dat is allang niet meer zo en geldt nu ook niet meer voor lokale varianten. De markt heeft zich dienovereenkomstig aangepast en nu hebben ook kleinere bedrijven de mogelijkheid om met lokale ERP-software te werken.

Tegelijkertijd mag echter niet worden vergeten dat on-premise ERP-systemen altijd een bepaalde initiële investering vergen. Naast de software moet ook de hardware worden geleverd, wat met name voor kleine bedrijven een uitdaging is.

Maximaal aanpassingsvermogen met lokale ERP

Zoals reeds vermeld, hebben bedrijven met een eigen productie ook bepaalde moeilijkheden om hun complexe processen in een cloud ERP in kaart te brengen. Lokale oplossingen zijn simpelweg flexibeler in de mate van aanpassing, waardoor bedrijven met zeer individuele processen veel beter geadviseerd worden met een lokale variant.

Er is echter ook de mogelijkheid voor alle bedrijven om slechts enkele delen van hun bedrijf te dekken met een lokale ERP-oplossing en om de voordelen van de cloud voor andere gebieden te gebruiken. In dit geval spreekt men van hybride systemen. Minder gevoelige gebieden in het bedrijf kunnen in de cloud worden beheerd, terwijl andere, meer gevoelige gebieden op hun eigen servers draaien.

Conclusie: Lokale ERP voor bijna iedereen

Uiteindelijk kan worden gezegd dat on-premise ERP-systemen nu door bijna elk bedrijf kunnen worden gebruikt, ongeacht tot welke branche ze behoren en hoe groot ze zijn.

Toch zijn lokale ERP-implementaties altijd wat complexer en vergen hogere initiële investeringen dan bijvoorbeeld een systeem uit de cloud. Bedrijven moeten daarom zorgvuldig afwegen of lokale ERP-software zinvol is voor hun eigen doeleinden en zich zo goed mogelijk voorbereiden op de selectie.