De belangrijkste integraties voor uw on-premises ERP software

Alleen door de integratie van andere softwaretoepassingen ontwikkelt ERP software zijn volledige potentieel. We laten je de belangrijkste verbanden zien.

ERP-softwareoplossingen bieden talloze voordelen voor alle soorten bedrijven. Maar het is alleen door de integratie van andere softwareoplossingen dat het volledige potentieel van dergelijke systemen tot ontwikkeling komt. Op dit punt willen we de belangrijkste integraties bekijken en hun specifieke voordelen uitwerken.

Daarvoor behandelen we echter de algemene functionaliteit van ERP-software om beter te begrijpen wat precies de meerwaarde van dergelijke integraties en koppelingen ligt. We willen ook de technische sfeer van dergelijke verbindingen aanpakken en bepalen hoe ze geïmplementeerd kunnen worden in een lokale implementatie.

Inhoudsopgave

• Wat is ERP-software?
• Wat zijn software integraties?
• Integraties voor ERP software
• CRM integratie: holistische klantenservice
• DMS integratie: een papierloos bedrijf realiseren
• Integratie van boekhouding: registratie van financiële stromen
• Conclusie: integraties maken veel dingen gemakkelijker

Wat is ERP software?

ERP staat voor Enterprise Resource Planning en beschrijft de taak van een bedrijf om alle beschikbare middelen zo efficiënt mogelijk in te zetten voor zijn eigen bedrijfsprocessen. Het centrale doel is het organiseren, beheersen en bewaken van alle processen en het voorzien van de benodigde middelen voor al deze processen.

Middelen op de juiste plaats op het juiste moment

De middelen moeten op het juiste moment en in de juiste kwaliteit aan het juiste bedrijfsproces kunnen worden toegewezen. Aangezien in moderne bedrijven dagelijks duizenden van dergelijke processen parallel lopen, is voor deze taak softwareondersteuning vereist. Onder middelen worden bijvoorbeeld de volgende elementen verstaan:

• Gereedschap (werkmaterialen, etc.)
• Machines (productiesystemen, robots, etc.)
• Wagenpark (vrachtwagens, bedrijfswagens, etc.)
• Personeel (werknemers, uitzendkrachten, etc.)
• Financiële middelen (bankactiva, deposito's enz.)
• Vastgoed (werkplaatsen, kantoorgebouwen, etc.)

ERP-softwareapplicaties brengen alle bedrijfsprocessen in kaart en brengen ze samen in een centrale database. Op deze manier kunnen veel processen worden geherstructureerd en efficiënter worden gemaakt. Afdelingsgrenzen worden overbrugd en informatie wordt sneller door het bedrijf verspreid.

Wat zijn software integraties?

Onder integratie in de context van softwaretechnologie wordt doorgaans verstaan het koppelen van verschillende applicaties. In tegenstelling tot de koppeling zorgt de integratie voor minder of geen interfaces.

Verschillende soorten integratie

Er wordt in principe onderscheid gemaakt tussen functie-, data- en bedrijfsprocesintegratie. In de eerste worden verschillende applicaties gecombineerd in één systeem. Hierdoor worden enerzijds interfaces voor gegevensoverdracht vermeden, anderzijds worden meerdere applicaties met dezelfde functies geïmplementeerd.

Bedrijfsprocessen integreren

De data-integratie biedt bovenal de gemeenschappelijke toegang van alle applicaties tot hetzelfde datamodel. Het doel is hier om ontslagen te voorkomen. Bij de integratie van bedrijfsprocessen worden verschillende functionaliteiten geïntegreerd langs de onderliggende bedrijfsprocessen op één platform.

Integraties voor ERP software

Meerdere verschillende applicaties zijn geïntegreerd in één ERP-software. Hieronder willen we de verschillende integraties bekijken en je kennis laten maken met de belangrijkste. Zoals hierboven al uitgelegd, bestaan ERP-softwaresystemen meestal uit verschillende modules.

Niet elk bedrijf heeft elke module nodig

Deze modulaire opbouw betekent ook dat niet alle modules in elk bedrijf geïmplementeerd hoeven te worden. Zo hoeft een groothandelsbedrijf de productie niet te dekken als dit geen onderdeel uitmaakt van het bedrijfsproces.

Integreer stand-alone oplossingen (h3)

Het is ook mogelijk dat een bedrijf al een goed werkende CRM-software in gebruik heeft, maar nu een ERP-systeem wil implementeren. In dit geval moet het CRM worden geïntegreerd in het ERP-systeem. De vraag is uiteindelijk altijd wat meer zin heeft voor het bedrijf. Laten we nu eens kijken naar de belangrijkste voordelen van CRM-integratie in ERP-software.

CRM integratie: holistische klantenservice

De combinatie van CRM-software en ERP-software heeft talloze voordelen. Door de integratie zijn alle gegevens die in het CRM-systeem worden verzameld ook toegankelijk voor het ERP-systeem. Hierdoor kunnen veel processen verder worden gestroomlijnd en geoptimaliseerd.

Wederzijds gebruik van gegevens

Omgekeerd kan het CRM-systeem ook profiteren van de gegevens uit het ERP. Een voorbeeld: In de webshop van het bedrijf kan de koppeling tussen CRM en ERP nu in realtime laten zien hoe vaak een artikel nog beschikbaar is in het magazijn en wanneer het naar verwachting bij de klant aankomt.

Verspreid gegevens over het bedrijf

Naast de data uit het magazijn komen ook de data uit de logistiek aan bod. Daarnaast kan met de integratie een factuur worden aangemaakt en een boeking worden gemaakt direct nadat de klant de bestelling heeft geplaatst. Zonder integratie van het CRM zouden de gegevens afzonderlijk naar het ERP moeten worden overgebracht, wat leidt tot onnodig lange en foutgevoelige processen.

Veel andere voordelen

Het scala aan voordelen kan op veel plaatsen naar behoefte worden uitgebreid. De gegevens uit het CRM helpen sales, klantenservice en marketing. Maar ook de boekhouding, de inkoop en de logistiek kunnen hiervan en omgekeerd profiteren.

DMS integratie: een papierloos bedrijf realiseren

In veel bedrijven is een documentbeheersysteem de eerste stap naar digitalisering: alle elektronische documenten van een bedrijf worden niet alleen auditproof gearchiveerd, maar ook worden veel processen aanzienlijk gestroomlijnd en in sommige gevallen zelfs geautomatiseerd door gezamenlijke toegang.

Voer gegevens slechts één keer in

Als een DMS is geïntegreerd in een ERP, worden alle bedrijfsdocumenten automatisch overgebracht naar het DMS. Dit betekent ook dat er geen gegevens dubbel ingevoerd hoeven te worden en transmissiefouten kunnen worden vermeden.

Bedrijfsbreed optimaliseren

Veel belangrijker is echter dat de processen opnieuw aanzienlijk slanker zijn. Zo kunnen alle gegevens uit productie direct in de juiste mappenstructuur worden geplaatst en door alle betrokken partijen worden ingezien. De verspreiding van informatie wordt aanzienlijk verbeterd door het hele bedrijf, informatie wordt sneller verspreid en processen worden efficiënter gemaakt.

Integratie van boekhouding: registratie van financiële stromen

Met de integratie van de financiële boekhoudsoftware kunnen alle kasstromen in het bedrijf nauwkeurig worden geregistreerd en dienovereenkomstig worden verwerkt zonder dat er extra boekingen nodig zijn. Alle inkomende en uitgaande goederen worden automatisch overgebracht naar de financiële boekhouding en er wordt een bijbehorend boekhoudingsdocument gecreëerd.

Werktijd registreren en verantwoorden

Dit geldt uiteindelijk voor alle gevallen die zich in het bedrijf voordoen. Tegelijkertijd kan de integratie ook de registratie van werkuren grotendeels automatiseren. Het is niet nodig om alle werkopdrachten in de factureringsmaand van alle afzonderlijke afdelingen te vermelden. De gegevens zijn direct beschikbaar en kunnen eenvoudig worden gefactureerd.

Conclusie: integraties maken veel dingen gemakkelijker

Door veel verschillende applicaties in de ERP-software te integreren, worden de processen in het hele bedrijf significant efficiënter en slanker. Afdelingsgrenzen worden overbrugd en alle gegevens hoeven maar één keer in het systeem te worden ingevoerd.

Dit voorkomt transmissiefouten en zorgt tegelijkertijd voor een snellere verspreiding van informatie. Met name met on-premise ERP-software kunnen veel processen individueel voor het bedrijf worden afgestemd en ontworpen. Hierdoor kunt u veel efficiënter en sneller werken.

Als een bedrijf al individuele softwaretoepassingen gebruikt, moet bij de keuze van een geschikt ERP-systeem aandacht worden besteed aan de juiste interfaces naar de oplossing, omdat anders veel voordelen verloren gaan en er soms dubbel moet worden gewerkt.