Werkgebonden personenmobiliteit vastleggen met ERP-software

Met ingang van 1-1-2024 zijn organisaties met meer dan 100 werknemers in dienst, verplicht te rapporteren over het zakelijke woon-werkverkeer van hun personeel.

In een poging om de toenemende druk op ons klimaat te verminderen, is in het Klimaatakkoord van 2019 besloten dat de CO2-uitstoot door werkgebonden personenmobiliteit in 2023 maar liefst één megaton moet zijn afgenomen. Om deze doelstelling te kunnen behalen, wordt door onze overheid getracht om het woon-werkverkeer en de zakelijke mobiliteit van werkend Nederland te verminderen. 

Mocht deze regelgeving voor u van toepassing zijn (in andere woorden, u heeft meer dan 100 werknemers in dienst), dan zorgen wij ervoor dat ook u straks voorbereid bent op de ingang van deze nieuwe regel.

Wat houdt het verzamelen van werkgebonden personenmobiliteit precies in?

Om te werken aan het verminderen van onze CO2-uitstoot, wil het ministerie van Infrastructuur en Waterstraat proberen te achterhalen hoeveel CO2 het zakelijk en woon-werkverkeer van werkend Nederland precies uitstoot. Momenteel zorgt dit verkeer namelijk naar schatting voor meer dan 50% van het totaal aantal gereden kilometers in ons land. 

Daarom kijkt de overheid naar de werkgever. Zij zien het deels als hun verantwoordelijkheid om een rol te spelen in het verminderen van dit verkeer, door het personeel bijvoorbeeld gedeeltelijk thuis te laten werken. Na aanlevering van de rapportage, zal de overheid hen voorzien van een contactpersoon die met hen kan kijken naar het verder verduurzamen van de organisatie.

Wat moet ik concreet aanleveren?

Concreet houdt de nieuwe verplichting in dat u, mits uw organisatie meer dan 100 werknemers in dienst heeft, per januari 2024 het totaal aantal kilometers voor alle werkgebonden mobiliteit van uw personeel moet vastleggen en doorgeven aan de staat. Dit geeft hen namelijk een totaalbeeld van de uitstoot die uw personeel voor hun werk maakt. Daarnaast dient u ook te vermelden om welk vervoermiddel en type brandstof het gaat. De CO2-uitstoot zelf hoeft u niet bij te houden, deze wordt door de overheid namelijk zelf berekend (Advisie, 10 oktober 2023). 

Voor het totaal aantal kilometers wordt onderscheid gemaakt tussen de volgende vier vormen van mobiliteit (Nieke Dorland, Afas.nl, 2023):

• Woon-werkmobiliteit
• Voertuigen in beheer van uw organisatie (uw eigen wagenpark/zakelijke lease)
• Zakelijke mobiliteitsdiensten, zoals het OV
• Zakelijke declaraties

Registratie met het ERP-systeem

Het vastleggen en rapporteren van deze data betekent extra werk, dus zorg dat u hierop voorbereid bent. Echter, niet getreurd, want u kunt dit ook zien als een manier om als bedrijf te verduurzamen. 

Er zijn verschillende manieren waarop u kan besluiten deze gegevens te rapporteren. Idealiter doet u dat op een wijze waarmee u niet naar een nieuw softwaresysteem op zoek moet gaan. Gelukkig zijn veel leveranciers van ERP-software al druk bezig om u voor te bereiden op de aankomende veranderingen. Zo hebben Advisie en AFAS al laten weten modules binnen de ERP-omgeving ontwikkeld te hebben waarmee u eenvoudig de vereiste gegevens kan registreren. Ongetwijfeld zullen velen anderen volgen en zullen zij er samen met u voor zorgen dat deze nieuwe manier van werken snel zal wennen.

Mocht de bovenstaande regelgeving voor uw organisatie van toepassing zijn, dan kunt u op de website van de RVO (Rijksdienst voor Ondernemend Nederland) terecht voor een uitgebreide handleiding. Hierin nemen ze u stap voor stap mee in het proces van het indienen van de gegevens.