Wat is data management?

Data vliegt ons om de oren. Het is daarom belangrijk dat data op een effectieve wijze wordt beheerd en gebruikt. Wij leggen uit hoe bedrijven data management op de juiste wijze kunnen toepassen.

Data management staat meer dan ooit in de belangstelling, omdat in een digitale de hoeveelheid data in en rond uw bedrijfsvoering alleen maar toeneemt. En daarmee waarschijnlijk ook de behoefte om daar op een effectieve en efficiënte wijze gebruik van te maken. Hoe beter u in staat bent om data op een goede manier te gebruiken, des te groter zijn de voordelen die u ermee kunt behalen. Het resultaat kan zich vertalen in lagere kosten, hogere winsten en concurrentievoordelen. ERP-software maakt data mangement mogelijk. Belangrijk dus om u te verdiepen in de toepassing en mogelijkheden van data management en ERP-software.

Inhoudsopgave

• Doel data management
• Het belang
• Datawarehouse
• Conclusie

Doel van data management

Data management gaat over het onderhouden, vernieuwen, beheren en beveiligen van data. Hiervoor worden gegevensbestanden gecontroleerd op mutaties en indien nodig aangepast. Met nieuwe en aanvullende data uit externe bronnen verrijkt u bestaande bestanden. Dankzij koppelingen met externe bestanden kan het actueel houden van data steeds vaker geautomatiseerd worden. Dit is het beste mogelijk met één centrale database in uw organisatie, wat ERP-software mogelijk maakt. (ERP staat voor ‘Enterprise Resource Planning’)

Het doel van data management is om ervoor te zorgen dat de aanwezige data compleet, betrouwbaar en op tijd beschikbaar is voor toepassingen die van die data gebruik maken. Dat kan uw bedrijfssoftware zijn of andere IT-systemen. Op basis van goede en complete data kunt u, na analyse daarvan, de uitvoering van bedrijfsprocessen optimaliseren en wordt u geholpen bij het nemen van de juiste beslissingen. Dat is ook waar een ERP-oplossing voor staat. Door de toevoeging van de term ‘enterprise’ voor het begrip data management (enterprise data management, ofwel EDM) wordt benadrukt dat dit het beheer van gegevens van bedrijven en organisaties betreft. Omdat dat hier vanzelfsprekend is, beperken wij ons tot het begrip data management. 

Waarom is databeheer belangrijk? 

Betrouwbare data kan helpen bij het optimaliseren van uw bedrijfsprocessen en het nemen van goede managementbeslissingen. Soms dwingen wettelijke bepalingen u tot het gestructureerd beheer van data, zoals rond persoonsgegevens het geval is door de AVG. De betrouwbaarheid en kwaliteit van uw data kan echter niet gegarandeerd worden, als deze data niet actief onderhouden wordt. Data veroudert immers snel en is dan verminderd of zelfs geheel niet bruikbaar. 

Naast natuurlijk actualiteit van data is de consistentie van data belangrijk. Als data in verschillende databases binnen uw organisatie betrekking heeft op hetzelfde item, is het van belang dat deze data in alle databases hetzelfde is. Zo wordt voorkomen dat fouten in de spelling van bijvoorbeeld bedrijfsnamen, persoonsnamen of adressen door de verschillende systemen gezien worden als respectievelijk twee bedrijven, twee contactpersonen en twee vestigingen. Maar het is mogelijk om die data bij elkaar te voegen om datasilo’s zoals hierboven te voorkomen. ERP-software is ingesteld om databeheer goed in te zetten door een centrale database in te zetten zodat elke afdeling binnen uw organisatie wordt verbonden.

Datawarehouse

Het gegevensbeheer in uw organisatie kan worden vergemakkelijkt met een centrale database, waar alle bedrijfsdata op één plek bewaard en beheerd wordt (ERP-software). Het bewaken van de kwaliteit van de data en het voorkomen van fouten wordt hiermee eenvoudiger. Andere bedrijfsapplicaties kunnen gebruik maken van deze database, zodat iedere gebruiker of afdeling over dezelfde kwalitatief hoogwaardige data beschikt. Het ontsluiten van data is van groot belang om de waarde ervan optimaal te benutten. Gebeurt dit niet, dan is er sprake van data silo’s waar eerder over werd gesproken. Dit zijn van elkaar gescheiden en geïsoleerde datasets die niet of nauwelijks worden benut. De oplossing die u nodig heeft voor het centraal verzamelen en opslaan van data uit verschillende bronnen, wordt aangeduid als een datawarehouse, maar ERP-software kan daarvoor in de plaats worden gezet.

Conclusie: Zet ERP-software om databeheer maximaal in te zetten

Data en gegevens is voor iedere organisatie belangrijk. ERP-software maakt het voor een bedrijf om de data te beheren, te actualiseren en te verwerken volgens de wet. Daarnaast wordt data in een centrale plek opgeslagen waardoor er maar één plek beveiligd hoeft te worden. Doordat de data op één plek opgeslagen staat, kunnen verschillende afdelingen van een organisatie sneller bij relevante gegevens. Zo stelt ERP tijdsbesparing in staat waardoor medewerkers meer tijd hebben om andere werkzaamheden uit te voeren.