Wat is bedrijfssoftware of zakelijke software?

Ontdek wat bedrijfssoftware, zakelijke software en business software precies inhouden en hoe ook uw onderneming hiervan kan profiteren.

Hieronder willen we nader ingaan op bedrijfssoftware, laten zien op welke gebieden het wordt gebruikt en hoe bedrijven kunnen profiteren van geschikte bedrijfssoftware.

Inhoudsopgave

• Wat is bedrijfssoftware?
• Functionaliteiten
• Add-ons
• Overig
• Standaard of maatwerk?
• Profiteren van bedrijfssoftware

Wat is bedrijfssoftware?

De termen bedrijfssoftware en zakelijke software zijn verzamelnamen voor elk type software dat wordt gebruikt in organisaties of bedrijven.

Toepassingsgebied is doorslaggevend

Bedrijfssoftware is dan ook tegen software voor privégebruik. In de praktijk zijn de overgangen hier echter vaak vloeiend, omdat kantoortoepassingen bijvoorbeeld worden gebruikt in zowel professionele als particuliere ruimtes. Het gaat dus niet alleen om de software zelf, maar ook om de reikwijdte ervan.

Toegevoegde waarde van bedrijfssoftware

In de operationele context wordt bedrijfssoftware op veel gebieden of voor verschillende doeleinden gebruikt. Alle gebieden hebben één ding gemeen: het ondersteunt bedrijven bij het bereiken van hun doelen.

De gebieden waarin bedrijfssoftware wordt gebruikt, worden hieronder geïllustreerd.

Soorten bedrijfssoftware

Ten aanzien van de toepassingsgebieden van zakelijke software dient altijd te worden opgemerkt dat ook hier geen duidelijk onderscheid te maken is. Dit komt doordat in de praktijk de vakgebieden samensmelten of er kunnen overlappingen zijn tussen verschillende vakgebieden. Er moet in wezen onderscheid worden gemaakt tussen bedrijfssoftware voor zakelijke doeleinden of voor technische doeleinden.

1. Functionaliteiten voor zakelijke doeleinden

Bedrijfssoftware voor zakelijke doeleinden kan gebieden bestrijken zoals:

• Materiaal management
• Productieplanning en -controle
• Marketing
• Financiën
• Human resource management
• Logistiek
• Planning van bedrijfsmiddelen

Hieronder worden de afzonderlijke gebieden van bedrijfssoftware in een zakelijke context nader onderzocht.

Materiaalbeheer

Er zijn materiaalbeheersystemen gericht op specifieke branches zoals productie en detailhandel maar de basisfunctie is hetzelfde. Het taakprofiel van materiaal- en goederenbeheersystemen omvat:

• Beschikking
• Inkoop / verkoop
• Voorraadbeheer
• Magazijnbeheer
• Controle

In productiebedrijven is materiaalbeheer de taak van productieplanning en -controle en wordt daarom meestal geïmplementeerd met behulp van een PPS-systeem.

Planning en controle van de productie

Productieplanning- en controlesystemen worden alleen gebruikt in productie. De taken van deze software zijn onder meer:

• Beheer van ontwerp- en productiegegevens
• Controle van de werkplaats
• Capaciteits- en productieplanning
• Evaluatie van de behoeften
• Delen van verkoopbeheer (beheer van verkooporders)

Verkoop

De verkoopsector houdt zich bezig met marketing- en verkooptaken. Corresponderende bedrijfssoftware heeft verschillende functies in het betreffende bedrijfsgebied, waarbij de taakgebieden op elkaar voortbouwen of elkaar overlappen.

De software die hier wordt gebruikt, zijn meestal zogenaamde CRM-systemen, waarbij "CRM" de afkorting is voor Customer Relationship Management, de Engelse term "klantrelatiebeheer". De volgende gebieden worden gebruikt om klantrelaties te onderhouden met behulp van CRM-software:

• Campagne beheer
• Contactbeheer
• Orderbeheer
• Kansenbeheer
• Controle van het verkoopproces

Financiën

De financiële sector omvat alle taken uit de domeinen van crediteuren, debiteurenadministratie en vermogensboekhouding. Aangezien dit centrale taken zijn die allerlei bedrijven op zich moeten nemen, wordt bedrijfssoftware al tientallen jaren op dit gebied gebruikt. Dit is zowel beschikbaar in de vorm van een onafhankelijke softwareoplossing als als een controlerende module als onderdeel van een centrale bedrijfssoftware met functionaliteiten als:

• Financiële boekhouding
• Inkomsten- en kostenelementberekening
• Balans en winst- en verliesrekening
• Personeelsbeheer

Human resources management (HRM)

In sommige gevallen bevatten HRM-systemen extra functies die personeelsinformatie bieden uit de persoonlijke gegevens. Dit kan ook met afzonderlijke personeelsinformatiesystemen.

• Personeelsmanagement
• Personeel tijdregistratie
• Reiskosten
• HR-ontwikkeling
• HR-planning
• Loonlijst
• Verwerking arbeidsrecht, fiscale of sociale taken
• Logistiek

De centrale functie van logistiek ligt in het strategisch en operatief ontwerpen van materiaalstromen van en naar leveranciers en klanten. Hierdoor gaat het niet meer alleen om interne operationele processen en worden de bedrijfsgrenzen overschreden.

Supply Chain Management (SCM) bouwt voort op logistiek. Het behandelt bedrijfsoverschrijdende processen in de hele supply chain. Om de processen van de SCM te optimaliseren, worden tegenwoordig steeds meer softwareoplossingen gebruikt. Deze bedrijfssoftware is ontworpen om de operationele planning en controle van SCM-activiteiten eenvoudiger en efficiënter te maken. Deze bedrijfssoftware wordt Advanced Planner and Optimizer (APO), Advanced Planning and Scheduling (APS) of als ERP-II-systeem of ERP-II-software genoemd.

Planning van bedrijfsmiddelen

Business resource planning is een centrale operationele taak van alle bedrijven. Op het juiste moment op de juiste plaats in de onderneming aanwezig zijn in de vereiste kwaliteit en kwantiteit en met de juiste informatie. ERP-software is een holistisch systeem dat het centrale hart vormt van de eigen IT-infrastructuur van het bedrijf. ERP-software kan daarom functies uit alle bovengenoemde gebieden bevatten.

Het volledige potentieel van bedrijfssoftware ontwikkelt zich pas wanneer het volledig is geïntegreerd en er geen media-onderbrekingen zijn tussen geïsoleerde oplossingen. De functies van een ERP-software variëren tussen verschillende systemen van verschillende providers.

De term "ERP-II" betekent een ERP-systeem dat de grenzen van uw eigen bedrijf overschrijdt en een interface vormt met klanten, leveranciers of andere zakenpartners.

2. Add-ons voor technische doeleinden

Bedrijfssoftware voor technische doeleinden wordt gebruikt in de technische ruimtes van een bedrijf. Al deze systemen hebben gemeen dat ze meestal beginnen met de letters "CA" voor "computerondersteund". Om deze reden staan ze ook bekend als "C-technieken".

Soorten bedrijfssoftware voor technische doeleinden

Enkele voorbeelden van veelgebruikte, veelgebruikte C-technieken zijn:

• Computerondersteund ontwerp (CAD)
• Computerondersteunde planning (CAP)
• Computer Aided Facility Management (CAFM)
• Computerondersteunde productie (CAM)
• Computer Aided Quality Assurance (CAQ)

Allerlei bedrijven profiteren van het gebruik van geschikte bedrijfssoftware voor technische doeleinden. Terwijl productiebedrijven vaak vertrouwen op CAM, worden CAD-programma's vaak gebruikt in de bouwsector.

Andere toepassingsgebieden van bedrijfssoftware

Naast technische en zakelijke doeleinden zijn er nog andere toepassingsgebieden voor zakelijke software. Dit zijn bijvoorbeeld informatie- en managementsystemen. Deze systemen omvatten simulatiesystemen en managementinformatiesystemen (MIS).

Simulatiesystemen

Een simulatiesysteem kan bijvoorbeeld worden gebruikt om complexe logistieke processen te simuleren en begrijpelijker te maken. Op basis van deze simulatie kunnen bedrijven vervolgens gedegen strategische beslissingen nemen.

MIS-systemen

MIS-systemen hebben daarentegen toegang tot databases van verschillende operationele systemen en vinden de vereiste gegevens met behulp van datamining. Dit is altijd relevant als het gaat om data die vanuit meerdere bronnen worden aangevoerd in een zogenaamd datawarehouse. Zo kunnen relaties of nieuwe trends in een vroeg stadium worden herkend.

Overige toepassingsgebieden

Bedrijfssoftware bedient niet alleen individuele afdelingen en afdelingen, maar biedt ook uitgebreide ondersteuning voor operationele processen. Naast klassieke ERP-software zijn voorbeelden van afdelingsoverschrijdende systemen onder meer:

• Workflow management systemen
• Documentbeheersystemen (DMS)
• Content management systemen (CMS)
• alledaagse toepassingen zoals een gemeenschappelijk e-mailprogramma.

Standaard, individueel of Best of Breed?

Bij het kiezen van geschikte zakelijke software hebben bedrijven drie opties: standaard software, maatwerk software of het beste van beide.

Standaardsoftware

Standaardsoftware is software die al is geschreven en in de handel verkrijgbaar is. Het scala aan functies en compatibiliteit is gedefinieerd en processen moeten op sommige gebieden mogelijk worden aangepast aan de bedrijfssoftware.

Maatwerk software

Individuele software contrasteert met standaardsoftware. Dit zijn systemen die speciaal voor een bedrijf zijn ontwikkeld. Zelf software ontwikkelen is meestal erg duur. Desalniettemin kan de investering de moeite waard zijn als er een groot aantal zeer individuele processen in kaart moet worden gebracht.

Best of Breed

Best of Breed-software combineert verschillende brancheoplossingen van verschillende leveranciers met behulp van een systeemintegrator. Het onderliggende idee van deze oplossingen is de aanname dat uitgebreide totaalsystemen de processen van individuele bedrijfsgebieden niet optimaal in kaart kunnen brengen.

In de praktijk zijn er echter ook enkele nadelen. Er moeten bijvoorbeeld geschikte interfaces tussen de afzonderlijke systemen worden opgezet om onderbrekingen in de media te voorkomen. De administratieve inspanning neemt ook toe.

Conclusie: zo profiteren bedrijven van bedrijfssoftware

Samenvattend kan worden gesteld dat er geen duidelijk onderscheid is tussen bedrijfssoftware en software voor de particuliere sector. Het toepassingsgebied van software bepaalt eerder of het bedrijfssoftware is of niet.

Bedrijfssoftware is veelzijdig

Bedrijfssoftware wordt op veel gebieden gebruikt. Bedrijfssoftware ondersteunt het betreffende bedrijf met passende functies in termen van zowel technische als operationele doeleinden.

Voordelen van bedrijfssoftware

In onze tijd die door digitalisering wordt gevormd, kan het gebruik van bedrijfssoftware praktisch niet meer worden vermeden. Om deze reden mogen bedrijven zich niet verzetten tegen de aankoop van geschikte software. De juiste bedrijfssoftware kan bedrijven een beslissend concurrentievoordeel opleveren door efficiënter gebruik te maken van middelen of door waardevolle kennis over hun klanten op te doen.