Hoe kan ERP de digitalisering binnen uw organisatie bevorderen?

ERP-software is de mogelijkheid voor uw bedrijf om te digitaliseren.

Wij gaan in dit artikel dieper in op een aantal functionaliteiten binnen ERP die kunnen helpen om bedrijfsprocessen te digitaliseren, te optimaliseren en te automatiseren.

Inhoudsopgave

• ERP: De weg naar digitalisering
• Personeelsbeheer
• Boekhouding
• Conclusie

ERP: De weg naar digitalisering

Eerst gaan wij kort in op wat ERP precies is. De afkorting staat voor ‘Enterprise Resource Planning’. Het is een bedrijfsstrategie om alle middelene zo efficiënt mogelijk in te zetten. Het gaat om het beheren van bedrijfsprocessen, deze te optimaliseren en te automatiseren. Hierbij wordt een ERP-systeem gebruikt.

Een ERP-systeem automatiseert en verbindt bedrijfsprocessen binnen een bedrijf. Alle gegevens van de verschillende afdelingen worden opgeslagen in een centrale database, waardoor ze altijd voor iedere medewerker inzichtelijk zijn. Een ERP-systeem is een oplossing die zorgt voor een hogere productiviteit binnen de organisatie, doordat veel processen binnen dit informatie- en managementsysteem geautomatiseerd kunnen worden.

Enkele voordelen van ERP

ERP-software brengt een talrijk aan voordelen met zich mee. Wij geven een aantal voordelen hieronder aan:

1. Centrale opslag van gegevens: Alle bedrijfsgegevens worden samengevoegd tot een centrale database. Op deze wijze wordt de samenwerking tussen afdelingen verbeterd en wordt informatie beter gedeeld.
2. Automatisering van werkzaamheden en activiteiten: Een ERP-systeem (eenvoudige) terugkerende werkzaamheden. Zo kunnen uw medewerkers zich bezighouden met belangrijkere taken.
3. Modulaire inrichting: Een ERP-systeem kan goed als verbinding werken tussen systemen, zoals een DMS en een CRM-systeem.

Zo kunnen verschillende systemen van verschillende afdelingen met elkaar samenwerken.
En zo zijn er nog meer voordelen. U kunt deze terugvinden op 'deze pagina'.

Personeelsbeheer

Zoals eerder aangegeven is een ERP-systeem modulair ingericht en kunnen systemen via ERP met elkaar samenwerken. Zo kan er een HRM-module onder ERP worden geplaatst. Een HRM-module maakt personeelsbeheer makkelijker en maakt het samenwerken met de financiële afdeling beter. Dat leggen wij u graag uit.

Personeelsbeheer kan op veel gebieden worden ondersteund met ERP-software. Door de holistische representatie van het bedrijf in het ERP-systeem kan personeelszaken ook de inzet van personeel holistisch plannen en implementeren.

Wij willen nu enkele functionaliteiten uitlichten.

Vaardigheidsmanagement

Bij vaardigheidsmanagement is het de bedoeling om precies te kunnen uitlichten welke skills, kennis en vaardigheden welke medewerker heeft.

Via deze manier is het mogelijk om te bepalen welke medewerker het meest geschikt is voor welke taken en waar het personeel het beste kan worden ingezet. Tegelijkertijd kunnen zwakke punten worden blootgelegd en gecompenseerd door middel van training en opleiding.

Bedrijfsmiddelen in kaart brengen

In een ERP-systeem is het mogelijk om vast te leggen welke medewerker welk bedrijfswerkmateriaal heeft. Dergelijke bedrijfsmiddelen omvatten:

• Laptop
• Harde schijven
• Mobiele telefoons, etc.

Als een werknemer het bedrijf verlaat, is het mogelijk om direct te zien welke middelen hij moet overdragen.

Personeelsbeheer

In HRM-software worden administratieve zaken van uw personeel vastgelegd, beheerd en opgeslagen. Deze omvatten bijvoorbeeld:

• Salaris,
• Contactpersonen voor noodgevallen,
• Vakantiedagen, etc.

Onderhandelde arbeidsovereenkomsten of andere documenten met betrekking tot de betreffende werknemer kunnen hier ook worden gedeponeerd.

Urenregistratie

Salaris en urenregistratie is sinds 2019 wettelijk veranderd. Op 14 mei 2019 oordeelde het Europees Hof van Justitie dat alle werknemers in de Europese Unie verplicht zijn om de arbeidstijd van hun werknemers systematisch te registreren.

De urenregistratie van het verrichte werk is zowel voor werknemers als voor werkgevers belangrijk. De arbeidsrelatie tussen de twee actoren is hieropgebaseerd. Werknemers kunnen aan de werkgever aantonen hoeveel uur ze hebben gewerkt. Deze kan op zijn beurt bepalen hoeveel uur zijn werknemers hebben gewerkt.

Door de uitspraak van het Hof van Justitie wordt registratie van werktijden uiteindelijk verplicht. Het gaat hier niet zo goed om een minutieuze registratie van de werktijd, maar om het niet overschrijden van de maximaal toegestane dagelijkse werktijden. Hoewel de uitspraak van het Hof van Justitie nog niet overal in nationaal recht is omgezet, is de verplichting om de arbeidstijd te registreren al voor veel sectoren van toepassing. ERP-software maakt dit een stuk gemakkelijker.

Selfserviceportaal voor medewerkers

Met behulp van een selfserviceportal kunnen uw medewerkers zelf veranderende informatie in het systeem wijzigen en aanvullen. Daarnaast kunnen ze het aantal resterende vakantiedagen bekijken of toegang krijgen tot informatie voor hun belastingaangifte.
En zo zijn er nog meer functionaliteiten binnen een HRM-module.

Boekhouding

Veel bedrijven, met name kleinere bedrijven hebben hun boekhouding uitbesteed aan bijvoorbeeld een belastingsadviseur of een accountant. Hiervoor heeft een eigen boekhoudsysteem in ERP op het eerste gezicht weinig zin. In deze gevallen wordt vaak alleen externe software gebruikt voor het binnenhalen van klanten en voor de verkoop. Hierin worden documenten en facturen voorbereid voor belasting.

Het is een nadeel dat belangrijke kengetallen niet kunnen worden bepaald in z’n oplossing. Daarbij komen ook extra kosten bij het inhuren van een externe consultant wanneer dit nodig is. U kunt met een geïntegreerd boekhoudsysteem binnen ERP niet alleen geld besparen op extern belastingsadvies, maar ook processen automatiseren.

Interface naar ERP-software

Een boekhoudsysteem kan dus geïntegreerd worden met ERP via een interface-integratie. Alle acquisities en verkopen worden via de interface overgedragen van de ERP-software naar de boekhoudsoftware.

Integratie met ERP-software

De interface-integratie maakt het mogelijk om belangrijke kengetallen te bepalen. De belastingadviseur is dus alleen nodig voor de jaarrekening en de balans. Er moet echter worden gezorgd voor een soepele uitwisseling van gegevens tussen de twee systemen. Anders kunnen er hier problemen zijn.

Integratie biedt dus verschillende voordelen. Met zo'n systeem zijn gefundeerde evaluaties van de kengetallen en kostenboekhouding eenvoudig mogelijk, omdat de gegevens al beschikbaar zijn in de ERP-software. Alle artikelen, klanten en leveranciers kunnen zo worden ingesteld dat elke boeking automatisch correct wordt geboekt. Officiële rapporten zijn ook direct geïntegreerd en kunnen met een druk op de knop worden gemaakt

Functionaliteiten van een boekhoud module

Wij gaan nu de mogelijkheden uitlichten van boekhoudsoftware binnen een ERP-software. Daarbij willen laten zien van welke voordelen u kunt profiteren.

Financiële administratie

Met een volledig geïntegreerde financiële boekhouding kunnen alle zaken, van debiteuren tot aan crediteuren worden gedekt. Rekeningen kunnen worden bijhoudt en alle betalingstransacties kunnen worden gereguleerd. Een geïntegreerd aanmaningssysteem zorgt daarnaast ook voor betrouwbare processen. Zo heb je altijd een overzicht van de gehele waardestroom en kan u alle financiële bewegingen in het bedrijf transparant insenten.

Kostprijsboekhouding

Met geïntegreerde kostenboekhouding kunnen alle kosten voortdurend worden bijgehouden en gemonitord. Verschillende evaluatiemogelijkheden helpen om cijfers te evalueren en zo gefundeerde beslissingen te nemen. Geautomatiseerde kostenboekhoudingsprocessen zorgen ook voor meer beveiliging en verlagen snel foutenpercentages. Dit bespaart tijd en uiteindelijk veel kosten.

Dit zijn slechts twee functionaliteiten van geïntegreerde boekhoudsoftware. Voor verdere functionaliteiten en voordelen kunt u via deze pagina verder lezen.

Conclusie: ERP met HRM- en boekhoudsoftware maakt de administratie makkelijker

Door HRM- en boekhoudsoftware te koppelen heeft uw bedrijf minder werk aan administratie. Ook krijgt u beter inzicht in de financiële situatie van uw bedrijf. Doordat u gegevens in één systeem binnenkrijgt, kunt u ook gemakkelijker rapportages genereren met een druk op de knop. Deze rapportages dienen als doel om gefundeerde beslissingen te kunnen nemen.