De voordelen van ERP voor cruisemaatschappijen

Als cruisemaatschappij heeft u veel bedrijfsprocessen die op een juiste wijze moeten verlopen. ERP ondersteunt u hierbij, wij leggen uit hoe.

Cruisemaatschappijen zijn uitzonderlijk specifieke bedrijven. De facetten binnen deze bedrijven zijn ernorm en divers. Een cruisemaatschappij is een enorm bedrijf op zich. Een tocht van een week van een cruiseschip verplaatst bij sommige maatschappijen de omvang van een dorp zich.

Om dit te bewerkstelligen is er veel voorbereiding en inspanning nodig. Er moet veel worden gepland, voorraden moeten op peil zijn en zo zijn er nog veel meer zaken die in goede banen moeten worden geleid. Daarom is het belang van juiste bedrijfssoftware zo belangrijk en dat deze software ervoor kan zorgen dat meerdere afdelingen naadloos kunnen samenwerken. Gelukkig is hiervoor ERP-software.
Wij willen in dit artikel dieper ingaan hoe ERP bedrijfsprocessen kan optimaliseren bij cruisemaatschappijen en welke bijbehorende modules en functionaliteiten hierbij kunnen helpen.

Inhoudsopgave

• Korte definitie van ERP
• HRM-module
• Voorraadbeheer
• MRP
• Conclusie

Wat betekent ERP?

De afkorting ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Een ERP-systeem automatiseert en verbindt bedrijfsprocessen binnen een organisatie. Alle gegevens van de verschillende afdelingen worden opgeslagen in een centrale database, waardoor ze altijd voor iedere medewerker inzichtelijk zijn. Een ERP systeem is een tool die zorgt voor een hogere productiviteit binnen de organisatie, doordat veel processen binnen dit informatie- en managementsysteem geautomatiseerd kunnen worden. Het voordeel van ERP is de verbinding tussen verschillende softwaresystemen en processen van verschillende afdelingen. Zo worden de systemen van inkoop en verkoop verbonden met de systemen van de financiële afdeling.

Wij willen enkele modules bespreken die onder ERP-software voordelen kunnen bieden voor cruisemaatschappijen. Deze modules zijn HRM, voorraadbeheer en MRP.

Personeel binnen een cruisemaatschappij

Zonder personeel is het onmogelijk om een cruiseschip te laten varen. Alleen al een schip met ongeveer 5000 passagiers, zijn er 2000 personeelsleden nodig. En dan hebben we het nog niet over de personeelsleden die aan wal zijn, zoals kantoormedewerkers. Het is daarom van uiterst belang om personeelsbeheer op een juiste wijze uit te voeren.

Door een holistische representatie van het bedrijf in het ERP-systeem kan de HR-afdeling ook de inzet van personeel holistisch plannen en implementeren. Hieronder bespreken wij enkele belangrijke functies van een HRM-module in een ERP-software en eens kijken naar hun praktische voordelen.

Functie 1: competentiemanagement

Het is natuurlijk belangrijk dat iedere medewerker wordt ingezet waarin hij of zij vaardig is. Bij competentiemanagement is het de bedoeling om precies te kunnen uitlichten welke skills welke medewerker heeft. Op deze manier is het mogelijk om te bepalen welke medewerker het meest geschikt is voor welke taken en waar het personeel het beste kan worden ingezet. Tegelijkertijd kunnen zwaktepunten worden blootgelegd en gecompenseerd door middel van training en opleiding.
Ook als een medewerker op een gegeven moment uitvalt, kan direct worden bekeken welke medewerker over de nodige capaciteiten beschikt om een deel van de taken van de afwezige medewerker over te nemen.

Functie 2: Bedrijfsmaterialen in kaart brengen

Het is daarnaast met een HRM-module mogelijk om vast te leggen welke medewerker welk bedrijfseigen werkmateriaal (nodig) heeft om het werk op een juiste wijze uit te voeren. Dergelijke bedrijfsmiddelen omvatten bijvoorbeeld laptops, mobieltjes, etc.

Personeelsbeheer

Met de omvang van het personeelsbestand wat nodig is om een cruisemaatschappij draaiende te houden, is het belangrijk om de kern van personeelsbeheer op orde te hebben. Het hart van HRM is de plek waarbij alle administratieve zaken van uw personeel worden vastgelegd, beheerd en opgeslagen; Een soort database, wat ERP in essentie ook is. De administratieve zaken omvatten bijvoorbeeld:

• Salaris;
• Vakantiedagen;
• Werkuren en
• Ziektedagen

Ook arbeidsovereenkomsten of andere documenten met betrekking tot de betreffende werknemer kunnen hier ook worden geplaatst. De informatie kan zo snel en eenvoudig worden bekeken en kan indien nodig door de afdeling personeelszaken worden gebruikt.

Het bijhouden van de voorraden

Cruisemaatschappijen hebben enorm grote hoeveelheden voorraden. Voedsel, drank, schoonmaakmiddelen, etc. Dit moet allemaal ingekocht worden en in de inkopen gebeuren ook nog eens vaak internationaal. Overal waar wordt aangemeerd, wordt er een lading materialen en producten aangeleverd. Een module voor voorraadbeheer is daarom ook niet weg te denken. In zakelijke termen betekent voorraadbeheer de juiste voorraad, op het juiste niveau, op de juiste plaats, op het juiste moment en tegen de juiste kosten en tegen de juiste prijs. Maar wat zijn nu de functionaliteiten van deze module? Dat gaan wij hieronder bespreken.

Het beheren van de inkoop

Inkoopmanagement stroomlijnt het inkoop- en voorraadbeheerproces van een bedrijf voor meer efficiëntie en lagere kosten. Software voor inkoopmanagement creëert bijvoorbeeld goedkeuringsregels die de mogelijkheid bieden om goedkeuringen en het plaatsen van bestellingen te bespoedigen voor de tijdige ontvangst van voorraad. Voor internationale bevoorradingen is dit een uitkomst, omdat hier de meeste tijd in zit en veel fout kan gaan.

Forecasting

Forecasting, oftewel voorraadvoorspelling, is een methode die wordt gebruikt om voorraadniveaus voor een toekomstige periode te voorspellen. Het helpt om de vraag bij te houden, zodat u uw inkopen beter kunt beheren. Het is een handige functionaliteit voor voorraadbeheer waarmee u de inkomsten van uw bedrijf kunt verhogen en onnodige kosten kunt verlagen.

Material Requirements Planning

Om voorraadbeheer goed uit te voeren is er een computergebaseerd voorraadbeheersysteem dat is ontworpen om de productiviteit van bedrijven te verbeteren. De term ‘Material Requirement Planning’, oftewel MRP, wordt hiervoor vaak gebruikt. MRP beschrijft de taak van het gebruik van algoritmen om toekomstige inkopen te bepalen op basis van tijd en hoeveelheid.

Integratie van een MRP-systeem en een ERP-systeem

Een MRP-systeem kan worden geïntegreerd in een ERP-systeem. De integratie in de ERP-software heeft als doorslaggevend voordeel dat dezelfde data master gebruikt kan worden. Terwijl het ERP-systeem de coördinatie van middelen, informatie en processen in een bedrijf ondersteunt, gaat het bij het plannen van voorraadniveaus om het bepalen van de benodigde middelen voor toekomstige bestellingen.

Conclusie: Een goedlopende cruisemaatschappij met ERP, HRM en MRP

Zoals eerder beschreven heeft een cruisemaatschappij veel zaken om te regelen en te plannen. Met de juiste software wordt het een stuk makkelijker gemaakt. ERP-software dat verschillende systemen zoals HRM en MRP samen laat werken, zorgt ervoor dat er tijd en geld wordt bespaard. Omdat een ERP-systeem ook als centraal database fungeert, kan iedereen ook bij dezelfde gegevens. Datasilo’s bij verschillende afdelingen vervallen door ERP-software. Hierdoor ontstaat er onder medewerkers geen verwarring, omdat er over dezelfde data gesproken wordt die uit hetzelfde systeem komt. Ook met de juiste MRP-software voor voorraadbeheer kan op tijd en automatisch bestellingen worden doorgevoerd.