Hoe kan ERP de financiële dienstverlening ondersteunen?

De financiële dienstverlening kan profiteren van ERP. Lees hier hoe dat mogelijk is.

De financiële dienstverlening heeft veel te maken met het documenteren van data en gegevens. Of dat nu gaat om financiële gegevens of klantgegevens, het wordt opgeslagen. Volgens sommige wetten moet dit ook op een bepaalde wijze uitgevoerd worden. Daarnaast worden documenten vaak gedeeld tussen meerdere afdelingen. Dit kost allemaal veel tijd. Daarom is er ERP-software in het leven geroepen. Wij leggen graag uit hoe een ERP-systeem u kan helpen met het optimaliseren en automatiseren van bedrijfsprocessen.

Inhoudsopgave

• Wat is ERP?
• Module
• Conclusie

Wat is ERP?

Enterprise resource planning (ERP) staat voor een computerprogramma (software) gebruikt binnen organisaties ter ondersteuning van alle processen binnen het bedrijf. Een ERP-programma bestaat meestal uit kleine deelprogramma’s (modules) die allemaal een specifieke taak ondersteunen. Denk bijvoorbeeld aan computerprogramma’s die worden gebruikt om de financiële administratie te voeren of de voorraden bij te houden. Waarbij voorheen veel bedrijven gebruikmaakten van verschillende programma’s om hun bedrijfsactiviteiten te ondersteunen, kunnen in een ERP-programma een heel groot aantal processen (afdelingen) worden ondergebracht. Een gevolg van een dergelijk ERP-systeem is dat gegevens van bijvoorbeeld klanten en producten (denk aan adresgegevens van klanten) binnen de organisatie slechts eenmaal ingevoerd hoeven te worden, omdat een enkele database wordt gehanteerd. Naast dat de kans op inconsistente data wordt verkleind kan een ERP-systeem veel andere voordelen bieden zoals een efficiëntere manier van werken, betere communicatie en mogelijk kostenreductie.

Modules

Onder ERP kunnen meerdere modules worden gehangen. Één daarvan is DMS, een module die wij voor financiële dienstverlening verder willen uitlichten.

Wat is DMS?

Een Document Management Systeem (DMS) geeft grip op data zelfs als de hoeveelheid informatie verdubbelt.
Een document management systeem, ook wel DMS genoemd, wordt steeds populairder bij bedrijven. De hoeveelheid informatie en documentatie binnen bedrijven groeit elke dag. Om deze informatie efficiënt in te richten en te beheren, maken steeds meer bedrijven gebruik van een DMS systeem. En dat is vaak nodig, bijvoorbeeld wanneer het al moeilijk is met het terugvinden van de juiste dossiers, laat staan wanneer de data verdubbelt. DMS houdt de data overzichtelijk voor iedereen.

Een algemeen geaccepteerde definitie van DMS is: “Een documentmanagementsysteem (DMS) is over het algemeen een opslagplaats of repository waarin beschrijvende metadata van documenten worden opgeslagen die makkelijk zijn terug te vinden aan de hand van de kenmerken zoals auteur, naam, omschrijving, datum, categorie en status. De documenten zelf kunnen ook in de database worden opgeslagen, of op een beveiligde (netwerk) locatie die via de database toegankelijk is.”

Een Document Management Systeem vormt één centrale bron voor informatie en beheert, digitaliseert, structureert en stroomlijnt alle informatie in de organisatie. Of het nu gaat om de documenten zelf, of de specificaties van de documenten: door middel van de metadata in het DMS systeem heb je de opgeslagen documenten in no-time bij de hand.

Wat zijn de voordelen van DMS?

Digitaliseren van documenten

Een Document Management Systeem vereist een nieuwe manier van werken. De fysieke documenten worden namelijk gedigitalisseerd en worden samen met reeds bestaande digitale documenten gemigreerd naar het nieuwe DMS. Vanuit het centrale systeem worden documenten voortaan digitaal opgeslagen, gezocht en gewerkt; En natuurlijk ook gearchiveerd. Dit zorgt uiteindelijk voor een vermindering van archiefkosten, denk aan minder printen en fysieke ruimtes gebruiken als opslag. Daarnaast worden tags en beschrijvingen meegegeven aan document, zoals auteur, documentnaam, publicatiedatum en status. Hierdoor is de vindbaarheid van documenten verbeterd.

Het delen van documenten

Het is niet meer nodig met een DMS om binnen adelingen om documenten te sturen via de e-mail of met een USB-stick, omdat de documenten in een centraal plek staan opgeslagen. Via het internet zijn de documenten toegankelijk voor geauthoriseerde medewerkers, zodat de juiste documenten altijd beschikbaar zijn.

Samenwerken in documenten

Medewerkers kunnen met behulp van het DMS real-time samenwerken in hetzelfde documenten. Hierdoor hoeven medewerkers niet op elkaar te wachten. Dit is handig als er projectmatig wordt gewerkt. Het hele projectteam heeft zo toegang tot dezelfde documenten. Zo staat informatie niet langer in verschillende documenten of versies van documenten.

Versiebeheer

Wanneer een document op regelmatige basis wordt aangepast, is versiebeheer een praktische functionaliteit. Hierdoor is te zien of er aanpassingen in het document zijn gemaakt, welke dat zijn en wie deze aanpassingen heeft gedaan. Daarbij kunnen eventueel oude versies worden bekeken en hersteld. Het apart opslaan van verschillende versies is dus niet meer nodig, waardoor er geen misverstanden ontstaan over de actuele versie.

Conclusie: ERP-software met DMS zorgt voor tijdsbesparing en minder fouten

De financiële dienstverlening kan met ERP-software veel tijd besparen met veel administratieve werkzaamheden. Met de juiste software toegespitst op de financïele dienstverlening wordt er veel winst bereikt. Via onze ‘website’ kunt u uw zoektocht korter maken door te filteren op uw wensen en behoeftes.