Downtime

Wat u moet doen om downtime te voorkomen

Elke minuut dat een ERP systeem niet werkt kost dat een bedrijf geld.

Als u ervaring heeft met het gebruik van een ERP systeem weet u dat wanneer een ERP systeem is geïmplementeerd, uw organisatie eigenlijk niet meer zonder kan. Dit komt omdat een belangrijk deel van de werkzaamheden om het ERP systeem “heen worden gebouwd”.

Cruciale bedrijfsprocessen kunnen alleen nog functioneren als deze worden ondersteund met een ERP. Denk hierbij bijvoorbeeld aan magazijnwerkzaamheden. Met een ERP systeem kan uw magazijn medewerkers via scanners precies bijhouden waar welke producten kunnen worden gevonden. Terug switchen naar manuele processen is dan bijna niet meer te doen.

Dit is slechts één van de talloze voorbeelden waarbij het ERP systeem altijd goed moet functioneren en beschikbaar moet zijn. Vaak komen alle werkzaamheden stil te liggen als uw ERP systeem niet kan worden gebruikt. Dit kan leiden tot catastrofale gevolgen voor uw bedrijf. Downtime moet dus te allen tijde worden voorkomen.

Omdat online ERP systemen afhankelijk zijn van een internetverbinding, is de kwestie downtime erg interessant. Wij zullen in dit artikel het hebben over de gevaren van downtime en de manier waarop u hier tegen kan beschermen.

Uw internetverbinding werkt niet

Gelukkig heeft Nederland, in tegenstelling tot veel andere landen, zeer betrouwbaar internet. Toch kennen wij allemaal wel situaties waarbij irritante internetstoringen onze werkzaamheden onmogelijk maken. Het is dan ook een legitieme zorg van veel bedrijven dat gebrekkige internetnetwerken de toegang tot uw online ERP systeem onmogelijk maken.

Het is iets waar u goed over na moet denken. Bent u bereid om cruciale bedrijfsprocessen te laten afhangen van een internetverbinding? Veel bedrijven beantwoorden deze vraag met ferm “nee”. Zij kiezen dan ook liever niet voor een online ERP systeem.

Het klopt dat u bij een internetstoring niet goed verder kan werken als u heeft gekozen voor Cloud ERP. Maar wie kan er wel goed verder werken zonder internet? Telefonie (bij VoIP), mailcontact, informatie vergaring en nog vele andere dingen zijn niet meer mogelijk. Het feit dat u een on-premise ERP systeem heeft zal u dan niet veel helpen.

Beveiligen van uw internetverbinding

Omdat downtime zo schadelijk kan zijn voor uw bedrijf, is slim om een back-up plan te hebben. Hier onder geven wij een aantal tips waar u direct mee aan de slag kan om uw risico op downtime te minimaliseren.

1. Stuur iedereen naar huis…om verder te werken

Grappig genoeg is een goede strategie om bij een internetstoring uw personeel naar huis te sturen. Niet om vakantie te vieren, maar juist om verder te werken. Het mooie van Online ERP is dat het niet gebonden is aan een fysieke locatie. Uw werknemers kunnen vanuit hun eigen huis inloggen in het systeem. Zij hebben dan direct alle relevante bestanden en informatie bij de hand.

Als u deze strategie wilt gebruiken moet u wel zorgen dat iedereen toegang heeft tot het systeem vanuit huis. Zorg daarbij dat het thuisgebruik goed getest is voordat u hier aan begint. Het kan zijn dat de thuisverbinding ook niet goed genoeg is. Dit zal alleen maar leiden tot frustratie bij uw werknemers.

2. Kies voor een reserve internetprovider

De eerste strategie (vanuit huis werken) is natuurlijk niet mogelijk bij ieder bedrijf. Magazijn medewerkers hebben er niets aan als zij vanuit huis toegang hebben tot het ERP systeem. Zij moeten immers fysiek op het bedrijf aanwezig zijn om hun werk te kunnen uitvoeren. U doet er dan goed aan om niet te vertrouwen op slecht één enkele internetaanbieder.

Het komt niet vaak voor dat er op het zelfde moment storingen zijn bij verschillende providers. Als u een reserve internet provider heeft dan kunt u eenvoudig verbinding maken met een ander netwerk en direct verder werken. Het voor de hand liggende nadeel is dat u iedere maand een veelvoud betaalt aan internetleveranciers. Zorg daarom dat u bij  de “reserve leverancier” de kostenfactor zwaar laat wegen. De kans dit u vaak deze dienst gebruikt is (als het goed is) niet groot. U kunt daarom bijvoorbeeld genoegen nemen met een iets minder snelle verbinding.

3. Zorg voor offline back-ups

Alle serieuze online ERP systemen hebben uitgebreide mogelijkheden om data te exporteren en offline back-ups te maken. Deze data kunt u gewoon op uw harde schijf zetten. Bij downtime kunt u dan alsnog bij uw data. Neem bijvoorbeeld een relatiemanager. Door de belangrijkste contact informatie over uw klanten vanuit de CRM module te exporteren (kan vaak gewoon in Excel), kan bij een internetstoring gewoon verder worden gegaan met verkoopactiviteiten. Het is dan natuurlijk wel zaak dat de relatiemanager tijdelijk alle informatie handmatig bijhoudt in het Excel document.

Kies voor een betrouwbare Cloud leverancier: 99,5% up-time is niet hoog

Downtime van uw systeem hoeft niet te liggen aan uw internetverbinding. Het kan ook de schuld zijn van de leverancier van het online ERP systeem. Zoals wij al aangaven in onze eerlijke analyse over veiligheid van online ERP, zijn de meeste leveranciers zeer serieus bezig met veiligheid. Voldoende up-time is daar een belangrijk aspect van. De meeste leveranciers van online ERP doen harde garanties betreffende up-time. U kunt vaak rekenen op minimaal 99,5% up-time. Dit klinkt als een behoorlijk hoog percentage, maar een simpel rekensommetje laat zien dat dit wel mee valt.

24 uur x 365 dagen = 8760 uur zit er in een jaar.
0,5% downtime = 0,005 * 8760 = 43,5 uur per jaar, of bijna 3,7 uur downtime per maand.

Eerlijkheid gebied te zeggen dat deze belofte over “minimale up-time” vaak ruimschoots wordt gehaald. Hetzelfde Netsuite haalt namelijk gemiddeld 99.98% up time. Dat vertaalt naar minder dan 2 uur downtime per jaar.

Er zijn aanbieders van online ERP die veel verder gaan in hun beloofde up-time. Dit brengt uiteraard kosten met zich mee. Het ligt er een beetje aan hoe belangrijk u die zekerheid vindt. Er zijn zelfs Service Level Agreements (SLA) waarbij de up-time wordt gegarandeerd tot 99,999%. Ook dat is een ondergrens, dus u kunt er dan van uitgaan dat er bijna nooit downtime is.

Hoe belangrijk is up-time?

De SLA waarbij 99,999% up-time wordt beloofd zijn niet voor iedereen weg gelegd. Bedrijven moeten zelf gaan nadenken hoe waardevol zij het vinden om zich te verzekeren tegen 0,499% downtime. De kosten die dit met zich mee brengt kunnen aanzienlijk zijn. Deze kosten zijn te verklaren omdat leveranciers veel moeite moeten doen om deze extra zekerheid in te bouwen.

Een van deze diensten zijn zogenaamde High-availability clusters. Het doel van een High Availability Cluster (HAC) is om te zorgen voor een hogere beschikbaarheid van het ERP systeem. Als om wat voor reden een server crasht dan kan een tweede "failover-cluster" de diensten overnemen. Dit gebeurt automatisch zodat het ERP systeem altijd beschikbaar blijft. Overigens kunnen meerdere failover-clusters worden ingezet. De kans op downtime wordt dan helemaal laag. De meeste bedrijven blijken te kiezen voor extra zekerheid. Een onderzoek van de Aberdeen Group gaf aan dat slechts een vijfde van de bedrijven die door hen werden ondervraagd geen enkele aanvullende bescherming had tegen downtime.

De afweging

Er moet altijd een afweging gemaakt worden tussen kosten en aanvullende zekerheid. Het is een misvatting dat u niets kunt doen tegen downtime. U moet zelf de afweging maken hoe belangrijk up-time is voor uw bedrijf en hoeveel u wenst te investeren in beveiliging. Zorg echter wel dat u op de hoogte bent van wat voor systeem u kiest. Vraag bij uw keuze voor een Online ERP systeem aan de leverancier op welke manieren met downtime wordt omgegaan en laat dit wegen in uw uiteindelijke beslissing.

Nieuwe blog artikelen

Leverancier van de maand

Blisss Bootcamp

Bij Blisss Software kan je ook worden opgeleid tot Microsoft expert. Met de Blisss Bootcamp wordt je klaargestoomd om aan de slag te gaan met de meest gebruikte ERP software.

Lees verder
Leverancier van de maand

Het implementatieplan van: Blisss Software

Ontdek hoe een implementatie bij Blisss Software er aan toe gaat en hoe zij ervoor zorgen dat uw bedrijf zo soepel mogelijk de overstap maakt naar nieuwe bedrijfssoftware.

Lees verder