ERP implementatie mislukt

Voorkom dat je ERP implementatie mislukt

Een ERP implementatie mislukt vaak door onnodige fouten te maken. Ontdek hoe je deze fouten voorkomt en een succesvolle implementatie tegemoet gaat.

Ondanks alle informatie, tips en voorbeelden van hoe het niet moet komt het toch nog te vaak voor dat een ERP implementatie mislukt. Een succesvolle implementaties is een ruim begrip en vrij te interpreteren maar naar alle waarschijnlijkheid is het ongeveer 25% van alle ERP implementaties die uiteindelijk niet het gewenste resultaat behalen.

Technologie moet voor de mens werken en niet andersom. Toch blijkt het nog altijd lastig om ervoor te zorgen dat de implementatie van een ERP systeem vlekkeloos verloopt en de beoogde ROI oplevert. Om er zeker van te zijn dat u niet het volgende slachtoffer bent van een ongeval op de werkvloer zijn hier een aantal punten waar op te letten om te voorkomen dat uw ERP implementatie mislukt.

De reden van implementatie

De aanschaf en implementatie van een ERP systeem zijn net zo goed een investering als een nieuwe machine of werknemer. Bij iedere andere investering wordt er risicoanalyse, een ROI berekening en een begroting gemaakt maar om de een of andere reden wordt hier niet naar omgekeken wanneer het gaat om een ERP. Dit wordt dikwijls afgedaan met het idee dat een ERP systeem op magische wijze alles beter zal maken en dat deze hoe dan ook er moet komen.

Ga bij uzelf na of het echt nodig is om een nieuw ERP systeem te implementeren. Check op welke fronten het huidige systeem het laat af weten en ga na hoe dit is op te lossen. Wellicht is het mogelijk om het systeem te updaten of kan het probleem worden opgelost door simpelweg een uitbreiding of een extra module aan te schaffen.

Een doel voor ogen

Een van de meest voorkomende redenen voor een budget overschrijding, wat vaak lijdt tot een mislukte implementatie, zijn veranderingen halverwege het proces. Dit heeft in de meeste gevallen 2 redenen. Aan de ene kant zijn er de bedrijven die er tijdens de ontwikkeling van de software erachter komen dat ze toch iets anders willen en dan zijn er nog de bedrijven die vanaf het begin al geen idee hadden wat ze nu precies wilden. Deze bedrijven wisten dat ze een ERP nodig hadden maar niet wisten waarom.

Mid-implementatie een verandering doorvoeren is verre van de ideale situatie. Afhankelijk van hoe groot deze verandering kan het een enorme impact hebben op het verloop van de implementatie. Neem de tijd om goed uit te zoeken wat een module voor jouw bedrijf kan doen en of deze van toepassing op jouw situatie. Dit scheelt een hoop trammelant tijdens de implementatie.

Planning

Naast budgettering is het maken van een planning een van die cruciale onderdelen waar niet genoeg tijd voor vrij wordt gemaakt. Vaak wordt er een eind datum ingesteld en vervolgens worden de tussentijdse mijlpalen ingepland door simpelweg terug te rekenen. Deze vaak onrealistische doelen eindigen door werkdruk en niet genoeg aandacht voor details niet zoals gehoopt.

Een goede planning is de basis van een geslaagde ERP implementatie. Tijdens de implementatie moet de planning wekelijks worden geƫvalueerd en bijgesteld waar nodig. Op die manier heb je inzicht in de voortgang en is het makkelijker bij te sturen mocht een bepaald onderdeel langer duren dan in eerste instantie werd verwacht.

Verandering

ERP draait om verandering. De kans is groot dat alle technologie die op dit moment in gebruik is zal worden vervangen, de structuur van organisatie zal veranderen en de manier van werken ook zal worden aangepast. Alleen de missie en de producten of diensten zullen gelijk blijven en zelfs dat is niet zeker. Een ERP systeem zorgt voor nieuwe mogelijkheden en het zou zonde zijn om deze te laten liggen vanwege onwilligheid. En dat is precies waar vele de fout in gaan. Het zal niet de eerste keer zijn dat een organisatie zich goed heeft ingelezen, een doel heeft gesteld, de cijfers heeft nagerekend en alsnog een kat in de zak vindt.

Mensen veranderen niet graag hun dagelijkse bezigheden en gebruiken. Een toespraak met broodjes en een kop koffie zullen niet genoeg zijn om de toekomstige gebruikers voor te bereiden op de omslag die zal plaatsvinden. Veranderings- of change management is een onderdeel van de implementatie waar nog wel eens makkelijker over wordt gedacht terwijl dit juist een essentieel onderdeel is.

Training

Training zou je onder veranderingsmanagement kunnen indelen maar naar mijn idee verdient het een eigen categorie. Het kan het verschil maken tussen een systemen ontwijken en omarmen. Een middagje PowenPointen gaat daar helaas geen verschil in maken.

Om te voorkomen dat medewerkers extra hard werken om het systeem niet te gebruiken is door ze stapsgewijs kennis te laten maken met de nieuwe software. Als uw mensen weten waar ze mee bezig zijn zullen ze zich meer op hun gemak voelen en zelfverzekerder aan de slag gaan.

Er zijn twee manieren om de trainingen op te zetten. U kunt ervoor kiezen om alle medewerkers door de leverancier te trainen. De andere manier is door een selecte groep te trainen zodat deze vervolgens de andere medewerkers kunnen trainen. Net als bij een klas met minder leerlingen is er meer aandacht per leerling en doordat er een kleinere groep wordt getraind scheelt dit aanzienlijk in de kosten.

ERP implementatie mislukt?

Mocht uw ERP implementatie mislukt zijn, wees gerust, u bent niet de eerste. Zeer vervelend natuurlijk maar ook vooral zonde van alle tijd en geld die u geĆÆnvesteerd heeft in het project. Wat een nieuwe periode had moeten inluiden is niet meer dan een eenmansband met de kleinste viool ter wereld als enige instrument. Maar niet getreurd, uit iedere ervaring, goed of slecht, kan lering getrokken worden en dat is met een ERP implementatie niet anders.

Nieuwe blog artikelen

Het ERP implementatie plan

Een checklist voor het hele traject van de implementatie van uw nieuwe ERP systeem.

Lees verder

Magazijnbeheer met warehouse management software

Ontdek wat er allemaal mogelijk is met warehouse management software.

Lees verder