Implementatieplan Blisss Software

Het implementatieplan van: Blisss Software

Ontdek hoe een implementatie bij Blisss Software er aan toe gaat en hoe zij ervoor zorgen dat uw bedrijf zo soepel mogelijk de overstap maakt naar nieuwe bedrijfssoftware.

Een ERP-pakket implementeren is niet slechts een kwestie van downloaden, installeren en klaar. Het is gebaseerd op bedrijfsprocessen en die zijn bij ieder bedrijf net iets anders. Daarom vergt het implementeren van een ERP-pakket een gestructureerde aanpak. Een aanpak die voor iedere klant werkt en die altijd het gewenste resultaat oplevert.

Bij Blisss is onze projectaanpak een aanpak die continu aan verandering onderhevig is. Nu klinkt dat zwaar, maar wij geloven erin dat onze aanpak altijd nog iets beter kan. Ieder project weer zien wij details waarop de aanpak verbeterd kan worden, zodat het project nog gestroomlijnder loopt. Anderzijds is de wereld ook continu aan verandering onderhevig, dus het zou raar zijn als we bij Blisss achter zouden blijven.

Blisss heeft daarom een intern projectteam aangesteld, dat deze projectaanpak continu evalueert. Dit evalueren gebeurt met de betrokken projectmedewerkers. De projectmedewerkers van Blisss zelf, maar ook van de klant.

De huidige projectaanpak heeft de volgende uitgangspunten:

  • Een ERP-implementatie is niet zozeer een ICT-implementatie, maar een verandertraject. Dat betekent dat er veel stakeholders zijn en de verandering door de hele organisatie gedragen moet worden;
  • De onderzoeksfase is de belangrijkste fase van het traject. Hierin wordt onderzocht wat de klant daadwerkelijk wil, maar nog belangrijker, wat hij/zij nodig heeft;
  • Het project dient in behapbare brokken opgedeeld te worden, die tussentijds goed getest worden. 

Dit uit zich in een zogenaamde iteratieve aanpak, die het meest op de Scrum-methode lijkt. Waar bestaat onze aanpak in het kort uit?

Onderzoeksfase

In de onderzoeksfase ligt de focus op het bepalen van de behoeftes van de opdrachtgever. De opdrachtgever heeft vaak wel in zijn/haar hoofd wat het eindresultaat moet zijn, maar dat betekent niet direct dat het hele projectteam dit direct weet en betekent tevens niet dat de opdrachtgever zelf weet hoe hij/zij bij dit eindresultaat uitkomt. Tijdens de onderzoeksfase zullen onze consultants dan ook met de diverse stakeholders om de tafel gaan zitten om de gewenste situatie te bespreken. De stakeholder (bijvoorbeeld hoofd inkoop Margreet) zal haar dagelijkse werkzaamheden op papier zetten, wat als gespreksvoer dient voor de consultant. Onze consultant doorloopt deze werkzaamheden met Margreet, om vervolgens concrete gebruikersverhalen te benoemen die uiteindelijk geïmplementeerd moeten worden. Ook benoemt de consultant de deelprocessen waaronder deze gebruikersverhalen vallen en de diverse ‘fits’ (punten die overeenkomen met het standaard ERP-pakket) en de ‘gaps’ (punten die niet overeenkomen met het standaard ERP-pakket). Zo ontstaat stapsgewijs het raamwerk van het project.

Iteraties

Iteratief werken kenmerkt zich door het inplannen van kleinere brokken werk in vaste tijdseenheden. In ons geval tijdseenheden van vier tot zes weken. In onze projectaanpak betekent dat we gebruikersverhalen en de onderliggende taken zullen inplannen voor alleen de eerste iteratie. Na de eerste iteratie wordt het opgeleverde getest en wordt besloten welke gebruikersverhalen afgerond zijn, welke aangepast moeten worden en welke nog niet afgehandeld zijn. Daarmee wordt de volgende iteratie van vier tot zes weken ingepland met gebruikersverhalen en onderliggende taken. Deze aanpak heeft een aantal grote voordelen:

  • Met deze aanpak wordt voorkomen dat men aan het einde van het project cruciale taken open heeft staan, die bij uitvoering tot andere inzichten kunnen leiden;
  • Tevens wordt alles tussendoor meerdere keren getest, waardoor eventuele problemen in een vroeg stadium ontdekt worden;
  • Gebruikers van de klant zullen zelf de tussentijdse tests uitvoeren, wat ervoor zorgt dat zij tussentijds opgeleid worden en daarmee zelf de kennis in huis halen. Enorm handig voor het moment van ingebruikname van het ERP-pakket en de periode erna.

Fase voor livegang

Nadat alle deelprocessen, gebruikersverhalen en taken opgeleverd zijn, staat er een eerste versie van het ERP-pakket. Met deze versie worden de eindgebruikers getraind, zodat zij hun eigen deel van het proces met het ERP-pakket kunnen uitvoeren. Het kan zijn dat hier nog punten uitkomen, die wellicht tussentijds over het hoofd gezien zijn. Gezamenlijk wordt dan besloten of deze punten nog uitgevoerd worden, of dat deze na livegang opgepakt worden. De prioriteit van de punten zullen hier logischerwijs doorslag in geven. Na het eventueel aanpassen van de laatste punten, wordt er dan een definitieve versie opgeleverd. Deze versie zal dan nog uitvoerig getest worden, waarna men zich opmaakt voor de livegang van het nieuwe ERP-pakket.

Livegang

Een livegang bij Blisss kenmerkt zich door veel overleg binnen het projectteam (van Blisss en opdrachtgever) en het opstellen van een draaiboek. Een draaiboek waarin alle belangrijke zaken van dag tot dag beschreven staan. Het moment van ‘livegaan’ is altijd spannend. Dat is ook de reden dat onze consultants op locatie aanwezig zullen zijn, om eventuele vragen direct op te vangen.

Na livegang

Na livegang staat onze supportdesk paraat voor onze klanten. Ook zullen eventuele punten die doorgeschoven zijn, weer opgepakt worden door de consultants. Wanneer we er allemaal klaar voor zijn, dan zullen we met het hele projectteam gaan proosten op de afronding van het project. Want dat mag gevierd worden!

Leverancier van de maand

Robots versus mensen

De procesindustrie heeft miljarden dollars uitgegeven aan robots en robotautomatisering, maar zijn ze flexibel genoeg voor de huidige productievereisten, zullen ze uiteindelijk ons werk doen en zal de fabriek zonder mensen echt werkelijkheid worden?

Lees verder
Leverancier van de maand

Casestudy: Applikon Biotechnology

Waarom deze producent van bioreactorsystemen kiest voor ERP software van Eqeep.

Lees verder