Detailhandel
DMS

Documentbeheer met DMS

Documentenbeheer kost een hoop tijd en kan eenvoudig worden geautomatiseerd. Een DMS helpt detailhandelaren bij het verwerken en bewaren van documenten.

In de eerste plaats willen we in dit artikel de noodzaak van documentbeheer in het algemeen benadrukken en ons wijden aan de meest essentiële functies. Nadien introduceren we de eigenaardigheden van de detailhandel met betrekking tot documentbeheer en belichten hun toepassingsgebieden. We willen echter eerst beginnen met de DMS-module zelf. 

Veel ERP-systemen hebben nu een geïntegreerd DMS, maar er zijn ook verschillende individuele oplossingen op de markt. Welke geschikt is voor welk bedrijf hangt af van verschillende factoren. Het is echter bijzonder belangrijk dat de desbetreffende aanbieder de branche kent van het bedrijf waarin het systeem moet worden geïmplementeerd.

Wat zijn Document Management Systemen (DMS)?

Elk bedrijf heeft een vorm van documentbeheer, sommige heel primitief, andere gebruiken software om de documenten te beheren. Documentbeheer software ondersteunt bij het digitaal archiveren en beheren van documenten binnen een bedrijf. 

In tegenstelling tot het archiveren van alle documenten op papier, belooft de digitale archivering een veel beter overzicht. Maar hier kun je snel in de problemen komen. Hoewel de mappenstructuur voor de ene logisch is, is deze voor de volgende al niet langer begrijpelijk. Documenten worden opgeslagen in meerdere versies, op verkeerde locaties, voorzien van verkeerde namen of zelfs volledig verloren in het wirwar. 

Om dit alles te voorkomen, zijn documentbeheersystemen gemaakt. Ze moeten dit probleem voor eens en voor altijd oplossen. Deze worden op alle computers van een bedrijf geïnstalleerd en maken het dus voor elke gebruiker mogelijk om toegang te krijgen tot bepaalde documenten en deze op elk moment en overal te bewerken.

Voordelen van DMS

Een essentieel en beslissend voordeel van DMS is zeker de resulterende transparantie in het gebruik. Elk document wordt voorzien van aanvullende informatie zodat elke medewerker altijd kan zien wanneer en wie iets aan het document heeft gewijzigd. Zo wordt elke stap vastgelegd en kan deze worden getraceerd. Dit voorkomt ook dubbele gegevens en voorkomt ongewenst overschrijven.

Deze laatste worden ook beperkt door een andere functie van DMS. Door toegangsrechten toe te wijzen, kan niet elke werknemer toegang krijgen tot elk document en het per ongeluk wijzigen of verwijderen. Tegelijkertijd is bedrijfsbrede toegang tot alle gedeelde gegevens gegarandeerd en in de tussentijd vaak ook mobiel. Op deze manier kan iedereen de vereiste documenten op elk gewenst moment bewerken en vinden. 

Een ander groot voordeel is dat lange zoektijden worden geëlimineerd, omdat alle documenten kunnen worden gevonden op een specifieke, aangewezen opslaglocatie, en kunnen direct worden gevonden via een extra zoekfunctie. Talloze andere voordelen kunnen worden benut via een DMS en het bedrijf veel tijd en uiteindelijk geld besparen.

DMS voor detailhandel

Dus wat is vooral belangrijk voor de detailhandel? Welnu, naast de hierboven genoemde voordelen, zijn er nog andere belangrijke argumenten voor een DMS, vooral in de detailhandel. Omdat tijd hier geld is. 

Door tijd te besparen en werkprocessen te vereenvoudigen, komen middelen vrij voor andere gebieden, en een DMS ondersteunt dit. Ze doen dit naast deze functies, bijvoorbeeld door verschillende sjablonen op te slaan in het systeem. Met een verscheidenheid aan sjablonenis het maken van documenten enorm vereenvoudigd. 

Een nog belangrijker voordeel van DMS ligt echter in de mogelijkheid om documenten onder controle te houden. Er zijn verschillende documenten die kunnen worden opgeslagen. Deze zijn onderworpen aan bepaalde regels, die uiteraard ook van toepassing zijn op digitale archivering. Deze documenten omvatten bijvoorbeeld alle commerciële en zakelijke brieven of douaneaangiften, enz. Deze worden door het systeem ondersteund en binnen hun onderliggende bewaartermijnen opgeslagen. 

Bovendien kunnen DMS-systemen worden gekoppeld aan CRM-systemen, zodat de klantenservice ook alle relevante informatie kan ontvangen wanneer hij een klant belt. Hierdoor kan het verzoek van de klant veel sneller en beter worden beantwoord.
ERP-systemen hebben, zoals reeds vermeld, meestal geïntegreerde DMS-functionaliteiten. Zo kan een holistisch beeld van het bedrijf worden getekend en alle processen enorm worden gestroomlijnd. De detailhandel profiteert enorm van het gebruik van dergelijke documentbeheersystemen.

Start uw ERP selectie

Ontdek welke ERP systemen het beste passen bij uw onderneming

In welke sector bent u actief?

Waarom dit belangrijk is bij uw ERP selectie:Bij uw selectie is het belangrijk om met uw sector rekening te houden. Een ERP systeem moet perfect aansluiten bij uw bedrijfsprocessen. Deze processen verschillen per branche. Zo werkt een groothandel bijvoorbeeld anders dan een bouwbedrijf en heeft dus andere ERP functionaliteiten nodig.

Hoe worden uw productieorders gepland?

In welke productiegroottes produceert u?

In wat voor soort bouw bent u gespecialiseerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 1/2)

Werkt uw organisatie op projectbasis?
Werkt u vaak met veel verschillende partijen?
Beheert uw organisatie vastgoed?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 2/2)

Doet u veel aan onderhoud?
Wilt u ook bedrijfsmiddelen kunnen inplannen?
Wenst u urenregistratie van uw medewerkers?

Wat voor soort retailer bent u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Hoeveel fysieke verkooppunten heeft u?
Aan wat voor soort klanten levert u?
Importeert u ook goederen?
Exporteert u ook goederen?

Wat voor soort dienstverlener bent u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Is urenregistratie belangrijk voor u?
Werkt u tegen uurtarief en/of vaste tarieven?
Is HRM een belangrijk onderdeel binnen uw bedrijf?
Werkt uw organisatie op projectbasis?
Levert u meestal aan bedrijven of consumenten?

Wat voor soort onderwijs geeft u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 1/2)

Hebben uw klanten een lidmaatschap bij u?
Wilt u het systeem ook gebruiken voor cursistenregistratie?
Wilt u het systeem ook gebruiken voor HRM?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 2/2)

Geeft u ook les op afstand?
Werkt u met roosters en locatieplanning?
Dient het ERP systeem gekoppeld te worden met andere pakketten?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Is urenregistratie belangrijk voor u?
Werkt u tegen uurtarief en/of vaste tarieven?
Is HRM een belangrijk onderdeel binnen uw bedrijf?
Werkt uw organisatie op projectbasis?
Levert u meestal aan bedrijven of consumenten?

In wat voor soort zorg bent u gespecialiseerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Wilt u het ERP systeem ook gebruiken voor cliëntenregistratie?
Biedt uw organisatie overnachtingen aan?
Dient het ERP systeem gekoppeld te worden met andere pakketten?
Namelijk:
Verleent u zorg op locatie?

In wat voor soort handel bent u gespecialiseerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Heeft u een webshop die moet worden geïntegreerd?
Hoeveel fysieke winkels met point-of-sale heeft u?
Importeert u ook goederen?
Exporteert u ook goederen?
Aan wat voor soort klanten levert u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Is urenregistratie belangrijk voor u?
Werkt u tegen uurtarief en/of vaste tarieven?
Is HRM een belangrijk onderdeel binnen uw bedrijf?
Werkt uw organisatie op projectbasis?
Levert u meestal aan bedrijven of consumenten?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 1/2)

Wilt u dat het ERP systeem klaar is voor het IoT (Internet of Things)?
Wenst u een koppeling met belangrijke leveranciers als de Technische Unie en Rexel?
Pleegt u ook onderhoudswerkzaamheden?
Moeten werkbonnen mobiel kunnen ingevoerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 2/2)

Moet het systeem offline kunnen worden geraadpleegd?
Moet u machines op afstand kunnen monitoren?
Werkt u ook op projectbasis?
Moet u koelmiddelen registreren?

Wat voor soort nutsbedrijf heeft u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Werkt uw organisatie op projectbasis?
Werkt u met veel verschillende partijen?
Beheert uw organisatie vastgoed?
Doet u veel aan onderhoud?
Wenst u urenregistratie van uw medewerkers?

Overheid en NGO’s

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Werkt u projectmatig?
Wenst u een ledenadministratie?
Dient het ERP systeem gekoppeld te worden met andere pakketten?
Namelijk:
Moet het ERP systeem mobiel beschikbaar zijn?

Wat voor logistieke diensten biedt u aan?

Organiseert u ladingen op de volgende wijze?

Groupage/Deelpartijen (LTL)
Groupage/deelpartijen die in een hub gebundeld worden voor meerdere opdrachtgevers
FTL
Volle ladingen voor meerdere opdrachtgevers
Dedicated Logistics
Vervoer voor één opdrachtgever

Organiseert u ladingen op de volgende wijze?

Heeft u een eigen wagenpark?
Moeten goederen gekoeld worden vervoerd?
Importeert u artikelen?
Exporteert u ook artikelen?

Hoe ziet uw productieproces eruit?

In wat voor soort productie bent u gespecialiseerd?

Hoe worden uw productieorders gepland?

In welke productiegroottes produceert u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Doet u regelmatig onderhoud?
Werkt u met Service Level Agreements?
Dient het ERP systeem te koppelen met andere programma’s?
Werkt u op projectbasis?
Wenst u uren te registreren in het systeem?

Voer het aantal medewerkers en gebruikers in

medewerker(s)
gebruiker(s)

Vragen over uw organisatie

Heeft uw organisatie meerdere vestigingen?
Hoeveel magazijnen heeft u?
Werkt u multi-currency?
Opereert u internationaal?
Is de hoofdvestiging gevestigd in Nederland?
ERP leveranciers zoeken...
systemen gevonden

Vul het formulier in en ontvang vrijblijvend informatie over de 7 meest geschikte leveranciers

Wij hebben uw aanvraag goed ontvangen

  • Op basis van de door u ingevulde informatie gaat onze consultant vrijblijvend aan de slag
  • Onze consultant maakt een selectie uit de gevonden ERP leveranciers die het best passen bij uw onderneming
  • U ontvangt gratis een shortlist met informatie over de 7 meest geschikte leveranciers
  • Bij vragen of onduidelijkheden neemt hij mogelijk contact met u op
Bekijk longlist
Selectie opnieuw starten

Wat is SaaS, PaaS en IaaS?

Wat is SaaS, PaaS en IaaS? En wat zijn de verschillen tussen deze Cloud modellen?

Lees verder

De verschillende vormen van Cloud

Publieke of private cloud voor de eigen ERP-software van het bedrijf? We presenteren enkele cloudmodellen en laten hun voor- en nadelen zien.

Lees verder

ERP-software uit de cloud: een overzicht

U kunt op dit moment cloudgebaseerde ERP-software verkrijgen bij deze softwareleveranciers.

Lees verder