Detailhandel
DMS

Documentbeheer met DMS

Documentenbeheer kost een hoop tijd en kan eenvoudig worden geautomatiseerd. Een DMS helpt detailhandelaren bij het verwerken en bewaren van documenten.

In de eerste plaats willen we in dit artikel de noodzaak van documentbeheer in het algemeen benadrukken en ons wijden aan de meest essentiële functies. Nadien introduceren we de eigenaardigheden van de detailhandel met betrekking tot documentbeheer en belichten hun toepassingsgebieden. We willen echter eerst beginnen met de DMS-module zelf. 

Veel ERP-systemen hebben nu een geïntegreerd DMS, maar er zijn ook verschillende individuele oplossingen op de markt. Welke geschikt is voor welk bedrijf hangt af van verschillende factoren. Het is echter bijzonder belangrijk dat de desbetreffende aanbieder de branche kent van het bedrijf waarin het systeem moet worden geïmplementeerd.

Wat zijn Document Management Systemen (DMS)?

Elk bedrijf heeft een vorm van documentbeheer, sommige heel primitief, andere gebruiken software om de documenten te beheren. Documentbeheer software ondersteunt bij het digitaal archiveren en beheren van documenten binnen een bedrijf. 

In tegenstelling tot het archiveren van alle documenten op papier, belooft de digitale archivering een veel beter overzicht. Maar hier kun je snel in de problemen komen. Hoewel de mappenstructuur voor de ene logisch is, is deze voor de volgende al niet langer begrijpelijk. Documenten worden opgeslagen in meerdere versies, op verkeerde locaties, voorzien van verkeerde namen of zelfs volledig verloren in het wirwar. 

Om dit alles te voorkomen, zijn documentbeheersystemen gemaakt. Ze moeten dit probleem voor eens en voor altijd oplossen. Deze worden op alle computers van een bedrijf geïnstalleerd en maken het dus voor elke gebruiker mogelijk om toegang te krijgen tot bepaalde documenten en deze op elk moment en overal te bewerken.

Voordelen van DMS

Een essentieel en beslissend voordeel van DMS is zeker de resulterende transparantie in het gebruik. Elk document wordt voorzien van aanvullende informatie zodat elke medewerker altijd kan zien wanneer en wie iets aan het document heeft gewijzigd. Zo wordt elke stap vastgelegd en kan deze worden getraceerd. Dit voorkomt ook dubbele gegevens en voorkomt ongewenst overschrijven.

Deze laatste worden ook beperkt door een andere functie van DMS. Door toegangsrechten toe te wijzen, kan niet elke werknemer toegang krijgen tot elk document en het per ongeluk wijzigen of verwijderen. Tegelijkertijd is bedrijfsbrede toegang tot alle gedeelde gegevens gegarandeerd en in de tussentijd vaak ook mobiel. Op deze manier kan iedereen de vereiste documenten op elk gewenst moment bewerken en vinden. 

Een ander groot voordeel is dat lange zoektijden worden geëlimineerd, omdat alle documenten kunnen worden gevonden op een specifieke, aangewezen opslaglocatie, en kunnen direct worden gevonden via een extra zoekfunctie. Talloze andere voordelen kunnen worden benut via een DMS en het bedrijf veel tijd en uiteindelijk geld besparen.

DMS voor detailhandel

Dus wat is vooral belangrijk voor de detailhandel? Welnu, naast de hierboven genoemde voordelen, zijn er nog andere belangrijke argumenten voor een DMS, vooral in de detailhandel. Omdat tijd hier geld is. 

Door tijd te besparen en werkprocessen te vereenvoudigen, komen middelen vrij voor andere gebieden, en een DMS ondersteunt dit. Ze doen dit naast deze functies, bijvoorbeeld door verschillende sjablonen op te slaan in het systeem. Met een verscheidenheid aan sjablonenis het maken van documenten enorm vereenvoudigd. 

Een nog belangrijker voordeel van DMS ligt echter in de mogelijkheid om documenten onder controle te houden. Er zijn verschillende documenten die kunnen worden opgeslagen. Deze zijn onderworpen aan bepaalde regels, die uiteraard ook van toepassing zijn op digitale archivering. Deze documenten omvatten bijvoorbeeld alle commerciële en zakelijke brieven of douaneaangiften, enz. Deze worden door het systeem ondersteund en binnen hun onderliggende bewaartermijnen opgeslagen. 

Bovendien kunnen DMS-systemen worden gekoppeld aan CRM-systemen, zodat de klantenservice ook alle relevante informatie kan ontvangen wanneer hij een klant belt. Hierdoor kan het verzoek van de klant veel sneller en beter worden beantwoord.
ERP-systemen hebben, zoals reeds vermeld, meestal geïntegreerde DMS-functionaliteiten. Zo kan een holistisch beeld van het bedrijf worden getekend en alle processen enorm worden gestroomlijnd. De detailhandel profiteert enorm van het gebruik van dergelijke documentbeheersystemen.

Lees meer over:
Detailhandel DMS
Leverancier van de maand

Casestudy: Max Guitar - NAVConsultants

Ontdek waarom deze leverancier van gitaren, versterkers, effecten en accessoires kiest voor de ERP software van NAVConsultants.

Lees verder
Leverancier van de maand

NAVConsultants

NAVConsultants is een netwerk organisatie, gespecialiseerd in Microsoft Dynamics 365 Business Central met brede kennis van bedrijfsprocessen en ERP voor handels- en productiebedrijven.

Lees verder