kosten ERP systeem

De kosten van een ERP systeem

Wat gaat een ERP systeem in uw geval kosten?

Wanneer u ervan bent overtuigd dat een ERP systeem ook uw bedrijf kan helpen komt er logischerwijs een vraag achteraan. De aloude tegenhanger van producten en diensten; Wat moet dat kosten? Gratis is in ieder geval niet het goede antwoord maar wat juiste antwoord is is nog knap lastig. De aanschaf van een ERP systeem, daar zitten nogal wat haken en ogen aan.

Ieder bedrijf heeft unieke eisen en wensen aan een ERP systeem. Sommige functionaliteiten zijn erg handig maar niet per sé nodig. Andere functionaliteiten zijn noodzakelijk en eigenlijk de reden van de aanschaf het ERP systeem. Bedrijven maken hier op hun eigen manier onderscheid in waardoor een oplossing voor soortgelijke bedrijven er totaal verschillend uit kunnen zien.

Total cost of ownership

De kosten kunnen zeer uiteenlopen maar worden altijd op een zelfde manier opgebouwd. Er zijn een aantal vaste kostenposten die de basis vormen. Het is binnen deze posten waar het onderlinge verschil wordt gemaakt. 

Alle kosten bij elkaar opgeteld worden ook wel de total cost of ownership genoemd. Dit bedrag wordt opgebouwd uit directe en indirecte kosten. Onder directe kosten vallen alle zaken die nodig zijn om het systeem te bouwen en in gebruik te nemen. De indirecte kosten bestaan voornamelijk uit onkosten om het systeem en de hardware te onderhouden.      

Directe kosten

Er zijn een viertal kostenposten die vallen onder de directe kosten. Dit zijn de licenties, maatwerk, infrastructuur en trainingen. Eigenlijk geldt voor alle vier deze onderdelen, hoe uitgebreider de oplossing des te hoger de kosten.   

Licenties

Het eerste onderdeel licenties wordt opgesplitst in vier onderdelen. Deze vier beschrijven hoe uitgebreid het systeem zal worden en vormen daarmee de basis voor de total cost of ownership.

Gebruikers

Hoe meer gebruikers, hoe hoger de kosten zullen uitvallen. Klinkt logisch en is wellicht wat voor de hand liggend maar veel leveranciers baseren hun prijzen grotendeels op het aantal gebruikers. Het systeem en alles eromheen moet namelijk worden aangepast op het aantal mensen dat tegelijkertijd in het systeem aan het werk zijn. Voor 3 medewerkers is een stuk minder kracht nodig dan dat er nodig is om 150 man aan het werk te houden zonder dat deze grote vertragingen oploopt.

Platform

De volgende keuze die van grote invloed is op de kosten maar ook op de infrastructuur is die van de soort installatie. Beheerd u het liefst de software zelf op uw eigen servers zoals bij on-premises of kiest u voor een oplossing die door de leverancier wordt onderhouden zoals bij een cloud oplossing? En dan is er ook nog de mogelijkheid om een combinatie van deze twee te kiezen in de vorm van hosted. Hierbij is de software in uw bezit en mag u er mee doen wat u wilt maar wordt deze op externe servers gedraaid. Met een hybride systeem is het sinds enige tijd ook mogelijk om het beste van alle werelden te nemen en deze samen te voegen.

Lees meer over de voordelen van een on-premises of cloud oplossing.

Functionaliteiten

De functionaliteiten zijn de kern van het hele project. Hier wordt uitgemaakt welke bedrijfsprocessen echt gebaat zijn bij de uitgebreide ondersteuning van een ERP systeem en welke met simpele functionaliteiten ook wel uit de voeten kunnen.

Add-ins

Leveranciers zijn altijd bezig met het verbeteren en uitbreiden van hun ERP oplossing. Maar hoe groot een leverancier ook is, het is onmogelijk om voor ieder bedrijf alle gewenste functionaliteiten te ontwikkelen. Wanneer uw bedrijf zich in een niche bevindt is kans groot dat dit gepaard gaat met zeer specifieke bedrijfsprocessen. Deze zijn wellicht zo specifiek dat deze alleen bij uw bedrijf aan de orde zijn. In dit geval moet u op zoek naar een specialistische ontwikkelaar die zich richt op uw niche. In sommige gevallen werkt de leverancier samen met ontwikkelaars uit verschillende branches en in andere gevallen zult u zelf of samen met de leverancier op zoek moeten naar een geschikte specialist.

Deze externe leverancier werkt ook niet voor niks en zal vergoed moeten worden afhankelijk van hoe groot de omvang van dit nevenproject is. Als dit stuk software eenmaal is ontwikkeld moet deze nog worden geïntegreerd met het ERP systeem. Wanneer twee leveranciers allebei een deel van een systeem bouwen zal er een brug moeten worden gebouwd tussen deze onderdelen waar een stuk maatwerk aan te pas zal komen.  

Maatwerk

Een van de hoofddoelen van de implementatie is om het werken efficiënter te laten verlopen. Om optimaal te profiteren van een ERP oplossing moet deze daarom perfect aansluiten op de bedrijfsprocessen. Er zijn twee manieren waarop dat kan worden bereikt. Of de processen worden aangepast aan het systeem of het systeem wordt aangepast aan de bedrijfsprocessen.

Het aanpassen van het systeem naar de bedrijfsprocessen van één specifiek bedrijf vergt veel maatwerk. Daarnaast moet het systeem ook worden aangepast op de huidige software. Dit kost veel tijd en kan de kosten flink opschroeven.   

Infrastructuur

Voordat een ERP systeem kan worden geïmplementeerd moet er de nodige voorbereidingen worden getroffen. Afhankelijk van de keuze tussen cloud, hosted, hybrid of on-premises zal hierop de IT infrastructuur moeten worden aangepast.

Een cloud ERP heeft de laagste instapkosten. Er hoeven geen dure servers te worden aangeschaft want de software draait op servers van de leveranciers. Hierdoor zijn de licentiekosten ten opzichte van de andere installaties vele male hoger. Omdat de toegang tot de cloud internet vereist bent u volledig afhankelijk van uw internetaansluiting. Het wordt aangeraden om te investeren in een goede verbinding.

Een on-premises systeem is een duurdere optie maar biedt tegelijkertijd veel meer mogelijkheden. De aanschaf van alle hardware kan flink in de kosten lopen en zeker als er een zwaar systeem op moet draaien zonder dat er afbreuk wordt gedaan aan de snelheid van het systeem.   

Training

Medewerkers hebben als het goed is meegedacht tijdens de ontwikkeling van de ERP oplossing maar hebben er nog niet eerder mee gewerkt. Training is daarom een belangrijk onderdeel van de implementatie van het systeem.

Het gebruik van het systeem zal in het begin erg wennen zijn. Veel medewerkers zullen in het begin fouten maken of bang zijn om fouten te maken, zeker als het gaat om processen die grote consequenties kunnen hebben. Daarom is het goed om werknemers in een veilig omgeving vertrouwd te maken met het systeem. Trainingen kunnen prijzig zijn maar verdienen zich snel terug door de efficiëntie die men daarvoor terugkrijgt.

Indirecte kosten

Na de implementatie van de ERP oplossing zijn de meeste kosten inmiddels gemaakt maar om het systeem over enige tijd nog steeds te kunnen gebruiken als bij de aanschaf moet er af en toe nog wat geld aan worden uitgegeven. Afhankelijk van wat voor soort installatie zijn er kosten verbonden aan de onderhoud van zowel de software als de hardware.

Hardware

De hardware die bij de aanschaf van de ERP oplossing in gebruik wordt genomen kan een aantal jaren mee mits er goed onderhoudt wordt gepleegd. Om ervoor te zorgen dat naarmate de hardware ouder het nog systeem nog altijd zo soepel loopt als in het begin zullen er

Software

Technologie veranderd constant en wordt elke dag een stukje geavanceerder. Zorg bij de aanschaf dat er goede afspraken worden gemaakt over de onderhoud van de software. Bij cloud is het bijna van zelfsprekend dat een leverancier hier de verantwoording neemt maar bij de andere installaties geldt dit niet. Bij deze vormen van ERP oplossingen bent u zelf verantwoordelijk voor het upgraden of door ontwikkelen van de software.

Beveiliging

Onder de post software valt ook de beveiliging van de software. Met de keuze voor cloud of hosted legt u de verantwoordelijkheid bij de leverancier. Deze zorgt voor constante bescherming een daar betaald u dan ook voor. Bij een on-premises oplossing heeft u heft in eigen handen. Alle gegevens staan op eigen apparatuur maar u moet zelf de kennis en het geld hebben om deze te beschermen.

Nieuwe blog artikelen

Leverancier van de maand

Blisss Bootcamp

Bij Blisss Software kan je ook worden opgeleid tot Microsoft expert. Met de Blisss Bootcamp wordt je klaargestoomd om aan de slag te gaan met de meest gebruikte ERP software.

Lees verder
Leverancier van de maand

Het implementatieplan van: Blisss Software

Ontdek hoe een implementatie bij Blisss Software er aan toe gaat en hoe zij ervoor zorgen dat uw bedrijf zo soepel mogelijk de overstap maakt naar nieuwe bedrijfssoftware.

Lees verder