kosten ERP systeem

De kosten van een ERP systeem

Wat gaat een ERP systeem in uw geval kosten? Ontdek welke factoren van grote invloed zijn op de totale kosten van de aanschaf en het onderhouden van een ERP systeem.

Wanneer u ervan bent overtuigd dat een ERP systeem ook uw bedrijf kan helpen komt er logischerwijs een vraag achteraan. De aloude tegenhanger van producten en diensten; Wat moet dat kosten? Gratis is in ieder geval niet het goede antwoord maar wat juiste antwoord is is nog knap lastig. De aanschaf van een ERP systeem, daar zitten nogal wat haken en ogen aan. 

Ieder bedrijf heeft unieke eisen en wensen aan een ERP systeem. Sommige functionaliteiten zijn erg handig maar niet per sé nodig. Andere functionaliteiten zijn noodzakelijk en eigenlijk de reden van de aanschaf het ERP systeem. Bedrijven maken hier op hun eigen manier onderscheid in waardoor een oplossing voor soortgelijke bedrijven er totaal verschillend uit kunnen zien.

Total cost of ownership

De kosten kunnen zeer uiteenlopen maar worden altijd op een zelfde manier opgebouwd. Er zijn een aantal vaste kostenposten die de basis vormen. Het is binnen deze posten waar het onderlinge verschil wordt gemaakt. 

Alle kosten bij elkaar opgeteld worden ook wel de total cost of ownership genoemd. Dit bedrag wordt opgebouwd uit directe en indirecte kosten. Onder directe kosten vallen alle zaken die nodig zijn om het systeem te bouwen en in gebruik te nemen. De indirecte kosten bestaan voornamelijk uit onkosten om het systeem en de hardware te onderhouden.      

Directe kosten

Er zijn een viertal kostenposten die vallen onder de directe kosten. Dit zijn de licenties, maatwerk, infrastructuur en trainingen. Eigenlijk geldt voor alle vier deze onderdelen, hoe uitgebreider de oplossing des te hoger de kosten.   

Licenties

Het eerste onderdeel licenties wordt opgesplitst in vier onderdelen. Deze vier beschrijven hoe uitgebreid het systeem zal worden en vormen daarmee de basis voor de total cost of ownership.

Gebruikers

Hoe meer gebruikers, hoe hoger de kosten zullen uitvallen. Klinkt logisch en is wellicht wat voor de hand liggend maar veel leveranciers baseren hun prijzen grotendeels op het aantal gebruikers. Het systeem en alles eromheen moet namelijk worden aangepast op het aantal mensen dat tegelijkertijd in het systeem aan het werk zijn. Voor 3 medewerkers is een stuk minder kracht nodig dan dat er nodig is om 150 man aan het werk te houden zonder dat deze grote vertragingen oploopt.

Platform

De volgende keuze die van grote invloed is op de kosten maar ook op de infrastructuur is die van de soort installatie. Beheerd u het liefst de software zelf op uw eigen servers zoals bij on-premises of kiest u voor een oplossing die door de leverancier wordt onderhouden zoals bij een cloud oplossing? En dan is er ook nog de mogelijkheid om een combinatie van deze twee te kiezen in de vorm van hosted. Hierbij is de software in uw bezit en mag u er mee doen wat u wilt maar wordt deze op externe servers gedraaid. Met een hybride systeem is het sinds enige tijd ook mogelijk om het beste van alle werelden te nemen en deze samen te voegen.

Lees meer over de voordelen van een on-premises of cloud oplossing.

Functionaliteiten

De functionaliteiten zijn de kern van het hele project. Hier wordt uitgemaakt welke bedrijfsprocessen echt gebaat zijn bij de uitgebreide ondersteuning van een ERP systeem en welke met simpele functionaliteiten ook wel uit de voeten kunnen.

Add-ins

Leveranciers zijn altijd bezig met het verbeteren en uitbreiden van hun ERP oplossing. Maar hoe groot een leverancier ook is, het is onmogelijk om voor ieder bedrijf alle gewenste functionaliteiten te ontwikkelen. Wanneer uw bedrijf zich in een niche bevindt is kans groot dat dit gepaard gaat met zeer specifieke bedrijfsprocessen. Deze zijn wellicht zo specifiek dat deze alleen bij uw bedrijf aan de orde zijn. In dit geval moet u op zoek naar een specialistische ontwikkelaar die zich richt op uw niche. In sommige gevallen werkt de leverancier samen met ontwikkelaars uit verschillende branches en in andere gevallen zult u zelf of samen met de leverancier op zoek moeten naar een geschikte specialist.

Deze externe leverancier werkt ook niet voor niks en zal vergoed moeten worden afhankelijk van hoe groot de omvang van dit nevenproject is. Als dit stuk software eenmaal is ontwikkeld moet deze nog worden geïntegreerd met het ERP systeem. Wanneer twee leveranciers allebei een deel van een systeem bouwen zal er een brug moeten worden gebouwd tussen deze onderdelen waar een stuk maatwerk aan te pas zal komen.  

Maatwerk

Een van de hoofddoelen van de implementatie is om het werken efficiënter te laten verlopen. Om optimaal te profiteren van een ERP oplossing moet deze daarom perfect aansluiten op de bedrijfsprocessen. Er zijn twee manieren waarop dat kan worden bereikt. Of de processen worden aangepast aan het systeem of het systeem wordt aangepast aan de bedrijfsprocessen.

Het aanpassen van het systeem naar de bedrijfsprocessen van één specifiek bedrijf vergt veel maatwerk. Daarnaast moet het systeem ook worden aangepast op de huidige software. Dit kost veel tijd en kan de kosten flink opschroeven.   

Infrastructuur

Voordat een ERP systeem kan worden geïmplementeerd moet er de nodige voorbereidingen worden getroffen. Afhankelijk van de keuze tussen cloud, hosted, hybrid of on-premises zal hierop de IT infrastructuur moeten worden aangepast.

Een cloud ERP heeft de laagste instapkosten. Er hoeven geen dure servers te worden aangeschaft want de software draait op servers van de leveranciers. Hierdoor zijn de licentiekosten ten opzichte van de andere installaties vele male hoger. Omdat de toegang tot de cloud internet vereist bent u volledig afhankelijk van uw internetaansluiting. Het wordt aangeraden om te investeren in een goede verbinding.

Een on-premises systeem is een duurdere optie maar biedt tegelijkertijd veel meer mogelijkheden. De aanschaf van alle hardware kan flink in de kosten lopen en zeker als er een zwaar systeem op moet draaien zonder dat er afbreuk wordt gedaan aan de snelheid van het systeem.   

Training

Medewerkers hebben als het goed is meegedacht tijdens de ontwikkeling van de ERP oplossing maar hebben er nog niet eerder mee gewerkt. Training is daarom een belangrijk onderdeel van de implementatie van het systeem.

Het gebruik van het systeem zal in het begin erg wennen zijn. Veel medewerkers zullen in het begin fouten maken of bang zijn om fouten te maken, zeker als het gaat om processen die grote consequenties kunnen hebben. Daarom is het goed om werknemers in een veilig omgeving vertrouwd te maken met het systeem. Trainingen kunnen prijzig zijn maar verdienen zich snel terug door de efficiëntie die men daarvoor terugkrijgt.

Indirecte kosten

Na de implementatie van de ERP oplossing zijn de meeste kosten inmiddels gemaakt maar om het systeem over enige tijd nog steeds te kunnen gebruiken als bij de aanschaf moet er af en toe nog wat geld aan worden uitgegeven. Afhankelijk van wat voor soort installatie zijn er kosten verbonden aan de onderhoud van zowel de software als de hardware.

Hardware

De hardware die bij de aanschaf van de ERP oplossing in gebruik wordt genomen kan een aantal jaren mee mits er goed onderhoudt wordt gepleegd. Om ervoor te zorgen dat naarmate de hardware ouder het nog systeem nog altijd zo soepel loopt als in het begin zullen er

Software

Technologie veranderd constant en wordt elke dag een stukje geavanceerder. Zorg bij de aanschaf dat er goede afspraken worden gemaakt over de onderhoud van de software. Bij cloud is het bijna van zelfsprekend dat een leverancier hier de verantwoording neemt maar bij de andere installaties geldt dit niet. Bij deze vormen van ERP oplossingen bent u zelf verantwoordelijk voor het upgraden of door ontwikkelen van de software.

Beveiliging

Onder de post software valt ook de beveiliging van de software. Met de keuze voor cloud of hosted legt u de verantwoordelijkheid bij de leverancier. Deze zorgt voor constante bescherming een daar betaald u dan ook voor. Bij een on-premises oplossing heeft u heft in eigen handen. Alle gegevens staan op eigen apparatuur maar u moet zelf de kennis en het geld hebben om deze te beschermen.

Start uw ERP selectie

Ontdek welke ERP systemen het beste passen bij uw onderneming

In welke sector bent u actief?

Waarom dit belangrijk is bij uw ERP selectie:Bij uw selectie is het belangrijk om met uw sector rekening te houden. Een ERP systeem moet perfect aansluiten bij uw bedrijfsprocessen. Deze processen verschillen per branche. Zo werkt een groothandel bijvoorbeeld anders dan een bouwbedrijf en heeft dus andere ERP functionaliteiten nodig.

Hoe worden uw productieorders gepland?

In welke productiegroottes produceert u?

In wat voor soort bouw bent u gespecialiseerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 1/2)

Werkt uw organisatie op projectbasis?
Werkt u vaak met veel verschillende partijen?
Beheert uw organisatie vastgoed?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 2/2)

Doet u veel aan onderhoud?
Wilt u ook bedrijfsmiddelen kunnen inplannen?
Wenst u urenregistratie van uw medewerkers?

Wat voor soort retailer bent u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Hoeveel fysieke verkooppunten heeft u?
Aan wat voor soort klanten levert u?
Importeert u ook goederen?
Exporteert u ook goederen?

Wat voor soort dienstverlener bent u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Is urenregistratie belangrijk voor u?
Werkt u tegen uurtarief en/of vaste tarieven?
Is HRM een belangrijk onderdeel binnen uw bedrijf?
Werkt uw organisatie op projectbasis?
Levert u meestal aan bedrijven of consumenten?

Wat voor soort onderwijs geeft u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 1/2)

Hebben uw klanten een lidmaatschap bij u?
Wilt u het systeem ook gebruiken voor cursistenregistratie?
Wilt u het systeem ook gebruiken voor HRM?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 2/2)

Geeft u ook les op afstand?
Werkt u met roosters en locatieplanning?
Dient het ERP systeem gekoppeld te worden met andere pakketten?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Is urenregistratie belangrijk voor u?
Werkt u tegen uurtarief en/of vaste tarieven?
Is HRM een belangrijk onderdeel binnen uw bedrijf?
Werkt uw organisatie op projectbasis?
Levert u meestal aan bedrijven of consumenten?

In wat voor soort zorg bent u gespecialiseerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Wilt u het ERP systeem ook gebruiken voor cliëntenregistratie?
Biedt uw organisatie overnachtingen aan?
Dient het ERP systeem gekoppeld te worden met andere pakketten?
Namelijk:
Verleent u zorg op locatie?

In wat voor soort handel bent u gespecialiseerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Heeft u een webshop die moet worden geïntegreerd?
Hoeveel fysieke winkels met point-of-sale heeft u?
Importeert u ook goederen?
Exporteert u ook goederen?
Aan wat voor soort klanten levert u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Is urenregistratie belangrijk voor u?
Werkt u tegen uurtarief en/of vaste tarieven?
Is HRM een belangrijk onderdeel binnen uw bedrijf?
Werkt uw organisatie op projectbasis?
Levert u meestal aan bedrijven of consumenten?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 1/2)

Wilt u dat het ERP systeem klaar is voor het IoT (Internet of Things)?
Wenst u een koppeling met belangrijke leveranciers als de Technische Unie en Rexel?
Pleegt u ook onderhoudswerkzaamheden?
Moeten werkbonnen mobiel kunnen ingevoerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 2/2)

Moet het systeem offline kunnen worden geraadpleegd?
Moet u machines op afstand kunnen monitoren?
Werkt u ook op projectbasis?
Moet u koelmiddelen registreren?

Wat voor soort nutsbedrijf heeft u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Werkt uw organisatie op projectbasis?
Werkt u met veel verschillende partijen?
Beheert uw organisatie vastgoed?
Doet u veel aan onderhoud?
Wenst u urenregistratie van uw medewerkers?

Overheid en NGO’s

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Werkt u projectmatig?
Wenst u een ledenadministratie?
Dient het ERP systeem gekoppeld te worden met andere pakketten?
Namelijk:
Moet het ERP systeem mobiel beschikbaar zijn?

Wat voor logistieke diensten biedt u aan?

Organiseert u ladingen op de volgende wijze?

Groupage/Deelpartijen (LTL)
Groupage/deelpartijen die in een hub gebundeld worden voor meerdere opdrachtgevers
FTL
Volle ladingen voor meerdere opdrachtgevers
Dedicated Logistics
Vervoer voor één opdrachtgever

Organiseert u ladingen op de volgende wijze?

Heeft u een eigen wagenpark?
Moeten goederen gekoeld worden vervoerd?
Importeert u artikelen?
Exporteert u ook artikelen?

Hoe ziet uw productieproces eruit?

In wat voor soort productie bent u gespecialiseerd?

Hoe worden uw productieorders gepland?

In welke productiegroottes produceert u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Doet u regelmatig onderhoud?
Werkt u met Service Level Agreements?
Dient het ERP systeem te koppelen met andere programma’s?
Werkt u op projectbasis?
Wenst u uren te registreren in het systeem?

Voer het aantal medewerkers en gebruikers in

medewerker(s)
gebruiker(s)

Vragen over uw organisatie

Heeft uw organisatie meerdere vestigingen?
Hoeveel magazijnen heeft u?
Werkt u multi-currency?
Opereert u internationaal?
Is de hoofdvestiging gevestigd in Nederland?
ERP leveranciers zoeken...
systemen gevonden

Vul het formulier in en ontvang vrijblijvend informatie over de 7 meest geschikte leveranciers

Wij hebben uw aanvraag goed ontvangen

  • Op basis van de door u ingevulde informatie gaat onze consultant vrijblijvend aan de slag
  • Onze consultant maakt een selectie uit de gevonden ERP leveranciers die het best passen bij uw onderneming
  • U ontvangt gratis een shortlist met informatie over de 7 meest geschikte leveranciers
  • Bij vragen of onduidelijkheden neemt hij mogelijk contact met u op
Bekijk longlist
Selectie opnieuw starten

ERP-software voor groeiende bedrijven

Hier leest u welke eisen u als groeiend bedrijf moet stellen aan geschikte ERP-software.

Lees verder

ERP software voor start-ups

Vooral start-ups kunnen profiteren van de vroege introductie van ERP-software. Wat belangrijk is, leest u hier.

Lees verder

ERP-software voor groepen

ERP-software voor groepen moet aan zeer speciale eisen voldoen. U kunt hier lezen wat deze zijn.

Lees verder