Casestudy
Randstad AFAS

Casestudy: Randstad - AFAS

Waarom een van de grootste uitzendbureaus kiest voor de HR-module van AFAS.

Bedrijf Randstad
Sector Uitzendbureaus
Werkzaamheden Rekrutering, selectie, opleiding, outplacement en uitzending van personeel
Bijzonderheden Groot intern medewerkersbestand
Kiest voor AFAS

Case

Randstad is een uitzendbureau met meer dan 28.000 medewerkers in dienst en nog eens 500.000 mensen die dagelijks via Randstad aan het werk zijn.

Wanneer een nieuwe werkzoekende zich aanmeld, moet hij of zijn gegevens aanleveren. Denk hierbij aan NAW maar ook aan een geldig identiteitsbewijs en een CV. Voor medewerkers die al langer in dienst zijn is het van belang dat deze gegevens up to date zijn. Om van al deze werknemers de juiste gegevens te beheren en te onderhouden is een administratieve klus van ongekende omvang.

Met kantoren in iedere grote stad is een goede communicatie tussen de filialen een vereiste. Niet alleen intern maar ook het contact met werkgevers moet zo vlekkeloos mogelijk verlopen. Contracten moeten zonder moeite worden ontvangen, ondertekend en weer worden verstuurd.

Mensen plaatsen bij een bedrijf is niet altijd eenvoudig. Dat ligt altijd deels aan de openstaande vacatures en deels aan de werkervaring. Om er voor te zorgen dat iedereen aan het werk kan is Randstad constant bezig met het evalueren, opleiden of omscholen van hun personeel wanneer dat nodig is.

Eisen

  • Medewerkers zelf hun administratie laten doen
  • Uitgebreide workflows
  • Competentie management

Resultaat

Administratie

Met de E-HR module van AFAS kunnen medewerkers zelf een groot deel van hun eigen personeelsdossier onderhouden. Via een inlog op de website en app van Randstad kan iedereen zijn gegevens aanpassen, zonder dat daar een medewerker van Randstad daar aan te pas hoeft te komen. Zij kunnen hier ook hun contracten terug vinden en eenvoudig gewerkte uren invullen en opsturen naar hun werkgever.

Workflows

Wanneer nieuwe medewerkers zich aanmelden moet er een hoop gebeuren voordat zij aan de slag kunnen. Wanneer je intern bij Randstad aan de slag wilt moet er bijvoorbeeld een emailadres worden aangemaakt maar moet ook een computer voor je worden vrijgemaakt. Met meer dan 400 nieuwe medewerkers scheelt dit een hoop tijd en frustratie als dit een keer niet goed gaat.

“Vroeger werd er veel heen en weer gemaild om al dat werk te regelen – met tijdverlies en af en toe een misverstand als resultaat. Vandaag zijn die workflows geautomatiseerd.”

Er wordt vanuit één centraal systeem gewerkt waardoor alle informatie over een medewerker overal kan worden bekeken en bewerkt. Informatie kan van iedere computer worden toegevoegd om zo een compleet profiel van een werknemer op te bouwen. Er wordt heel eenvoudig bijgehouden wie waar werkt, de promoties die men maakt en bijvoorbeeld hoeveel tijdkrediet iemand opneemt.

Competentie management

The Great Conversation is een HR module die meer doet dan het registreren van een functioneringsgesprak. De module is gericht op doelen stellen en samen met de werkgever wordt er gekeken naar hoe deze te bereiken zijn. Hier worden de juiste benodigdheden geregisterd, opleidingen en trainingen ingepland en sterkere CV’s ontwikkeld.

De doorslag

De uiteindelijke reden voor Randstad om van alle aanbieders te kiezen voor AFAS was omdat al deze voordelen zich hadden verzameld in één systeem.

“Bij AFAS klopt het totaalplaatje. Als je alle modules apart bekijkt, zijn er ongetwijfeld concurrenten die sterker scoren. Maar alleen AFAS biedt je een volledig geïntegreerd pakket. Die integratie was doorslaggevend voor ons.”

Implementatie

“Die periode was intensief en vooral heel leerrijk. Mijn advies: neem voldoende tijd om je workflows te optimaliseren, want copy-pasten van papier naar digitaal is een slecht idee. Je moet je werkwijze volledig ter discussie stellen om te optimaliseren. Dus niet zomaar digitaliseren wat je nu met papier doet.

Tweede aandachtspunt ligt bij je medewerkers: mensen zijn gewoontedieren, dus moet je de nieuwe, digitale werkwijze zorgvuldig introduceren. Neem je tijd.”

Samenwerking

“Die verloopt top. Ik durf gerust te zeggen dat we het AFAS-team uitdagen: we halen het onderste uit de kan en flirten met de grenzen van het softwarepakket. Af en toe hebben we dan een verzoek voor een nieuwe functionaliteit. En het is bijzonder leuk als je die nieuwigheid in een volgende AFAS-release ziet opduiken. Vooral als je weet dat AFAS alleen maar standaardsoftware aanbiedt. Dat is een duidelijk teken dat AFAS luistert naar onze wensen.”

Start uw ERP selectie

Ontdek welke ERP systemen het beste passen bij uw onderneming

In welke sector bent u actief?

Waarom dit belangrijk is bij uw ERP selectie:Bij uw selectie is het belangrijk om met uw sector rekening te houden. Een ERP systeem moet perfect aansluiten bij uw bedrijfsprocessen. Deze processen verschillen per branche. Zo werkt een groothandel bijvoorbeeld anders dan een bouwbedrijf en heeft dus andere ERP functionaliteiten nodig.

Hoe worden uw productieorders gepland?

In welke productiegroottes produceert u?

In wat voor soort bouw bent u gespecialiseerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 1/2)

Werkt uw organisatie op projectbasis?
Werkt u vaak met veel verschillende partijen?
Beheert uw organisatie vastgoed?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 2/2)

Doet u veel aan onderhoud?
Wilt u ook bedrijfsmiddelen kunnen inplannen?
Wenst u urenregistratie van uw medewerkers?

Wat voor soort retailer bent u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Hoeveel fysieke verkooppunten heeft u?
Aan wat voor soort klanten levert u?
Importeert u ook goederen?
Exporteert u ook goederen?

Wat voor soort dienstverlener bent u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Is urenregistratie belangrijk voor u?
Werkt u tegen uurtarief en/of vaste tarieven?
Is HRM een belangrijk onderdeel binnen uw bedrijf?
Werkt uw organisatie op projectbasis?
Levert u meestal aan bedrijven of consumenten?

Wat voor soort onderwijs geeft u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 1/2)

Hebben uw klanten een lidmaatschap bij u?
Wilt u het systeem ook gebruiken voor cursistenregistratie?
Wilt u het systeem ook gebruiken voor HRM?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 2/2)

Geeft u ook les op afstand?
Werkt u met roosters en locatieplanning?
Dient het ERP systeem gekoppeld te worden met andere pakketten?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Is urenregistratie belangrijk voor u?
Werkt u tegen uurtarief en/of vaste tarieven?
Is HRM een belangrijk onderdeel binnen uw bedrijf?
Werkt uw organisatie op projectbasis?
Levert u meestal aan bedrijven of consumenten?

In wat voor soort zorg bent u gespecialiseerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Wilt u het ERP systeem ook gebruiken voor cliëntenregistratie?
Biedt uw organisatie overnachtingen aan?
Dient het ERP systeem gekoppeld te worden met andere pakketten?
Namelijk:
Verleent u zorg op locatie?

In wat voor soort handel bent u gespecialiseerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Heeft u een webshop die moet worden geïntegreerd?
Hoeveel fysieke winkels met point-of-sale heeft u?
Importeert u ook goederen?
Exporteert u ook goederen?
Aan wat voor soort klanten levert u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Is urenregistratie belangrijk voor u?
Werkt u tegen uurtarief en/of vaste tarieven?
Is HRM een belangrijk onderdeel binnen uw bedrijf?
Werkt uw organisatie op projectbasis?
Levert u meestal aan bedrijven of consumenten?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 1/2)

Wilt u dat het ERP systeem klaar is voor het IoT (Internet of Things)?
Wenst u een koppeling met belangrijke leveranciers als de Technische Unie en Rexel?
Pleegt u ook onderhoudswerkzaamheden?
Moeten werkbonnen mobiel kunnen ingevoerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 2/2)

Moet het systeem offline kunnen worden geraadpleegd?
Moet u machines op afstand kunnen monitoren?
Werkt u ook op projectbasis?
Moet u koelmiddelen registreren?

Wat voor soort nutsbedrijf heeft u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Werkt uw organisatie op projectbasis?
Werkt u met veel verschillende partijen?
Beheert uw organisatie vastgoed?
Doet u veel aan onderhoud?
Wenst u urenregistratie van uw medewerkers?

Overheid en NGO’s

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Werkt u projectmatig?
Wenst u een ledenadministratie?
Dient het ERP systeem gekoppeld te worden met andere pakketten?
Namelijk:
Moet het ERP systeem mobiel beschikbaar zijn?

Wat voor logistieke diensten biedt u aan?

Organiseert u ladingen op de volgende wijze?

Groupage/Deelpartijen (LTL)
Groupage/deelpartijen die in een hub gebundeld worden voor meerdere opdrachtgevers
FTL
Volle ladingen voor meerdere opdrachtgevers
Dedicated Logistics
Vervoer voor één opdrachtgever

Organiseert u ladingen op de volgende wijze?

Heeft u een eigen wagenpark?
Moeten goederen gekoeld worden vervoerd?
Importeert u artikelen?
Exporteert u ook artikelen?

Hoe ziet uw productieproces eruit?

In wat voor soort productie bent u gespecialiseerd?

Hoe worden uw productieorders gepland?

In welke productiegroottes produceert u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Doet u regelmatig onderhoud?
Werkt u met Service Level Agreements?
Dient het ERP systeem te koppelen met andere programma’s?
Werkt u op projectbasis?
Wenst u uren te registreren in het systeem?

Voer het aantal medewerkers en gebruikers in

medewerker(s)
gebruiker(s)

Vragen over uw organisatie

Heeft uw organisatie meerdere vestigingen?
Hoeveel magazijnen heeft u?
Werkt u multi-currency?
Opereert u internationaal?
Is de hoofdvestiging gevestigd in Nederland?
ERP leveranciers zoeken...
systemen gevonden

Vul het formulier in en ontvang vrijblijvend informatie over de 7 meest geschikte leveranciers

Wij hebben uw aanvraag goed ontvangen

  • Op basis van de door u ingevulde informatie gaat onze consultant vrijblijvend aan de slag
  • Onze consultant maakt een selectie uit de gevonden ERP leveranciers die het best passen bij uw onderneming
  • U ontvangt gratis een shortlist met informatie over de 7 meest geschikte leveranciers
  • Bij vragen of onduidelijkheden neemt hij mogelijk contact met u op
Bekijk longlist
Selectie opnieuw starten

Optimaliseer het WMS met ERP en beperk emissies

U hier lezen over de impact die geoptimaliseerd magazijnbeheer kan hebben op de CO2-voetafdruk van een bedrijf.

Lees verder

Duurzame textiel industrie met ERP software

U hier lezen hoe bedrijven in de industrie processen duurzamer kunnen maken en hun imago kunnen verbeteren door middel van ERP-software. 

Lees verder

Duurzame SCM met ERP-software

Lees hier hoe u de duurzaamheid van uw supply chain waarborgt met een geschikte ERP-software.

Lees verder