Kennisbeheer

Kennisbeheer met DMS

In bedrijven stapelt zich door de jaren heen veel specifieke expertise op. Als een medewerker vertrekt, gaat vaak ook de kennis verloren.

Om dit te voorkomen, beschikt een groot aantal bedrijven nu over kennisbanken waarin alle specifieke bedrijfsgerelateerde kennis is opgeslagen. Maar lang niet alle bedrijven hebben de toegevoegde waarde van kennismanagement erkend. Omdat niet alleen wanneer een werknemer het bedrijf verlaat, belangrijke specialistische kennis verloren gaat, zelfs als deze in de dagelijkse praktijk vaak onvoldoende wordt uitgewisseld tussen de afzonderlijke afdelingen. Het doel van kennismanagement is daarom om bestaande kennis in een bedrijf bruikbaar te maken voor het bedrijf. Allereerst is het een kwestie van het identificeren en netwerken van bestaande kennis, en het genereren van nieuwe kennis in de volgende stap en het winstgevend gebruiken ervan. Een studie van Kyocera vroeg om kennisbeheer in het MKB en evalueerde hoe het in de praktijk is.

Veel tijd om kennis te vergaren

Uit het onderzoek, waarbij in totaal 1.600 kantoormedewerkers in Oostenrijk en Duitsland werden ondervraagd in samenwerking met statista, bleek onder meer dat 25% van de deelnemers tot 60 minuten per dag kennis vergde. Dit betekent dat voor een kwart van de medewerkers dagelijks nieuwe vragen opkomen in hun werkomgeving, die ze niet gemakkelijk zelf kunnen beantwoorden en dus tot 60 minuten verspillen. Ook verzendt of ontvangt 71% van de respondenten kennis via e-mail. Eenmaal gelezen, worden deze vaak ondergedompeld in de stroom van alle andere e-mail en gaat de kennis verloren in de rommel van de invoermap. Bovendien blijft de overdracht van kennis op deze manier grotendeels exclusief. Uiteindelijk kan het opbouwen van een kennisbasis veel voordelen opleveren.

Redenen voor kennisbeheer via DMS

Informatie in een bedrijf toegankelijker en bruikbaarder maken voor alle werknemers is een elektronisch gegevensbeheersysteem (DMS). Dit ondersteunt uiteindelijk alle werknemers bij het opslaan van klant-, leverancier- of projectgerelateerde informatie op een centrale locatie en het archiveren op een revisiebestendige manier. Maar een DMS doet ook veel meer. Het kan alle werknemers in realtime informeren over wijzigingen of nieuwe documenten. Dus iedereen heeft hetzelfde kennisniveau en kan processen veel sneller verwerken. Tegelijkertijd wordt teamwerk de komende jaren weer belangrijker. Processen in bedrijven lopen niet langer uitsluitend op de afdelingen, maar vormen steeds meer interdisciplinaire teams. Dit wordt ook bewezen door de studie. Ongeveer 38% van alle werknemers werkt voornamelijk in teams, 56% van de geïnterviewden gaan ervan uit dat teamwerk in de toekomst nog belangrijker wordt. Teamwerk vereist noodzakelijkerwijs een gemeenschappelijk kennisniveau en een vlotte communicatie.

Snel informatie vinden is de crux

Werknemers brengen vaak veel tijd door met het zoeken naar informatie. Gedurende deze tijd zijn ze vrijwel volledig onproductief in termen van toegevoegde waarde voor ondernemers. Maar het zoeken irriteert ook de werknemers zelf en veroorzaakt geen verdere frustratie. Het gaat dus om het voorbereiden van informatie zodat deze snel voor iedereen vindbaar is. Ongeveer 46% verklaarde in het onderzoek dat hun bedrijven hun kennis zelden of helemaal niet op een gestructureerde manier zouden doorgeven. Een DMS helpt. Gedetailleerde zoekfuncties maken informatie direct doorzoekbaar. Er wordt dus geen belangrijke tijd verspild met het zoeken en alle gegevens worden toekomstbestendig opgeslagen. DMS biedt nog veel meer voordelen voor kennisoverdracht en -beheer. Bedrijven die een dergelijk systeem nog niet gebruiken, moeten zeker worden betrokken bij de implementatie van een dergelijk systeem.

18 september 2019

DMS kennis kennisbeheer database workflow

Start uw ERP selectie

Ontdek welke ERP systemen het beste passen bij uw onderneming

In welke sector bent u actief?

Waarom dit belangrijk is bij uw ERP selectie:Bij uw selectie is het belangrijk om met uw sector rekening te houden. Een ERP systeem moet perfect aansluiten bij uw bedrijfsprocessen. Deze processen verschillen per branche. Zo werkt een groothandel bijvoorbeeld anders dan een bouwbedrijf en heeft dus andere ERP functionaliteiten nodig.

Hoe worden uw productieorders gepland?

In welke productiegroottes produceert u?

In wat voor soort bouw bent u gespecialiseerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 1/2)

Werkt uw organisatie op projectbasis?
Werkt u vaak met veel verschillende partijen?
Beheert uw organisatie vastgoed?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 2/2)

Doet u veel aan onderhoud?
Wilt u ook bedrijfsmiddelen kunnen inplannen?
Wenst u urenregistratie van uw medewerkers?

Wat voor soort retailer bent u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Hoeveel fysieke verkooppunten heeft u?
Aan wat voor soort klanten levert u?
Importeert u ook goederen?
Exporteert u ook goederen?

Wat voor soort dienstverlener bent u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Is urenregistratie belangrijk voor u?
Werkt u tegen uurtarief en/of vaste tarieven?
Is HRM een belangrijk onderdeel binnen uw bedrijf?
Werkt uw organisatie op projectbasis?
Levert u meestal aan bedrijven of consumenten?

Wat voor soort onderwijs geeft u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 1/2)

Hebben uw klanten een lidmaatschap bij u?
Wilt u het systeem ook gebruiken voor cursistenregistratie?
Wilt u het systeem ook gebruiken voor HRM?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 2/2)

Geeft u ook les op afstand?
Werkt u met roosters en locatieplanning?
Dient het ERP systeem gekoppeld te worden met andere pakketten?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Is urenregistratie belangrijk voor u?
Werkt u tegen uurtarief en/of vaste tarieven?
Is HRM een belangrijk onderdeel binnen uw bedrijf?
Werkt uw organisatie op projectbasis?
Levert u meestal aan bedrijven of consumenten?

In wat voor soort zorg bent u gespecialiseerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Wilt u het ERP systeem ook gebruiken voor cliëntenregistratie?
Biedt uw organisatie overnachtingen aan?
Dient het ERP systeem gekoppeld te worden met andere pakketten?
Namelijk:
Verleent u zorg op locatie?

In wat voor soort handel bent u gespecialiseerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Heeft u een webshop die moet worden geïntegreerd?
Hoeveel fysieke winkels met point-of-sale heeft u?
Importeert u ook goederen?
Exporteert u ook goederen?
Aan wat voor soort klanten levert u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Is urenregistratie belangrijk voor u?
Werkt u tegen uurtarief en/of vaste tarieven?
Is HRM een belangrijk onderdeel binnen uw bedrijf?
Werkt uw organisatie op projectbasis?
Levert u meestal aan bedrijven of consumenten?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 1/2)

Wilt u dat het ERP systeem klaar is voor het IoT (Internet of Things)?
Wenst u een koppeling met belangrijke leveranciers als de Technische Unie en Rexel?
Pleegt u ook onderhoudswerkzaamheden?
Moeten werkbonnen mobiel kunnen ingevoerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 2/2)

Moet het systeem offline kunnen worden geraadpleegd?
Moet u machines op afstand kunnen monitoren?
Werkt u ook op projectbasis?
Moet u koelmiddelen registreren?

Wat voor soort nutsbedrijf heeft u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Werkt uw organisatie op projectbasis?
Werkt u met veel verschillende partijen?
Beheert uw organisatie vastgoed?
Doet u veel aan onderhoud?
Wenst u urenregistratie van uw medewerkers?

Overheid en NGO’s

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Werkt u projectmatig?
Wenst u een ledenadministratie?
Dient het ERP systeem gekoppeld te worden met andere pakketten?
Namelijk:
Moet het ERP systeem mobiel beschikbaar zijn?

Wat voor logistieke diensten biedt u aan?

Organiseert u ladingen op de volgende wijze?

Groupage/Deelpartijen (LTL)
Groupage/deelpartijen die in een hub gebundeld worden voor meerdere opdrachtgevers
FTL
Volle ladingen voor meerdere opdrachtgevers
Dedicated Logistics
Vervoer voor één opdrachtgever

Organiseert u ladingen op de volgende wijze?

Heeft u een eigen wagenpark?
Moeten goederen gekoeld worden vervoerd?
Importeert u artikelen?
Exporteert u ook artikelen?

Hoe ziet uw productieproces eruit?

In wat voor soort productie bent u gespecialiseerd?

Hoe worden uw productieorders gepland?

In welke productiegroottes produceert u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Doet u regelmatig onderhoud?
Werkt u met Service Level Agreements?
Dient het ERP systeem te koppelen met andere programma’s?
Werkt u op projectbasis?
Wenst u uren te registreren in het systeem?

Voer het aantal medewerkers en gebruikers in

medewerker(s)
gebruiker(s)

Vragen over uw organisatie

Heeft uw organisatie meerdere vestigingen?
Hoeveel magazijnen heeft u?
Werkt u multi-currency?
Opereert u internationaal?
Is de hoofdvestiging gevestigd in Nederland?
ERP leveranciers zoeken...
systemen gevonden

Vul het formulier in en ontvang vrijblijvend informatie over de 7 meest geschikte leveranciers

Wij hebben uw aanvraag goed ontvangen

  • Op basis van de door u ingevulde informatie gaat onze consultant vrijblijvend aan de slag
  • Onze consultant maakt een selectie uit de gevonden ERP leveranciers die het best passen bij uw onderneming
  • U ontvangt gratis een shortlist met informatie over de 7 meest geschikte leveranciers
  • Bij vragen of onduidelijkheden neemt hij mogelijk contact met u op
Bekijk longlist
Selectie opnieuw starten

Exact lanceert Exact bouw7 cloudsoftware in België

Met deze mobiele cloudoplossing kunnen bouwbedrijven overal en in real-time de juiste informatie digitaal inzien en bewerken, waardoor een papieren administratie niet meer nodig is.

Lees verder

Exact neemt HR-cloudsoftwareleverancier Officient over

Belgische oplossing maakt beheer van HR-taken in één systeem mogelijk.

Lees verder

Een ERP implementeren tijdens een lockdown

Voor veel bedrijven brengt de coronapandemie ook grote onzekerheid met zich mee en grote vrees voor de toekomst.

Lees verder