Kennisbeheer

Kennisbeheer met DMS

In bedrijven stapelt zich door de jaren heen veel specifieke expertise op. Als een medewerker vertrekt, gaat vaak ook de kennis verloren.

Om dit te voorkomen, beschikt een groot aantal bedrijven nu over kennisbanken waarin alle specifieke bedrijfsgerelateerde kennis is opgeslagen. Maar lang niet alle bedrijven hebben de toegevoegde waarde van kennismanagement erkend. Omdat niet alleen wanneer een werknemer het bedrijf verlaat, belangrijke specialistische kennis verloren gaat, zelfs als deze in de dagelijkse praktijk vaak onvoldoende wordt uitgewisseld tussen de afzonderlijke afdelingen. Het doel van kennismanagement is daarom om bestaande kennis in een bedrijf bruikbaar te maken voor het bedrijf. Allereerst is het een kwestie van het identificeren en netwerken van bestaande kennis, en het genereren van nieuwe kennis in de volgende stap en het winstgevend gebruiken ervan. Een studie van Kyocera vroeg om kennisbeheer in het MKB en evalueerde hoe het in de praktijk is.

Veel tijd om kennis te vergaren

Uit het onderzoek, waarbij in totaal 1.600 kantoormedewerkers in Oostenrijk en Duitsland werden ondervraagd in samenwerking met statista, bleek onder meer dat 25% van de deelnemers tot 60 minuten per dag kennis vergde. Dit betekent dat voor een kwart van de medewerkers dagelijks nieuwe vragen opkomen in hun werkomgeving, die ze niet gemakkelijk zelf kunnen beantwoorden en dus tot 60 minuten verspillen. Ook verzendt of ontvangt 71% van de respondenten kennis via e-mail. Eenmaal gelezen, worden deze vaak ondergedompeld in de stroom van alle andere e-mail en gaat de kennis verloren in de rommel van de invoermap. Bovendien blijft de overdracht van kennis op deze manier grotendeels exclusief. Uiteindelijk kan het opbouwen van een kennisbasis veel voordelen opleveren.

Redenen voor kennisbeheer via DMS

Informatie in een bedrijf toegankelijker en bruikbaarder maken voor alle werknemers is een elektronisch gegevensbeheersysteem (DMS). Dit ondersteunt uiteindelijk alle werknemers bij het opslaan van klant-, leverancier- of projectgerelateerde informatie op een centrale locatie en het archiveren op een revisiebestendige manier. Maar een DMS doet ook veel meer. Het kan alle werknemers in realtime informeren over wijzigingen of nieuwe documenten. Dus iedereen heeft hetzelfde kennisniveau en kan processen veel sneller verwerken. Tegelijkertijd wordt teamwerk de komende jaren weer belangrijker. Processen in bedrijven lopen niet langer uitsluitend op de afdelingen, maar vormen steeds meer interdisciplinaire teams. Dit wordt ook bewezen door de studie. Ongeveer 38% van alle werknemers werkt voornamelijk in teams, 56% van de geïnterviewden gaan ervan uit dat teamwerk in de toekomst nog belangrijker wordt. Teamwerk vereist noodzakelijkerwijs een gemeenschappelijk kennisniveau en een vlotte communicatie.

Snel informatie vinden is de crux

Werknemers brengen vaak veel tijd door met het zoeken naar informatie. Gedurende deze tijd zijn ze vrijwel volledig onproductief in termen van toegevoegde waarde voor ondernemers. Maar het zoeken irriteert ook de werknemers zelf en veroorzaakt geen verdere frustratie. Het gaat dus om het voorbereiden van informatie zodat deze snel voor iedereen vindbaar is. Ongeveer 46% verklaarde in het onderzoek dat hun bedrijven hun kennis zelden of helemaal niet op een gestructureerde manier zouden doorgeven. Een DMS helpt. Gedetailleerde zoekfuncties maken informatie direct doorzoekbaar. Er wordt dus geen belangrijke tijd verspild met het zoeken en alle gegevens worden toekomstbestendig opgeslagen. DMS biedt nog veel meer voordelen voor kennisoverdracht en -beheer. Bedrijven die een dergelijk systeem nog niet gebruiken, moeten zeker worden betrokken bij de implementatie van een dergelijk systeem.

18 september 2019

Quantum-superioriteit: Google dient rapport in

Google verzendt nu zijn rapport over de door u ontwikkelde kwantumcomputer, waarvan wordt gezegd dat deze voor het eerst kwantum suprematie heeft bereikt.

Lees verder

Snelheid van digitalisering

Wat vandaag nog steeds innovatief is, is morgen verouderd. Digitalisering verandert onze werkwereld razendsnel.

Lees verder