Interfaces DMS

Interfaces in het DMS

Een documentbeheersysteem binnen een ERP vereist altijd voldoende interfaces. We bekijken de belangrijkste snelkoppelingen in het DMS.

Interfaces zijn in principe logische aanraakpunten in een softwaresysteem en maken de uitwisseling van opdrachten en gegevens mogelijk tussen twee of meer systemen die op deze manier zijn verbonden. Een ERP-systeem dat veel verschillende gebieden van een bedrijf combineert, heeft veel verschillende interfaces om eenvoudig andere applicaties te verbinden. Zoals bijvoorbeeld een documentbeheersysteem. Om ERP-systemen optimaal te laten werken, hebben ze ook documenten nodig. Daarom hebben veel ERP-systemen al functies voor documentbeheer geïntegreerd in hun standaardversies.

Documenten via verschillende kanalen

Als er al een DMS bestaat, wordt deze verbonden met het ERP-systeem, zodat beide systemen uiteindelijk met elkaar worden gesynchroniseerd. Maar interfaces spelen ook een belangrijke rol in de andere richting. Een DMS werkt alleen goed als het wordt gevoed met gegevens van andere systemen. Een DMS bewaart, beheert en verwerkt documenten van welke aard dan ook.Deze documenten komen op verschillende manieren binnen een bedrijf. Of het nu per post, per post of via upload is. Alle inkomende gegevens moeten door het DMS worden verwerkt, dus laten we eerst eens kijken naar die interfaces met de populairste e-mailprogramma's. Allereerst moet worden opgemerkt dat er verbindingen zijn met klassieke e-mailprogramma's zoals Outlook, maar ook speciale programma's voor het archiveren van e-mails.

Inkomende e-mailverwerking

Laten we ons allereerst wijden aan het eerste. Als we bijvoorbeeld Outlook verbinden met het systeem, kunnen DM-systemen inkomende e-mails herkennen op basis van verschillende niveaus en deze correct toewijzen. Bijgevoegde documenten worden ook herkend en correct toegewezen zodat ze kunnen worden bewerkt. Alle inkomende e-mails worden op een centrale locatie opgeslagen en dus toegankelijk gemaakt voor alle betrokken personen. De e-mails zijn ook direct geïntegreerd in alle lopende workflows, zodat de meest actuele status van een proces altijd kan worden gegarandeerd. In het geval van auditbestendige archivering en opslag kan een programma voor archivering worden aangesloten, als dit nog niet is opgenomen in het DMS. Hier worden alle e-mails opgeslagen in overeenstemming met de wet en herinnerd aan eventuele deadlines voor verwijdering.

DATEV-interface

Een andere belangrijke interface is die van DATEV, een boekhoudsoftware die door de meeste bedrijven in Duitsland wordt gebruikt. Met automatische documentherkenning en ook geautomatiseerde boekingsoverdracht bespaart deze verbinding veel tijd. De gegevens hoeven niet meer handmatig te worden ingevoerd, maar het is eerder mogelijk om eenvoudig de benodigde gegevens via het DMS over te dragen.

Interfaces met hardware

Het streven van het papierloze kantoor vereist uiteindelijk het digitaliseren van die documenten die alleen op papier beschikbaar zijn. Hier is het zinvol om te zoeken naar een geschikte interface voor een scanner. De scanner digitaliseert alle oude documenten, evenals inkomende brieven, enz. En verzendt deze rechtstreeks naar het DMS, waar het document vervolgens verder wordt verwerkt en toegewezen. Door middel van tekstherkenning kan het DMS zonder menselijke invoer detecteren wat de aard van een document is, kan dit regelen bij een klant of zelfs doorsturen naar de verantwoordelijke medewerker.

5 september 2019

ERP DMS Outlook E-mail DATEV Scanners

Start uw ERP selectie

Ontdek welke ERP systemen het beste passen bij uw onderneming

In welke sector bent u actief?

Waarom dit belangrijk is bij uw ERP selectie:Bij uw selectie is het belangrijk om met uw sector rekening te houden. Een ERP systeem moet perfect aansluiten bij uw bedrijfsprocessen. Deze processen verschillen per branche. Zo werkt een groothandel bijvoorbeeld anders dan een bouwbedrijf en heeft dus andere ERP functionaliteiten nodig.

Hoe worden uw productieorders gepland?

In welke productiegroottes produceert u?

In wat voor soort bouw bent u gespecialiseerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 1/2)

Werkt uw organisatie op projectbasis?
Werkt u vaak met veel verschillende partijen?
Beheert uw organisatie vastgoed?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 2/2)

Doet u veel aan onderhoud?
Wilt u ook bedrijfsmiddelen kunnen inplannen?
Wenst u urenregistratie van uw medewerkers?

Wat voor soort retailer bent u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Hoeveel fysieke verkooppunten heeft u?
Aan wat voor soort klanten levert u?
Importeert u ook goederen?
Exporteert u ook goederen?

Wat voor soort dienstverlener bent u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Is urenregistratie belangrijk voor u?
Werkt u tegen uurtarief en/of vaste tarieven?
Is HRM een belangrijk onderdeel binnen uw bedrijf?
Werkt uw organisatie op projectbasis?
Levert u meestal aan bedrijven of consumenten?

Wat voor soort onderwijs geeft u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 1/2)

Hebben uw klanten een lidmaatschap bij u?
Wilt u het systeem ook gebruiken voor cursistenregistratie?
Wilt u het systeem ook gebruiken voor HRM?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 2/2)

Geeft u ook les op afstand?
Werkt u met roosters en locatieplanning?
Dient het ERP systeem gekoppeld te worden met andere pakketten?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Is urenregistratie belangrijk voor u?
Werkt u tegen uurtarief en/of vaste tarieven?
Is HRM een belangrijk onderdeel binnen uw bedrijf?
Werkt uw organisatie op projectbasis?
Levert u meestal aan bedrijven of consumenten?

In wat voor soort zorg bent u gespecialiseerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Wilt u het ERP systeem ook gebruiken voor cliëntenregistratie?
Biedt uw organisatie overnachtingen aan?
Dient het ERP systeem gekoppeld te worden met andere pakketten?
Namelijk:
Verleent u zorg op locatie?

In wat voor soort handel bent u gespecialiseerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Heeft u een webshop die moet worden geïntegreerd?
Hoeveel fysieke winkels met point-of-sale heeft u?
Importeert u ook goederen?
Exporteert u ook goederen?
Aan wat voor soort klanten levert u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Is urenregistratie belangrijk voor u?
Werkt u tegen uurtarief en/of vaste tarieven?
Is HRM een belangrijk onderdeel binnen uw bedrijf?
Werkt uw organisatie op projectbasis?
Levert u meestal aan bedrijven of consumenten?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 1/2)

Wilt u dat het ERP systeem klaar is voor het IoT (Internet of Things)?
Wenst u een koppeling met belangrijke leveranciers als de Technische Unie en Rexel?
Pleegt u ook onderhoudswerkzaamheden?
Moeten werkbonnen mobiel kunnen ingevoerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 2/2)

Moet het systeem offline kunnen worden geraadpleegd?
Moet u machines op afstand kunnen monitoren?
Werkt u ook op projectbasis?
Moet u koelmiddelen registreren?

Wat voor soort nutsbedrijf heeft u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Werkt uw organisatie op projectbasis?
Werkt u met veel verschillende partijen?
Beheert uw organisatie vastgoed?
Doet u veel aan onderhoud?
Wenst u urenregistratie van uw medewerkers?

Overheid en NGO’s

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Werkt u projectmatig?
Wenst u een ledenadministratie?
Dient het ERP systeem gekoppeld te worden met andere pakketten?
Namelijk:
Moet het ERP systeem mobiel beschikbaar zijn?

Wat voor logistieke diensten biedt u aan?

Organiseert u ladingen op de volgende wijze?

Groupage/Deelpartijen (LTL)
Groupage/deelpartijen die in een hub gebundeld worden voor meerdere opdrachtgevers
FTL
Volle ladingen voor meerdere opdrachtgevers
Dedicated Logistics
Vervoer voor één opdrachtgever

Organiseert u ladingen op de volgende wijze?

Heeft u een eigen wagenpark?
Moeten goederen gekoeld worden vervoerd?
Importeert u artikelen?
Exporteert u ook artikelen?

Hoe ziet uw productieproces eruit?

In wat voor soort productie bent u gespecialiseerd?

Hoe worden uw productieorders gepland?

In welke productiegroottes produceert u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Doet u regelmatig onderhoud?
Werkt u met Service Level Agreements?
Dient het ERP systeem te koppelen met andere programma’s?
Werkt u op projectbasis?
Wenst u uren te registreren in het systeem?

Voer het aantal medewerkers en gebruikers in

medewerker(s)
gebruiker(s)

Vragen over uw organisatie

Heeft uw organisatie meerdere vestigingen?
Hoeveel magazijnen heeft u?
Werkt u multi-currency?
Opereert u internationaal?
Is de hoofdvestiging gevestigd in Nederland?
ERP leveranciers zoeken...
systemen gevonden

Vul het formulier in en ontvang vrijblijvend informatie over de 7 meest geschikte leveranciers

Wij hebben uw aanvraag goed ontvangen

  • Op basis van de door u ingevulde informatie gaat onze consultant vrijblijvend aan de slag
  • Onze consultant maakt een selectie uit de gevonden ERP leveranciers die het best passen bij uw onderneming
  • U ontvangt gratis een shortlist met informatie over de 7 meest geschikte leveranciers
  • Bij vragen of onduidelijkheden neemt hij mogelijk contact met u op
Bekijk longlist
Selectie opnieuw starten

Exact lanceert Exact bouw7 cloudsoftware in België

Met deze mobiele cloudoplossing kunnen bouwbedrijven overal en in real-time de juiste informatie digitaal inzien en bewerken, waardoor een papieren administratie niet meer nodig is.

Lees verder

Exact neemt HR-cloudsoftwareleverancier Officient over

Belgische oplossing maakt beheer van HR-taken in één systeem mogelijk.

Lees verder

Een ERP implementeren tijdens een lockdown

Voor veel bedrijven brengt de coronapandemie ook grote onzekerheid met zich mee en grote vrees voor de toekomst.

Lees verder