Interfaces in het DMS

Interfaces zijn in principe logische aanraakpunten in een softwaresysteem en maken de uitwisseling van opdrachten en gegevens mogelijk tussen twee of meer systemen die op deze manier zijn verbonden. Een ERP-systeem dat veel verschillende gebieden van een bedrijf combineert, heeft veel verschillende interfaces om eenvoudig andere applicaties te verbinden. Zoals bijvoorbeeld een documentbeheersysteem. Om ERP-systemen optimaal te laten werken, hebben ze ook documenten nodig. Daarom hebben veel ERP-systemen al functies voor documentbeheer geïntegreerd in hun standaardversies.

Documenten via verschillende kanalen

Als er al een DMS bestaat, wordt deze verbonden met het ERP-systeem, zodat beide systemen uiteindelijk met elkaar worden gesynchroniseerd. Maar interfaces spelen ook een belangrijke rol in de andere richting. Een DMS werkt alleen goed als het wordt gevoed met gegevens van andere systemen. Een DMS bewaart, beheert en verwerkt documenten van welke aard dan ook.Deze documenten komen op verschillende manieren binnen een bedrijf. Of het nu per post, per post of via upload is. Alle inkomende gegevens moeten door het DMS worden verwerkt, dus laten we eerst eens kijken naar die interfaces met de populairste e-mailprogramma's. Allereerst moet worden opgemerkt dat er verbindingen zijn met klassieke e-mailprogramma's zoals Outlook, maar ook speciale programma's voor het archiveren van e-mails.

Inkomende e-mailverwerking

Laten we ons allereerst wijden aan het eerste. Als we bijvoorbeeld Outlook verbinden met het systeem, kunnen DM-systemen inkomende e-mails herkennen op basis van verschillende niveaus en deze correct toewijzen. Bijgevoegde documenten worden ook herkend en correct toegewezen zodat ze kunnen worden bewerkt. Alle inkomende e-mails worden op een centrale locatie opgeslagen en dus toegankelijk gemaakt voor alle betrokken personen. De e-mails zijn ook direct geïntegreerd in alle lopende workflows, zodat de meest actuele status van een proces altijd kan worden gegarandeerd. In het geval van auditbestendige archivering en opslag kan een programma voor archivering worden aangesloten, als dit nog niet is opgenomen in het DMS. Hier worden alle e-mails opgeslagen in overeenstemming met de wet en herinnerd aan eventuele deadlines voor verwijdering.

DATEV-interface

Een andere belangrijke interface is die van DATEV, een boekhoudsoftware die door de meeste bedrijven in Duitsland wordt gebruikt. Met automatische documentherkenning en ook geautomatiseerde boekingsoverdracht bespaart deze verbinding veel tijd. De gegevens hoeven niet meer handmatig te worden ingevoerd, maar het is eerder mogelijk om eenvoudig de benodigde gegevens via het DMS over te dragen.

Interfaces met hardware

Het streven van het papierloze kantoor vereist uiteindelijk het digitaliseren van die documenten die alleen op papier beschikbaar zijn. Hier is het zinvol om te zoeken naar een geschikte interface voor een scanner. De scanner digitaliseert alle oude documenten, evenals inkomende brieven, enz. En verzendt deze rechtstreeks naar het DMS, waar het document vervolgens verder wordt verwerkt en toegewezen. Door middel van tekstherkenning kan het DMS zonder menselijke invoer detecteren wat de aard van een document is, kan dit regelen bij een klant of zelfs doorsturen naar de verantwoordelijke medewerker.