In veel bedrijven worden de rekeningbewegingen nog steeds met de hand gewist. Dit kost tijd, geld en is ook erg foutgevoelig. Het zou heel gemakkelijk zijn om het geheel vandaag te regelen met behulp van de eigen ERP-systemen van het bedrijf. Honderden instroom en uitstroom van contanten per dag zijn meer de norm dan de uitzondering, zelfs voor kleine bedrijven. Alle boekingen moeten nog steeds handmatig worden bijgehouden. Er zijn software en add-ons die de invoer van gegevens in het interne ERP-systeem kunnen doen en daarmee de bedrijfskosten en -tijd kunnen besparen.

Voorkom fouten in de boekhouding

Een ander niet onbelangrijk voordeel dat automatisering met zich meebrengt, is het verminderen van fouten. Aangezien er een verbod is op etsen in de financiële administratie, moeten handmatig gemaakte onjuiste boekingen kostbaar worden gecorrigeerd door middel van compenserende boekingen. Een geautomatiseerde procedure vermijdt fouten vanaf het begin. Bovendien zijn lean en kostenbesparende processen in de boekhouding, vooral die met veel kleine boekingen, veelgevraagd. Dit alles kan worden bereikt via add-ons.

Van de bank naar ERP

Bij het importeren van gegevens worden de inkomende en uitgaande betalingen vergeleken met de openstaande facturen en inkooporders die zijn opgeslagen in het ERP-systeem en worden eventuele vondsten vooraf gewist of weergegeven. De boekhoudafdeling houdt dus in laatste instantie de greep vast en kan nog steeds de boekingen beheren die door het systeem worden herkend. In een artikel op 24.04.2019 over de IT-zoomlens staat verder dat men een ROI van twee jaar zou kunnen aannemen, zodat de investering in de boekhouding de moeite waard zou zijn.

Met een volume van ongeveer 500 contante ontvangsten per week zou men kunnen aannemen dat de aankoop van een dergelijke add-on na deze twee jaar de moeite waard zou zijn. Goede systemen hebben vandaag al een detectiepercentage van 96% bereikt. Dit betekent dat slechts 4% van alle boekingen handmatig moet worden toegewezen.