Nederlandse ondernemers lopen achter met gebruik facturatiesoftware

Ondanks de naderende verplichting van e-facturatie kiezen veel ondernemers nog steeds voor vertrouwde methoden.

Het is soms lastig om afscheid te nemen van de manier waarop we gewend zijn iets te doen. Veel ondernemers gebruiken nog een factuursjabloon in Word of Excel, dat ze uitprinten en per klant aanpassen. Dat werkt en dat doet het overigens al jaren, dus waarom zou je dit veranderen?

Maar deze werkwijze zal binnen een aantal jaar niet meer mogelijk zijn. Sterker nog, ondernemers zijn nu al verplicht om e-facturen te versturen bij facturen aan overheidsinstanties. Vanaf 2030 moeten alle Europese ondernemers facturen volledig elektronisch verzenden, ontvangen, verwerken en bewaren. Een verplichting die in onze buurlanden Duitsland (2025) en België (2026) zelfs eerder de norm wordt. 

E-facturatie: hoe staat het ervoor?

Onze zuider- en oosterburen moeten dus al een stuk eerder aan de bak, mochten ze nog vertrouwen op papieren facturen. Maar met de verplichte overstap in 2030 is het vooral belangrijk om te achterhalen: hoe staan Nederlandse ondernemers er precies voor?

Om tot een antwoord op deze vraag te komen, kijken we in dit artikel naar de bevindingen uit recent onderzoek dat werd uitgevoerd door Lucy. Met regelmaat peilen zij de huidige stand van zaken; aan het meest recente onderzoek deden 300 mkb’ers mee. 

De belangrijkste bevindingen op een rij:

• Slechts 35% van alle ondervraagden maakt gebruik van facturatie software. Ongeveer een derde (32%) is nog altijd niet in staat om digitaal te factureren.
• Aan een gebrek aan kennis ligt het in de meeste gevallen niet. Zo zegt 65% wel bekend te zijn met elektronisch factureren. Een deel zegt niet in staat te zijn om elektronisch te factureren, maar 54% ziet simpelweg de noodzaak niet. Daarnaast vinden sommigen het ook gewoon makkelijker om het op de oude vertrouwde manier te doen; 28% zegt het niet te doen omdat de klant er niet om vraagt.

Onderzoeker: bewustzijn is ‘bedroevend’ laag

We noemden het eerder al: in 2030 zijn alle ondernemers verplicht om hun facturen digitaal te verzenden en ontvangen. Opvallend genoeg maken veel Nederlandse ondernemers zich nog geen zorgen. Sterker nog, maar liefst twee op de drie respondenten weten helemaal niet van de toekomstige wet- en regelgeving af. Dit gebrek aan kennis komt vooral voor bij kleine ondernemers die minder dan twintig facturen per jaar versturen. 

Peppol: internationale standaard voor e-facturatie

Peppol is een internationale standaard voor het verzenden, ontvangen en verwerken van elektronische berichten tussen publieke en private organisaties. Het werkt volgens een zogeheten ‘connect once, reach all’ principe; zodra je bent aangesloten bij Peppol, maak je onderdeel uit van een wereldwijd ‘telefoonboek’. Daardoor kun je zaken doen met alle organisaties die op het netwerk zijn aangesloten.

In het kader van e-facturatie is het dus cruciaal om enige kennis van Peppol te hebben. De onderzoeksresultaten laten echter iets anders zien. Deze maken namelijk duidelijk dat maar liefst driekwart van de respondenten niet weet wat Peppol is. 63% zegt dat het huidige facturatieprogramma niet compatibel is met Peppol. Tot slot weet 87% nog niet wanneer zij een pakket gaan aanschaffen dat wél aan Peppol gekoppeld kan worden.

Waarom overstappen op facturatiesoftware?

De overstap naar een systeem voor e-facturatie houdt veel ondernemers bezig. 55% maakt zich zorgen over de kosten, anderen vragen zich af of hun klanten hier wel op zitten te wachten. Het ontbreekt daarnaast ook aan het lef om de overstap te maken: zo zegt 41% niet te weten hoe het werkt, en vreest bijna 40% dat ze hierdoor afhankelijk worden van een softwaresysteem. 

De voordelen

Toch ziet een groot deel wel de voordelen van boekhouding- en facturatiesoftware. Zo worden efficiëntiewinst (49%), kostenbesparing (39%) en tijdsbesparing (35%) genoemd als belangrijkste redenen om de overstap te maken. 

Om dus even terug te blikken op de vrees uit de vorige alinea: het is helemaal niet erg om afhankelijk te worden van een softwaresysteem. Althans, tot op zekere hoogte. Zolang je zelf de controle houdt en het proces bewaakt, is gedeeltelijke afhankelijkheid van factuur-software geen probleem. Dat zijn we tegenwoordig namelijk nagenoeg allemaal. 

Bron

Persberichten.com: ‘Slechts 35% van de ondernemers in Nederland gebruikt facturatiesoftware: noodzaak wordt niet ervaren’ - 29 juli 2025