SAP: ‘praten met ERP’ komt dichterbij met conversational AI

SAP verwacht dat gebruikers ERP steeds vaker met gewone taal bedienen. Conversational AI maakt processen toegankelijker, maar stelt hogere eisen aan data en controle.

Een verkooporder aanpassen zonder eerst het juiste scherm te zoeken. Vragen waarom een factuur vaststaat. Of direct aan het systeem vragen welke orders risico lopen op vertraging. Volgens SAP komt een manier van werken waarbij medewerkers in gewone taal met ERP communiceren steeds dichterbij.

Tijdens het SAP- en VNSG-event SYNC lieten experts zien hoe kunstmatige intelligentie (AI) en assistenten zoals SAP Joule de interactie met ERP-software kunnen veranderen. De traditionele interface met menu’s, schermen en invoervelden verdwijnt niet van de ene op de andere dag, maar conversational AI kan steeds vaker een extra laag tussen gebruiker en ERP vormen.

Wat verandert er?

De ontwikkeling draait vooral om de manier waarop gebruikers opdrachten geven aan een ERP-systeem. Nu moet een medewerker vaak weten in welk onderdeel van de software een bepaalde functie staat. Met conversational ERP kan diezelfde medewerker steeds vaker beschrijven wat hij wil bereiken.

SAP noemt voorbeelden als het aanpassen van een verkooporder, achterhalen waarom een factuur niet wordt verwerkt of onderzoeken welke orders mogelijk vertraging oplopen. Joule helpt vervolgens om binnen het bestaande bedrijfsproces de juiste informatie of vervolgstap te vinden.

Daarmee verschuift ERP langzaam van schermnavigatie naar interactie in natuurlijke taal. Dat kan vooral interessant zijn voor medewerkers die wel met bedrijfsprocessen werken, maar niet dagelijks in het ERP-systeem zitten.

Wat betekent ‘praten met ERP’ in de praktijk?

Praten met ERP betekent niet dat een medewerker onbeperkt tegen een chatbot praat die vervolgens zelfstandig wijzigingen doorvoert. De achterliggende processen, autorisaties en goedkeuringsstappen blijven bestaan. Conversational AI vormt vooral een eenvoudigere ingang tot die processen.

Een gebruiker zou bijvoorbeeld kunnen vragen welke openstaande verkooporders extra aandacht nodig hebben. De AI-assistent kan vervolgens relevante ERP-data verzamelen en aangeven waar mogelijke problemen zitten. In andere situaties kan het systeem een vervolgstap voorstellen of de gebruiker naar de juiste handeling leiden.

Volgens SAP kan dit ook de druk op key users en interne helpdesks verminderen. Gebruikers hoeven minder vaak precies te weten waar iedere functie staat en kunnen sneller vanuit hun vraag naar de juiste ERP-actie gaan.

Hoe werkt conversational AI binnen ERP-systemen?

Bij een traditionele ERP-interface moet de gebruiker zelf door menu’s, dashboards en transacties navigeren. Bij een conversationele interface probeert AI eerst te begrijpen wat iemand wil bereiken en koppelt die vraag vervolgens aan beschikbare data en bedrijfsprocessen.

Dat betekent niet dat het onderliggende systeem verdwijnt. ERP blijft verantwoordelijk voor bijvoorbeeld orders, financiële gegevens, inkoop, voorraad en productie. De AI-laag helpt vooral om sneller bij die informatie te komen en kan gebruikers ondersteunen bij het kiezen van een volgende actie.

SAP verwacht bovendien dat assistenten niet alleen reageren op vragen, maar ook proactiever worden. Denk aan het signaleren van afwijkingen of het attenderen van een gebruiker op een proces dat aandacht nodig heeft. ERP krijgt daarmee steeds meer een ondersteunende rol tijdens het dagelijkse werk.

Goede ERP-data wordt nog belangrijker

Een AI-assistent is volledig afhankelijk van de informatie waarop hij werkt. Wanneer stamdata onvolledig, verouderd of inconsistent zijn, kan conversational AI wel sneller antwoorden geven, maar worden die antwoorden niet automatisch betrouwbaarder.

SAP benadrukt daarom dat organisaties hun datakwaliteit en eigenaarschap op orde moeten hebben. Het moet duidelijk zijn wie verantwoordelijk is voor gegevens, welke definities worden gebruikt en hoe fouten worden gecorrigeerd. Een versnipperd datalandschap vormt juist een belangrijke belemmering voor betrouwbare AI.

Dat sluit aan op een bredere ontwikkeling binnen ERP: AI in ERP levert pas waarde op wanneer data en processen goed zijn ingericht. Conversational ERP verandert dus niet alleen de interface. Het maakt ook zichtbaarder hoe belangrijk betrouwbare master data en goed ingerichte processen zijn.

Meer gebruiksgemak betekent niet minder controle

Een opdracht geven in gewone taal voelt eenvoudiger dan door verschillende ERP-schermen klikken. Toch mogen belangrijke controles daardoor niet verdwijnen. Zeker bij processen rond betalingen, inkoop, salarisadministratie, voorraad of andere bedrijfskritische gegevens blijft controle noodzakelijk.

SAP benadrukt daarom dat autorisaties, audittrails en goedkeuringsstappen leidend moeten blijven. Organisaties moeten bepalen welke acties AI alleen mag voorstellen, welke acties automatisch uitgevoerd mogen worden en wanneer een medewerker expliciet toestemming moet geven.

Conversational AI verandert daarmee vooral hoe een gebruiker met ERP communiceert, niet automatisch wie verantwoordelijk is voor de uiteindelijke beslissing.

Ook medewerkers moeten anders leren werken

De verschuiving naar conversational ERP vraagt ook iets van medewerkers. Waar gebruikers vroeger vooral moesten leren waar een specifieke functie in het systeem stond, wordt het belangrijker om goede vragen te stellen, opdrachten duidelijk te formuleren en AI-antwoorden kritisch te beoordelen.

Dat kan ERP toegankelijker maken voor incidentele gebruikers, maar betekent niet dat kennis van bedrijfsprocessen overbodig wordt. Een medewerker moet nog steeds begrijpen wat een voorgestelde actie betekent en wanneer extra controle nodig is.

Volgens SAP moeten organisaties daarom niet wachten tot conversationele interfaces volledig gemeengoed zijn. Door nu al met dergelijke toepassingen te experimenteren, kunnen medewerkers leren wanneer AI nuttig is en waar menselijke beoordeling nodig blijft.

Traditionele ERP-interface verdwijnt voorlopig niet

Voorlopig verloopt de interactie met SAP-systemen nog grotendeels via de bekende interfaces. De overgang naar meer natuurlijke taal wordt door SAP gezien als een geleidelijk proces. Joule is inmiddels wel onderdeel van SAP Cloud ERP en speelt een steeds grotere rol binnen het portfolio van de softwareleverancier.

Ook binnen SAP S/4HANA wordt AI steeds meer verweven met dagelijkse processen. De ontwikkeling wijst daarom eerder op een hybride vorm van werken: traditionele schermen blijven bestaan, terwijl gebruikers voor steeds meer vragen en acties een conversationele laag kunnen gebruiken.

Voor organisaties betekent dat dat investeren in AI alleen niet voldoende is. Wie daadwerkelijk wil praten met ERP, zal tegelijk moeten investeren in betrouwbare data, duidelijke rollen, goed ingerichte processen en medewerkers die weten wanneer ze AI-uitkomsten kunnen vertrouwen.

Bron

SAP Nederland – SAP: AI-interfaces rukken op, organisaties moeten nu investeren in vaardigheden en datakwaliteit, maart 2026.