ERP-software voor grote bedrijven

Met de juiste software automatiseert en beheert u alle processen vanuit één centraal systeem.

De hedendaagse ERP-markt wordt gekenmerkt door diens omvang en diversiteit. Dit houdt in dat er voor iedere organisatie een geschikt systeem te vinden is. Veel softwareontwikkelaars specialiseren zich in een bepaalde branche, iets dat ook wel branchespecifieke software wordt genoemd. 

Maar er zijn ook ERP-leveranciers die zich specialiseren in een bepaald formaat van een bedrijf. Grote bedrijven hebben immers andere en veel meer processen en behoeften dan bijvoorbeeld het mkb. Wij kijken in dit blog daarom naar de vereisten, functionaliteiten en voordelen van ERP-software voor grote bedrijven. 

Inhoudsopgave

• Wat is ERP?
  • De grootste voordelen van een ERP-systeem
• Wat verstaan we onder ‘grote’ bedrijven?
• Uitdagingen en kansen voor grote bedrijven
• Onderzoek en ontwikkeling in grote bedrijven
• Een uniform systeem
• Het belang van de juiste leverancier
• Conclusie: grote bedrijven hebben veel eisen

Wat is ERP?

Enterprise Resource Planning (ERP) is het kloppende hart van een organisatie. Alle processen in en rondom het bedrijf worden hier in kaart gebracht. Doordat bedrijven meer zicht en grip hebben op hun eigen processen, zijn ze in staat om deze zo veel mogelijk te optimaliseren. Hierdoor kunnen ze betere beslissingen nemen, die uiteindelijk de winstgevendheid moeten bevorderen. 

De grootste voordelen van een ERP-systeem

• Een centrale database. Alle data die in en rondom het bedrijf wordt gegenereerd en verzameld, wordt op een centrale plek samengebracht. Hierdoor hebben gebruikers altijd toegang tot de meest actuele gegevens.
• Procesautomatisering. Het ERP-systeem helpt met de automatisering van bepaalde handmatige, repetitieve werkzaamheden. Het personeel houdt hierdoor meer tijd over, die ze in andere activiteiten kunnen investeren.
• Verslaglegging en analyse. Gebruikers van ERP-software hebben daarnaast toegang tot overzichtelijke rapportages en analyses. Omdat alle processen en gegevens worden vastgelegd, kan men met één druk op de knop bepaalde informatie opvragen. 
• Samenwerking en security. Omdat alle medewerkers toegang hebben tot dezelfde gegevens, kunnen ze beter met elkaar samenwerken. Daarnaast worden de gevoelige gegevens ook veiliger opgeslagen en zijn ze niet langer verspreid over verschillende bedrijfsafdelingen.  

Alle middelen op de juiste plaats

Grote bedrijven hebben vaak meer dan één locatie waar middelen en mensen zich bevinden. Het is daarom niet eenvoudig, maar wel heel belangrijk om goed zicht te hebben op middelen als materialen, gereedschappen, voertuigen en niet geheel onbelangrijk: financiële middelen. Met de hand of een paar Excel-sheets is het onmogelijk om al deze materiaalstromen overzichtelijk in de gaten te houden. 

Het ERP-systeem zorgt ervoor dat men een ‘bird’s-eye view’ heeft: van bovenaf zien ze alles gebeuren. Hierdoor kunnen inefficiënte processen zo snel mogelijk weer gecorrigeerd worden.  

Geen ERP-systeem is hetzelfde

ERP-systemen zijn doorgaans modulair ingericht. Dit houdt in dat ze uit verschillende modules staan, die ieder hun eigen functie verrichten en ondersteunen bij bepaalde taken. Voor welke modules u uiteindelijk moet kiezen, verschilt vaak per bedrijf. Zo hebben sommigen behoefte aan een module voor productie, maar er zijn ook bedrijven die dit absoluut niet nodig hebben. 

Wat verstaan we onder ‘grote’ bedrijven?

Grote bedrijven zijn bedrijven die anderen overtreffen op basis van het aantal medewerkers, of de jaaromzet. Volgens onze overheid wordt een bedrijf als groot beschouwd, als er aan de volgende eisen wordt voldaan:

• Aantal werknemers: als het totaal aantal werknemers, hieronder vallen ook medewerkers van verbonden- en partnerondernemingen over de hele wereld, meer dan 250 is. 
• De jaaromzet: als deze hoger is dan 50 miljoen euro en het balanstotaal hoger is dan 43 miljoen euro.

Uitdagingen en kansen voor grote bedrijven

Vanzelfsprekend zijn grote bedrijven in veel facetten anders dan kleine en middelgrote bedrijven. Zo kunnen ze bijvoorbeeld vaak goedkoper produceren dan het mkb. Massaproductie zorgt ervoor dat de vaste kosten afnemen, omdat ze een bepaalde grondstof vaak tegen goedkopere tarieven kunnen inslaan. Dit brengt bepaalde uitdagingen en kansen met zich mee, die alleen inzichtelijk worden op het moment dat men aan de slag gaat met de juiste bedrijfssoftware. 

Wet- en regelgeving

Grote bedrijven zijn vaak internationaal actief en hebben daarom ook te maken met afwijkende regels in verschillende landen. Denk bijvoorbeeld aan bepaalde regels omtrent productie. ERP-systemen stellen deze bedrijven in staat om per land te blijven voldoen aan deze regels, terwijl men ook zicht houdt op de efficiëntie van de operaties in de desbetreffende regio. 

Onderzoek en ontwikkeling in grote bedrijven

Laten we eens kijken naar een concreet voorbeeld van de praktische toepassing van ERP in een groot bedrijf. Binnen deze organisaties bestaan vaak speciale afdelingen die zich bezighouden met het onderzoek en de ontwikkeling van de bestaande bedrijfsprocessen. Deze mensen zijn in andere woorden dus continu bezig met het bedenken van nieuwe ideeën en producten, die tegen een zo laag mogelijk tarief geproduceerd kunnen worden. Dit werk wordt gekenmerkt door de complexe planning die hierbij komt kijken; een ERP-oplossing is hiervoor dan ook onmisbaar. 

In kaart brengen van informatiestromen

Dit houdt namelijk in dat alle informatie uit iedere hoek van het bedrijf bestudeerd moet worden. Wat kost de productie momenteel, hoeveel budget is er beschikbaar om dit proces te optimaliseren en met welke regels en wetten moeten we rekening houden? Het antwoord op dit soort vragen is vaak terug te vinden door middel van de juiste analyses en rapportages, die het ERP-systeem kan produceren. 

Langetermijnprojecten

Wanneer een project invloed heeft op processen in verschillende vestigingen en misschien zelfs landen, is het belangrijk dat dit overzichtelijk wordt vastgelegd. Aan het eind van de rit moet men precies kunnen zien wat ze in de eerste maand allemaal precies hebben gedaan, mochten ze zich bijvoorbeeld moeten verantwoorden. Ook hier is het ERP-systeem bijzonder geschikt voor: het gehele project is immers van A tot Z vastgelegd. 

Een uniform systeem

Als een bedrijf internationaal opereert en dochterondernemingen of faciliteiten in een ander land heeft, dan moeten zij ook aangesloten worden op het ERP-systeem. Hierbij moet de ERP-leverancier rekening houden met de geldende wet- en regelgeving in het desbetreffende land. 

Gegevensbescherming

Zo hebben andere landen vaak verschillende wetten en regels als het aankomt op gegevensbescherming. Internationale bedrijven moeten daarom kunnen vertrouwen op een ERP-systeem dat hiermee om kan gaan, zodat alle vestigingen zorgeloos met elkaar samen kunnen blijven werken. 

Meertaligheid

Een andere simpele maar cruciale vereiste is meertaligheid. Zo moet de interface in verschillende talen beschikbaar zijn, maar is het ook handig als het systeem zelf over vertaalmogelijkheden beschikt. Hierdoor kunnen collega’s uit verschillende landen zonder enige moeite elkaars werk inzien en raadplegen. 

Internationale workflows

Internationale bedrijven moeten erop kunnen vertrouwen dat iedereen met dezelfde workflows en gegevens aan de slag gaat. Anders is het niet alleen onmogelijk om goed met elkaar samen te werken, maar kunnen er ook cruciale fouten worden gemaakt. 

Logistieke uitdagingen

Heel veel internationale bedrijven zullen behoefte hebben aan een logistieke module, bijvoorbeeld in de vorm van het TMS. Zeker wanneer ze meerdere magazijnen in verschillende landen hebben, is het cruciaal dat al deze goederenstromen overzichtelijk in kaart kunnen worden gebracht. 

Het belang van de juiste leverancier

Zoals we dus kunnen lezen, moet een ERP-systeem voor een groot bedrijf aan veel complexe eisen kunnen voldoen. Dit benadrukt het belang van het vinden van de juiste leverancier. Een groot bedrijf moet daarom idealiter op zoek gaan naar een leverancier die weet wat ze doen, en ervaring hebben met projecten op deze schaal. De rol van de leverancier mag dus absoluut niet worden onderschat. 

Conclusie: grote bedrijven hebben veel eisen

Een groot, multinationaal bedrijf stelt veel meer eisen aan een ERP-pakket dan een middelgroot of klein bedrijf. Naast de keuze uit verschillende modules, moet er namelijk met veel meer dingen rekening worden gehouden. 

Om te beginnen zal de keuze voor de juiste leverancier een cruciale rol spelen. Idealiter dient men te kiezen voor een ERP-provider die ervaring heeft met soortgelijke projecten. Zij weten namelijk als geen ander waaraan u behoefte heeft, en hoe ze aan deze behoeften kunnen voldoen. 

De ERP-software moet zich namelijk aanpassen aan de behoeften van het bedrijf. In het geval van een kleiner bedrijf gebeurt het nog wel eens dat zij zich aanpassen aan de kaders en functionaliteiten van het systeem, maar voor een groot bedrijf is dat onbegonnen werk. Dit benadrukt nog maar eens waarom men veel tijd moet investeren in de zoektocht naar een partner die perfect bij hen past. 

Bron

RVO: ‘Veelgestelde vragen: grote ondernemingen’ - 3 mei 2022