De voordelen van ERP voor NGO's

Er zijn een talrijk aan voordelen van ERP voor NGO's. Lees hier hoe.

Geen enkele organisatie kan zonder bedrijfssoftware, daar heeft de digitale transformatie voor gezorgd. Of het nu software is om financiële gegevens te verwerken, of om alle marketingdata te analyseren, software is nu onderdeel van elke organisaties. NGO’s zijn hier geen uitzondering op. In het digitale tijdperk is ERP-software steeds belangrijker geworden en daarom willen wij voor NGO’s uitlichten wat de voordelen zijn van een ERP-systeem.

Inhoudsopgave

• Definitie van ERP
• Belang branchespecifieke software
• NGO branchespecifiek
• De juiste software
• Functionaliteiten
• Conclusie

De definitie van ERP

ERP staat voor de zogenaamde Enterprise Resource Planning. Het beschrijft de taak van een bedrijf om alle beschikbare middelen en bedrijfsprocessen zo efficiënt mogelijk in te zetten. Dit vereist lean en geoptimaliseerde processen door het hele bedrijf en een manier om middelen optimaal te verdelen over de respectievelijke processen.  In deze context zijn middelen alle bedrijfsmiddelen die het bedrijf kan gebruiken om zijn eigen bedrijfsdoeleinden te vervullen. Dit geldt bijvoorbeeld voor materialen zoals grondstoffen, gereedschappen, machines en nog veel meer.

ERP gaat in essentie over het verdelen van alle middelen naar de respectieve processen op een zodanige manier dat er op geen enkel moment knelpunten in de levering zijn. Tegelijkertijd moet verspilling zoveel mogelijk worden vermeden. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van ERP-software.

Deze brengt alle processen van een bedrijf digitaal in kaart en voegt de gegevens samen in een centrale database. Alle afdelingen in het bedrijf werken met dezelfde gegevens. Dit maakt de processen enerzijds transparanter en anderzijds aanzienlijk slanker. Werk kan over afdelingen heen worden ontworpen en datasilo's kunnen worden opgesplitst.
Het belang van branchespecifieke software

Een ERP-software bestaat uit verschillende modules. Elk van deze modules bestrijkt een specifiek verantwoordelijkheidsgebied in het bedrijf en bevat functies die de dagelijkse processen daarin ondersteunen. Op deze manier kunnen sommige processen zelfs volledig geautomatiseerd worden. Alle modules zijn met elkaar verbonden via de centrale database.

De volgende modules zijn vaak te vinden in een ERP-software:

• Business intelligentie
• Documentbeheer
• Financiën
• Personeelsbeheer

Er zijn nog meerdere modules, maar om het artikel leesbaar te houden hebben wij de lijst korter gehouden. Voor meer informatie over de modules, kunt u ‘hier’ verder kijken.

Afhankelijk van de behoeften en de sector waarin uw organisatie zich bevindt, bestaat een ERP-softwaresysteem uit al die modules en functies die nodig zijn om uw eigen processen in hun geheel in kaart te kunnen brengen. Veel ERP-leveranciers hebben zich daarom in de loop van de tijd gespecialiseerd in bepaalde branches en bedrijfsgroottes en hebben hun oplossingen aangepast aan de behoeften van deze bedrijven.

Vandaag de dag zijn er talloze verschillende ERP-softwareoplossingen op de ERP-markt die zich richten op specifieke bedrijven. Dit heeft als doorslaggevend voordeel dat deze branchespecifieke oplossingen al veel belangrijke functies voor de industrie in hun standaardversies dekken.

Een generiek ERP-systeem daarentegen zou eerst moeten worden aangepast aan de behoeften van uw eigen bedrijf. Een branchespecifiek systeem kan daarentegen direct worden gebruikt. Ook bij de doorontwikkeling van de ERP-software ligt de focus van de ontwikkelaars op uitdagingen in de eigen branche. Bij algemene software moet u meestal wachten en hopen op aanpassingen voor toekomstige ontwikkelingen in je eigen branche.

Waarom heeft u ERP-software nodig specifiek voor een NGO?

Zoals eerder al vermeldt, verschilt een NGO van andere bedrijven op het vlak van concrete ondernemersdoelen. Maar er zijn ook veel overeenkomsten met commerciële bedrijven. Vooral bij het gebruik van de fondsen zijn beide vormen afhankelijk van maximale efficiëntie.

Voor NGO's betekent dit echter dat het beschikbare geld zo volledig naar de projecten kan vloeien. Het bestuurlijke apparaat moet daarom zo slank mogelijk worden gehouden. Maar zelfs een NGO kan niet zonder administratie. Van personeelsplanning tot donatiebeheer tot financieringsbeheer, deze taken vormen de kern van elke NGO.

Tegelijkertijd speelt transparantie een belangrijkere rol als bij geen enkele andere vorm van zaken doen. Donateurs willen weten waar geld naartoe gaat en waar het voor wordt gebruikt. Om dit alles zo goed mogelijk bij te kunnen houden, is ERP-software nodig die speciaal is afgestemd op de behoeften van een NGO.

Waarom heeft u een ERP-leverancier nodig met kennis van de NGO branche?

Juist vanwege die redenen is het zo belangrijk om naast de juiste ERP software ook de juiste ERP-leverancier te vinden. Een ervaren ERP-leverancier kent de bijzondere uitdagingen waar een NGO voor staat en kan daar tijdens de implementatie rekening mee houden.
Er is inzicht in wat belangrijk is voor een NGO, welke processen aangepast kunnen worden aan de software en waar de software zich moet aanpassen aan de processen. Veel projecten mislukken door onvoldoende communicatie tussen leverancier en klant. Een ervaren leverancier communiceert op dezelfde wijze als een NGO en kan het project helpen slagen met belangrijke tips en advies.

Hoe vindt u de juiste ERP-software voor een NGO?

Daarom is het belangrijk om de juiste ERP-software en de juiste ERP-leverancier te vinden. Gezien talloze oplossingen op de markt is dit geen gemakkelijke opgave. Het belangrijkste aan het begin is om precies te weten waar unaar op zoek bent. Dit klinkt banaal, maar in de voorbereiding van de zoektocht is al besloten of het ERP-project later een succes wordt.

Een as-is analyse wordt eerst gebruikt om te evalueren hoe de processen momenteel lopen en waar er potentieel is voor verbetering. Hieruit worden concrete doelen afgeleid, die vervolgens worden vastgelegd in een eisenspecificatie. Dit dient als een soort kompas tijdens de zoektocht. Naast de doelstellingen moeten hier ook alle andere randvoorwaarden geformuleerd worden.

Het gaat dan om het budget, het tijdsbestek waarin de ERP-software moet worden ingevoerd, het aantal gebruikers, de benodigde interfaces en integraties, maar ook de IT-infrastructuur en het platform waarop de software moet worden bediend. Daarnaast is het belangrijk om alle functies op te sommen en te prioriteren.

Met de volledige specificaties is de zoektocht dan veel gemakkelijker. Vergelijkingsportalen op internet bieden u de mogelijkheid om veel systemen tegelijk te vergelijken en te filteren. Dit leidt u snel naar een korte lijst met geschikte ERP-systemen die vervolgens op de shortlist kunnen worden geplaatst.

Functionaliteiten van ERP voor een NGO

Wij gaan nu dieper op een paar essentiële functies van ERP-software voor een NGO. Het gaat hier niet om het maken van een complete lijst van alle benodigde functies, maar veel meer om het tonen van de mogelijkheden van branchespecifieke ERP-software en het uitleggen van de voordelen ervan voor de praktijk.

CRM-module voor geoptimaliseerd klantrelatiebeheer

De term klant is niet helemaal van toepassing in NGO's. Meestal gaat het om donateurs en die moeten fundamenteel anders behandeld worden dan een klassieke klant in de retail. Daarom moet de CRM-module ook rekening kunnen houden met deze speciale functie. Met een bijbehorende CRM-module is het mogelijk om de donateurs veel beter en individueler te ondersteunen. Donateurs willen geïnformeerd worden over de voortgang en het gebruik van hun donaties. Met verschillende functies binnen de CRM-module kunnen donateurs worden onderverdeeld in specifieke groepen en dienovereenkomstig worden geïnformeerd. Door alle gegevens te centraliseren, wordt het mogelijk om ze te evalueren en meer segreciatieve donorgroepen te identificeren. Het is mogelijk om erachter te komen wanneer en hoe contact met hen op te nemen. Dit helpt enorm bij donorzorg en helpt uiteindelijk om meer donoren langer aan te houden.

Naadloos projectmanagement

De meeste NGO's werken projectmatig en moeten goed in de gaten houden welke middelen op welk moment en in welke aantallen zijn ingezet. Met de module ‘projectmanagment’ is dit eenvoudig mogelijk. Resources/materialen kunnen worden toegewezen aan de afzonderlijke projectstappen, verantwoordelijkheden kunnen worden gedefinieerd en deadlines kunnen worden gemaakt. Met de uitgebreide projectmanagement module is het altijd mogelijk om alle projecten en hun voortgang in de gaten te houden. Als een project het budget dreigt te overschrijden, kunnen proactieve waarschuwingen en acties worden ondernomen. Alle werkuren die in het project zijn gestoken, kunnen ook nauwlettend worden gevolgd. Dit maakt de facturering uiteindelijk ook veel eenvoudiger en efficiënter. Uiteindelijk zorgt een uitgebreide projectmanagementmodule voor slankere en resourcebesparende processen. Vooral bij NGO's kunnen administratieve kosten worden bespaard en kan er dus meer geld worden gebruikt voor de bedoelde liefdadigheidsdoeleinden.

Meertaligheid en multi-tenancy

NGO's werken in veel situaties samen met partners over de hele wereld. Vooral de communicatie en uitwisseling van gegevens is vaak lastig. Een ERP-software voor NGO's biedt daarom vaak de mogelijkheid om meerdere talen te verwerken. Daarnaast biedt het systeem interfaces of zelfs licenties voor de partner zelf, zodat hij ook met de ERP-software kan werken. Deze multi-tenancy biedt enorme voordelen. Gegevens kunnen simpel worden uitgewisseld en veilig worden overgedragen. Dit verhoogt de efficiëntie en transparantie in de communicatie tussen NGO's en projectpartners. Vooral als het gaat om de inzet van fondsen is het mogelijk om precies bij te houden waar in het projectland geld aan is uitgegeven en hoe er voortgang wordt geboekt in projecten.

Conclusie: Kies een softwaresysteem die geschikt is voor uw NGO

Het vinden van de juiste ERP-software voor uw NGO is niet altijd eenvoudig gezien de vele software oplossingen op de markt. Maar met de juiste voorbereiding op uw zoektocht kunnen passende oplossingen er snel uit gefilterd worden. De focus moet ook op de aanbieder zelf liggen. Indien mogelijk moeten ze uw branche precies kennen en weten wat echt belangrijk voor u is als het gaat om ERP-implementatie.