ERP voor installateurs

In het digitale tijdperk is het van belang om bedrijfsprocessen te blijven optimaliseren, dit geldt ook voor installateurs. Wij leggen u graag uit waarom.

In het digitaliserende tijdperk is het belangrijk om uw bedrijfsprocessen te blijven optimaliseren en de interne communicatie goed te laten verlopen om de bedrijfsvoering vloeiend te laten verlopen. Het belang van het optimaliseren van bedrijfsprocessen is om de concurrentie voor te blijven. Goed passende bedrijfssoftware kan hierbij een bedrijf ondersteunen. Bedrijfssoftware is afdeling overschrijdend en verbindt deze. Bedrijfssoftware bestaat vaak ook uit verschillende systemen, zoals CRM en DMS. Het is belangrijk dat deze systemen goed met elkaar kunnen werken. ERP-software laat dat toe. Een ERP-systeem fungeert als een centrale database dat meerdere systemen en afdelingen met elkaar verbindt. Hierdoor verdwijnen datasilo’s bij verschillende afdelingen in een bedrijf. Zo heeft ERP-software nog meer voordelen en functionaliteiten.

De ERP-softwaremarkt is groot en divers. Veel leveranciers van ERP-systemen zijn gespecialiseerd in verschillende branches. Elk systeem heeft daardoor andere functionaliteiten afhankelijk van de sector waarvoor het is ontworpen. Daarom geven wij elke organisatie het advies om hun eigen situatie in kaart te brengen door duidelijk te formuleren in welke branche het bedrijf zich bevind, maar ook welke doelen behaald moeten worden door de implementatie van ERP-software. Dit geldt ook voor bedrijven uit de installatiesector die hun eigen eisen aan ERP-software hebben. Wij gaan hier dieper op in. Bijvoorbeeld wat deze eisen zijn en welke voordelen ze kunnen ontlenen aan een branchespecifieke ERP-software, willen we op dit punt in meer detail verduidelijken.

Laten we eerst eens kijken naar de algemene functionaliteit van ERP-software om beter te begrijpen waarom de installatiebranche precies een specifieke oplossing vereist en hoe deze precies werkt. Daarnaast gaan wij dieper in op een eventuele implementatie.

Inhoudsopgave

• ERP sectorspecifiek
• Waarom ERP voor installateurs?
• Leverancier met kennis
• Hoe vind ik de juiste ERP?
• Functionaliteiten
• Conclusie

Waarom heeft u branchespecifieke ERP-software nodig?

Een ERP-software bestaat uit verschillende modules en elk van deze modules heeft specifieke functionaliteiten die een specifiek werkgebied binnen het bedrijf bestrijken.

Het is afhankelijk van de behoefte en wensen van de sector en van een bedrijf waaruit een ERP-systeem is samengesteld. Een ERP-systeem kan uit verschillende modules en functies bestaan die bedrijfsprocessen in kaart brengen, maar niet elke module is voor elke industrie even relevant. Veel ERP-leveranciers hebben zich daarom gespecialiseerd in bepaalde industrieën en bedrijfsgroottes en hebben hun software oplossingen daarop aangepast.

Deze branchespecifieke ERP-oplossingen bevatten veel functies die speciaal zijn ontworpen specifieke sectoren. Een standaard versie bevat deze speciale functies meestal niet, wat betekent dat u ze later en meestal moeizaam moet toevoegen. Deze aanpassingen kosten veel tijd en geld. Daarom is het vaak aan te raden om op zoek te gaan naar branchespecifieke ERP-oplossingen.

Waarom is ERP-software specifiek voor bedrijven in installatie zo belangrijk?

Dit geldt met name voor bedrijven op het gebied van installatie. Veel organisaties in deze sector hebben toepassingen nodig die gespecialiseerd zijn in de installatie van technische apparatuur. Tegelijkertijd heeft u applicaties nodig voor prijsberekening, klantenbeheer of facturatie. Een ERP-softwaresysteem voor installatie heeft al deze functies en zijn direct beschikbaar en aan elkaar gekoppeld. Hierdoor kunnen processen veel efficiënter worden gemaakt. Van het opstellen van offertes tot het uitgeven van facturen, de software begeleidt alle stappen en ondersteunt met verschillende automatiseringen.

Waarom is ERP-leverancier met branchekennis op het gebied van installatie en verstandig voor een eventuele implementatie?

Naast de ERP-software moet de leverancier van het systeem ook bij uw bedrijf en sector passen bij een eventuele implementatie. Een ervaren ERP-leverancier kent uw branche goed en weet wat er belangrijk is binnen de sector. In eerdere implementaties heeft hij al ervaring opgedaan en weet hij welke moeilijkheden zich hiermee kunnen voordoen. Daarnaast kent hij uw branche en begrijpt hij dus ook de specifieke technische termen van uw zorgen veel beter dan een onervaren aanbieder op dit gebied. Veel projecten mislukken door een gebrek aan communicatie tussen aanbieder en klant. Dit kan worden voorkomen met een ervaren provider.

Hoe vindt u de juiste ERP-software voor uw bedrijf?

Het vinden van de juiste software en de juiste leverancier op de vaak diverse en grote ERP-markt kan moeilijk zijn. Daarom moet u allereerst weten wat u precies zoekt. Wij adviseren daarom ook om eerst een analyse uit te voeren op uw eigen situatie en wensen waarin wordt benadrukt waar verbeteringen liggen voor uw bedrijf.

Hieruit worden vervolgens concrete doelen afgeleid, die met de implementatie van een nieuwe ERP-systeem moeten worden bereikt. Deze worden dan vastgelegd in een specificatie van eisen. Daarnaast worden alle randvoorwaarden voor het project hierin opgeschreven. Van het budget, het aantal gebruikers en het tijdsbestek tot de vereiste interfaces en de hardwarevereisten, alles wordt hier genoteerd. Daarnaast is het ook belangrijk om alle functies die nodig zijn te prioriteren. Met dit complete specificatieblad is het zoeken naar de juiste software eenvoudiger. 

Welke functies vereist een installatiebedrijf in een ERP-software?

Zoals eerder vermeldt, hadden bedrijven uit de installatiesector behoefte aan verschillende functies om hun eigen processen in hun geheel in kaart te kunnen brengen. Op dit punt willen we een paar van deze functies bekijken en hun concrete voordelen voor de installatiesector benadrukken.

Wel moet worden vermeld dat de afzonderlijke bedrijven binnen deze sector soms enorm van elkaar verschillen en dat er daarom geen holistisch en volledig beeld van alle functies kan worden gegeven. In plaats daarvan willen we u een overzicht geven van de verschillende mogelijkheden van branchespecifieke ERP-software voor installatiebedrijven.

Orderbeheer

Met de order management functie kunnen alle orders overzichtelijk, gepland en gedocumenteerd worden. Voor elke bestelling worden alle benodigde documenten zoals SLA's opgeslagen. Op deze manier kunnen alle belanghebbenden altijd zien wanneer welke order is gepland en welke persoon daarvoor verantwoordelijk is.

Magazijnbeheer en inkoop

Warehouse management helpt bij efficiënter magazijnbeheer en draagt bij aan een meer gerichte inkoop. Materialen worden op geplande basis ingekocht, waardoor de voorraden in de magazijnen laag blijven. Tegelijkertijd wordt ervoor gezorgd dat er geen knelpunten zijn in het aanbod. Op deze manier kan een enorme hoeveelheid kapitaal worden vrijgemaakt die voorheen in kampen was opgesloten.

Projectmanagement en nacalculaties

Veel opdrachten worden gegund in de vorm van projecten. Met een projectmanagement module onder ERP-software kunnen projectstappen van planning tot nacalculaties tot oplevering volledig in kaart worden gebracht en gevolgd. Benodigde materialen kunnen worden gepland, evenals het personeel dat op dit punt wordt gebruikt.

Interfaces voor het importeren en exporteren van gegevens en data

Om gegevens van klanten te ontvangen of met klanten te delen, heeft u geschikte interfaces nodig die gegevens overdragen. Met name gegevens over te onderhouden technische systemen kunnen dankzij de juiste interfaces eenvoudig in de ERP-software worden geïmporteerd en hier direct worden verwerkt. Dit bespaart tijd en maakt de service orders uiteindelijk goedkoper voor de klant.

Interface naar wholesale platforms

Een andere interface voor installateurs betreft inkoop. Door wholesale platforms te koppelen aan de ERP-software, kan het altijd het beste aanbod vinden voor aankomende bestellingen en de belangrijkste gegevens zoals prijs, levertijd en evaluatie van de retailer opnemen in de prioritering bij het bestellen.

Mobiele ERP-versie

Het merendeel van de ondernemers processen in installatie vindt plaats buiten het eigen terrein van de klant. Daarom is het bijzonder belangrijk dat de vertegenwoordigers ook toegang hebben tot de gegevens in de ERP-software. Een mobiele versie van ERP-software is daarom essentieel voor de installatie-industrie.

Facturatie

ERP-software biedt ook verschillende functies voor de administratieve kant van het bedrijf. Met name de facturatie kan zoveel mogelijk geautomatiseerd worden. Het systeem beschikt over alle relevante gegevens die nodig zijn om facturen aan te maken en kan deze automatisch aanmaken en verzenden na voltooiing van een bestelling.

Conclusie: Kies ERP-software geschikt voor de installatiebranche

Bedrijven in de installatiesector hebben verschillende functies nodig om de processen in kaart te kunnen brengen. Daarom is ons advies om te vertrouwen op een branchespecifieke oplossing. 

Het vinden van de juiste ERP-software is niet altijd eenvoudig in een markt met veel leveranciers, die elk andere specialiteiten en functionaliteiten hebben. Daarom moeten bedrijven altijd eerst weten waar ze eigenlijk naar op zoek zijn. Want met duidelijke doelen en wensen van functionaliteiten, wordt de kans dat een implementatie goed gaat flink verhoogd.