Groothandel
Webshop

Webshop en ERP-software integreren

Jarenlang overheerste het gescheiden beeld van de webshop aan de ene kant, en het ERP-systeem aan de andere kant.

De scheiding tussen beiden was in het verleden vooral gebaseerd op de technische aard. Vaak lagen verschillende technologieën, systeemvereisten of databanken aan de basis. Het was moeilijk om dit te overwinnen. Door een verdere evolutie van de Cloud komen beide onderdelen dichter naar elkaar toe, en is de dag van vandaag een integratie van de webshop in het ERP-systeem gangbaar geworden. In dit artikel werpen we een blik op de mogelijkheden die ontstaan uit de integratie van de webshop in het ERP-systeem, en de bijhorende voordelen voor de groothandel.

Webshop en ERP integreren

In een ERP-systeem staan klassiek gezien de productgegevens centraal. Door de webshop te integreren, kunnen alle gegevens meteen overgenomen worden. De sterkte van een ERP-systeem bestaat door de verbinding van ondernemingsdivisies. Data die door de ene afdeling ingevoerd wordt, kan door de andere afdeling gebruikt worden. Dat heeft als voordeel dat er heel wat tijd bespaard wordt, en de foutenkans bij het overdragen van gegevens aanzienlijk vermindert. 

Steeds dezelfde correcte data

Voor de webshop betekent dit dat het ERP-systeem dezelfde data gebruikt zowel voor de webshop als voor de orderprocessen. Het grote voordeel is dat stockgegevens, artikelbeschrijvingen, prijzen, orders, enz. steeds op beide plaatsen identiek zijn. Wanneer een klant online bestelt via de webshop, kan deze meteen zien hoeveel stuks men nog op voorraad heeft, welke prijs men vraagt voor het product, en hoe snel het kan geleverd worden.

Een overzicht van alle verkoopkanalen

Alle gegevens van de webshop worden centraal opgeslagen in het ERP-systeem, waardoor de verschillende verkoopkanalen en Points of Sales gelijktijdig kunnen bediend worden. Fysieke winkels, de webshop en andere groothandelplatformen worden met exact dezelfde correcte gegevens verzorgd. Dat garandeert een correct zicht op de voorraad en de belangrijkste data, in real time!

Individuele aanbiedingen in de webshop

Via het online platform kan men een positieve Customer Experience genereren, aangezien met aanbiedingen kan personaliseren. Dankzij een verbinding met de gegevens in de CRM-module van het ERP-systeem is dat gemakkelijk en ongecompliceerd mogelijk. Aangezien de nodige gegevens beschikbaar zijn in het ERP-systeem, hoeft men deze niet nog eens in te voeren in de webshop. Er is geen extra administratieve inspanning nodig. De verbinding creëert eerder een continue workflow die de processen duidelijk versnelt. 

Het ontstaan van workflows

Wanneer men een bestelling plaatst in de online shop, kan er automatisch een bevestigingsmail gestuurd worden naar de klant, die informatie over de bestelstatus, levertermijn en contactgegevens bevat. Die bestelling in de webshop kan via het ERP-systeem meteen naar de juiste afdeling gestuurd worden, en beland op het einde volledig automatisch bij de boekhouding.
Ook de facturatie kan geautomatiseerd worden, zodat reeds bij de bestelling de correcte gegevens in een template ingeladen worden. Maar men kan niet enkel gegevens vanuit de webshop verwerken in het ERP-systeem. Men gaat veel eerder data uit het ERP-systeem ter beschikking stellen voor de webshop. 

Integratie maakt alles gemakkelijker

Alle productinformatie, inclusief beschrijvingen, beelden, prijzen en calculaties, worden meteen verwerkt in het ERP-systeem en zo actueel overgedragen worden naar de webshop. Daarnaast zijn de berekeningen van kortingen, staffelprijzen, enz. gemakkelijk online beschikbaar. Ook productvarianten die ontstaan uit configurators kunnen probleemloos aangeboden worden op de webshop, en als order overgenomen worden in het ERP-systeem.

De gebruiksvriendelijkheid stijgt

Door de integratie van de webshop in een ERP-systeem ontstaan workflows die niet zomaar mogelijk waren bij twee afgescheiden systemen. Op het vlak van gebruiksvriendelijkheid moet de B2B-handel zich steeds meer vergelijken met de B2C-handel, aangezien inkopers bij firma’s een vrij hoge verwachting hebben qua interfaces, door hun ervaringen in hun privétijd. Wanneer een webshop meteen alle vragen kan beantwoorden die een klant heeft over zijn bestelling, stijgt de kans op een ordervoltooiing significant. 

Voordelen voor de marketing en verkoop

De gebruiksvriendelijkheid wordt ook deels bepaald door de verschillende betaalmogelijkheden. Zo moeten de meest gangbare betaalsystemen geïntegreerd zijn in de shop, en moeten bruto- en nettoberekeningen eenvoudig uit te voeren zijn. De meertaligheid van een webshop garandeert daarnaast een duidelijk betere performance.

Het kernwoord is performance. Een webshop heeft geen nut indien klanten er niets op terugvinden. De integratie van de webshop in het ERP-systeem biedt ook hier voordelen. De SEO-optimalisatie kan eenvoudig vanuit het ERP-systeem beheerd worden, en verwerkt worden voor alle websites. Ook de marketing profiteert van dergelijke integraties.

Belangrijke klantenanalyses

Via de webshop kan men niet enkel verkopen opvolgen. Het klikgedrag van klanten kan nuttig zijn om de shop verder te perfectioneren. De gegevens die de webshop oplevert, zijn goud waard voor de marketing. Zo kan men gepersonaliseerde aanbiedingen voor bepaalde klanten meteen via de webshop aanbieden, gelijkaardige producten weergeven en kortingen communiceren. 

Een online shop opstarten is tegenwoordig amper nog een probleem. Enkele muisklikken later is de eigen webshop klaar. Maar het beheren van zo’n shop vraagt dan weer wat expertise. Het is niet voldoende om producten aan te bieden. Men moet veeleer, zoals besproken, focussen op gebruiksvriendelijkheid, doelgerichte online marketing en een vooruitstrevende klantendienst. De verbinding tussen een ERP-systeem en de webshop maakt dit mogelijk, en biedt daarnaast nog tal van andere voordelen. 

De beveiliging van webshops staat steeds in vraag

Iets wat veel ondernemingen in verleden weerhield van het opstarten van een eigen webshop, was het vraagstuk over de databeveiliging. De nachtmerrie van online handelaars is het uitvallen van de shop of het verlies van data. Daardoor gaan geld, en nog veel belangrijker, actieve klanten verloren.
Hier dringt de alom bekende vraag zich op: hoe veilig zijn Cloud-systemen, de eigen servers, of de externe servers aangeboden door derde partijen? Nu, om die vraag over de Cloud te beantwoorden: heel veilig! Het belangrijkste verkoopargument van Cloud-providers is, naast de geringe uitvalquote, de veiligheid van de data en gegevens. Een Cloud-aanbieder die dit niet met een bepaalde zekerheid kan garanderen, overleeft geen seconde op de markt.

Cloud of toch liever lokaal?

Op het vlak van gegevensbeveiliging stellen sommigen zich vaak de vraag, of de grote Cloud-providers niet ook aantrekkelijke targets zijn voor hackers. Dat klopt zeker, maar Cloud-aanbieders investeren tegelijkertijd meer in de beveiliging van hun systemen, als dat ondernemingen dat voor hun eigen servers doen. Voor hackers is het theoretisch gezien beduidend gemakkelijker om de server van een middelgrote onderneming te hacken, maar dat is uiteraard minder aantrekkelijk. 

Ten slotte hangt de implementatie van de webshop in het ERP-systeem ook steeds van de ondernemingsstrategie af. Bij de keuze van een ERP-systeem moet een onderneming in de groothandel steeds letten op de mogelijkheden van webshopintegratie, aangezien deze, zoals aangetoond, tal van voordelen met zich meebrengen, en tenslotte de eigen handelsplatformen op zijn minst competitief maken met de grote handelsportals. 

Start uw ERP selectie

Ontdek welke ERP systemen het beste passen bij uw onderneming

In welke sector bent u actief?

Waarom dit belangrijk is bij uw ERP selectie:Bij uw selectie is het belangrijk om met uw sector rekening te houden. Een ERP systeem moet perfect aansluiten bij uw bedrijfsprocessen. Deze processen verschillen per branche. Zo werkt een groothandel bijvoorbeeld anders dan een bouwbedrijf en heeft dus andere ERP functionaliteiten nodig.

Hoe worden uw productieorders gepland?

In welke productiegroottes produceert u?

In wat voor soort bouw bent u gespecialiseerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 1/2)

Werkt uw organisatie op projectbasis?
Werkt u vaak met veel verschillende partijen?
Beheert uw organisatie vastgoed?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 2/2)

Doet u veel aan onderhoud?
Wilt u ook bedrijfsmiddelen kunnen inplannen?
Wenst u urenregistratie van uw medewerkers?

Wat voor soort retailer bent u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Hoeveel fysieke verkooppunten heeft u?
Aan wat voor soort klanten levert u?
Importeert u ook goederen?
Exporteert u ook goederen?

Wat voor soort dienstverlener bent u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Is urenregistratie belangrijk voor u?
Werkt u tegen uurtarief en/of vaste tarieven?
Is HRM een belangrijk onderdeel binnen uw bedrijf?
Werkt uw organisatie op projectbasis?
Levert u meestal aan bedrijven of consumenten?

Wat voor soort onderwijs geeft u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 1/2)

Hebben uw klanten een lidmaatschap bij u?
Wilt u het systeem ook gebruiken voor cursistenregistratie?
Wilt u het systeem ook gebruiken voor HRM?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 2/2)

Geeft u ook les op afstand?
Werkt u met roosters en locatieplanning?
Dient het ERP systeem gekoppeld te worden met andere pakketten?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Is urenregistratie belangrijk voor u?
Werkt u tegen uurtarief en/of vaste tarieven?
Is HRM een belangrijk onderdeel binnen uw bedrijf?
Werkt uw organisatie op projectbasis?
Levert u meestal aan bedrijven of consumenten?

In wat voor soort zorg bent u gespecialiseerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Wilt u het ERP systeem ook gebruiken voor cliëntenregistratie?
Biedt uw organisatie overnachtingen aan?
Dient het ERP systeem gekoppeld te worden met andere pakketten?
Namelijk:
Verleent u zorg op locatie?

In wat voor soort handel bent u gespecialiseerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Heeft u een webshop die moet worden geïntegreerd?
Hoeveel fysieke winkels met point-of-sale heeft u?
Importeert u ook goederen?
Exporteert u ook goederen?
Aan wat voor soort klanten levert u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Is urenregistratie belangrijk voor u?
Werkt u tegen uurtarief en/of vaste tarieven?
Is HRM een belangrijk onderdeel binnen uw bedrijf?
Werkt uw organisatie op projectbasis?
Levert u meestal aan bedrijven of consumenten?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 1/2)

Wilt u dat het ERP systeem klaar is voor het IoT (Internet of Things)?
Wenst u een koppeling met belangrijke leveranciers als de Technische Unie en Rexel?
Pleegt u ook onderhoudswerkzaamheden?
Moeten werkbonnen mobiel kunnen ingevoerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 2/2)

Moet het systeem offline kunnen worden geraadpleegd?
Moet u machines op afstand kunnen monitoren?
Werkt u ook op projectbasis?
Moet u koelmiddelen registreren?

Wat voor soort nutsbedrijf heeft u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Werkt uw organisatie op projectbasis?
Werkt u met veel verschillende partijen?
Beheert uw organisatie vastgoed?
Doet u veel aan onderhoud?
Wenst u urenregistratie van uw medewerkers?

Overheid en NGO’s

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Werkt u projectmatig?
Wenst u een ledenadministratie?
Dient het ERP systeem gekoppeld te worden met andere pakketten?
Namelijk:
Moet het ERP systeem mobiel beschikbaar zijn?

Wat voor logistieke diensten biedt u aan?

Organiseert u ladingen op de volgende wijze?

Groupage/Deelpartijen (LTL)
Groupage/deelpartijen die in een hub gebundeld worden voor meerdere opdrachtgevers
FTL
Volle ladingen voor meerdere opdrachtgevers
Dedicated Logistics
Vervoer voor één opdrachtgever

Organiseert u ladingen op de volgende wijze?

Heeft u een eigen wagenpark?
Moeten goederen gekoeld worden vervoerd?
Importeert u artikelen?
Exporteert u ook artikelen?

Hoe ziet uw productieproces eruit?

In wat voor soort productie bent u gespecialiseerd?

Hoe worden uw productieorders gepland?

In welke productiegroottes produceert u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Doet u regelmatig onderhoud?
Werkt u met Service Level Agreements?
Dient het ERP systeem te koppelen met andere programma’s?
Werkt u op projectbasis?
Wenst u uren te registreren in het systeem?

Voer het aantal medewerkers en gebruikers in

medewerker(s)
gebruiker(s)

Vragen over uw organisatie

Heeft uw organisatie meerdere vestigingen?
Hoeveel magazijnen heeft u?
Werkt u multi-currency?
Opereert u internationaal?
Is de hoofdvestiging gevestigd in Nederland?
ERP leveranciers zoeken...
systemen gevonden

Vul het formulier in en ontvang vrijblijvend informatie over de 7 meest geschikte leveranciers

Wij hebben uw aanvraag goed ontvangen

  • Op basis van de door u ingevulde informatie gaat onze consultant vrijblijvend aan de slag
  • Onze consultant maakt een selectie uit de gevonden ERP leveranciers die het best passen bij uw onderneming
  • U ontvangt gratis een shortlist met informatie over de 7 meest geschikte leveranciers
  • Bij vragen of onduidelijkheden neemt hij mogelijk contact met u op
Bekijk longlist
Selectie opnieuw starten

Optimaliseer het WMS met ERP en beperk emissies

U hier lezen over de impact die geoptimaliseerd magazijnbeheer kan hebben op de CO2-voetafdruk van een bedrijf.

Lees verder

Duurzame textiel industrie met ERP software

U hier lezen hoe bedrijven in de industrie processen duurzamer kunnen maken en hun imago kunnen verbeteren door middel van ERP-software. 

Lees verder

Duurzame SCM met ERP-software

Lees hier hoe u de duurzaamheid van uw supply chain waarborgt met een geschikte ERP-software.

Lees verder