Groothandel
Webshop

Webshop en ERP-software integreren

Jarenlang overheerste het gescheiden beeld van de webshop aan de ene kant, en het ERP-systeem aan de andere kant.

De scheiding tussen beiden was in het verleden vooral gebaseerd op de technische aard. Vaak lagen verschillende technologieën, systeemvereisten of databanken aan de basis. Het was moeilijk om dit te overwinnen. Door een verdere evolutie van de Cloud komen beide onderdelen dichter naar elkaar toe, en is de dag van vandaag een integratie van de webshop in het ERP-systeem gangbaar geworden. In dit artikel werpen we een blik op de mogelijkheden die ontstaan uit de integratie van de webshop in het ERP-systeem, en de bijhorende voordelen voor de groothandel.

Webshop en ERP integreren

In een ERP-systeem staan klassiek gezien de productgegevens centraal. Door de webshop te integreren, kunnen alle gegevens meteen overgenomen worden. De sterkte van een ERP-systeem bestaat door de verbinding van ondernemingsdivisies. Data die door de ene afdeling ingevoerd wordt, kan door de andere afdeling gebruikt worden. Dat heeft als voordeel dat er heel wat tijd bespaard wordt, en de foutenkans bij het overdragen van gegevens aanzienlijk vermindert. 

Steeds dezelfde correcte data

Voor de webshop betekent dit dat het ERP-systeem dezelfde data gebruikt zowel voor de webshop als voor de orderprocessen. Het grote voordeel is dat stockgegevens, artikelbeschrijvingen, prijzen, orders, enz. steeds op beide plaatsen identiek zijn. Wanneer een klant online bestelt via de webshop, kan deze meteen zien hoeveel stuks men nog op voorraad heeft, welke prijs men vraagt voor het product, en hoe snel het kan geleverd worden.

Een overzicht van alle verkoopkanalen

Alle gegevens van de webshop worden centraal opgeslagen in het ERP-systeem, waardoor de verschillende verkoopkanalen en Points of Sales gelijktijdig kunnen bediend worden. Fysieke winkels, de webshop en andere groothandelplatformen worden met exact dezelfde correcte gegevens verzorgd. Dat garandeert een correct zicht op de voorraad en de belangrijkste data, in real time!

Individuele aanbiedingen in de webshop

Via het online platform kan men een positieve Customer Experience genereren, aangezien met aanbiedingen kan personaliseren. Dankzij een verbinding met de gegevens in de CRM-module van het ERP-systeem is dat gemakkelijk en ongecompliceerd mogelijk. Aangezien de nodige gegevens beschikbaar zijn in het ERP-systeem, hoeft men deze niet nog eens in te voeren in de webshop. Er is geen extra administratieve inspanning nodig. De verbinding creëert eerder een continue workflow die de processen duidelijk versnelt. 

Het ontstaan van workflows

Wanneer men een bestelling plaatst in de online shop, kan er automatisch een bevestigingsmail gestuurd worden naar de klant, die informatie over de bestelstatus, levertermijn en contactgegevens bevat. Die bestelling in de webshop kan via het ERP-systeem meteen naar de juiste afdeling gestuurd worden, en beland op het einde volledig automatisch bij de boekhouding.
Ook de facturatie kan geautomatiseerd worden, zodat reeds bij de bestelling de correcte gegevens in een template ingeladen worden. Maar men kan niet enkel gegevens vanuit de webshop verwerken in het ERP-systeem. Men gaat veel eerder data uit het ERP-systeem ter beschikking stellen voor de webshop. 

Integratie maakt alles gemakkelijker

Alle productinformatie, inclusief beschrijvingen, beelden, prijzen en calculaties, worden meteen verwerkt in het ERP-systeem en zo actueel overgedragen worden naar de webshop. Daarnaast zijn de berekeningen van kortingen, staffelprijzen, enz. gemakkelijk online beschikbaar. Ook productvarianten die ontstaan uit configurators kunnen probleemloos aangeboden worden op de webshop, en als order overgenomen worden in het ERP-systeem.

De gebruiksvriendelijkheid stijgt

Door de integratie van de webshop in een ERP-systeem ontstaan workflows die niet zomaar mogelijk waren bij twee afgescheiden systemen. Op het vlak van gebruiksvriendelijkheid moet de B2B-handel zich steeds meer vergelijken met de B2C-handel, aangezien inkopers bij firma’s een vrij hoge verwachting hebben qua interfaces, door hun ervaringen in hun privétijd. Wanneer een webshop meteen alle vragen kan beantwoorden die een klant heeft over zijn bestelling, stijgt de kans op een ordervoltooiing significant. 

Voordelen voor de marketing en verkoop

De gebruiksvriendelijkheid wordt ook deels bepaald door de verschillende betaalmogelijkheden. Zo moeten de meest gangbare betaalsystemen geïntegreerd zijn in de shop, en moeten bruto- en nettoberekeningen eenvoudig uit te voeren zijn. De meertaligheid van een webshop garandeert daarnaast een duidelijk betere performance.

Het kernwoord is performance. Een webshop heeft geen nut indien klanten er niets op terugvinden. De integratie van de webshop in het ERP-systeem biedt ook hier voordelen. De SEO-optimalisatie kan eenvoudig vanuit het ERP-systeem beheerd worden, en verwerkt worden voor alle websites. Ook de marketing profiteert van dergelijke integraties.

Belangrijke klantenanalyses

Via de webshop kan men niet enkel verkopen opvolgen. Het klikgedrag van klanten kan nuttig zijn om de shop verder te perfectioneren. De gegevens die de webshop oplevert, zijn goud waard voor de marketing. Zo kan men gepersonaliseerde aanbiedingen voor bepaalde klanten meteen via de webshop aanbieden, gelijkaardige producten weergeven en kortingen communiceren. 

Een online shop opstarten is tegenwoordig amper nog een probleem. Enkele muisklikken later is de eigen webshop klaar. Maar het beheren van zo’n shop vraagt dan weer wat expertise. Het is niet voldoende om producten aan te bieden. Men moet veeleer, zoals besproken, focussen op gebruiksvriendelijkheid, doelgerichte online marketing en een vooruitstrevende klantendienst. De verbinding tussen een ERP-systeem en de webshop maakt dit mogelijk, en biedt daarnaast nog tal van andere voordelen. 

De beveiliging van webshops staat steeds in vraag

Iets wat veel ondernemingen in verleden weerhield van het opstarten van een eigen webshop, was het vraagstuk over de databeveiliging. De nachtmerrie van online handelaars is het uitvallen van de shop of het verlies van data. Daardoor gaan geld, en nog veel belangrijker, actieve klanten verloren.
Hier dringt de alom bekende vraag zich op: hoe veilig zijn Cloud-systemen, de eigen servers, of de externe servers aangeboden door derde partijen? Nu, om die vraag over de Cloud te beantwoorden: heel veilig! Het belangrijkste verkoopargument van Cloud-providers is, naast de geringe uitvalquote, de veiligheid van de data en gegevens. Een Cloud-aanbieder die dit niet met een bepaalde zekerheid kan garanderen, overleeft geen seconde op de markt.

Cloud of toch liever lokaal?

Op het vlak van gegevensbeveiliging stellen sommigen zich vaak de vraag, of de grote Cloud-providers niet ook aantrekkelijke targets zijn voor hackers. Dat klopt zeker, maar Cloud-aanbieders investeren tegelijkertijd meer in de beveiliging van hun systemen, als dat ondernemingen dat voor hun eigen servers doen. Voor hackers is het theoretisch gezien beduidend gemakkelijker om de server van een middelgrote onderneming te hacken, maar dat is uiteraard minder aantrekkelijk. 

Ten slotte hangt de implementatie van de webshop in het ERP-systeem ook steeds van de ondernemingsstrategie af. Bij de keuze van een ERP-systeem moet een onderneming in de groothandel steeds letten op de mogelijkheden van webshopintegratie, aangezien deze, zoals aangetoond, tal van voordelen met zich meebrengen, en tenslotte de eigen handelsplatformen op zijn minst competitief maken met de grote handelsportals. 

ERP-software voor grote bedrijven

Met ERP-software voor grote bedrijven automatiseert en beheert u al deze processen vanuit één systeem.

Lees verder

ERP-software voor MKB

Lees hier welke eisen kleine en middelgrote ondernemingen (MKB) stellen aan ERP-software.

Lees verder