ERP: hoe maak je de juiste keuze?

Waar moeten we op letten en welke vragen moeten beantwoord zijn, voordat de knoop wordt doorgehakt?

Bedrijven die van plan zijn om de wereld van ERP-systemen te gaan verkennen, mogen hun borst nat maken. Velen zien door het massale aanbod van allerlei verschillende leveranciers al snel door de bomen het bos niet meer. Dus hoe ontdekken we welk ERP-systeem geschikt is voor jouw organisatie?

Inhoudsopgave

• ERP: een betekenis
• Dus, waar beginnen we?
• Stel de juiste vragen
• 1 | Wat zijn de technische randvoorwaarden?
• 2 | Wat vinden wij zelf belangrijk?
• 3 | Welke functies en modules hebben we nodig?
• 4 | Waar moet de ERP-leverancier aan voldoen?
• 5 | Hoe zal de uiteindelijke ERP-implementatie gaan verlopen?
• De ERP-selectie

ERP: een betekenis

Software ter ondersteuning van Enterprise Resource Planning (ERP) is verantwoordelijk voor de automatisering van bepaalde handmatige werkzaamheden en fungeert tevens als een centrale database. Administratieve processen die voorheen met de hand werden gedaan, worden hierdoor vele malen efficiënter ingericht. Dit werkt niet alleen tijdbesparend; de kans op fouten is tevens veel kleiner. Daarnaast hebben alle gebruikers te allen tijde toegang tot actuele gegevens, waardoor ze altijd met de juiste data aan de slag kunnen gaan. 

Een onmisbaar systeem

Veel bedrijven kunnen niet meer zonder ERP, maar er zijn ook nog veel ondernemingen die de stap nog niet hebben durven maken. Gaat de investering zich namelijk wel uitbetalen? 

Het antwoord op deze vraag? Een volmondige “ja”. Het centraliseren en automatiseren van bedrijfsprocessen levert een enorme tijdsbesparing op en elimineert tevens de kans op menselijke fouten. Bovendien krijgen bedrijven meer zicht op de processen in en rondom de organisatie; iets dat uiteindelijk bij zal dragen aan het vergroten van de winstgevendheid. 

De juiste ERP-keuze

Maar zoals eerder gezegd is het kiezen van een systeem dat echt bij u past, makkelijker gezegd dan gedaan. Er zijn namelijk allerlei factoren die bijdragen aan het eventuele succes.

Het pakket moet allereerst natuurlijk aansluiten op de behoeften van de organisatie. Daarnaast is de ERP-consultant idealiter bekend met wat het bedrijf doet/in welke branche het opereert; zo zijn ze namelijk beter in staat om de software af te stemmen op de eerder vermelde behoeften. En de lijst kan zo nog wel even doorgaan. 

Dus, waar beginnen we?

De knoop is doorgehakt: we willen aan de slag met een ERP-systeem. Maar wat nu? Laten we voorop stellen dat deze beslissing meestal niet binnen één dag wordt gemaakt. Het is een ingrijpende wijziging: de werkwijze van de organisatie staat op het punt om volledig omgegooid te worden. 

Om het proces dat volgt richting een zo succesvol mogelijk einde te kunnen begeleiden, is een goede voorbereiding essentieel. Als er wordt gekozen voor een ERP-systeem of -leverancier die niet écht bij de afnemer past, dan zal men hier vroeg of laat achter komen. Maar hoe ontdekken we of een ERP-systeem écht bij ons past?

Vereisten variëren

Voordat we gaan kijken naar de vragen, is het belangrijk om te onthouden dat ieder bedrijf zijn eigen vereisten en behoeften heeft. Factoren als de bedrijfsomvang, structuur en branche spelen hier een belangrijke rol in; samen vormen ze namelijk het uiteindelijke eisenprofiel.

De waarom-vraag mag daarnaast natuurlijk niet ontbreken. Waarom zijn we op zoek naar een nieuw softwaresysteem? Wat wordt er van verwacht en welke rol moet het gaan spelen?

Stel de juiste vragen

Het ERP-systeem waar uiteindelijk voor gekozen zal worden, moet het dagelijks werkleven namelijk makkelijker gaan maken. Daarom is het belangrijk om, in de zoektocht naar het juiste ERP-systeem, altijd de volgende vragen te stellen. Zo weten we zeker dat het systeem ook daadwerkelijk voldoet aan de behoeften/vereisten van de afnemer. 

1 | Wat zijn de technische randvoorwaarden?

Om de specifieke eisen vast te kunnen stellen, is het belangrijk dat bedrijven eerst in de spiegel kijken. Wat doen we, waarom doen we dit en hoe verwachten we dat de software ons gaat ondersteunen? Daarnaast moet er ook gekeken worden naar de bestaande IT-infrastructuur; de bestaande softwareapplicaties moeten namelijk wel met het ERP-systeem verbonden kunnen worden.

Stel (jezelf) de volgende vragen in deze fase:

• Willen we de software op onze lokale server implementeren, of kiezen we voor de cloud?
• Welk besturingssysteem hebben we momenteel in gebruik?
• Welke applicaties moeten met het systeem verbonden worden?
• Beschikken we over de kennis om de implementatie zelfstandig op te volgen, of hebben we in de beginfase nog ondersteuning nodig?
• Hoe gebruiksvriendelijk moet het systeem zijn? Zijn onze medewerkers technologisch vaardig genoeg om alle functies van het systeem zelfstandig te ontdekken, of hebben ze behoefte aan een kant-en-klaar systeem waar alles duidelijk en eenvoudig wordt uitgelegd?
• In welke talen moet het systeem beschikbaar zijn?
• Met welke valuta werken we?

2 | Wat vinden wij zelf belangrijk?

Nadat deze randvoorwaarden zijn gedefinieerd en er als het ware een schets van het bedrijf is gemaakt, is het tijd om naar de intrinsieke motivatie te kijken. Het systeem moet bijdragen aan de optimalisatie van processen en zal waardevolle inzichten verschaffen, waarmee bedrijven hun winstgevendheid kunnen vergroten. Maar waar bedrijven precies behoefte aan hebben, dat kan verschillen. 

Stel (jezelf) de volgende vragen in deze fase:

• Hoe willen we dat het systeem gaat bijdragen aan het verhogen van onze productiviteit?
• Wat zijn onze missie en visie? En hoe moet het ERP gaan bijdragen aan de realisatie hiervan?
• Hoe dynamisch is onze markt? Hoe belangrijk is het dat het systeem snel mee kan bewegen met veranderingen binnen onze markt of ons bedrijf?
• Hoeveel waarde hechten wij aan modernisering en digitalisering? Willen we dat ons ERP voorzien is van de meest actuele technologische innovaties, of hebben we genoeg aan een 'simpele' versie?
• Hoe verwachten we dat ons bedrijf de komende jaren zal groeien? En hoe moet het ERP-systeem hieraan bijdragen?

Uiteindelijk verschilt het per bedrijf welke vragen meer prioriteit hebben dan de rest.

3 | Welke functies en modules hebben we nodig?

De meeste ERP-systemen zijn modulair ingericht. Dit houdt in dat de softwareomgeving bestaat uit verschillende functies en modules, die ieder hun eigen taak vervullen. Een vergelijking: je zou het ERP-systeem kunnen zien als een winkelcentrum. Een winkelcentrum bestaat namelijk uit allerlei verschillende winkels die ieder hun eigen producten en diensten verkopen. De winkels zijn in dit geval de modules van het ERP-systeem. 

Veel ERP-systemen beschikken over een aantal basisfuncties en -modules. Laten we er eens een aantal op een rij zetten.

Customer Relationship Management (CRM)

Bijna ieder bedrijf heeft wel behoefte aan een CRM-module. Customer Relationship Management houdt zich bezig met alle vormen van klantcontact: van de klantenservice, tot marketing en verkoop.

Net als het ERP is het CRM in staat om bepaalde processen te automatiseren. Denk hierbij aan het verwerken van contactgegevens, of de analyse van de social media-kanalen. Daarnaast fungeert de CRM-omgeving ook als een centrale database: wat je ook maar over een klant wil weten, is terug te vinden in het CRM-systeem. 

Financiële administratie

Ieder ERP-systeem is voorzien van een omgeving waarin men alles omtrent de eigen financiën kan zien. Het schetst een beter beeld over de algehele financiële staat van het bedrijf, maar het fungeert tevens als een centrale database voor alle in- en uitgaande betalingen en facturen. Zo hebben gebruikers continu zicht op hun transacties. 

Projectmanagement

Veel bedrijven werken in ieder geval gedeeltelijk op projectmatige basis. Een module die projectmanagement ondersteunt, brengt in dat geval veel voordelen met zich mee. Alle stappen van het project worden overzichtelijk in kaart gebracht, zodat men precies ziet in welke fase ze zich bevinden. Hierdoor krijgen ze ook zicht op wat er nog gedaan moet worden, hoeveel het nog gaat kosten, enzovoorts. 

Eigen invulling

Dit waren drie functionaliteiten/modules die we in bijna ieder ERP-systeem wel terug zullen vinden. Maar de ERP-omgeving kan uit veel meer bestaan. Zo zijn er nog modules die helpen bij de optimalisatie van het magazijn (het WMS), of het efficiënter inrichten van routes (het TMS). Het is uiteindelijk aan de afnemer om te bepalen welke modules ze nodig zullen hebben. 

‘De 14 belangrijkste ERP-modules: een overzicht’

4 | Waar moet de ERP-leverancier aan voldoen?

Het is dus erg belangrijk om bepaalde eisen te hebben, als het gaat om de selectie van een geschikt softwaresysteem. Maar dat geldt ook voor de leverancier waarmee je uiteindelijk in zee besluit te gaan. In veel gevallen gaan beide partijen namelijk een langdurige samenwerking met elkaar aan. 

Het is daarom belangrijk om aan de volgende criteria te denken:

• Heeft de leverancier ervaring met/kennis van jouw branche en de sector-specifieke vraagstukken waar jullie mee te maken krijgen?
• Hoe flexibel is de leverancier? Stel dat we het aantal gebruikers over twee jaar verdubbeld willen hebben, kunnen ze dat wel aan?
• Mochten we vragen hebben, wanneer en via welke manier kunnen we contact opnemen met de leverancier?
• Hoe vaak vindt er onderhoud aan de software plaats? En hoe lang hebben we dan geen toegang tot onze softwareomgeving?
• Hoe gezond is de leverancier zelf? Komen ze pas net kijken, of is het een bedrijf dat al decennialang meedraait?

5 | Hoe zal de uiteindelijke ERP-implementatie gaan verlopen?

Tot slot moet er ook worden nagedacht over de implementatie van het systeem. Door deze eisen/wensen van tevoren in kaart te brengen, voorkomt men onduidelijkheid. En onduidelijkheid zal uiteindelijk alleen maar tot vertraging leiden. 

Dit zijn de belangrijkste factoren tijdens de implementatie van ERP:

• Is er een testversie beschikbaar?
• Wat voor ondersteuningsmogelijkheden bieden ze? Moeten we het nieuwe systeem zelf ontdekken, gaat er een workshop plaatsvinden of moeten we het doen aan de hand van digitale handleidingen?
• De ‘go-live’: gaan we het nieuwe systeem stap voor stap introduceren, of vindt dat in één keer plaats?

De ERP-selectie

Als al deze vragen ons iets leren, dan is het dat er eigenlijk geen perfect ERP-systeem bestaat. Ieder systeem is uniek, en ieder bedrijf is uniek. Iedereen heeft zijn eigen specifieke behoeften, die het beste door een specifieke ERP-aanbieder bevredigd kunnen worden. 

Als je de bovenstaande vragen zo volledig mogelijk kan (laten) beantwoorden, dan ben je in staat om een weloverwogen keuze te maken. Eén die past bij jouw specifieke behoeftes. Zo wordt er gegarandeerd dat het systeem ook daadwerkelijk bij je past. 

We sluiten dit artikel af met een handige tip. Heb je nu het ideale systeem of de ideale leverancier gevonden, maar ontbreekt er toch nog een functionaliteit waarnaar je echt op zoek bent? Maak het dan bespreekbaar! In veel gevallen is het namelijk echt wel mogelijk om een specifieke functie of module toe te voegen. Schrik dus niet van de standaard mogelijkheden, maar durf te vragen!