ERP

ERP: hoe maak je de juiste keuze?

Op welke punten moet je letten? En welke vragen moet je stellen voordat je de knoop doorhakt?

Ben je van plan het woud van ERP-systemen te doorzoeken om het juiste pakket voor jouw bedrijf te vinden? Dan is de kans groot dat je al snel door de bomen het bos niet meer ziet. De markt is behoorlijk breed en iedere aanbieder roept dat hij of zij de beste is. Maar hoe weet jij nu welk ERP-systeem geschikt is voor jouw organisatie?

Waarom ERP?

Als je de boekhouding hebt geautomatiseerd met een financieel pakket, factureert met Word en de voorraad bijhoudt in Excel, dan is dat verre van efficiënt en is de kans op fouten groot. Jouw tijd wordt opgeslokt en de kans op fouten is aanzienlijk. Het is dus hoog tijd om deze arbeidsintensieve taak te vereenvoudigen.

ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Hierbij worden alle administratieve processen geautomatiseerd in een geïntegreerd systeem. Hierin voer je niet alleen de financiële administratie; hiermee factureer je ook, waarbij de facturen automatisch worden verwerkt in de boekhouding en waarbij de voorraad automatisch wordt afgeboekt.

Dat de populariteit van ERP toeneemt is niet verwonderlijk. Het centraal registreren van je processen levert een enorme tijdbesparing op en elimineert het gevaar van menselijke fouten. Bovendien vergroot het jouw inzicht in het totale bedrijfsproces; en dat kan natuurlijk zeer winstgevend zijn!

De belangrijkste succesfactoren voor een goede ERP-implementatie zijn: een passend pakket, kundige consultants, knowhow van de leverancier, draagvlak binnen de eigen organisatie en een goede projectplanning. Het is ook van doorslaggevend belang dat de organisatie de visie op ERP omarmt.

Je wilt de overstap maken; en dan?

De beslissing is genomen: jij wilt gaan werken met een ERP-systeem. Uiteraard ga je dan niet over één nacht ijs. Op organisatorisch niveau maak je namelijk een behoorlijk ingrijpende overstap: je gaat de werkwijze van jouw organisatie veranderen. Wil je hiervan een succes maken, dan zijn een goede voorbereiding en een gefaseerde aanpak essentieel. Implementeer je een ERP-systeem dat niet geschikt is voor jouw bedrijf, dan zal je in de nabije toekomst de nodige problemen ervaren. Maar hoe kies je nu een ERP-systeem dat bij jouw organisatie past?

De oplossing: stel de juiste vragen

Het ERP-systeem dat jij aanschaft, moet jou het leven gemakkelijker maken. Beantwoord de volgende vragen en ga gericht op zoek naar een ERP-systeem dat in jouw behoeften voorziet!

1. Is het ERP-systeem gebruiksvriendelijk?

Onderschat de waarde van gebruiksvriendelijkheid niet; duidelijke software die jou op consistente wijze door een ERP-pakket laat navigeren, maakt het werken met een ERP-systeem stukken eenvoudiger. Bedenk dat jouw team van medewerkers ook met het systeem zal gaan werken en dat ieder individu bepaalde voorkeuren heeft. In sommige ERP-systemen kunnen vaste menupunten en lay-outs bijvoorbeeld op verschillende manieren worden weergegeven, al naar gelang de wensen van de medewerker. Een gebruiksvriendelijk en flexibel ERP-systeem zorgt ervoor dat de gebruikersschermen hierop makkelijk kunnen worden afgestemd. Als er voor dergelijke zaken 2 dagen consultancy nodig is, is dat een teken dat het systeem niet gebruikersvriendelijk is.

Wie voorbijgaat aan deze eerste vraag, verliest veel tijd – en zoals je weet: tijd is geld. Sommige bedrijven schaffen in het wilde weg een duur pakket aan en menen dat ze daarmee direct aan de slag kunnen gaan. De implementatie moet echter nog plaatsvinden en op dat punt loopt men regelmatig vast. Als je in de praktijk niet met een geavanceerd systeem kunt werken, heb je weinig aan je ERP-systeem. Besteed daarom voldoende aandacht aan het onderzoeken van de gebruiksvriendelijkheid van de pakketten die jij op het oog hebt!

2. Welke standaardfunctionaliteiten heb jij nodig?

Zet jouw behoeften eens op een rij. Welke functionaliteiten moet jouw ERP-systeem hebben om hierin te voorzien? Wanneer je deze in kaart hebt gebracht, is het makkelijker om inhoudelijk naar de pakketten op de markt te kijken. We zetten een aantal belangrijke functionaliteiten voor je op een rij.

Customer Relationship Management (CRM)

CRM is voor de meeste bedrijven van groot belang. Functionaliteiten die hierin passen zijn een digitaal archief, gespreksnotities en de mogelijkheid om e-mails naar het ERP-systeem te slepen en deze van hieruit te beantwoorden.

Facturatie

Heb je te maken met repeterende facturatie? Dan is het verstandig om een ERP-systeem met een abonnementsmodule als standaardfunctionaliteit te kiezen. De mogelijkheid om vooraf opgestelde facturen rechtstreeks vanuit jouw ERP-systeem naar jouw klanten te sturen levert een enorme tijdbesparing op.

Projectmanagement

Werk je vaak aan projecten? Dan is het essentieel om jouw projectmanagement vanuit een ERP-systeem te kunnen regelen. Je moet de mogelijkheid hebben om projecten met een lange looptijd vast te leggen in je ERP-systeem. Van daaruit kun je ze namelijk monitoren. Zo kan je nagaan hoe je presteert en welke resultaten je hebt behaald binnen een project. Als dienstverlenende organisatie kun je hier heel ver mee komen. Maar ook bedrijven die bijvoorbeeld materialen leveren, kunnen enorm profiteren van projectmanagement binnen een ERP-systeem.

Partij- en serienummerregistratie

Heb je te maken met productnummers? Dan wil je deze natuurlijk in je administratie kunnen vastleggen. Ook is het handig om te registreren uit welke partij een product komt en wat de inkoop- en houdbaarheidsdatum van een artikel zijn. Zo heb je alle relevante productgegevens in één praktisch overzicht, van waaruit je tevens kunt werken.

Voorraadregistratie

Heb je een magazijn? Dan is het uitermate praktisch als je aan magazijnautomatisering doet. Het juiste ERP-systeem kan dit proces aanzienlijk vergemakkelijken. Om te beginnen staan orders dan al op de pakbonnen gereed. Een andere mogelijkheid is het orderpicken met behulp van handscanners. Het werken met scanners is voor bedrijven met een groot magazijn een uitkomst want je magazijnmedewerker synchroniseert bij het scannen direct met de voorraadadministratie. Hiermee bewaak je het overzicht en bespaar jij veel tijd!

Webshopkoppeling

Er wordt steeds meer omzet behaald met verkoop via het internet. Veel bedrijven willen hun artikelen dan ook in een webshop weergeven. Heb jij deze wens ook? Kies dan voor een ERP-systeem van waaruit je jouw webshop kunt onderhouden en orders kunt verwerken. Dit geschiedt door middel van synchronisatie.

Het grote voordeel van een ERP-systeem met een webshopkoppeling is dat het je tijdwinst oplevert. Bovendien kunnen jouw klanten op eenvoudige wijze zien of een artikel voorradig is en weten zij wanneer het product dat zij bestellen, wordt geleverd. Een geavanceerd ERP-systeem kan orders bovendien verwerken in de backoffice op het moment dat zij worden geplaatst. Een webshopkoppeling zorgt daardoor ook voor een geordende, up-to-date administratie en minder fouten. Wie zoveel obstakels uit de weg ruimt, heeft uiteraard een grotere mogelijkheid om meer omzet te draaien!

Koppelingen met andere externe toepassingen

Bedrijven met een goed functionerend ERP-systeem noemen dit niet voor niets het ‘kloppend hart’ van hun organisatie. Gaandeweg zal echter de behoefte ontstaan om andere applicaties te koppelen met de ERP-data. In het bijzonder bedrijven in de e-commerce markt krijgen hiermee te maken. Denk aan betaaltoepassingen, e-mailmarketing, verzendsoftware, et cetera. Dan is het goed om een ERP-partner te hebben die veel ervaring heeft met het bouwen van dit soort koppelingen. Is dit niet het geval dan loop je het risico op extra kosten door kostbaar maatwerk!

3. Hoe zit het bedrijf van de softwareleverancier in elkaar?

Heb je een ERP-pakket gevonden dat jou aanspreekt? Onderzoek dan hoe het bedrijf van de softwareleverancier in elkaar zit. Wat word je als klant geboden in termen van ondersteuning en training? Hecht het softwarebedrijf waarde aan persoonlijk contact of word jij behandeld als een nummer? Het is belangrijk om antwoord te krijgen op dergelijke vragen voordat jij tot aanschaf overgaat. Een goede softwareleverancier doet net dat beetje extra voor je en laat je niet aan je lot over. Het werken met een ERP-systeem is een proces waar jij en jouw team doorheen moeten en dat proces houdt eigenlijk nooit op. Na de implementatie van de software en de initiële training zal jouw organisatie nog een heel traject doorlopen.

Gaandeweg loop je tegen vragen aan en kom je misschien wel ontwikkelpunten tegen. Wellicht heb jij tussentijds nieuwe wensen. Doet een softwareleverancier hier iets mee? Wordt er in dergelijke gevallen naar jou geluisterd? En zoekt het softwarebedrijf op gestructureerde wijze naar passende oplossingen wanneer jij vragen hebt? Probeer dit goed uit te zoeken voordat je voor een bepaald ERP-systeem kiest. Later zal jij hier veel profijt van hebben! Een manier om hier achter te komen is het natrekken van referenties. Vraag de leverancier daarom gerust om een aantal klantreferenties uit jouw eigen branche. Bel een aantal gebruikers op en informeer naar hun ervaringen met de software en de samenwerking met de leverancier. Deze ervaringen zeggen doorgaans meer dan het (commerciële) verhaal van de ERP-aanbieder.

Ga ook eens na hoe het zit met de productontwikkeling van de betreffende leverancier. Werkt de R&D-afdeling continu aan nieuwe toepassingen voor de ERP-software of zit het beoogde product aan het einde van zijn levenscyclus? Met welke regelmaat brengt de leverancier nieuwe releases uit?

4. Hecht je waarde aan consultancy?

Bij ERP is het vaak verstandig om in de initiële fase te investeren in consultancy. Daarmee weet je namelijk zeker dat je goed van start gaat en vergaar je op een gedegen manier kennis over het pakket. Daar zal jouw hele organisatie van profiteren. Als gevolg hiervan zal je namelijk efficiënter en gemakkelijker kunnen werken. Jij bent bekend met de mogelijkheden van het pakket en kunt deze optimaal benutten.

Probeer in je zoektocht naar een geschikt ERP-systeem te bepalen in hoeverre je consultancy belangrijk vindt. Hecht je hier grote waarde aan? Ga dan met een softwarebedrijf in zee dat deze mogelijkheid biedt en je goed kan begeleiden wanneer je je eerste schreden op ERP-gebied zet!

Aan de slag met het ERP-pakket van jouw keuze

Als je de bovenstaande vragen volledig beantwoordt tijdens het zoeken naar een ERP-systeem, maak je een weloverwogen keuze die past bij jouw specifieke behoeftes. Zo weet je zeker dat jij een pakket kiest dat qua inhoud én prijs aansluit op jouw wensen!

King sluit dit artikel af met een handige tip. Heb je jouw ideale ERP-pakket of softwareleverancier gevonden, maar staat een bepaalde – door jou gewenste – functionaliteit niet aangegeven? Vraag het dan aan het betreffende softwarebedrijf. Vaak is het namelijk mogelijk om een specifieke oplossing voor jou te ontwikkelen en toe te voegen. Laat je dus niet afschrikken door een rijtje met standaardmogelijkheden. Durf te vragen!

Leverancier van de maand

Financiƫle administratie voor projecten

Profity ERP biedt de functionaliteit voor projectmatig werken inclusief de financiƫle administratie.

Lees verder
Leverancier van de maand

Profity Time

Grip op uren is grip op projecten. Bij veel projecten zijn de uren die aan project worden besteed bepalend voor het resultaat onder aan de streep.

Lees verder