Casestudy
Optronica

Casestudy: Optronica - Eqeep

Waarom deze leverancier van medische apparatuur kiest voor ERP software van Eqeep.

Bedrijf Optronica
Sector Service-organisatie
Medewerkers 20
Werkzaamheden Optronica is een zelfstandige serviceorganisatie met een focus op oogheelkundige apparatuur. Bij onderhoud en reparatie van apparatuur nemen zij alle zorgen uit handen. Optronica levert het ziekenhuis ook maatwerkondersteuning bij het invullen van het Convenant Veilige Toepassing van Medische Technologie in het ziekenhuis. Optronica streeft naar optimalisatie van de veiligheid en gebruiksvriendelijkheid van apparatuur in de oogheelkundige zorg.
Kiest voor FSM back-office, met contractmanagement, customer management, scheduling, dispatch en integratie met AFAS van Eqeep

Case: wat is de situatie?

Gezondheidsautoriteiten hebben richtlijnen voor het gebruik van medische hulpmiddelen in de gezondheidszorg. Het onderhoud van medische apparatuur is belangrijk voor het gebruik van medische hulpmiddelen. Zorgautoriteiten voeren formele kwaliteitscontroles uit op de processen die zorginstellingen hebben voor het gebruik van medische hulpmiddelen. Aan de andere kant zetten de beperkte budgetten de instellingen onder druk om te kiezen voor kwalitatief hoogwaardige dienstverlenende organisaties om de kwaliteitsuitdagingen aan te gaan.

Voor de groei van Optronica was het noodzakelijk om een service management systeem te hebben, dat de vraag van en tegelijkertijd een efficiënte en effectieve externe service organisatie ondersteunt. Vanaf het eerste moment was het duidelijk dat de IFS-software van grote waarde kan zijn voor Optronica.

oogcheck

Eisen: waar moet het FSM systeem aan voldoen?

Het bewaken van overeengekomen serviceniveaus met klanten, een vloeiend plannings- en servicecontractproces en een mobiele oplossing voor technici waren de belangrijkste vereisten voor Optronica voor het FSM systeem. Het systeem moet niet alleen de technici ondersteunen in hun dagelijkse activiteiten, maar ook de basis vormen voor de groei van het dienstenaanbod van Optronica in de markt. Het systeem moet het werk van individuele geserialiseerde apparatuur op alle gebieden ondersteunen.

In de zoektocht van Optronica naar een systeem dat alle bedrijfsuitdagingen ondersteunt, heeft FSM van IFS laten zien dat het een zeer rijke functionaliteit is die op alle vlakken voldoet aan de eisen. Tegelijkertijd is FSM een zeer flexibel en eenvoudig te gebruiken systeem. Met business rules kon het systeem worden aangepast aan de behoeften van Optronica. De focus van IFS op het serviceproces was een andere reden voor Optronica om te kiezen voor FSM. De implementatiepartner Eqeep heeft de kennis om niet alleen te implementeren maar ook om te ondersteunen bij het ontwerp en de inrichting van het systeem. De combinatie van IFS en Eqeep heeft bewezen van grote waarde te zijn voor Optronica.

20/20

Resultaat: wat heeft de implementatie opgeleverd?

Optronica beheert de FSM-back-office die contractbeheer, klantenbeheer, planning en verzending, preventief onderhoud en break fix-processen omvat. Zij gebruiken het logistieke deel van FSM voor het voorraadbeheer en maken gebruik van de mobiele applicatie van FSM op Android en Windows. Daarnaast gebruiken ze FSM connect voor de integratie met hun ERP-systeem (AFAS-software).

FSM ondersteunt de agile werkwijze met zeer flexibele en krachtige configuratiemogelijkheden. Optronica's eisen kunnen allemaal binnen de standaardoplossing worden vervuld. Er zijn dus geen aanpassingen nodig. Optronica heeft hun gehele architectuur geherstructureerd in de manier waarop klanten, contracten en activa worden gebruikt. Het duurde ongeveer vier maanden om Field Service Management van IFS te implementeren, het vorige systeem te migreren en het FSM-systeem te integreren met het huidige ERP-systeem. 

De samenwerking met Eqeep heeft Optronica de voordelen opgeleverd van een kleinere klantgerichte implementatiepartner in combinatie met de kracht en rijke functionaliteit van FSM. De kennis van de servicebusiness die de business consultants van Eqeep hebben, was van waarde voor Optronica door een ontwerp van het systeem te definiëren dat perfect aansluit bij de gewenste workflows.

De gebruikers van FSM (medewerkers) waren zeer snel gewend aan het systeem, vanwege de flexibele en eenvoudig te gebruiken interface. Een aantal activiteiten die voorheen handmatig werden uitgevoerd, worden nu automatisch uitgevoerd door FSM. De efficiëntie die FSM heeft geleverd, maakte het voor Optronica mogelijk om het bedrijf te laten groeien zonder dat de personeelsbezetting moest worden vergroot. Optronica heeft inzicht gekregen in de prestaties van individuele technici in het veld. Klanten waardeerden de professionele rapporten die automatisch uit FMS worden verzonden nadat een technicus zijn werk heeft gedaan.

Ervaring: hoe verliep de samenwerking met Eqeep?

De implementatie van FSM werd geleid door de FSM-partner in Nederland; Eqeep Consulting B.V. De business consultants van Eqeep hebben ervaring met diverse dienstverlenende bedrijven in verschillende branches. Deze ervaring bleek van grote waarde te zijn bij het ontwerp en de inrichting van het systeem. De focus op de dienstensector maakte het gemakkelijk om de verschillende processen te bespreken. Een projectmanager van Eqeep begeleidde Optronica door de verschillende stappen binnen het project en stuurde de aangestelde resources van Eqeep. Op de achtergrond toonden andere medewerkers van Eqeep een enorme inzet om tot een succesvolle implementatie te komen. Aan de verzoeken van Optronica is in korte tijd voldaan, niet alleen tijdens de implementatie, maar zeker ook na de oplevering. De vreugde en trots van Eqeep was te voelen om een kwaliteitssysteem te leveren. Soms vroeg Eqeep om ondersteuning van IFS, de respons was snel en adequaat. De samenwerking tussen IFS en Eqeep was goed!

ooglaser

Toekomst: wat staat er nog op de planning?

FSM is de ruggengraat van Optronica geworden. Zonder FSM zou Optronica minder rendabel en klaar voor de toekomst zijn. Het komende jaar zal Optronica meer functionaliteiten van FSM implementeren die het werk van de technici ondersteunen en tegelijkertijd voldoen aan de toenemende vraag van klanten naar rapporten en documentatie van de uitgevoerde werkzaamheden. De onderzoeksmethodologie in FSM zal de eerste stap zijn. De functionaliteit ‘Oplossingen’ binnen FSM zal de technici helpen om foutoproepen efficiënter aan te pakken door een relevante geschiedenis van mogelijke oplossingen voor foutoproepen te bieden. Dit is ook een ontwikkeling voor het komende jaar. Het toenemende aantal FSM-implementaties is ook een rendement van de investering. Voorbeelden van workflows kunnen door de business consultants van Eqeep gedeeld worden met Optronica.

Start uw ERP selectie

Ontdek welke ERP systemen het beste passen bij uw onderneming

In welke sector bent u actief?

Waarom dit belangrijk is bij uw ERP selectie:Bij uw selectie is het belangrijk om met uw sector rekening te houden. Een ERP systeem moet perfect aansluiten bij uw bedrijfsprocessen. Deze processen verschillen per branche. Zo werkt een groothandel bijvoorbeeld anders dan een bouwbedrijf en heeft dus andere ERP functionaliteiten nodig.

Hoe worden uw productieorders gepland?

In welke productiegroottes produceert u?

In wat voor soort bouw bent u gespecialiseerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 1/2)

Werkt uw organisatie op projectbasis?
Werkt u vaak met veel verschillende partijen?
Beheert uw organisatie vastgoed?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 2/2)

Doet u veel aan onderhoud?
Wilt u ook bedrijfsmiddelen kunnen inplannen?
Wenst u urenregistratie van uw medewerkers?

Wat voor soort retailer bent u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Hoeveel fysieke verkooppunten heeft u?
Aan wat voor soort klanten levert u?
Importeert u ook goederen?
Exporteert u ook goederen?

Wat voor soort dienstverlener bent u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Is urenregistratie belangrijk voor u?
Werkt u tegen uurtarief en/of vaste tarieven?
Is HRM een belangrijk onderdeel binnen uw bedrijf?
Werkt uw organisatie op projectbasis?
Levert u meestal aan bedrijven of consumenten?

Wat voor soort onderwijs geeft u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 1/2)

Hebben uw klanten een lidmaatschap bij u?
Wilt u het systeem ook gebruiken voor cursistenregistratie?
Wilt u het systeem ook gebruiken voor HRM?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 2/2)

Geeft u ook les op afstand?
Werkt u met roosters en locatieplanning?
Dient het ERP systeem gekoppeld te worden met andere pakketten?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Is urenregistratie belangrijk voor u?
Werkt u tegen uurtarief en/of vaste tarieven?
Is HRM een belangrijk onderdeel binnen uw bedrijf?
Werkt uw organisatie op projectbasis?
Levert u meestal aan bedrijven of consumenten?

In wat voor soort zorg bent u gespecialiseerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Wilt u het ERP systeem ook gebruiken voor cliëntenregistratie?
Biedt uw organisatie overnachtingen aan?
Dient het ERP systeem gekoppeld te worden met andere pakketten?
Namelijk:
Verleent u zorg op locatie?

In wat voor soort handel bent u gespecialiseerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Heeft u een webshop die moet worden geïntegreerd?
Hoeveel fysieke winkels met point-of-sale heeft u?
Importeert u ook goederen?
Exporteert u ook goederen?
Aan wat voor soort klanten levert u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Is urenregistratie belangrijk voor u?
Werkt u tegen uurtarief en/of vaste tarieven?
Is HRM een belangrijk onderdeel binnen uw bedrijf?
Werkt uw organisatie op projectbasis?
Levert u meestal aan bedrijven of consumenten?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 1/2)

Wilt u dat het ERP systeem klaar is voor het IoT (Internet of Things)?
Wenst u een koppeling met belangrijke leveranciers als de Technische Unie en Rexel?
Pleegt u ook onderhoudswerkzaamheden?
Moeten werkbonnen mobiel kunnen ingevoerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 2/2)

Moet het systeem offline kunnen worden geraadpleegd?
Moet u machines op afstand kunnen monitoren?
Werkt u ook op projectbasis?
Moet u koelmiddelen registreren?

Wat voor soort nutsbedrijf heeft u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Werkt uw organisatie op projectbasis?
Werkt u met veel verschillende partijen?
Beheert uw organisatie vastgoed?
Doet u veel aan onderhoud?
Wenst u urenregistratie van uw medewerkers?

Overheid en NGO’s

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Werkt u projectmatig?
Wenst u een ledenadministratie?
Dient het ERP systeem gekoppeld te worden met andere pakketten?
Namelijk:
Moet het ERP systeem mobiel beschikbaar zijn?

Wat voor logistieke diensten biedt u aan?

Organiseert u ladingen op de volgende wijze?

Groupage/Deelpartijen (LTL)
Groupage/deelpartijen die in een hub gebundeld worden voor meerdere opdrachtgevers
FTL
Volle ladingen voor meerdere opdrachtgevers
Dedicated Logistics
Vervoer voor één opdrachtgever

Organiseert u ladingen op de volgende wijze?

Heeft u een eigen wagenpark?
Moeten goederen gekoeld worden vervoerd?
Importeert u artikelen?
Exporteert u ook artikelen?

Hoe ziet uw productieproces eruit?

In wat voor soort productie bent u gespecialiseerd?

Hoe worden uw productieorders gepland?

In welke productiegroottes produceert u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Doet u regelmatig onderhoud?
Werkt u met Service Level Agreements?
Dient het ERP systeem te koppelen met andere programma’s?
Werkt u op projectbasis?
Wenst u uren te registreren in het systeem?

Voer het aantal medewerkers en gebruikers in

medewerker(s)
gebruiker(s)

Vragen over uw organisatie

Heeft uw organisatie meerdere vestigingen?
Hoeveel magazijnen heeft u?
Werkt u multi-currency?
Opereert u internationaal?
Is de hoofdvestiging gevestigd in Nederland?
ERP leveranciers zoeken...
systemen gevonden

Vul het formulier in en ontvang vrijblijvend informatie over de 7 meest geschikte leveranciers

Wij hebben uw aanvraag goed ontvangen

  • Op basis van de door u ingevulde informatie gaat onze consultant vrijblijvend aan de slag
  • Onze consultant maakt een selectie uit de gevonden ERP leveranciers die het best passen bij uw onderneming
  • U ontvangt gratis een shortlist met informatie over de 7 meest geschikte leveranciers
  • Bij vragen of onduidelijkheden neemt hij mogelijk contact met u op
Bekijk longlist
Selectie opnieuw starten

Optimaliseer het WMS met ERP en beperk emissies

U hier lezen over de impact die geoptimaliseerd magazijnbeheer kan hebben op de CO2-voetafdruk van een bedrijf.

Lees verder

Duurzame textiel industrie met ERP software

U hier lezen hoe bedrijven in de industrie processen duurzamer kunnen maken en hun imago kunnen verbeteren door middel van ERP-software. 

Lees verder

Duurzame SCM met ERP-software

Lees hier hoe u de duurzaamheid van uw supply chain waarborgt met een geschikte ERP-software.

Lees verder