Wat is een Order Management Systeem (OMS)?

In deze blog kijken wij waarom ieder warehouse baat heeft bij het gebruik van een OMS, ook wel bekend als een Order Management Systeem.

Het magazijn wordt soms weleens het hart van de organisatie genoemd. In de alledaagse hectiek is er een continue aanwas van mensen, producten en informatie. Teamwork maakt dat de magazijnmedewerkers aan het einde van de dag de zaak met een tevreden gevoel kunnen afsluiten. 

Uiteraard staat de mens centraal en is een goede samenwerking van onschatbare waarde, maar niemand kan het alleen. Zonder goed functionerende technologie gaat het hoogstwaarschijnlijk mis, en dat is nu precies waarbij een Order Management Systeem kan ondersteunen. 

Inhoudsopgave

• Wat is een Order Management Systeem?
  • De toegevoegde waarde van een OMS
  • WMS en OMS
• Een Order Management Systeem als de perfecte assistent

Wat is een Order Management Systeem?

Het kost veel tijd en inspanning om al uw orders te accepteren, te behandelen en up-to-date te houden zonder hierbij achterstand op te lopen. Om hierin te ondersteunen is het Order Management Systeem ontwikkeld, waarmee u in staat bent om uw orders digitaal en automatisch te verwerken. Daarnaast helpt het u ook met het aannemen en verzenden van orders en overige relevante zaken als verkoop, voorraadbeheer en inkoop. Het zorgt ervoor dat alle onderdelen van de volledige orderflow gestroomlijnd verlopen: van de bestelling en verzending van het artikel, tot aan de uiteindelijke factuur.

Order-management is een ontzettend ingewikkeld proces, omdat het niet enkel om het orderproces zelf draait. Het is het hart van een retailer of groothandel, maar zal niet kloppen als de toevoer van data afkomstig van andere afdelingen ontbreekt. Het succes van dit proces hangt dus ook af van de manier waarop de processen op de overige afdelingen zijn ingedeeld. Zo moeten voorraden altijd op peil blijven, moet men de financiën op orde hebben en moeten middelen als onderdelen en materialen goed en regelmatig worden ingekocht (AFAS, 2023). 

Om bedrijfsbreed de processen goed in te richten, is het aan te raden om gebruik te maken van een ERP-systeem. Vervolgens kan u ervoor kiezen om een OMS te verwerken binnen uw ERP-omgeving, om zodoende uw order-management te automatiseren. Dit betekent dat het minder menselijke handelingen vereist en het hierdoor op de niet al te lange termijn al ontzettend veel tijd en geld zal schelen. Daarnaast is het ook minder foutgevoelig. 

De toegevoegde waarde van een OMS

Uiteraard is niet ieder Order Management Systeem hetzelfde, maar een goed systeem dekt in ieder geval het merendeel van de volgende aspecten:

Op ieder gegeven moment inzicht in uw orders. 

Binnen het OMS wordt alle data op een centrale plaats opgeslagen en bent u dus altijd voorzien van de meest recente ontwikkelingen. Vooral de combinatie met een Enterprise Resource Planning-systeem zorgt ervoor dat ook de processen eromheen met elkaar verbonden zijn en iedere medewerker toegang heeft tot de meest recente informatie. Daarnaast hebben de meeste softwareoplossingen tegenwoordig uitgebreide functionaliteiten om data uit allerlei perioden overzichtelijk weer te geven. Kijk naar trends en resultaten uit het verleden, en naar voorspellingen over de toekomst om uw bedrijfsvoering hierop af te stellen. 

Backorders voorkomen/verminderen. 

Voor veel magazijnbeheerders zijn backorders de grootste uitdaging in het alledaagse doen en laten. Backorders ontstaan wanneer gevraagde producten onvoldoende of niet op voorraad zijn. Vervolgens blijkt ook nog eens dat deze op dat moment niet besteld kunnen worden. Hierdoor ontstaat een situatie waarin u uw klant niet kan bedienen. Dit kost uw organisatie doorgaans erg veel tijd en geld. 

Helaas zijn backorders nooit volledig uit te sluiten, u heeft immers niet in de hand wat er bij uw leverancier aan de hand is. Wel kan u met een actuele voorraadstatus de controle voor een deel in de hand houden en zodoende hopelijk de kans op een backorder verkleinen. 

Een klantportaal en bestelportaal.

Binnen het OMS-systeem bestaat vaak ook nog een omgeving voor zowel u, als voor uw klant. Klanten hebben toegang tot een eigen portaal waarin u informatie met hen kan delen en zij gegevens als facturen kunnen inzien. 

Het bestelportaal is ingericht voor het contact met uw leveranciers. Zo kan u bijvoorbeeld een aanvraag voor een bepaald product indienen, waarop zij u vervolgens een aanbieding kunnen doen. Beide portalen zijn ingericht om u werk (en uiteindelijk dus tijd en geld) te besparen. 

WMS en OMS

Order Management Software gaat perfect samen met een andere populaire module binnen de wereld van magazijnen, namelijk: een Warehouse Management System. In dit geval richt het WMS zich meer op het beheer van de goederen in uw magazijn, daar waar het OMS is ingericht om uw voorraden te beheren. 

Op de module pagina kan u meer lezen over al het andere dat een WMS u kan bieden. 

Een Order Management Systeem als de perfecte assistent

Het voornaamste doel van een Order Management Systeem is uiteindelijk om uw processen efficiënter in te richten en te stroomlijnen. Doordat veel geautomatiseerd kan worden is er minder noodzaak voor handmatig, foutgevoelig werk. Alle gegevens worden overzichtelijk op een centrale plaats opgeslagen, zodat iedereen hier in real-time toegang tot heeft. 

De combinatie met een ERP-systeem zorgt ervoor dat alle processen binnen uw organisatie met elkaar verbonden zijn en soepel verlopen. Het Order Management Systeem zorgt ervoor dat u uw processen automatiseert, u een actueel beeld heeft van uw voorraad tijdens de ver- en inkoop en hierdoor heeft u altijd de meest recente gegevens bij de hand. Onmisbaar voor ieder bedrijf dat zich bezighoudt met de handel van goederen.