Efficiënter magazijnbeheer dankzij Stock Keeping Units

SKU’s spelen een cruciale rol in efficiënt magazijnbeheer. In dit artikel kijken we naar de definitie, functionaliteiten en combinatie met een ERP/WMS.

Ieder bedrijf dat met fysieke producten werkt, weet hoe complex efficiënt magazijnbeheer kan zijn. Het doel is om de kosten te minimaliseren, maar tegelijkertijd goed overzicht te hebben van de huidige voorraad zodat de beschikbaarheid van een product niet in gevaar komt. Om dit te realiseren heeft een magazijnbeheerder gelukkig de beschikking over talloze softwareoplossingen om de voorraad overzichtelijk te beheren. Een van deze hulpmiddelen zijn Stock Keeping Units (SKU's).

Inhoudsopgave

• Wat is een Stock Keeping Unit?
• Hoe komt de code tot stand?
• Hoe werken SKU’s?
• SKU, WMS en ERP
• Conclusie

Wat is een Stock Keeping Unit?

Een Stock Keeping Unit is de naam die gegeven wordt aan de kleinst mogelijke verhandelbare eenheid van een product. Vaak houdt dit dus in dat het niet om slechts één product gaat, maar de manier waarop het geleverd wordt. Eén fles wijn wordt dus niet gezien als een SKU, de pallet waarop het wordt bezorgd wel.

Iedere SKU wordt gekenmerkt door een unieke code, die in vrijwel alle gevallen bestaat uit een afkorting van de eigenschappen van het product. Stock Keeping Units zijn doorgaans bedoeld voor intern gebruik (voorraadbeheer) en de handel (ICT Portal, 19 oktober 2021).

Voorraadbeheer

Stock Keeping Units zijn cruciaal voor het voorraadbeheer in een magazijn. Doordat men een universele code gebruikt voor een bepaald product, kunnen ze te allen tijde inzien hoeveel er van dat specifieke product is verkocht en wat er vervolgens nog op voorraad is. 

Dit komt vooral zeer goed van pas bij bedrijven die handelen in producten die erg veel op elkaar lijken. Een producent van papier heeft namelijk honderden verschillende individuele producten die elk van elkaar verschillen op basis van formaat, kleur en wellicht materiaal. Dankzij de unieke SKU’s die verbonden zijn aan de individuele producten, ontstaat er geen verwarring over de verkochte aantallen van iedere soort.

SKU vs. GTIN

GTIN is een veelgebruikte term binnen het warehouse management die erg veel op SKU lijkt, maar net niet helemaal hetzelfde is. GTIN staat namelijk voor ‘Global Trade Item Number’ en wordt gebruikt als internationale referentiecode, daar waar Stock Keeping Units voornamelijk voor intern gebruik zijn. Een ander verschil is dat iedere GTIN altijd een eigen unieke barcode heeft, daar waar dit voor SKU’s niet noodzakelijk is. Dit geldt ook voor een UPC (Universal Product Code), EAN (European Article Number) en JAN (Japanese Article Number).

Hoe komt de code tot stand?

De SKU-code bestaat uit nummers en letters. Men heeft de mogelijkheid om deze handmatig in te voeren, maar zeker wanneer het om grotere getallen gaat is het aan te raden om hiervoor gebruik te maken van het automatiseringsproces van een ERP of WMS-systeem. 

SKU-codes zijn vaak kort en verwijzen in codetaal naar het desbetreffende product waaraan het is gekoppeld. Zo kan de SKU-code van een blauw Adidas t-shirt uit 2023 er bijvoorbeeld als volgt uitzien:

• BLsh2023AD

Hoe werken SKU’s?

In de praktijk komt het vaak voor dat Stock Keeping Units op verschillende manieren worden toegepast. De benaming van de code blijft altijd ongewijzigd, maar de betekenis ervan kan verschillen. 

Een producent van dierenvoeding verkoopt haar blikken hondenvoer bijvoorbeeld enkel per pallet. Als een dierenwinkel deze blikken in wil kopen, is het dus verplicht om één of meerdere SKU’s (lees: pallets) in te kopen. Eenmaal aangekomen in de dierenwinkel, kunnen zij echter zelf wel bepalen dat bij hun één SKU één blik is, in plaats van één pallet. Zo kunnen klanten zelf bepalen hoeveel blikken ze kopen en is men niet verplicht om een heel pallet aan te schaffen. 

Universal Product Code 

Vaak kiezen bedrijven ervoor om Stock Keeping Units te koppelen aan Universal Product Code (UPC)-barcodes, zodat de items gescand kunnen worden. Dit maakt het eenvoudiger en met name sneller om de items in ontvangst te nemen en te versturen. Deze koppeling zorgt ervoor dat de SKU meteen geüpdatet wordt.

Net als de eerder benoemde GTIN-codes, is het grote verschil tussen een SKU en UPC wederom het gebruik ervan. SKU’s zijn voor intern gebruik en worden door de gebruikers zelf ontworpen, daar waar UPC’s internationaal gestandaardiseerd worden.

SKU’s voor diensten

Naast het zojuist gegeven voorbeeld van SKU’s voor materiële eenheden, is het ook mogelijk om diensten als SKU aan te duiden. Dit komt dan ook vaak voor in de dienstensector, waar men één werkuur bijvoorbeeld aanduidt als één SKU. Zo kan dit overzichtelijk worden weergegeven op de factuur, naast de materiële SKU’s die er tijdens de klus aan te pas kwamen.

Analysemogelijkheden 

Een andere belangrijke functionaliteit van een SKU is dat deze, indien gekoppeld aan een Business Intelligence-systeem, ook andere nuttige informatie in kaart kan brengen. Zo is men dankzij de SKU’s in staat om precies te weten wat verkocht is, welke producten het populairst zijn en welke het meeste geld opleveren. Het is zelfs mogelijk om na te gaan waar en wanneer bepaalde producten het het beste doen. Deze kennis kan vervolgens toegepast worden om hier een concurrentievoordeel uit te halen. 

SKU, WMS en ERP

Voor organisaties die veel verschillende producten en diensten in beheer hebben, kan het aanmaken van al deze SKU’s een enorm tijdrovend proces zijn. Gelukkig hebben veel branchespecifieke ERP- en WMS-systemen de functionaliteiten om de aanmaak en het beheer van deze codes te automatiseren. Het sleutelwoord hierin is echter wel ‘branchespecifieke’, het gebruik van een SKU kan namelijk per sector sterk verschillen.

Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om een WMS stock receipt-module aan uw bestaande systemen toe te voegen. Dit systeem creëert op zijn beurt unieke codes voor alle producten in uw beheer. 

Wanneer goed geïntegreerd, zorgen SKU’s er dus samen met uw WMS- en ERP-systeem voor dat uw voorraadbeheer eenvoudig en efficiënt wordt gemanaged. Het scannen van een SKU updatet de voorraad in uw WMS, dat vervolgens weer in staat is om deze voorraad aan te laten vullen. Deze gegevens worden vervolgens weer doorgezet naar de ERP-omgeving, die de bijbehorende betaling in orde kan maken en dit bijvoorbeeld aan de klant door kan geven. De drie elementen werken dus samen als een wel geoliede machine.

Conclusie

Stock Keeping Units zijn voor iedere magazijnbeheerder (en eigenlijk voor iedere organisatie die handelt in producten of diensten) dus bijna onmisbaar. Ze bevorderen efficiënt en duurzaam voorraadbeheer en zorgen ervoor dat u nooit tekortkomt of teveel heeft. Zo zorgt u ervoor dat u tijdens dit complexe en hectische proces de touwtjes in handen houdt.