Projectmanagers verliezen bijna één werkdag per week aan inefficiëntie

Projectmanagers verliezen bijna één werkdag per week aan inefficiëntie en ongepland werk. Versnipperde projectdata en losse systemen spelen daarbij een grote rol.

Een project loopt lang niet altijd uit door één grote fout. Vaak gaat tijd verloren aan kleinere dingen: extra overleg, gegevens zoeken, dubbel werk of een planning die opnieuw moet worden aangepast. Nieuw onderzoek van Vanson Bourne in opdracht van Unit4 laat zien hoe groot dat probleem kan worden.

Bij Nederlandse zakelijke dienstverleners bestaat gemiddeld 28% van de projecttijd uit ongepland werk. Project- en operationeel managers verliezen daardoor bijna een volledige werkdag per week aan inefficiëntie en onverwachte taken. Bij 84% van de onderzochte organisaties is de hoeveelheid ongepland werk het afgelopen jaar bovendien toegenomen. 

Waar verdwijnt die projecttijd?

De oorzaken van tijdverlies zijn opvallend alledaags. De belangrijkste zijn:

• afstemming met stakeholders en tegenstrijdige eisen: 54%;
• interne vergaderingen met weinig toegevoegde waarde: 46%;
• herstelwerk en foutcorrecties: 44%;
• projectdata verzamelen of bijwerken in meerdere systemen: 44%. 

Vooral dat laatste maakt het onderzoek relevant voor ERP. Een projectmanager kan een prima planning hebben, maar alsnog tijd verliezen wanneer uren, kosten, bezetting en financiële gegevens op verschillende plekken staan.

Goede projectmanagement software helpt bij taken en deadlines. Maar als de rest van de projectinformatie verspreid blijft, ontstaat alsnog veel handmatig werk.

91% mist een realtime totaalbeeld

Volgens het onderzoek heeft 91% van de Nederlandse organisaties geen realtime totaalbeeld van de projectdata. 80% gebruikt daarom handmatige noodoplossingen, bijvoorbeeld Excel-overzichten. Ook functioneren systemen bij 83% van de Nederlandse organisaties nog los van elkaar. 

Een projectmanager heeft niet alleen een planning nodig. Ook geschreven uren, budgetten, projectkosten, beschikbare medewerkers en voortgang zijn nodig om te bepalen of een project nog goed loopt.

Wanneer die informatie uit meerdere systemen moet worden gehaald, kost elke update extra tijd. Bovendien kan informatie alweer veranderd zijn tegen de tijd dat een rapportage klaar is.

Inefficiëntie raakt ook de marge

De gevolgen stoppen niet bij een volle agenda. 84% van de Nederlandse respondenten zegt dat operationele inefficiëntie de financiële prestaties schaadt. 59% ziet een matige tot aanzienlijke impact op de winstgevendheid en marges van projecten. 61% merkt gevolgen voor de snelheid waarmee projecten worden afgerond en hetzelfde percentage voor het aannemen van nieuwe opdrachten. 

Daarmee wordt bijvoorbeeld urenregistratie meer dan alleen administratie. Wanneer een project structureel meer uren vraagt dan gepland, moet dat ook zichtbaar worden in de kosten en de verwachte projectmarge.

Hetzelfde geldt voor capaciteitsplanning. Extra werk op project A betekent vaak dat dezelfde medewerker minder tijd overhoudt voor project B.

Waar ERP software verschil kan maken

Bij projectgestuurde organisaties hangen planning, medewerkers en financiën sterk met elkaar samen. Daarom kan een ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) helpen om informatie uit verschillende processen bij elkaar te brengen.

Afhankelijk van de gekozen ERP software kunnen bijvoorbeeld projectadministratie, financiën, urenregistratie, resource management, inkoop en rapportages met elkaar worden verbonden.

Het belangrijkste voordeel is niet dat alles per se in één programma moet zitten. Het gaat erom dat gegevens niet telkens opnieuw hoeven te worden ingevoerd of samengevoegd.

Schrijft een medewerker meer uren dan gepland? Dan moet dat niet alleen zichtbaar zijn in de urenregistratie, maar ook in de projectkosten en beschikbare capaciteit. Verandert de planning? Dan kan dat weer gevolgen hebben voor resource planning en de financiële prognose. Juist die samenhang ontbreekt volgens het onderzoek bij veel organisaties.

Wanneer Excel de verbinding tussen systemen wordt

Een spreadsheet is op zichzelf niet het probleem. Het wordt kwetsbaar wanneer medewerkers Excel structureel nodig hebben om verschillende systemen met elkaar te verbinden.

Een projectmanager exporteert bijvoorbeeld uren uit één applicatie, budgetten uit een ander systeem en planning uit project management software. Die gegevens worden daarna handmatig samengevoegd tot één overzicht.

Dat kost tijd en maakt realtime sturen lastiger. Bij iedere wijziging moet een deel van het proces opnieuw worden uitgevoerd.

Resource planning verandert voortdurend

Ongepland werk heeft direct invloed op resource planning. Een planning kan aan het begin van de maand logisch lijken, maar onverwachte werkzaamheden veranderen de beschikbare capaciteit.

Als een consultant twintig extra uren nodig heeft voor een bestaand project, kunnen die uren niet meer aan een nieuwe opdracht worden besteed. Wordt dat pas laat zichtbaar, dan kan de werkdruk oplopen of moet een deadline worden verschoven.

Goede capaciteitsplanning vraagt daarom ook om actuele informatie over wat er werkelijk gebeurt.

AI helpt pas als de data klopt

Opvallend is dat 97% van de Nederlandse respondenten verwacht dat AI-gestuurde hulpmiddelen projectbeslissingen kunnen verbeteren. Toch gebruikt slechts 24% AI al breed binnen meerdere onderdelen van de organisatie. 

AI kan helpen om afwijkingen te signaleren, projectkosten te voorspellen of een dreigend tekort aan capaciteit te herkennen. Maar daarvoor moeten de onderliggende gegevens compleet en actueel zijn.

Wanneer projectdata verspreid staat over losse systemen en spreadsheets, werkt ook AI met een onvolledig beeld. Integratie komt daardoor vóór automatisering.

Niet meer software, maar betere samenhang

De uitkomst betekent niet dat iedere organisatie alle gespecialiseerde software moet vervangen door één ERP-pakket. Projectmanagement software kan juist waardevol blijven voor planning en samenwerking.

De belangrijkste vraag is of systemen informatie goed met elkaar delen. Bij het vergelijken van ERP-software is het daarom verstandig om niet alleen naar losse functies te kijken, maar ook naar de verbinding tussen projecten, uren, financiën en medewerkers.

De bijna verloren werkdag uit het onderzoek is uiteindelijk vooral een signaal van een breder probleem. Veel organisaties hebben de benodigde data al, maar die informatie staat nog te vaak op verschillende plekken. Daardoor gaat tijd verloren aan zoeken, controleren en samenvoegen voordat iemand daadwerkelijk een project kan bijsturen.

Bron 

Onderzoek van Vanson Bourne in opdracht van Unit4.